Nummernserien

Ich hätte jetzt gerne einen etwas markanteren Titel verwendet aber Nummernserien sind Nummernserien und damit von Haus aus eher langweilig (wenn man nicht gerade Mathematiker oder Optionsprofi ist…)

In Business Central werden Nummerierungen zwar an gefühlten 1000 Stellen verwendet (von A wie Anlagen bis Z wie Zahlungen) aber sie werden genialerweise nur an EINER Stelle verwaltet. Leicht auffindbar durch „numm“ im Tell Me Fenster oder über Verwaltung/Daten/Referenzdaten (logisch) oder Finanzen/Setup (unlogisch).

Idealerweise werden diese Nummernserien einmal erstellt und dann über sehr lange Zeit nicht mehr angegriffen. Für wie lange sehen wir dann gleich im Anschluss. Hier aber zuerst einmal die sichtbaren Spalten:

  • Code: Ein eindeutiger Code für die Nummernserie. Dieser muss nicht sprechend sein da er nur der Identifikation dient und nach außen nicht sichtbar ist. Allerdings empfiehlt Microsoft die Benennung der Codes so zu belassen wie im mitgelieferten CRONUS Beispielmandanten (ich habe aber dazu absolut nichts gefunden…)
  • Beschreibung: Dient ebenfalls nur zur Identifikation und sollte den späteren Zweck veranschaulichen (Artikel, Kontakte, Bankauszüge…)
  • Start- und Endnummer: Hier können Sie die maximal möglichen von – bis Nummern eintragen. Dazu geht die Seite mit den Serienzeilen auf wie weiter unten beschrieben. Dort müssen Sie allerdings kein Anfangsdatum eintragen wenn keine jahresabhängige Nummerierung notwendig ist. Ein gutes Beispiel dafür wären z.B. Anlagennummer. Wenn Sie jahresabhängige Nummern verwenden so erfassen Sie ein Datum wie weiter unten beschrieben
  • Letztes Datum / Letzte Nummer verwendet: Dient als Information und wird vom System gefüllt. Man könnte die letzte verwendetet Nummer überschreiben aber ich rate dringend davon ab.
  • Standardnummer: Ist dieses Feld markiert und das folgende nicht so wird diese Nummer automatisch weitergezählt und ist am Beleg für die Eingabe nicht sichtbar. Wenn es zu Problemen kommt (weil z.B. keine Nummern mehr vorhanden sind) wird das Nummernfeld wieder sichtbar
  • Manuelle Nummer: Wenn dieses Feld angehakt ist dann ist das Nummernfeld am Beleg sichtbar und Sie können eine neue Nummer manuell erfassen ODER eine automatische Nummer ändern (wenn das Feld Standardnummer auch angehakt ist). Zur dritten Möglichkeit weiter unten.
  • Chronologisch: Über dieses Häkchen wird festgelegt, dass Nummern nur chronologisch vergeben werden können – d.h. es kann eine Rechnungsnummer 99 nicht an einem späteren Datum als als die Rechnungsnummer 100 vergeben werden.

Sonderfall jahresabhängige Nummern

Für Kunden oder Lieferanten wird es wenig Sinn machen, die Nummerierung nach (Finanz)Jahren zu gliedern. Bei Rechnungen, Lieferscheinen etc. jedoch sehr wohl da man so niemals in die Verlegenheit ausgehender Nummern kommen kann und zudem auf einen Blick sieht, aus welchem Jahr (oder evt. sogar aus welchem Monat) ein Beleg stammt.

Um diese Nummerierungsmethode zu konfigurieren markieren Sie auf der Seite Nummernserien die Zeile, für die Sie periodenabhängige Nummernkreise erstellen wollen (wenn Sie das nicht bereits bei der ursprünglichen Eingabe gemacht haben). Klicken Sie dann im Menü auf Navigieren/Zeilen und Sie sehen folgende Maske (mit nur einer, dann noch leeren, Zeile):

Nummernserien nach Perioden

Hier haben Sie nun folgende Möglichkeiten:

  • Startdatum: Geben Sie hier an ab wann diese Nummer gelten soll. Normalerweise ist das der erste Tag Ihres Finanzjahres. In Extremfällen könnte das auch der erste Tag einer Buchungsperiode sein.
  • Start- und Endnummer: In diesen beiden Feldern legen Sie den Nummernbereich für diese Periode fest. Es ist hier übliche Praxis zuerst den Typ des Dokuments über ein Kürzel zu beschreiben (RE, GS, LS) und dann das Jahr und die eigentliche Nummer anzugeben. Sie haben hier für 20 Stellen Raum und können Ziffern, Buchstaben und Sonderzeichen verwenden. Beachten Sie aber bitte, dass nur der numerische Teil hochgezählt wird.
  • Letztes Datum/Nummer verwendet: Werden vom System ausgefüllt.
  • Warnungsnummer: Ab bzw. beim Erreichen dieser Nummer warnt Sie BC, dass Ihnen bald die Nummern ausgehen werden…
  • Erhöhung um Nummer: Selbsterklärend und wird wohl nur ganz selten von Bedeutung sein.
  • Lücken in Nummern zulassen: Bei Belegen die für eine Finanzprüfung nicht relevant sind kann dieses Häkchen gesetzt werden – damit sind nicht fortlaufende Nummern möglich und man kann man auch Belege löschen.
  • Offen: Ist ein Informationsfeld dass anzeigt, ob eine Nummernserie offen ist, das heißt ob neue Nummern aus dieser Serie gezogen werden können. Diese Häkchen bleibt allerdings unabhängig von der Periode bis zum Verbrauch der letzten Nummer gesetzt. Es kann auch manuell nicht übersteuert werden -> ok, kann man über einen Trick.
offen_geschlossen

Alternative Nummernkreise

Ein Sonderfall sind die sogenannten „Verbindungen“ die Sie als zweite Option im Menüpunkt Navigieren finden. Über diese Option ist es möglich, aus mehr als einem Nummernkreis auszuwählen. Also wenn Sie z.B. Kunden bereits über ihre Nummer als VIP kennzeichnen wollen oder Artikel gemäß Gruppe oder Klasse zusätzlich über die Artikelnummer kenntlich machen wollen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

  • Markieren Sie die Zeile mit dem Nummernkreis für Debitoren (in unserem Fall „DEB“) als manuell änderbar
  • Erstellen Sie eine weitere Zeile (z.B. „VIP“ mit der Bezeichnung „VIP Kunden“). Legen Sie dort einen Nummernkreis fest wie gewohnt
  • Markieren Sie die DEB Zeile, klicken auf Navigieren/Verbindungen im Menü und wählen dann in der dann erscheinenden Maske die Zeile „VIP“ aus wie unten gezeigt.
Zweiter Nummernkreis1
Zweiter Nummernkreis 2

Wenn Sie nun einen neuen Debitor anlegen dann sehen Sie, dass das Feld mit der Nummer sichtbar ist und nicht automatisch gefüllt wird. Zusätzlich erscheint dort dann auch eine Box mit den bekannten 3 Punkten. Klicken Sie darauf und Sie können auswählen, aus welchem Nummernkreis die Nummer für den neuen Kunden kommen soll.

Kunde 2. Nummer
Auswahl VIP Kunde
vip Kunde Resultat

Hinweis: Die Methode des Aussuchens von (Kunden)nummern sollte nicht in sensiblen oder wichtigen Bereichen verwendet werden. Hier ist es besser Automatismen walten zu lassen.


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

Bildnachweis Titelbild: Willfried Wende über Pixabay

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