Superschnelle Datumseingaben

Ich sehe immer wieder wie Benutzer von NAV / Business Central folgende Datumseingaben machen: „12.10.2020“. Das sind 10 (zehn!) Eingaben. Und dann schaue ich der oder dem Betreffenden über die Schulter und sage „12 oder h alleine tät auch reichen“.

Die Reaktion (nachdem es/sie es probiert hat) ist zumeist „Pfoaah, super, das spart unglaublich viel Zeit“. Wenn ich dann aber in einer Stunde wieder komme hat sich nichts geändert – die Tatstatur klappert fröhlich und ich sehe noch immer „12.10.2020“. Warum das so ist verstehe ich nicht, diese Kurzformen müssen vermutlich aktiv und mehrmals trainiert werden damit sie auch wirklich benutzt werden.

Vorab ist es aber wichtig festzustellen, dass sowohl die Sprach- als auch die Regionseinstellungen Ihres Benutzers diese Eingaben wesentlich beeinflussen. Die Region definiert das Format der Datumseingaben – die Amerikaner schreiben das Monat vor dem Tag, in Ungarn z.B. wird generell das Jahr vorangestellt. Die Sprache wiederum beeinflusst bestimmte Kurzeingaben (h = heute, t=today) und, wichtiger, die Datumsformeln (CY = Current Year, LJ = Laufendes Jahr).

Wenn Ihnen jedoch danach gelüstet, Datumseingaben in voller Länge einzugeben dann können Sie das tun und alle möglichen Trennzeichen verwenden, sogar Leerzeichen Das Datum wird automatisch auf jenes Format geändert, das Ihrer Region entsprechen.

Tag-Kalenderwoche-Jahr

Sie können ein Datum als Wochentag gefolgt von einer Wochennummer und optional einem Jahr eingeben. Beispielsweise bedeutet Mo25 oder mo25 Montag in der 25. Woche Wenn Sie kein Jahr eingeben, wird das Jahr des Arbeitsdatums verwendet. Bei Konflikten (wie bei S für Samstag oder Sonntag) wird Samstag verwendet, Sie können jedoch auch sa oder so verwenden. so49 wäre in 2020 der 6.12.

Das Kalenderwochenschema folgt immer ISO 8601. Dabei ist Woche 1 jene, in die der 4. Januar fällt, oder die Woche mit dem ersten Donnerstag des Jahres.

Zahlenmuster

In einem Datumsfeld können zwei-, vier-, sechs- oder achtstellige Werte eingegeben werden:

  • Wenn Sie nur zwei Ziffern eingeben, wird dies als Tagesangabe interpretiert, es gilt also der Monat und das Jahr des Arbeitsdatums.
  • Wenn Sie vier Ziffern eingeben, wird dies als Tages- und Monatsangabe interpretiert, es gilt also das Jahr des Arbeitsdatums. Die Reihenfolge von Tag und Monat wird durch Ihre Regionseinstellungen bestimmt. Es funktionieren auch 3 Stellen 171 wird als 17. Jänner interpretiert
  • Wenn Sie ein Datum zwischen dem 01.01.1930 und dem 31.12.2029 eingeben wollen, können Sie das Jahr zweistellig eingeben; ansonsten muss das Jahr vierstellig angegeben werden.

Heute (h)

Geben Sie das Wort für heute in der Sprache ein, die von der Spracheinstellung festgelegt wird. Dadurch wird das Datum auf das aktuelle Datum (nicht das Arbeitsdatum) festgelegt. Anstatt den gesamten Begriff einzugeben, können Sie einen Teil des Begriffs eingeben – z.B. nur „h“.

Arbeitsdatum (a)

Die Arbeitsdatumsfunktion ermöglicht es Ihnen, schnell Transaktionen mit einem anderen als dem heutigen Datum zu erfassen.

Wie oben bei „Heute“ bzw. „h“ können Sie das Arbeitsdatum mit „Arbeit“ oder einfach mit „a“ einfügen.

Wenn Sie kein Arbeitsdatum definiert haben, wird das aktuelle Datum als Arbeitsdatum verwendet. Die Verwendung des Arbeitsdatums ist hilfreich, wenn eine Vielzahl von Transaktionen zu einem Datum ausgeführt werden müssen, das vom Systemdatum abweicht.

Periode

Wenn Sie auf eine bestimmte Buchhaltungsperiode filtern möchten (bei den Sachposten z.B. im Feld Buchungsdatum), geben Sie in dem Datumsfeld den Buchstaben „P“ oder das Wort Periode ein, gefolgt von der Nummer der Buchhaltungsperiode, z. B. „P2“ oder „Periode 4“. Die Buchhaltungsperiode bezieht sich auf das Jahr das über das Arbeitsdatum festgelegt ist. Wenn beispielsweise das Arbeitsdatum in 2020 liegt dann bedeutet P1 (oder einfach P) die erste Buchhaltungsperiode des Geschäftsjahres 2020 (z.B.  01.01.2020..31.01.2020). P15 wäre die 15. Periode ab dem Beginn des aktuellen Geschäftsjahres (in unserem Fall 01.03.2021..31.03.2021 ).

Achtung: diese Periode muss angelegt sein weil sonst die letzte angelegte Periode bis 31.12.9999 aufscheint.

Die Buchhaltungsperioden werden auf der Seite Buchhaltungsperioden definiert. Mehr dazu bei den Beiträgen zur System- und Finanzbuchhaltungseinrichtung.

Ultimodatum

Wenn Sie ein Geschäftsjahr abschließen, können Sie mithilfe des Ultimodatums angeben, dass es sich bei einer Buchung um einen Abschlussposten handelt. Technisch gesehen liegt ein Ultimodatum zwischen zwei Datumswerten, beispielsweise zwischen dem 31. Dezember und dem 1. Januar.

Um zu definieren, dass eine Datumsangabe ein Abschlussdatum ist, setzen Sie ein A vor das Datum z. B. A31.12.01. Dies kann in Verbindung mit allen Datumsmustern verwendet werden.

Beispiele

2018.12.31.31.12.18
18123131.12.18
18.12.31.31.12.18
18.12.31.31.12.18
2018123131.12.18
18/12,3131.12.18
1111.Arbeitsdatum Monat.Arbeitsdatum Jahr
121112.11.Arbeitsdatum Jahr.
„h“ oder „heute“heutiges Datum
p4Datumsbereich, der die vierte Buchhaltungsperiode enthält, z. B. 01.04.2020..30.04.2020
„a“ oder „Arbeitsdatum“das Arbeitsdatum
„mo“ oder „Montag“Montag der Woche des Arbeitsdatums
„di“ oder „Dienstag“Dienstag der Woche des Arbeitsdatums
„sa“ oder „Samstag“Samstag der Woche des Arbeitsdatums
„so“ oder „Sonntag“Sonntag der Woche des Arbeitsdatums
d23Dienstag der KW 23 des Arbeitsjahres
d 23Dienstag der KW 23 des Arbeitsjahres
d-1Dienstag der KW 1 des Arbeitsjahres

Verwenden von Datumsformeln

Bei einer Datumsformel handelt es sich um eine verkürzte Kombination aus Buchstaben und Zahlen, die zum Berechnen von Datumswerten verwendet wird. Datumsformeln können in verschiedenen Datumsberechnungsfeldern sowie in Felder vom Typ „Wiederholungsrate“ (in wiederkehrenden Buch.-Blättern) eingeben werden.

  • Hinweis: In allen Formelfeldern wird automatisch ein Tag aufgenommen, um den heutigen Tag als den Tag abzudecken, an dem die Periode beginnt. Wenn Sie beispielsweise „1W“ eingeben, ist die Periode tatsächlich acht Tage, da der heutige Tag enthalten ist. Um eine Periode von sieben Tagen (tatsächlich eine Woche) einschließlich des Periodenstartdatums anzugeben, müssen Sie „6D“ oder „1W-1D“ eingeben.

Nachfolgend finden Sie einige Verwendungsbeispiele für Datumsformeln:

  • In wiederkehrenden Buch.-Blättern wird anhand der Datumsformel im Feld „Wiederholungsrate“ bestimmt, wie oft der Posten in der Buch.-Blattzeile gebucht werden soll.
  • Anhand der Datumsformel im Feld „Toleranzperiode“ für eine Mahnstufe wird die Zeit bestimmt, die vom Fälligkeitsdatum (oder vom Datum der letzten Mahnung) an vergehen muss, bevor eine (weitere) Mahnung erstellt wird.
  • Anhand der Datumsformel im Feld Fälligkeitsformel wird die Berechnung des Fälligkeitsdatums auf der Mahnung bestimmt.

Die Datumsberechnungsformel kann maximal 20 Zeichen (Buchstaben und Zahlen) enthalten. Für die Berechnungszeiträume können die folgenden Abkürzungen verwendet werden:

LLaufend
TTag(e)
WWoche(n)
MMonat(e)
QQuartal(e)
JJahr(e)

Datumsformeln können auf drei Arten erstellt werden.

Das folgende Beispiel zeigt das aktuelle Datum plus eine Zeiteinheit:

LWLaufende Woche
LMLaufender Monat

Das folgende Beispiel zeigt eine Zahl plus eine Zeiteinheit. Eine Zahl darf nicht größer sein als 9999:

10T10 Tage ab heute
2W2 Wochen ab heute

Das folgende Beispiel zeigt eine Zeiteinheit plus eine Zahl:

T10Der nächste 10. eines Monats
WT4Der nächste vierte Tag einer Woche (Donnerstag)

Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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