Ressourcen Stammdaten
Der Einfachheit halber hier die (gekürzte) Definition von “Ressource” aus Wikipedia: Eine Ressource ist Mittel, Gegebenheit wie auch Merkmal bzw. Eigenschaft, um Ziele zu verfolgen, Anforderungen zu bewältigen, spezifische Handlungen zu tätigen oder einen Vorgang zielgerecht ablaufen zu lassen. Sie kann ein materielles oder immaterielles Gut sein. In Betriebswirtschaft, Volkswirtschaft und Organisationen werden darunter meist Betriebsmittel, Geldmittel, Boden, Rohstoffe, Energie oder Personen und (Arbeits-)Zeit verstanden.
In Business Central ist die Definition ein bisschen einfacher da Ressourcen im Standard nur eine Maschine (Betriebsmittel) oder eine Person sein können. Und sie sind auch immer immateriell. in diesem Beitrag geht es vorderhand nur um die Erstellung von Ressourcen, mit der Verwendung werde ich mich in einem anderen Artikel beschäftigen. Und ja, man könnte statt Ressourcen auch nicht lagerführende Artikel (vom Typ Service) verwenden – allerdings dann auch ohne die Möglichkeit Zeitaufzeichnungen zu verwenden. Auch dazu in einem gesonderten Artikel mehr.
Allgemein
Nummer
Die eindeutige Nummer der Ressource. Je nach Einstellung in den Nummernserien wird das Feld entweder automatisch aus einer definierten Nummernserie gefüllt oder Sie geben die Nummer manuell ein. Wenn Sie mehrere Nummernserien definiert haben, dann können Sie über die drei Punkte im Feld die nächste Nummer aus einer diesen Serien auswählen. Bitte beachten Sie: wenn die Nummer automatisch gezogen wird und es keine alternativen Nummernserien gibt, dann wird bei der Neuanlage die Ressourcennummer nicht angezeigt.
Wie bereits an anderer Stelle erwähnt sollten Sie hier für Personen deren Mitarbeiternummer eingeben. Damit wird sichergestellt, dass Mitarbeiter, Ressourcen und Verkäufer/Einkäufer die gleiche Nummer haben und damit leichter identifizierbar sind. Dies setzt allerdings auch voraus, dass die Nummer nicht ausschließlich automatisch vergeben wird.
Name
Der Name der Ressource. Dieser wird auf allen Dokumenten und Belegen für die Ressource angezeigt. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.
Art
Über dieses Feld wählen Sie aus, ob es sich bei der Ressource um eine Person oder um eine Maschine handelt.
Basiseinheitencode
Hier können Sie aus einer Liste die Einheit der Ressource auswählen. Sollte die von Ihnen gewünschte Einheit noch nicht existieren, so können Sie im Auswahlfenster über einen Klick auf “Neu” eine neue Einheit anlegen.
Suchbegriff
Wie immer haben Sie hier die Möglichkeit, eine alternative Bezeichnung für die Ressource anzugeben. Sie können nach diesem Begriff suchen, er wird aber auf Dokumenten und Listen nicht angezeigt.
Res.-Gruppennr.
In diesem Feld können Sie die Ressourcengruppe auswählen bzw. (Berechtigungen vorausgesetzt) direkt eine neue Ressourcengruppe erstellen der die Ressource angehört. Diese dient einerseits der Gruppierung von Ressourcen gemäß Ihren Anforderungen (z. B. für Kapazitäten, Budgets), kann aber auch für die Preisgestaltung verwendet werden.
Gesperrt
Über diesen Schalter legen Sie fest ob die Ressource verwendet werden darf oder nicht. Gesperrte Ressourcen sind zwar noch in der Ressourcenliste und diversen Berichten sichtbar, sie können aber in Belegen nicht mehr verwendet werden.
Datenschutzsperre
Das Setzen dieses Parameters auf “JA” setzt automatisch das Feld Gesperrt wie oben beschrieben auf “Ja”. Hintergrund: Eine betroffene Person kann verlangen, dass Sie die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten vorübergehend einstellen. Um solchen Anträgen nachzukommen, können Sie deren Datensatz aus Datenschutzgründen als gesperrt markieren, um eine weitere Verarbeitung zu verhindern.
Korrigiert am
Das Datum der letzten Änderung der Ressourcenkarte.
Arbeitszeitnachweis verwenden
Zeigt an, ob eine Ressource einen Arbeitszeitnachweis (Stundenzettel) verwendet, um die den verschiedenen Aufgaben zugeordnete Zeit zu erfassen.
Benutzer-ID des Arbeitszeitnachweisbesitzers
Nachdem eine Ressource auch eine Person sein kann wird über dieses Feld der Bezug zum Systembenutzer hergestellt. Nur wenn hier ein Benutzer eingetragen ist, dann kann dieser Benutzer auch den Stundenzettel dieser Ressource ausfüllen.
Benutzer-ID des Arbeitszeitnachweisgenehmigers
In diesem Feld wird jener Benutzer eingetragen, der Stundenzettel genehmigen kann. Dazu bedarf es allerdings auch eines Häkchens in der Benutzereinstellung.
Fakturierung
EK-Preis
Geben Sie hier die direkten Kosten der Ressource in Mandantenwährung ein. Dies könnten bei einer Person der Bruttolohn plus Lohnnebenkosten dividiert durch die Leistungsstunden sein.
Indirekte Kosten %
Erfassen Sie hier einen Prozentsatz für die indirekten Kosten die diese Ressource zuzurechnen sind. Dies könnten beispielsweise Kosten für die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes sein.
Einstandspreis
Direkte plus indirekte Kosten
VK-Preis/DB – Berechnung
Je nach Auswahl hier wird der VK oder der Deckungsbeitrag errechnet. Oder keiner von beiden
DB %
Der errechnete oder erfasste Deckungsbeitrag in Prozent vom Verkaufspreis
VK-Preis
Der errechnete oder erfasste Verkaufspreis in Mandantenwährung.
Produktbuchungsgruppe
Hier müssen Sie die Produktbuchungsgruppe dieser Ressource hinterlegen. Gewöhnlicherweise werden Sie für jede Ressourcengruppe die Sie in der FiBu über ein Erfolgskonto getrennt auswerten wollen (oder müssen) eine eigene Produktbuchungsgruppe anlegen. Oft verwendete Gruppierungen wären z. B. Eigenleistungen, Zukauf etc.
MwSt.-Produktbuchungsgruppe
Ähnliches wie oben gesagt gilt auch für die MwSt.-Produktbuchungsgruppe. Allerdings werden darüber die unterschiedlichen Umsatzsteuersätze hinterlegt. Bitte beachten Sie: Die MwSt.-Produktbuchungsgruppe ist nicht alleine für den tatsächlichen Steuersatz verantwortlich, dieser ergibt sich immer nur aus der Kombination mit dem Kunden oder dem Lieferanten.
Standard-Abgrenzungsvorlage
Um Einnahmen oder Ausgaben auf mehrere Abrechnungsperioden zu verteilen, müssen Sie eine Abgrenzungsvorlage für die Ressource, den Artikel oder das Sachkonto einrichten. Wenn Sie den zugehörigen Verkaufs- oder Einkaufsbeleg buchen, werden die Einnahmen oder Ausgaben gemäß dem Plan, der von den Einstellungen in der Abgrenzungsvorlage und dem Buchungsdatum abhängt, auf die beteiligten Buchhaltungsperioden verteilt. Mehr dazu im Bereich ‘Finanzen’.
Automat. Textbaustein
Über diesen Parameter wird festgelegt, ob bei Verwendung dieser Ressourcen in Belegen automatisch ein definierter Textbaustein angewendet werden soll. Textbausteine legen Sie wie üblich über die Aktionsleiste fest und bestimmen dort, für welche Belegarten welcher Textbaustein gelten soll.
IC-Partner Eink.-Sachkontonr.
Nur für Intercompany Transaktionen: Gibt die Nummer des IC-Sachkontos im Unternehmen Ihres Partners an, auf das der Betrag für diese Ressource gebucht wird.
Persönliche Daten
Diese Angaben werden vermutlich nur notwendig sein, wenn es sich um Personen handelt. Und auch hier hält sich die Sinnhaftigkeit in Grenzen, da diese Person entweder intern ohnehin als Mitarbeiter bekannt ist oder als Externer als Kreditor. So gesehen ist die Adressinformation vermutlich überflüssig
Funktion
Hier können Sie einen Berufstitel für diese Person erfassen.
Adresse
Dieses Feld heißt zwar Adresse, gemeint ist bei uns jedoch Straße 1. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.
Der Name ist der internationalen Auslegung von Business Central geschuldet, nicht überall besteht eine Adresse aus Straße, Postleitzahl und Ort.
Adresse 2
Straße 2 wie oben oder eben jeglicher anderer Adresszusatz. Die maximale Länge beträgt 50 Zeichen.
Ort
Der Ort der Adresse – hier gilt das bei Debitoren Gesagte analog
PLZ-Code
Selbsterklärend, siehe hierzu auch diesen Beitrag.
Länder-/Regionscode
Selbsterklärend, siehe hierzu auch diesen Beitrag.
Soz.-Versicherungsnr.
Die Sozialversicherungsnummer der Ressourcen, nach Bedarf zu verwenden.
Ausbildung
Ein reines Textfeld wo sie gegebenenfalls eine Zertifizierung oder Ähnliches für die Ressource erfassen können.
Übereinkommen
Im englischen Originalheißt es hier “contract class” also Vertragsklasse, der Hintergrund ist mir leider nicht klar. Allerdings ist auch das ein reines Textfeld ohne jegliche Funktion.
Anstellungsdatum
Selbsterklärend, auch hier erschließt sich mir die Bedeutung nicht. Ich gehe aber davon aus dass diese Felder einen historischen Hintergrund haben – als das Produkt noch viel stärker in Module geteilt war und diese auch getrennt lizenziert wurden.
Weiterführende Links zu diesem Thema:
Ressourcen einrichten (link)
Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.