Kreditoren Stammdaten – Allgemein, Adresse

Kreditoren Stammdaten

Kreditoren Stammdaten – Allgemein, Adresse

Kreditoren sind in vielerlei Hinsicht das Gegenstück zu Debitoren und heißen im normalen Sprachgebrauch Lieferanten und oft auch Gläubiger (allerdings ist dieser Begriff bei uns eher negativ besetzt und wird meist angewendet, wenn es um überfällige Außenstände geht). Sie werden daher in der folgenden Übersicht einige Begriffe finden, deren Erklärung ich 1:1 aus den Debitoren Stammdaten übernommen habe.

Allgemein

Kreditoren Stammdaten 1.1
Nummer

Die eindeutige Nummer des Kreditors (Lieferantennummer). Je nach Einstellung in den Nummernserien wird das Feld entweder automatisch aus einer definierten Nummernserie gefüllt oder Sie geben die Nummer manuell ein. Wenn Sie mehrere Nummernserien definiert haben, dann können Sie über die drei Punkte im Feld die nächste Nummer aus einer diesen Serien auswählen. Bitte beachten Sie: wenn die Nummer automatisch gezogen wird und es keine alternativen Nummernserien gibt, dann wird bei der Neuanlage die Lieferantennummer nicht angezeigt.

Name

Der Name des Kreditors / Lieferanten. Dieser wird auf allen Dokumenten und Belegen für den Kreditor angezeigt. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.

Name 2

Dieser ist im Standard nicht eingeblendet, Sie können dies tun wenn Sie wollen. Die maximale Länge beträgt hier 50 Zeichen.

Gesperrt

Definiert für welche Art von Transaktionen der Debitor gesperrt ist – hier kann enweder ‚Alle‘ (keine neuen Bestellungen oder Lieferungen) oder ‚Zahlung‘ gewählt werden.

Datenschutzsperre

Das Setzen dieses Parameters auf ‚JA‘ setzt automatisch das Feld Gesperrt wie oben beschrieben auf ‚Alle‘. Hintergrund: Eine betroffene Person kann verlangen, dass Sie die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten vorübergehend einstellen. Um solchen Anträgen nachzukommen, können Sie deren Datensatz aus Datenschutzgründen als gesperrt markieren, um eine weitere Verarbeitung zu verhindern. Bei Lieferanten sehe ich die Bedeutung dieses Felds nicht so wirklich gegeben, außer zur formalen Erfüllung der DSGVO und anderer, ähnlicher Vorschriften.

Korrigiert am

Das Datum der letzten Änderung der Kreditorenkarte. Zu Änderungen und deren Verfolgung lesen Sie bitte auch diesen Artikel.

Saldo (MW)

Dieses Feld wird vom System gefüllt und zeigt den offenen Saldo des Kreditors In Mandantenwährung (MW) – also jener Währung, in der Sie ihre Berichte an Ihr lokales Finanzamt abliefern müssen und die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung definiert wird. Auch hier ist die englische Bezeichnung etwas klarer, da heißt es nämlich local currency, also lokale Währung. Bei einem Klick auf die Summe öffnen sich die so genannten offenen Posten (Kreditorenposten) des Kreditors, also ein Überblick über alle offenen Rechnungen aus denen sich diese Summe zusammensetzt.

Fälliger Saldo (MW)

Auch hier sehen Sie den Saldo des Lieferanten bzw. beim Klick die Details. Hier handelt es sich jedoch nur um die fälligen Rechnungen des Kreditors womit diese Summe etwas geringer sein kann als jene oben.

Belegsendeprofil

Gibt die bevorzugte Methode zum Senden von Dokumenten an diesen Lieferanten an. So müssen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie ein Dokument an diesen Kreditor senden wollen, eine Sendeoption auswählen. Belege werden mit dem angegebenen Sendeprofil gesendet, dieses hat Vorrang vor dem Standardsendeprofil für Dokumente. Mehr dazu in einem Beitrag zum Bereich System.

Suchbegriff

der Suchbegriff ist wie überall anders auch eine Möglichkeit, neben dem offiziellen Namen eben einen Suchbegriff zu vergeben um Datensätze schneller oder in gewohnter Weise zu finden.

IC-Partnercode

Legt den Intercompany – Partnercode des Kreditors fest. Ich empfehle dieses Feld auszublenden wenn es nicht explizit notwendig ist (im KMU-Bereich eher sehr selten).

Einkäufercode

Der Code des Mitarbeiters der normalerweise für den Lieferanten zuständig ist. Dieser Code bzw. die Beschreibung (also der Name) wird auch in diverse Dokumente übertragen. Bitte beachten Sie: Einkäufer (gemeinsam mit Verkäufern) und deren Codes müssen in einer eigenen Liste angelegt werden um sie hier auswählen zu können.

Zuständigkeitseinheitencode

Der Code für die Zuständigkeitseinheit, die diesen Kreditor standardmäßig verwaltet. Zuständigkeitseinheiten (oder Responsibility Center wie es auf Englisch heißt), sind willkürliche organisatorische Einheiten wie z.B. Verkaufsbüros, Filialen oder Lagerorte über die bestimmte Parameter vordefiniert werden können. Diese machen vermutlich nur bei größeren oder stark diversifizierten Firmen Sinn.

Suche nach Namen deaktivieren

Legt fest, dass Sie den Kreditorennamen in Dokumenten ändern können, da kein Abgleich mit dem Kreditorenstammdaten erfolgt.

Siehe dazu die entsprechende Erklärung unter Debitoren Stammdaten I

Adresse und Kontakt

Kreditoren Stammdaten 1.2

Adresse

Dies ist die primäre Adresse des Lieferanten und wird immer auch als Rechnungsadresse verwendet. Andere Adressen sind in beliebiger Anzahl möglich, werden aber an anderer Stelle definiert.

Adresse

Dieses Feld heißt zwar Adresse, gemeint ist bei uns jedoch Straße 1. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen. Das bei den Debitoren Gesagte gilt hier analog

Adresse 2

Straße 2 wie oben oder eben jeglicher anderer Adresszusatz. Die maximale Länge beträgt 50 Zeichen.

Länder-/Regionscode

Gibt das Land/die Region des Lieferanten an. Diesen Code müssen sie aus einer vorher angelegten Tabelle auswählen. Beachten Sie bitte, dass diese Auswahl verschiedenste Auswirkungen hat, unter anderem auf das Adressformat und die formale Prüfung der UID Nummer. Mehr dazu in einem gesonderten Beitrag und weiter unten.

Ort

Wie der Name schon sagt. Auch hier gilt das bereits bei den Debitoren Gesagte: Es gibt im Hintergrund eine Tabelle von Postleitzahlen, Orten und Ländern. Erwischt man bei der Postleitzahl eine Nummer die es zweimal gibt dann wird unter Umständen sowohl der Ort als auf das Land überschrieben (und oft merkt man das gar nicht).
Ich empfehle diese Tabelle entweder ganz leeren oder nur mit jenen Werten füllen, die absolut gesichert sind. Und dann auch nur mit jenen aus dem Heimatland. Speziell bei der Mischung von Schweiz und Österreich läuft man hier nämlich in ziemliche Probleme weil in beiden Ländern die Postleitzahlen sehr ähnlich sind. Außerdem empfiehlt es sich, die Felder auf der Karte umzudrehen – das heißt zuerst die Postleitzahl, dann den Ort und zum Schluss das Land. So bemerkt man wenigstens wenn das System ein Eigenleben entwickelt.

PLZ-Code

Die Postleitzahl der Lieferantenadresse. Das oben Gesagte gilt hier entsprechend.

Auf Karte anzeigen

Bei einer Cloudversion immer und bei einer lokalen Version nach korrekter Einrichtung wird hier die obige Adresse oder der Werg dorthin (mit ein paar wählbaren Optionen) in der Bing Karte angezeigt.

Kontakt

Wie an anderer Stelle bereits erwähnt, sind Kontakte eine eigene Tabelle in der zwischen Firmen- und Personenkontakten unterschieden wird. Nur Firmenkontakte können mit Kreditoren verbunden sein. Wenn dem so ist, werden einige definierbare Felder zwischen Kontakt und Kreditor synchronisiert. Da Kreditoren keine Personenverwaltung haben, werden diese über die Kontakte definiert – ein Firmenkontakt kann einen oder mehrere zugehörige Personenkontakte besitzen. Bei der Erstellung eines Kreditors wird immer auch ein Firmenkontakt angelegt.

Warum die lange Vorrede? Die folgenden Informationen können aus dem Kontaktestamm genommen werden bzw. ergänzen diesen automatisch bei freihändiger Eingabe

Code des primären Kontakts

Hier können Sie die Nummer des zugehörigen Kontakts auswählen. Damit wird dann auch der Name des Kontakts in die nächste Zeile geschrieben und auf diversen Dokumenten gemäß den Einstellungen in der Ländertabelle gedruckt. Es macht hier natürlich nur wenig Sinn den Firmenkontakt zu wählen,

Kontakt(name)

Hier wird entweder der Kontakt wie oben beschrieben angezeigt oder Sie können einen Namen erfassen. Der erfasste Name wird unmittelbar als Datensatz unter dem zugehörigen Firmenkontakt angelegt und dann auch mit der Nummer oberhalb angezeigt.

Telefonnr., Mobiltelefonnr., E-Mail, Faxnr., Homepage

Die Telefonnummer der Kontaktperson bzw. freie Eingabe. Wird über das Feld oben ein neuer Personenkontakt angelegt, so werden die Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail und Homepage ebenfalls bei diesem Kontakt eingetragen.

Unsere Kontonummer

Hier können Sie Ihre Konto-/Kundennummer beim Lieferanten hinterlegen so Sie diese wissen und wenn es eine Zweck erfüllt.

Sprachcode

Gibt die Sprache an, die für Ausdrucke für diesen Debitor verwendet wird. Dieser Parameter sieht unschuldig aus, bewirkt jedoch auch eine ganze Menge. Haben sie nämlich für einen Kreditor einen von ihrer Mandantensprache abweichenden Sprachcode gewählt, dann müssen sowohl die Dokument-Layouts als auch Stamm- und Hilfsdaten entsprechend übersetzt sein. Ich empfehle daher, den Sprachcode mit Bedacht zu wählen.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Kreditoren sperren (link)
Einen neuen Kreditor anlegen (link)
Einkäufer einrichten (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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