Business Central – Lager Einrichtung

Wenn man sich die Lager Einrichtung zum ersten Mal ansieht, dann kommt Freude auf weil, anders als z. B. in der Finanzbuchhaltung, hier nur relativ wenige Parameter zu setzen sind. Bei näherer Betrachtung

Lager Einrichtung

Lager Einrichtung

Wenn man sich die Lager Einrichtung zum ersten Mal ansieht, dann kommt Freude auf, weil, anders als z. B. in der Finanzbuchhaltung, hier nur relativ wenige Parameter zu setzen sind. Bei näherer Betrachtung stellt sich jedoch heraus, dass diese Parameter mehr als irgendwo anders die Funktionsweise des Systems beeinflussen. Man sollte also ziemlich gut wissen was man tut bevor hier irgendetwas gesetzt werden. Grundsätzlich ist es empfehlenswert, zuerst eine einfache Variante zu wählen und erst bei Beherrschen des Systems und nach Abschätzung der Auswirkungen die komplexeren Varianten einzuschalten (natürlich in Abstimmung mit der Buchhaltung und dem Steuerberater).

Die zwei primären Fragen, die man hier beantwortet muss sind: Wann soll das System im Zusammenhang mit Artikelbewegungen in der FiBu buchen und was soll es buchen. Einerseits können bestimmte Sachverhalte sofort beim Eintritt gebucht werden oder aber später im Stapel, also z. B. der Wareneinsatz oder eine Kostenanpassung und andererseits muss ich entscheiden, ob bestimmte Vorgänge (z. B. eine An- oder Auslieferung ohne Rechnung) überhaupt zu Buchungen in der Finanzbuchhaltung führen sollen – oder eben nicht.

Lager Einrichtung 1

Allgemein

In diesem Register werden alle wichtigen Parameter gesetzt, alle anderen (mit Ausnahme des verpflichtenden Lagerorts) sind von untergeordneter Bedeutung.

Automatische Lagerbuchung

Bei diesem Punkt geht es darum, ob beim Verkauf einer Ware neben Erlös, Umsatzsteuer und Forderungen auch die zugrundeliegenden Kosten- und Lagerbuchungen in die Finanzbuchhaltung übertragen werden sollen (beim Einkauf gilt das Ganze natürlich seitenverkehrt).

Bitte beachten: Hier sehen wir wieder die Doppeldeutigkeit des Begriffes “buchen” wie Business Central ihn gebraucht: Die (Lager)Wertposten (siehe dazu auch diesen Beitrag) werden auf jeden Fall mitgeschrieben, im BC Sprech “gebucht”. In der Überschrift oben ist aber die tatsächliche Buchung auf Sachkonten gemeint.

An einem einfachen Beispiel erklärt sich das leichter – Ausgangspunkt ist der Verkauf eines Artikels mit einem Lagerwert von 100,– zu einem Nettoverkaufspreis von 150,–. Im Fall 1 ist die automatische Lagerbuchung abgeschaltet, im Fall 2 eingeschaltet.

Lager Einrichtung buchen 1

Wie man hier schön erkennen kann werden im zweiten Fall der Abgang vom Bestandskonto und der Zugang am Aufwandskonto zusätzlich gebucht. (bitte beachten Sie die Kontonummern nicht, diese sind nicht immer richtig eigestellt. Mehr dazu, wenn wir zur Buchungsmatrix kommen).

Sie werden nun berechtigterweise fragen, warum man diesen Schalter nicht von vorneherein auf ja setzen kann, die Logik ist ja richtig und auch absolut nachvollziehbar. Grundsätzlich stimmt das auch, allerdings haben wir hier ja nur den allereinfachsten Fall dargestellt. Stellen Sie sich vor Sie bekommen eine Teillieferungen aber die Rechnung enthält bereits den kompletten Betrag (und Sie übersehen das), es werden Modeartikel abgewertet, sie liefern vor einer Inventur aus, verrechnen aber erst danach, Sie bekommen Speditionsrechnungen 3 Monate verspätet etc. Tatsächlich ist es so, dass bei einem großen Teil solcher Buchungen Wareneinsatz und Lagerwerte zum Zeitpunkt des Verkaufs nicht stimmen.

Auch wenn der hier beschriebene Schalter auf “Nein” steht können Sie die fehlenden Buchungen trotzdem durch das System erstellen lassen, Sie müssen dazu nur in regelmäßigen Abständen die Funktion “Lagerregulierung buchen” ausführen. Der Nachteil dabei ist, dass Sie ob der großen Anzahl an Buchungen den Bezug zu den einzelnen Vorgängen defacto nicht mehr herstellen können und somit dem System vertrauen müssen. Alternativ können Sie aber auch in bewährter Art und Weise zum Jahres- oder Periodenende ihren Wareneinsatz und Lagerbestand durch Vermögensvergleich bestimmen und z. B. über Dimensionen Details auswerten. Die Vorgangsweise richtet sich nach ihren Möglichkeiten und Vorstellungen.

Hier noch der Vollständigkeit halber was BC bei “Lagerregulierung buchen” getan hat (zu Fall 1 oben). Beachten Sie die laufenden Nummern…

Lager Einrichtung buchen 2
Soll-Kosten buchen

Im vorigen Abschnitt haben wir uns über das WANN unterhalten, ob und wann bestimmte Buchungen durchgeführt werden. Bei dem Parameter hier geht es um das WAS, also um die Frage der Erfassung von Buchungen in der Finanzbuchhaltung zu einem Zeitpunkt, wo es noch keine Rechnungen gibt (ich weiß dass es gesetzliche Vorschriften gibt, bei dem Schalter hier geht es aber in erster Linie um den Automatismus in BC).

Um hier die beiden Schalterstellungen zu demonstrieren muss ich nur Fall zwei buchen (Parameter auf “Ja”) der Fall 1 ist ja so wie oben, da stand der Schalter auf “Nein”. Und um keine zusätzliche Verwirrung zu stiften – der Schalter zur automatischen Lagerbuchung bleibt auf “Ja” weil wir ja sonst die Lagerbuchung nicht sehen würden da sie möglicherweise erst im Nachhinein oder gar nicht durchgeführt wird.

Lager Einrichtung buchen 3

Im Gegensatz zu oben sehen wir hier nun wieder zwei Buchungen mehr, die ersten beiden mit der Nummer 36 und 37. Hier wird, wie in den Lagerbuchungsgruppen bzw. in der Buchungsmatrix definiert, auf das Bestands- und ein Interimskonto gebucht. Dies passiert direkt bei der Bewegung (also bei der Erstellung des Wertposten). Lassen Sie sich bitte nicht durch das Konto 1630 verwirren, das sollte natürlich ebenfalls 1620 sein, also das Interimskonto, auf dem der Lagerwert bis zum Verkauf quasi “geparkt” wird.

Wenn Sie sich nun die Buchungen zu diesem wirklich einfachen Fall ansehen und dann noch die Einkaufsseite dazu rechnen dann werden Sie vielleicht verstehen, warum ich mich im ersten Absatz sehr vorsichtig geäußert habe. Ich denke, dass für kleinere Unternehmen diese komplexe Vorgangsweise nur sehr schwer durchzuhalten sein wird. Aber wie gesagt – es kommt immer auf Ihre Anforderungen an, möglich ist sehr viel, wie Sie sehen.

Automatische Lagerregulierung

Gibt an, ob Artikelwertposte automatisch angepasst (reguliert…) werden sollen, wenn eine Artikeltransaktion gebucht wird. Dadurch wird eine korrekte Bestandsbewertung im Hauptbuch sichergestellt, so dass die Umsatz- und Gewinnstatistiken auf dem neuesten Stand sind. Die Kostenanpassung leitet alle Kostenänderungen von Eingangsbuchungen, z. B. für Einkäufe oder Produktionsleistungen, an die zugehörigen Ausgangsbuchungen, z. B. Verkäufe oder Umbuchungen, weiter. Um Leistungseinbußen bei der Buchung zu minimieren, wählen Sie eine Zeitoption, um festzulegen, wie weit zurück vom Arbeitsdatum eine Eingangstransaktion auftreten kann, um möglicherweise eine Anpassung der zugehörigen ausgehenden Wertbuchungen auszulösen. Alternativ können Sie die Kosten in regelmäßigen Abständen über die Stapelverarbeitung „Lagerreg. fakt. Einst. Preise“ manuell anpassen.

Im Anschluss ein kurzes Beispiel für den Artikel mit der Nummer 1027, dieser wurde einmal angeliefert und verrechnet und einmal verkauft. Nach dem Verkauf sind insgesamt zwei Rechnungen zusätzlich eingelangt (Fracht und Wiedereinlagerung), eine dieser Rechnungen wurde mit dem Parameter auf “Immer” eingebucht (250,–), die zweite Rechnung (100,–) mit dem Parameter auf “Nie”. Wir sehen uns für beide Fälle die entsprechenden Wertposten an um die unterschiedliche Behandlung zu sehen.

Erster Schritt – Einkauf und Verkauf, noch ohne zusätzliche Kosten

Wertposten 1

Zweiter Schritt – Kosten von 250 langen ein und werden auf die Rechnung bezogen – Parameter ist auf IMMER – daher werden die Wertposten sofort geschrieben – einmal für die Frachtrechnung und einmal die Verteilung auf die bereits gelieferten Artikel.

Wertposten 2

Dritter Schritt – die Rechnung für die Wiedereinlagerung langt ein (100,–), der Parameter steht auf NIE – es wird nur der Wertposten für die Rechnung geschrieben.

Wertposten 3

Vierter Schritt – Nachholen der nicht durchgeführten Anpassung über den Stapel “Lagerregulierung fakturierte Einstandspreise – Lagerreg. fakt. Einst. Preise”.

Wertposten 4

Letzter Schritt (optional) – Buchung in der FiBu über “Lagerregulierung buchen” – gezeigt werden die Sachposten.

Wertposten_buchen

Die Empfehlung hier lautet, die Anpassung (Regulierung…) nicht automatisch durchführen zu lassen aber diese trotzdem relativ häufig außerhalb der normalen Arbeitszeiten anzustoßen (natürlich abhängig von der Anzahl der Bewegungen, bei wenigen Lagertransaktionen kann dies durchaus auch automatisch passieren). Nur wenn eine Kostenanpassung (Lagerregulierung) häufig durchgeführt wird, ist auch garantiert, dass die Lagerwerte der tatsächlichen Situation entsprechen.

Standardmäßige Lagerabgangsmethode

Hier legen Sie fest, wie der Lagerabgang Ihrer Artikel als Standard rechnerisch erfasst wird und ob ein Ist- oder ein Planwert kapitalisiert und in der Berechnung der Kosten verwendet wird (Planwerte werden zumeist nur für produktionsrelevante Artikel verwendet). Die von Ihnen gewählte Berechnungsmethode bestimmt, wie die Stückkosten berechnet werden, indem Annahmen über den Fluss der physischen Artikel durch Ihr Unternehmen getroffen werden. Die hier eingestellte Methode kann für einzelne Artikel in der Artikelkarte übersteuert werden. Mehr Details dazu finden Sie in unserem Artikel hier.

Wir empfehlen hier als Grundeinstellung FIFO zu belassen, da dies rein rechnerisch vom System am leichtesten zu bewältigen ist und auch nahezu immer passt, speziell in Handelsbetrieben. Beachten Sie bitte aber jedenfalls die gesetzlichen Vorschriften zum Thema Wechsel des Bewertungsverfahrens.

Einst.-Pr.(durchschn.)Ber.-Art

Dieses Kauderwelsch soll heißen “Berechnung des Einstandspreises beim Durchschnittspreisverfahren”. Über diesen Punkt wird bestimmt, wie die Kosten für Artikel mit der Lagerabgangsmethode „Durchschnitt“ berechnet werden.

  • „Artikel“: Es wird ein durchschnittlicher Einstandspreis pro Artikel berechnet (über alle [möglichen] Läger und Varianten hinweg.
  • „Artikel & Lagerort & Variante“: Es wird ein durchschnittlicher Einstandspreis pro Artikel für jeden Lagerort und für jede Variante des Artikels berechnet (= Lagerhaltungsdaten = SKU). Das bedeutet, dass der durchschnittliche Einstandspreis dieses Artikels vom Speicherort und der Variante des Artikels abhängt, die Sie ausgewählt haben, wie z. B. Farbe.

Die zweite Variante macht natürlich nur dann Sinn, wenn Sie auch tatsächlich Lagerorte und Varianten verwenden.

Durchschnittskostenperiode

Gibt den Zeitraum an, der zur Berechnung des gewichteten durchschnittlichen Einstandspreises von Artikeln verwendet wird (wenn diese Methode verwendet wird). Alle Lagerabgänge, die während einer Durchschnittskostenperiode gebucht wurden, erhalten den berechneten durchschnittlichen Einstandspreis für diese Periode. Wenn Sie die Durchschnittskostenperiode ändern, sind nur offene Geschäftsjahre betroffen.

Für den Normalbenutzer ist es irrelevant, mit welchen Rechenschritten das System letztendlich den richtigen Preis ermittelt. Er muss lediglich wissen, was hier einzustellen ist, um das korrekte und für die Situation passende Ergebnis zu erzielen.
Grundsätzlich ist es so, dass vor einer Kostenanpassung (Regulierung) jener Preis verwendet wird, der dem System bekannt ist, in den meisten Fällen ist das der letzte Durchschnittspreis bzw. der letzte Einkaufspreis, wenn das Lager leer war. Erst mit der Regulierung wird über den Parameter “Berechnungsart Einstandspreis” (siehe oben) und, im Falle von Durchschnittspreisen, über die Durchschnittskosten Periode der echte Preis ermittelt. Wenn hier beispielsweise “Tag” eingestellt ist (Standard), dann wird ausgehend vom Durchschnittspreis zum Ende des Vortages aus den Bewegungen des nächsten Tages der neue Durchschnittspreis ermittelt und über die Regulierung in Nachhinein für diesen Tag angewendet. Verlängern Sie diese Periode auf z. B. ein Monat, dann werden alle Ein- und Ausgänge während eines Monats berechnet, daraus der Durchschnittspreis gebildet und im Zuge der Regulierung für das Monat angewendet.

Vielleicht ist jetzt der obige Hinweis auf FIFO als die bevorzugte Methode etwas besser verständlich. Die Berechnung des Durchschnittspreises kann extrem kompliziert werden, speziell dann, wenn Rechnungen häufig korrigiert werden oder sehr spät einlagern. Im letzteren Fall müsste man sich aber nicht nur die Lagerabgangsmethode genau ansehen, sondern man muss auch überlegen, ob mit echten Zusatzkosten oder mit kalkulierten Zuschlagssätzen gearbeitet wird.

Und vielleicht noch als Bemerkung: Kompliziert bedeutet nicht, dass das System falsch rechnet, sondern dass die Berechnung unter Umständen relativ lange dauern kann. Der zweite Aspekt dabei ist ein menschlicher: Es ist sehr sehr schwierig, einem Wirtschaftsprüfer die Entstehung eines spezifischen Lagerwerts zu erklären, wenn man dazu 20, 30 oder 100 Bewegungen im System nachvollziehen muss.

Bem. Uml.-Auftr. in Ausg. kop.

Legt fest, dass die Anwendung Bemerkungen, die im Umlagerungsauftrag eingegeben wurden, in die Umlagerungsausgang kopieren soll.

Bem. Uml.-Auftr. in Eing. kop.

Legt fest, dass die Anwendung Bemerkungen, die im Umlagerungsauftrag eingegeben wurden, in den Umlagerungseingang kopieren soll.

Es ist mir leider nicht gelungen, diesen beiden Parametern irgendeine Reaktion zu entlocken. Auch in der Hilfe ist dazu nichts zu finden. An sich würde ich dem keine Bedeutung beimessen, was mir nur komisch vorkommt ist, dass diese Punkte so prominent platziert sind. Sobald ich hier mehr weiß werde ich diesen Absatz entsprechend anpassen.

Ausgeh. Lagerdurchlaufzeit, Eingeh. Lagerdurchlaufzeit

Diese beiden Parameter werden nur dann verwendet, wenn kein Lagerort definiert wird. Es gibt nämlich die gleiche Definition jeweils pro Lagerort nochmals – was ja eigentlich logisch ist. Grundsätzlich gilt hier so wie auch bei den Definitionen der Lagerorte folgende Erklärung: Hier kann eine Datumsformel für die Zeit erfasst werden, die benötigt wird, um Artikel von diesem Lagerort lieferbereit zu machen. Das Zeitelement wird bei der Berechnung des Lieferdatums folgendermaßen verwendet: Warenausgangsdatum + Ausgehende Lagerdurchlaufzeit = Geplantes Warenausgangsdatum + Transportzeit = Geplantes Lieferdatum.

Für den Eingang gilt natürlich genau das gleiche, allerdings umgekehrt.

Negativen Lagerbestand verhindern

Über diesen Parameter können Sie festlegen, ob ein negativer Lagerbestand erlaubt sein soll. Wenn der Schalter hier auf “Ja” steht, dann ist kein negativer Lagerbestand erlaubt. Im Normalfall sollte dieser Parameter auf “Ja” belassen werden, aber es gibt natürlich Situationen, in denen ein negativer Lagerbestand sein muss. Speziell bei schnell drehenden Handelsgütern lässt es sich oft nicht vermeiden, dass der Kunde bereits vom LKW der Anlieferung seine Ware entnimmt. In solchen Fällen setzen Sie bitte den Parameter direkt auf der Artikelkarte.

Aufforderung zur Artikelerstellung überspringen

Diesen Punkt hier nur zu erwähnen tut mir physisch weh. Wenn dieser Parameter auf “Nein” steht, dann werden Sie bei einer falschen oder unvollständigen Eingabe einer Artikelnummer in Belegen gefragt, ob sie einen neuen Artikel erfassen möchten. Dies mag vielleicht in Ausnahmefällen Sinn machen, ich plädiere jedoch immer und überall für eine saubere und überprüfbare Artikelverwaltung und -wartung. Und dem entspricht diese Husch-Pfusch Vorgangsweise leider gar nicht. Nichtsdestotrotz, die Möglichkeit gibt es, nutzen Sie sie, wenn Sie das möchten.

Bitte beachten Sie aber dass diese Funktionalität nur zur Verfügung steht, wenn auch in der Debitoren und Kreditoren Einrichtung der Schalter “Artikel aus Artikelnummer erstellen” aktiviert wurde.

Artikelbeschreibung in Posten kopieren

Gibt an, ob die Beschreibung auf Artikelkarten bei der Buchung in Artikelposteneinträge kopiert werden soll. Ich wüsste jetzt nicht, warum man das nicht tun sollte…

Artikelposten Beschreibung

Lagerort

Lagerort notwendig

Über diesen Schalter legen Sie fest, ob bei Artikel Transaktionen verpflichtend ein Lagerort verwendet werden muss. Ich empfehle dringend diesen Schalter auf “Ja” zu stellen da bei einer nachträglichen Änderung unter Umständen Probleme auf Sie zukommen. Sollte dieser Schalter auf “Nein” stehen und sie verwenden trotzdem Lagerorte (was selbstverständlich möglich ist) dann beachten Sie bitte, dass das System “keinen Lagerort” bzw. “leer” als “einen” Lagerort verwendet, dies aber bei z. B. Umlagerungen nicht funktioniert da hier ein Eintrag in der “Von” und “Nach” Position gefordert wird.

Dimensionen

Artikelgruppen-Dimensionscode

Hier können Sie eine zuvor angelegte Dimension auswählen. Allerdings gibt es, außer bei Serviceartikeln, den Begriff Artikelgruppe nirgendwo, auch nicht im Englischen. Ich werde daher einen Entwickler bitten im Code nachzusehen was damit wirklich gemeint ist. (XXX)

Nummerierung

Lagereinrichtung Nummerierung

In diesem Register ordnen Sie bitte die jeweiligen Nummernserien zu, die Sie zuvor angelegt haben. Beachten Sie bitte, dass Sie wahrscheinlich nicht alle hier verlangten Nummernkreise benötigen werden, dies ist u. a. von den Einstellungen in den Lagerorten abhängig.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

So richten Sie allgemeine Lagerbestandsinformationen ein (link)
Bestand einrichten (Linksammlung) (link)
Durchschnittskosten (link)
Kostenregulierung (Kostenanpassung) (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.