Shortcut Dimensionen

Als ob nicht Dimensionen und globale Dimensionen reichen würden – nein, es gibt auch noch Shortcut Dimensionen. Gott sei Dank ist uns hier wenigstens die deutsche Übersetzung erspart geblieben…

Allerdings sind Shortcut Dimensionen nicht wirklich schwer zu verstehen und außerdem aus mehreren Gründen ein Randthema. Aber zurück zum Anfang, ein bisschen was habe ich ja hier schon erklärt.

Business Central kann (wie auch schon die NAV Versionen zuvor) eine unbegrenzte Anzahl von Dimensionen verwalten (zur Erinnerung: Dimensionen sind zusätzlich Buchungskriterien wie z.B. Kostenstelle oder Kostenträger). Diesen Dimensionen werden mögliche Werte zugeordnet (Kostenstellen als Abteilungen wie z.B. Verkauf, Einkauf, Verwaltung oder Artikel im Fall von Kostenträgern).

Legt man jetzt pro Artikel einen Kostenträger fest (z.B. PROD für Produktionsartikel oder HW für Handelsware) so werden in 2 Tabellen gleichzeitig Einträge erstellt: Einmal in der Artikeltabelle direkt, und einmal in einer Tabelle wo alle Zuordnungen für alle Dimensionen und alle Arten von Stammdaten festgehalten werden. Ersteres gilt nur für die ersten beiden Dimensionen und diese heißen dann in den jeweiligen Stammdatentabellen „Globale Dimension 1 und 2“ (werden aber in z.B. der Artikelkarte mit ihren Namen angezeigt).

Die Vorteile dabei sind in erster Linie praktischer Natur: Erstens können diese Felder, wenn sie eingeblendet sind, direkt erfasst werden und man erspart sich wie unten gezeigt mindestens 3 Klicks gegenüber der Standardeingabe.

Globale Dimension erfassen

Und sie können darüber auch z.B. Artikellisten filtern.

Filter nach Kostenträger

Wie bereits erwähnt: die globalen Dimensionen sind nichts anderes als Dubletten der ersten beiden Dimensionen in einer oder mehreren anderen Tabellen. Den Zusammenhang sehen Sie auf der Seite „Finanzbuchhaltung Einrichtung“ – die graue Hinterlegung zeigt dass die Zuordnung für die ersten beiden Dimensionen automatisch gemacht wurde und von Ihnen auch nicht (einfach) geändert werden kann.

Fibu Einrichtung Dimensionen

Wie Sie aber im obigen Bild auch sehen sind die globalen Dimensionen gleich den ersten beiden Shortcutdimensionen – dies ist auch richtig so, der Namensunterschied deutet nur auf die Verwendung hin.

Was sind also dann diese Shortcutdimensionen 3 bis 8? Genau das gleiche wie die globalen Dimensionen – mit 2 kleinen Unterschieden:

  • Sie können selbst bestimmen welche Dimension zu welcher Shortcutdimension wird UND
  • diese Shortcutdimensionen werden nicht in Stammdaten sondern in Transaktionen verwendet.

Es gibt also keine Möglichkeit Shortcutdimensionen 3 – 8 bei Artikeln, Kunden oder Lieferanten zu hinterlegen. Machen wir dazu vielleicht ein kleines Beispiel:

Wir verwenden 3 Dimensionen:

  • Kostenträger – Handelsware und Produktionsartikel
  • Kundengruppen – Endkunden und Wiederverkäufer
  • Projekte – eine unbestimmte Anzahl.
Beispieldimensionen

Wir legen alle 3 Dimensionen und die zugehörigen Werte an. Damit werden automatisch Kostenträger und Kundengruppe zu den globalen Dimensionen 1 und 2 und Projekte definieren wir als Shortcutdimension 3 (siehe weiter oben).

Nun hinterlegen wir bei unseren Kunden jeweils die richtige Kundengruppe und bei den Artikeln den richtigen Kostenträger. Und zwar jeweils direkt in den Stammdaten ohne den mühsamen Weg über das Menü und die drei Klicks wie oben gezeigt.

Zwischenfrage: Was würde passieren wenn jemand doch den komplizierten Weg geht? Antwort: gar nichts, die erfasste Dimension scheint auch in der Artikelarte/Debitorenkarte auf weil das Programm im Hintergrund einfach die beiden Felder synchronisiert.

Soweit so gut. Bei der Zuordnung von Projekten zu Stammdaten tun wir uns ein bisschen schwerer. Nicht nur weil das bei Kunden nicht immer eindeutig ist sondern weil es bei Artikeln meist gar nicht geht. Immerhin kann ich ja mit einem Kunden mehrere Projekte machen und dort die unterschiedlichsten Produkte verwenden. Somit werden wir also das Projekt erst in einer Transaktion (z.B. in einer Verkaufszeile) erfassen. Das passt auch ganz gut zum oben gesagten.

Wir erstellen also einen Verkaufsauftrag und auf der Zeile sehen wir dass bereits Kundengruppe und Kostenträger eingetragen sind (die kommen ja aus dem Kunden im Kopf und dem Produkt auf der Zeile). Es fehlt also noch das Projekt und das tragen wir zusätzlich in der Auftragszeile ein.

Shortcut Dimension Auftragszeile

Einfach und verständlich 🙂

Was wäre wenn es keine Shortcutdimensionen gäbe? Nichts eigentlich. Business Central würde ohne Projekt auch so nicht buchen können und ich müsste dann halt 3 oder 4 Mal klicken um in die Liste mit den Dimensionen zu kommen, bemerke dort erst dass mir eine Dimension fehlt und kann sie dann erfassen. Exakt der gleiche Effekt, dauert nur länger.

Dimensionen auf Zeile ohne Shortcut
Dimensionen umständlich Auftragszeile

Und vielleicht noch als Nachsatz für die, die wirklich tiefer in dieses Thema hinein wollen:

Die den Stammdaten zugeordneten Dimensionen finden sich in der zentralen Tabelle 352, dort gibt es, wie hier auch schon kurz skizziert, für jede mögliche Kombination aus Tabelle, Dimension und Dimensionswert einen Eintrag. Nur die als globale Dimensionen definierten finden sich zusätzlich auch in den Tabellen für Debitoren (18), Artikeln (27) etc.

Die in den Belegen und Transaktionen verwendeten Dimensionen werden in der Tabelle 480 gespeichert, dort wird pro Kombination von Dimensionen eine so genannte Dimension Set ID vergeben. Diese eine ID findet sich dann immer in Belegen und Transaktionen. ZUSÄTZLICH werden als direkte Auswertungsmöglichkeit die Werte der einzelnen Shortcutdimensionen in den Tabellen wie z.B. Verkaufszeile (37) oder Fibu Buchungsblatt (81) gespeichert.

Tabellen 480 und 37

Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

Bildnachweis Titelbild: Free-Photos von Pixabay

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