Business Central – Liefern & Umlagern über ein Buchungsblatt

Vorneweg ein Hinweis: Ich bin kein großer Fan wenn es um das Liefern oder Umlagern über ein Buchungsblatt (Buch.-blatt im NAV / BC Deutsch) geht.

Umbuchen liefern Buchungsblatt

Liefern & Umlagern über ein Buchungsblatt

Vorneweg ein Hinweis: Ich bin kein großer Fan wenn es um das Liefern oder Umlagern über ein Buchungsblatt (Buch.-blatt im NAV / BC Deutsch) geht. Dies hat damit zu tun, dass ich gerade in der Warenwirtschaft formale Prozesse für als unbedingt notwendig erachte. Ich gebe allerdings zu, dass gerade bei kleinen Betrieben und wenn es um die rasche Erledigung von Kleinigkeiten geht, zumindest das Umlagern von Artikeln über Buchungsblätter nützlich sein kann.

Ich verwende die Begriffe (Buchungs)journal, Buchungsblatt und Buch.-blatt synonym, letzteren aber nur, damit Google diese Seite auch findet. Persönlich beutelt es mich jedes Mal wenn ich “Buch.-blatt” höre oder lesen muss.

Buchungsblätter (oder Journale, wie es korrekterweise eigentlich heißen müsste) werden in Business Central / NAV grundsätzlich (aber nicht durchgängig, wie Sie sehen werden) dazu verwendet, um Buchungen mehr oder weniger direkt in das Hauptbuch zu schreiben. Dies ist auch gut und richtig, da ja nicht alle Sachbuchungen Vorgänge in anderen Systemteilen voraussetzen. Ich denke dabei an Datenübertragungen aus Alt- oder Nebensystemen, Um- und Nachbuchungen zur Bilanz, Steuerbuchungen, aber auch an a. o. Abschreibungen, Abgrenzungen Rückstellungen etc.

In vielen Bereichen können Sie jedoch beides tun – entweder über einen Prozess mit Belegen eine Buchung generieren oder eben diese Buchung mehr oder weniger direkt in einem Journal/Buch.-blatt verzeichnen und dann buchen. Der Effekt in der G&V bzw. Bilanz ist exakt derselbe, bei dem Weg über Buchungsblätter verliert man jedoch die Details, die sich aus den Belegen ergeben.

Die Gründe für dieses geteilte Vorgehen sind wie so oft historischer Natur und kommen aus der lizenzrechtlichen Teilung von Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft. Diese gibt es in dieser Form heute nicht mehr.

Sie müssen für ihr Unternehmen entscheiden, in welchen Bereichen welcher Weg der richtige ist und dann das System entsprechend konfigurieren. Es gibt kein richtig oder falsch, sie sollten das für Sie Optimale machen.

Wenn ich oben die Begriffe “mehr oder weniger direkt” und “nicht durchgängig” verwende, dann hat das auch seinen Grund. Im Laufe der Zeit sind nämlich aus den nackten Buchungsblättern sehr wohl mit Funktionen angereicherte Programmteile geworden, wo Sie beispielsweise bei Zahlungen nicht mehr direkt auf ein Hauptbuch Sammelkonto buchen, sondern den Lieferanten oder den Kunden auswählen können und wo das Sammelkonto dann automatisch gezogen wird. Auch bei Artikelbuchungsblättern wird sowohl in der FiBu gebucht (und das nicht immer!) als auch in Lägern Bewegungen erzeugt (immer).

Die Struktur von Buch.-Blättern

Dies hier ist nur ein kurzer Vorgriff auf das, was ich dann bei den so genannten FiBu Buchungsblättern näher erklären werde.

Liste Buchungsblätter

Business Central wie auch NAV zuvor kennt Buchungsblätter, Buchungsblattvorlagen und Buchungsblattnamen (Journals, Templates und Batches im Englischen). Zum heutigen Datum gibt es im Standard mehr als 20 solcher Buchungsblätter.

Buchungsblatt Grafik

Buchungsblattvorlagen definieren Layouts und Funktionen, die in Buchungsblättern verwendet werden und erleichtern somit die Eingabe bei der eigentlichen Buchung. Das Resultat (die resultierende Buchung) ist strukturell aber immer gleich. Artikelbuchungsblattvorlagen können dabei z. B. nach Inventur, Neubewertung, Umlagerung etc. unterschieden werden. Existieren zwei Vorlagen mit exakt der gleichen Konfiguration, dann werden Sie beim Aufruf eines solchen Buchungsblattes gefragt, welche Vorlage Sie verwenden wollen. Hinter den Vorlagen gibt es dann noch die sogenannten Buchungsblattnamen, diese haben immer die gleiche Struktur wie die Vorlage, können aber anders benannt werden, wenn z. B. verschiedene Mitarbeiter ihre eigenen Buchungsblätter verwenden oder für bestimmte Sachbereiche eben eigene Buchungsblätter verwendet werden.

Artikelumlagerungs-Buchungsblatt

Wie bereits weiter oben erwähnt, halte ich das Artikelumlagerungs-Buchungsblatt für eine der sinnvolleren Anwendungen für Buchungsblätter. Die Verwendung von Umlagerungsaufträgen wie hier beschrieben, erlaubt zwar eine wesentlich bessere Kontrolle und Nachvollziehbarkeit, schießt aber in ihrer Komplexität natürlich manchmal über das Ziel hinaus. Eine simple Umlagerung (vom Hinterzimmer-Lager in den Verkaufsraum) oder die Bestückung von Servicefahrzeugen erfordert logischerweise nicht den gleichen Aufwand wie das Verschiffen von Containern aus dem Produktionslager in China in das Verkaufslager in Gelsenkirchen.

Interessant ist nur, dass hier die FiBu Komponente in den Hintergrund tritt und die Bewegung in der Warenwirtschaft das Ausschlaggebende ist. Bei entsprechender Einstellung der Parameter in der Lagereinrichtung erfolgt unter Umständen sogar gar keine Buchung in der Finanzbuchhaltung.

Artikel Umlagerungs Buchungsblatt

Das Durchführen einer Umlagerung ist ein recht einfacher Vorgang: Rufen Sie das Artikelumlagerungs-Buchungsblatt über die Tellme Suche, über das Rollencenter oder die Abteilungsübersicht auf und befüllen Sie dann Buchungsdatum, Belegnummer, Artikelnummer, sowie die erforderlichen Lagerorte, die Menge und gegebenenfalls die Artikeleinheit. Sollten auf dem Ursprungslager weniger Einheiten zur Verfügung stehen als Sie umlagern wollen, dann werden Sie so wie üblich mit einer blauen Zeile am oberen Bildschirmrand darauf hingewiesen. In der Aktionsleiste können Sie dann die Verfügbarkeit dieses Artikels überprüfen und die Zeile entsprechend ändern.

Exkurs: Wie hier kurz besprochen, sind Sie nicht verpflichtet, Lagerorte zu verwenden (in Abhängigkeit der Parameterstellung in “Lager Einrichtung”). Entschließen Sie sich zu einem späteren Zeitpunkt, Lagerorte verpflichtend zu machen, dann müssen Sie selbstverständlich alle Artikel aus dem Lagerort “Leer” in einen “echten” Lagerort umlagern da Sie diese sonst nicht mehr verwenden können. Um dies zu bewerkstelligen, können Sie ebenfalls das Artikelumlagerungs-Buchungsblatt verwenden. Setzen Sie kurzfristig den Parameter “Lagerort notwendig” in der Lager Einrichtung wieder auf “Nein” und lagern sie dann die einzelnen Artikel vom Lager “Leer” (lassen Sie das Feld leer) auf ein bezeichnetes Lager um. Anschließend setzen Sie den Parameter in der Lager Einrichtung wieder zurück.

FiBu Buchungen

Wenn der Parameter “Automatische Lagerbuchung” in der Lager Einrichtung gesetzt ist oder wenn Sie die Lagerregulierung buchen, dann hat eine Umlagerung folgende Konsequenzen:

Artikel Umlagerung Buchung

Der Ursprung der Konten wie oben gezeigt kommt aus folgenden Bereichen:

  • Zeile 5832: Lagerbuchungsgruppen Einrichtung LAGERKONTO (Ursprungslagerort)
  • Zeile 5833: Buchungsmatrix Einrichtung LAGERKORREKTURKONTO (in der Zeile OHNE Geschäftsbuchungsgruppe mit der Produktbuchungsgruppe des Artikels)
  • Zeile 5834: Lagerbuchungsgruppen Einrichtung LAGERKONTO (Ziellagerort)
  • Zeile 5835: Buchungsmatrix Einrichtung LAGERKORREKTURKONTO (in der Zeile OHNE Geschäftsbuchungsgruppe mit der Produktbuchungsgruppe des Artikels)

Parallel dazu werden natürlich auch die Artikel- und Wertposten geschrieben – so wie das bei jeder Artikeltransaktion der Fall ist.

Artikel Buchungsblatt (Zugang / Einkauf)

Wie sie gesehen haben, gibt es für Artikel Umlagerungen ein eigenes Buchungsblatt. Ein solches gibt es für eingehende oder ausgehende Lieferungen nicht, hier verwenden Sie das sogenannte Artikelbuchungsblatt. Komplizierter ist die ganze Sache deshalb, weil das Artikelumlagerungs-Buchungsblatt eigentlich aus einer Vorlage kommt, die unter dem Punkt “Artikelbuchungsblatt-Vorlagen” erstellt wird. Umgekehrt gibt es wie gesagt keine eigenen Vorlagen für Zu- oder Abgänge. Dies ist kompliziert aber Sie müssen sich nur merken:

Wenn Sie kein passenden Buchungsblatt finden, dann kann die Artikeltransaktion über das Artikelbuchungsblatt durchgeführt werden.

Um also einen Zugang oder einen Einkauf über ein Artikelbuchungsblatt zu buchen, rufen Sie dieses über die bekannten Methoden auf und wählen (wenn vorhanden) einen Buchungsblattnamen über einen Doppelklick oder über die Aktion “Buch.-Blatt bearbeiten” in der Aktionsleiste. Über die Namen können Sie die Postenart (Zu- / Abgang, Ein- / Verkauf), die Belegnummern (gebucht, ungebucht) und den Ursachencode vorbestimmen (im Bild sehen Sie keine praxisrelevanten Testdaten).

Artikelbuchungsblatt Namen

Geben Sie dann im Buchungsblatt die entsprechenden Werte ein und buchen Sie die Transaktion über den Punkt in der Aktionsleiste.

Artikelbuchungsblatt Zugang

Das Resultat in den Artikel- und Wertposten ist für Zugang und Einkauf DASSELBE! Bei den Sachposten unterscheidet sich das in der Buchungsmatrix Einrichtung definierte Konto

Artikelbuchungsblatt Zugang Sachposten
Beispiel Sachposten Zugang

Zugang:

  • Zeile 5854: Lagerbuchungsgruppen Einrichtung LAGERKONTO
  • Zeile 5855: Buchungsmatrix Einrichtung LAGERKORREKTURKONTO (in der Zeile OHNE Geschäftsbuchungsgruppe mit der Produktbuchungsgruppe des Artikels)

Einkauf:

  • Lagerbuchungsgruppen Einrichtung LAGERKONTO
  • Buchungsmatrix Einrichtung DIREKTE KOSTEN VERRECHNUNGSKONTO (in der Zeile OHNE Geschäftsbuchungsgruppe mit der Produktbuchungsgruppe des Artikels)
Zusammenfassung Einkauf / Zugang

Wie oben dargestellt, sind Zugangs- und Einkaufsbuchungen über Artikelbuchungsblätter nahezu identisch und liefern sehr wenig Information. Es wird ein Artikelposten, ein Wertposten und zwei Sachposten erzeugt. Die Sachposten unterscheiden sich im Einkaufskonto, das in der Buchungsmatrix definiert wird.

Aus meiner Sicht sollten diese Art von Transaktionen nur für das Zubuchen von Anfangssalden im Zuge meiner Datenübernahme verwendet werden oder in Ausnahmefällen, wo Lagerstände korrigiert werden müssen. Allerdings sollte auch hier gut überlegt werden, ob nicht andere Methoden zu einer höheren Transparenz führen.

Einkaufs Buchungsblatt (Einkaufs Buch.-Blatt)

Eigentlich gehört das Einkaufsbuchungsblatt nicht wirklich hierher, da wir uns ja in diesem Beitrag mit dem Warenfluss beschäftigt haben, der auch über Buchungsblätter abgebildet werden kann. Logisch gesehen gibt es aber natürlich einen Zusammenhang, da auf einen Warenfluss gewöhnlicherweise auch eine Rechnung folgt, ganz egal ob Einkauf oder Verkauf. Genau dafür könnte man das Einkaufs Buch.-blatt verwenden. Aber genau wie auch beim Zugang weiter oben, empfehle ich das Einkaufs Buch.-blatt nicht zu verwenden.

Die Gründe sind dieselben wie bereits besprochen: Sie können zwar über Buchungsblätter buchhalterisch korrekt buchen, verlieren aber jegliche Detailinformation zu Artikeln, Mengen oder Steuersätzen. Oder anders formuliert – wenn Sie den Wareneingang über ein (Artikel) Buchungsblatt zum Betrag X einbuchen und anschließend dazu eine Rechnung über den Betrag Y bekommen dann haben sie keinerlei Zusammenhang und eine nachträgliche Korrektur des Einstandspreises wird schwierig und unübersichtlich.

Das Einkaufsbuchungsblatt ist eine Vorlage unter den FiBu Buchungsblättern, hat aber wie das Artikelumlagerungs-Buchungsblatt einen eigenen Menüpunkt. Aus diesem Grund sind auch die Einstellungsmöglichkeiten für die Vorlage gleich wie bei allen anderen Buchungsblattvorlagen in der Finanzbuchhaltung. Ich komme wie gesagt in einem gesonderten Beitrag noch dazu, hier gehe ich von den Standardeinstellungen aus.

Fibu Buch.-blatt-Vorlagen

Die Erstellung der eigentlichen Rechnung bzw. der Buchungszeile gestaltet sich relativ einfach. Sie erfassen Buchungsdatum und Belegart (wobei diese bereits vorgegeben sein sollte), dann Ihre eigene und die externe Belegnummer, wählen als Kontoart “Kreditor” (wenn dies nicht bereits vorgegeben ist – Sie können das ja über die Vorlage bzw. auch über den Blattnamen definieren), dann die Nummer des Kreditors (aus Kontrollgründen wird der Name dann angezeigt), anschließend können Sie den vorgegebenen Buchungstext manuell überschreiben.

Die folgenden Felder Buchungsart, Geschäfts– und Produktbuchungsgruppe bleiben leer weil diese bei Kontoart “Kreditor” nicht befüllt werden können. Geben Sie dann den Belegbetrag als positiven Wert brutto ein (also inklusive Umsatzsteuer so vorhanden), die Felder Betrag und Betrag in Mandantenwährung werden dann automatisch mit diesem Betrag und dem richtigen Vorzeichen ausgefüllt. Als Gegenkontoart wählen Sie “Sachkonto”, dann wählen Sie das passende Konto aus (dieses muss allerdings direkt bebuchbar sein).

Als Gegenkontobuchungsart selektieren Sie “Einkauf” und füllen Sie anschließend die Geschäfts– und die Produktbuchungsgruppe mit den richtigen Werten aus. Beide sind letztendlich dafür verantwortlich (über das Ansprechen der verbundenen MwSt. Buchungsgruppen), ob sich aus dieser Zeile auch eine Mehrwertsteuer Buchung ergibt und welches (Vorsteuer) Konto davon betroffen ist. Je nach Vorgabe aus dem Gegenkonto müssen Sie dann noch die entsprechenden Dimensionen befüllen. Die restlichen Felder sind in diesem Zusammenhang nicht von Bedeutung bzw. werden im Beitrag zu den FiBu Buchungsblätter erklärt.

Wenn die Rechnung mehr als einen Umsatzsteuersatz aufweist, müssen Sie auch entsprechend mehr Zeilen erfassen, um die korrekte Verbuchung zu gewährleisten.

Einkaufs Buchungsblatt Zeile

Wenn Sie einige oder alle Eingaben getätigt haben, können Sie das Buchungsblatt schließen und an der gleichen Stelle zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Sie können allerdings auch buchen bzw. buchen und drucken oder (und das ist vor allem für Anfänger die empfohlene Vorgangsweise) sich eine Buchungsvorschau ansehen. Auch diese erreichen Sie in der Aktionsleiste unter dem Punkt “Buchen/Drucken”, das System gibt dann vor gebucht zu haben, und zeigt Ihnen die entsprechenden Sach-, Mehrwertsteuer- und Kreditorenposten, allerdings ohne Belegnummern. Über einen Klick auf die Postenanzahl rechts bekommen Sie die einzelnen Transaktionszeilen angezeigt.

Buchungsvorschau Einkaufs Buchungsblatt

Wenn Sie allerdings die oben beschriebene Vorgangsweise mit dem Erfassen einer Bestellung oder Eingangsrechnung vergleichen (wo sie ja aus einem Beleg heraus sowohl die Material- als auch die FiBu-Buchungen durchführen) dann finde ich, dass der “korrekte” Prozess wesentlich einfacher ist.

Zudem ist auch der Informationsgehalt um Klassen besser, da immer die richtigen Kosten zum richtigen Artikel zugeordnet werden und auch indirekte Kosten sowie Preisänderungen (auch rückwirkend) den Einstandspreis verändern und somit korrekt halten. Von möglichen Genehmigungen in den einzelnen Stufen oder einer komplexeren Logistikfunktion ganz zu schweigen.

Daher nochmals der Hinweis: Diese Funktion bitte besser nicht verwenden, es sei denn es gibt triftige Gründe…

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Lagerbestand zwischen Lagerplätzen umlagern (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.