Business Central – Hilfsdaten I

Für alle drei Punkte – also Länder, Währungen und Sprachen gilt, dass man sie in der Zielgruppe (Klein- und Mittelbetriebe) eigentlich nicht oder kaum braucht.

Länder Währungen Sprachen

Hilfsdaten I – Länder, Währungen und Sprachen

Für alle drei Punkte – also Länder, Währungen und Sprachen gilt, dass man sie in der Zielgruppe (Klein- und Mittelbetriebe) eigentlich nicht oder kaum braucht.

Wenn man sich aber, so wie Business Central, Skalierbarkeit auf die Fahnen geschrieben hat, dann sind genau diese Fähigkeiten absolute Voraussetzung. Skalierbarkeit bedeutet mit seinem ERP-System in neue Bereiche zu wachsen, neue Kundengruppen zu erobern und in neue Märkte zu gehen. Und genau dafür ist Mehrsprachigkeit und Mehrwährungsfähigkeit unabdingbar.

Länder

Länder

Wenn Sie die Länderliste aufrufen, entweder aus einer Adresse heraus oder über die bekannte „Tell me“ Funktion, dann hängt die Anzeige auch von Ihrer gewählten Ländereinstellung ab. In der österreichischen Version sieht diese Liste aus wie oben gezeigt. Fragen Sie mich aber bitte nicht wegen der vielen ISO-Codes, ich habe versucht herauszufinden wozu die gut sein könnten, bin aber zu keinem Ergebnis gekommen.

Code: Dies ist jener Code den Sie beispielsweise in Adressen zum Abruf des Landes verwenden.
Name: Der Name des Landes so wie sie ihn auf Adressen sehen möchten. Es ist eine Firmenentscheidung, ob diese Namen in ihrer Sprache festgelegt werden, in der jeweiligen Landessprache oder in einer allgemein verständlichen Sprache wie z. B. Englisch.

Interessanterweise gibt es eine Tabelle (11) die Übersetzungen für Ländernamen bereitstellen würde. Allerdings gibt es keine Möglichkeit, diese Tabelle aus der Applikation zu befüllen und selbst wenn sie dann beispielsweise über einen Import befüllt wird, dann haben die Einträge dort keinerlei Auswirkung auf die tatsächliche Adresse. Das heißt wenn in der Ländertabelle als Name „Deutschland“ steht und Sie dann in einer englischen Übersetzung „Germany“ festlegen, sehen Sie trotz englischem Sprachcode bei Kunden oder Lieferanten auf den Dokumenten „Deutschland“ und nicht „Germany“ in den Adressen.

ISO-Code: Es gibt verschiedene ISO-Codes, hier wird der zweistellige alphabetische Code verwendet. Idealerweise deckt sich dieser ISO-Code mit dem Code in der ersten Spalte um hier eine gewisse Einheitlichkeit zu schaffen.
Numerischer ISO-Code: Eine andere, diesmal numerische Codierung für das jeweilige Land. Auch dieser Code hat wohl in der Applikation selbst keine (mir bekannten) funktionalen Auswirkungen.
Adressformat: Hier können Sie über eine Auswahlfunktion je nach Land festlegen, wo Postleitzahl, Ort und Region (Bundesland) innerhalb der Adresse stehen (gedruckt werden) sollen. Sie können allerdings auch ein ganz eigenes Format definieren, dann müssten Sie hier „benutzerdefiniert“ auswählen.

Länder Adressformat

Diese Funktion ist etwas trickreicher als man es vermuten würde. Erstens können Sie hier nur ändern bzw. ist die Funktion in der Aktionsleiste nur aktiviert wenn bereits „benutzerdefiniert“ als Option ausgewählt wurde. Und dann haben Sie insgesamt sechs Felder zur Verfügung, die Sie aus einem Vorrat von Adressfeldern befüllen können (siehe das Bild oben). Wobei sie in der linken Spalte (Feld-ID) die Nummer des Feldes auswählen und Sie sehen dann das Ergebnis in der rechten Spalte (Zeilenformat). Wenn Sie allerdings als Nummer links eine „0“ angeben dann können Sie über einen Klick in die rechte Spalte wiederum aus drei Feldern auswählen die dann nebeneinander auf diese Zeile geschrieben werden. Dies ist für die Kombinationen aus Postleitzahl, Ort und Bundesland notwendig. Die benutzerdefinierte Einstellung gilt für jede betroffene Zeile in der Ländertabelle individuell.

Bundesregion: Hier können sie eintragen, wie die „Region“ für das jeweilige Land in der Adresse am Bildschirm heißen soll. Für Österreich und Deutschland wäre das z. B. das Bundesland, in der Schweiz der Kanton und in Kanada die Provinz. Bitte beachten Sie dass die Bundesregion im Standard nicht eingeblendet ist und auch von einem Normalbenutzer nicht einblendbar gemacht werden kann. Fragen Sie dazu bitte Ihren Admin.
EU Ländercode: Hier können Sie den in der EU verwendeten Ländercode eintragen. Auch dieser sollte sich mit dem ISO Code und dem Code in der ersten Spalte decken.
Intrastat Code: Dieser wird auf Intrastat Berichten verwendet. Bitte sehen Sie hier in der entsprechenden Vorschriften nach.
Mehrwertsteuer Schema: Sie müssen hier einen Namen vergeben (ich weiß nicht ob dieser Name irgendwelchen Vorgaben Genüge tun muss) und Sie können dann in der Aktionsleiste über „Zugehörig“ das Schema für die Umsatzsteueridentnummer pro Land definieren. Dies ist relativ simpel da Sie nur (wenn verlangt) die Buchstaben am Anfang angeben müssen und dann über Rauten wie viele Zeichen diese Nummer in dem jeweiligen Land haben darf. Wenn notwendig, können Sie mehr als ein Format hinterlegen. Bei einer Eingabe in z. B. einer Adresse wird dann die Umsatzsteueridentnummer gegen das hier eingegebene Format geprüft. Dies ist allerdings noch keine Prüfung auf Gültigkeit der Nummer, das wird mit einer anderen Funktion gemacht.

Länder UST

Sprachen

Sprachen

In dieser Tabelle tun Sie eigentlich nichts anderes als einmal die möglicherweise verwendeten Sprachen für Stammdaten und Belege zu definieren. Inwieweit heute die Windows-Sprach-ID noch notwendig ist kann ich nicht beurteilen, in den lokalen NAV Versionen wurden damit Funktionen und Vorgaben des lokalen Desktops aktiviert. Nur wenn hier eine Sprache definiert wird, kann sie auch in Dokumenten und Stammdaten verwendet werden.

Währungen

Währungen
Alternative Darstellung einer Zeile als Maske
Währung als Maske

Die obige Tabelle finden Sie unter „Währungen“ in der „Tell me“ Suche oder überall dort wo Sie Währungen verwenden können. Der Aufbau ist relativ einfach, hier die Felder im Detail.

Code: dieser Code wird in den diversen Belegen angezeigt, verwenden Sie hier bitte den offiziellen ISO-Code um die Dinge nicht unnötig zu verkomplizieren.
Beschreibung: geben Sie hier die Beschreibung bzw. den Namen der Währung ein, dieser wird im Standard allerdings nirgendwo ausgedruckt .
ISO-Code: wie bereits erwähnt, der offizielle ISO Code der Währung.
Numerischer ISO Code: ein anderer ISO-Code.
Datum des Wechselkurses: Hier wird das Datum des letzten Wechselkurses eingetragen. Dies kann manuell erfolgen oder über eine Routine wie weiter unten besprochen. Über einen Klick auf das Datum öffnet Sie die Tabelle der historische Wechselkurse für diese Währung.
Wechselkurs: diese Spalte zeigt den aktuellen Wechselkurs, auch hier öffnet sich bei einem Klick die Tabelle mit den historischen Einträgen. Bitte beachten Sie: der Wechselkurs stellt immer die Beziehung einer Einheit der fremden Währungseinheit zu einer Eineit der Mandantenwährung dar. Im aktuellen Fall steht beispielsweise bei Schweizer Franken 0,92, das heißt dass ein Schweizer Franken 0,92 Euro wert ist.
EWU Währung: hier wurde über das Anhaken eine Währung als Teil der Europäischen Währungsunion markiert. Dies ist schon seit längerem nicht mehr notwendig.
Kursgewinn- und -verlustkonten: hinterlegen Sie hier bitte die entsprechenden Konten für realisierte und unrealisierte Kursgewinne / -verluste.
Betragsrundungspräzision: über die Position der 1 können Sie definieren, bis zu welcher Kommastelle (wenn überhaupt) ein Betrag in Fremdwährung gerundet werden soll. Typischerweise würde man auf die zweite Nachkommastelle runden, dies wird dann als 0,01 dargestellt werden. Bei 0,05 wäre es eine kaufmännische Rundung auf 0 oder 5 statt auf 0 bis 1.
Betragsdezimalstellen: Die Standardeinstellung 2:2 gibt an, dass alle Beträge in dieser Währung mit mindestens 2 Dezimalstellen und mit höchstens 2 Dezimalstellen angezeigt werden. Sie können auch eine feste Zahl eingeben, wie z. B. 2, was ebenso bedeutet, dass Beträge mit zwei Dezimalstellen angezeigt werden.
Rechnungsrundungspräzision: in manchen Ländern gibt es hier einen Unterschied zur Betragsrundung weil beispielsweise der Rechnungsbetrag auf ganze Geldeinheiten gerundet werden muss (z.b. Ungarn).
Rechnungsrundungsmethode: Gibt an, ob der Rechnungsbetrag auf-, ab- oder kaufmännisch gerundet wird. Die Anwendung verwendet diese Informationen zusammen mit dem Rundungsintervall, das Sie im Feld „Rechnungsrundungspräzision“ angegeben haben.
Stückpreisrundungspräzision: diese Einstellung gibt an, auf wie viele Kommastellen der Stückpreis eines Artikels gerundet werden soll.
Stückpreisdezimalstellen: Gibt die Anzahl der Dezimalstellen an, mit denen die Anwendung Beträge in dieser Währung anzeigt. Die Systematik ist die gleiche wie bei den vorhergehenden Dezimalstellenangaben.
Ausgleichsrundungspräzision: Gibt die Intervallgröße an, innerhalb deren Grenzen Rundungsdifferenzen erlaubt sind, wenn mit einem Posten in dieser Währung ein Posten in einer anderen Währung ausgeglichen werden soll.
Konvertierung für MW-Rund. Soll- / Habenkonto: Gibt Konvertierungsinformationen an, die auch ein Soll-/Habenkonto enthalten müssen, wenn Sie Korrekturzeilen für Rundungsdifferenzen in Fibu-Buch.-Blattzeilen unter Verwendung der Funktion „Rundungszeilen f. MW-Konvertierung einfügen“ einfügen möchten (??).
Reguliert am: Das Datum, zu dem die Wechselkurse das letzte Mal angepasst wurden, also das Datum, an dem das letzte Mal die Stapelverarbeitung „Wechselkurse regulieren“ ausgeführt wurde.
Korrigiert am: Gibt das letzte Datum an, an dem Daten in der Tabelle „Währung“ geändert wurden (nicht der Kurs oder die Regulierung).
Zahlungstoleranz %: Der Prozentsatz, um den die Zahlung oder die Erstattung von dem Betrag auf der Rechnung oder der Gutschrift abweichen darf.
Max. Zahlungstoleranzbetrag: Der maximale Betrag, um den die Zahlung oder die Erstattung von dem Betrag auf der Rechnung oder Gutschrift abweichen darf.
Währungsfaktor: Gibt die Beziehung zwischen der Berichtswährung und der Landeswährung an – also wieviel kostet eine Einheit der Mandantenwährung in Fremdwährung (genau umgekehrt zum Wechselkurs).

Automatische Wechselkursaktualisierung

Sie können Wechselkurse entweder manuell oder automatisch über ein so genanntes Service aktualisieren. Die Entscheidung liegt bei ihnen bzw. bei Ihrer Firma. Wenn Sie jedoch eine automatische Aktualisierung einsetzen wollen, dann benötigen Sie zwei Dinge: einmal einen Provider der Ihnen die Daten (die Wechselkurse) zur Verfügung stellt und zweitens einen sogenannten Batch-Job der diese Daten regelmäßig abruft und verarbeitet.

Gewöhnlicherweise ist in Business Central bei der Auslieferung bereits ein Service der Europäischen Zentralbank enthalten das sie nur mehr aktivieren müssen (über die Aktionsleiste). Mit dieser Aktivierung wird gleichzeitig ein sogenannter Aufgabenwarteschlangenposten erstellt (das ist der vorhin erwähnte Batch-Job) bei dem sie dann nur mehr das Intervall und eine Startzeit einrichten müssen.

Bitte beachten Sie: diese Aufgaben werden normalerweise einmal von einem Systemadministrator durchgeführt und bedürfen keiner weiteren Eingriffe durch den Benutzer mehr.

Eine automatische Anpassung der Wechselkurs ändert keine Wechselkurse in offenen Transaktionen oder Beständen in FW. Das müssen Sie über die Routine „Wechselkurse regulieren“ separat durchführen.

Währungen Wechselkurs Dienst
Währungen Wechselkurse
Währungen Aufgabenwarteschlangenposten
Weiterführende Links zu diesem Thema:

Einrichten der Rechnungsrundung (link)
Währungswechselkurse aktualisieren (link)
Einrichten einer zusätzlichen Berichtswährung (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.


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