Business Central – Kreditoren & Einkauf Einrichtung

Die Kreditoren & Einkauf Einrichtung ist in vielerlei Hinsicht spiegelverkehrt zu jener von Debitoren & Verkauf. Wo immer möglich habe ich die entsprechenden Absätze kopiert und angepasst

Kreditoren Einkauf Einrichtung

Kreditoren & Einkauf Einrichtung

Die Kreditoren & Einkauf Einrichtung ist in vielerlei Hinsicht spiegelverkehrt zu jener von Debitoren & Verkauf. Wo immer möglich habe ich die entsprechenden Absätze kopiert und angepasst um Ihnen das leidige Hin- und Herspringen über Links zu ersparen. Es ist also nicht Faulheit auf meiner Seite…

Kreditoren Einrichtung 1

Allgemein

Rabattbuchung

Über diese Auswahl legen Sie fest, ob Rabatte getrennt vom Einkauf in der FiBu gebucht werden sollen und wenn ja wie. Wir empfehlen Ihnen aber entweder “keine” oder “alle” zu verwenden, es sei denn es gibt einen spezifischen Grund nur eine der beiden Rabattarten separat zu verbuchen

  • Keine Rabatte: Rabatte werden nicht separat gebucht, stattdessen wird der Rechnungsbetrag netto, also minus aller Rabatte auf das oder die Einkaufskonten gebucht.
  • Rechnungsrabatte: Der sich ergebende Betrag aus Rechnungsbetrag minus Zeilenrabatt wird auf das Einkaufskonto gebucht, der Rechnungsrabattbetrag wird separat auf das in der Buchungsmatrix bei der Position „Eink.-Rechnungsrabattkonto” hinterlegte Konto gebucht”.
  • Zeilenrabatte: Der sich ergebende Betrag aus Rechnungsbetrag minus Rechnungsrabatt(en) wird auf das Einkaufskonto gebucht, der Zeilenrabattbetrag wird separat auf das in der Buchungsmatrix bei der Position „Eink.-Zeilenrabattkonto” hinterlegte Konto gebucht.
  • Alle Rabatte: Sowohl der Rechnungs- als auch der Zeilenrabatt werden als Einkaufsminderung auf die Konten bei den in der Buchungsmatrix vorgegeben Positionen „Eink.-Rechnungsrabattkonto” und „Eink.-Zeilenrabattkonto” gebucht.
Lieferschein bei EinkaufsRechnung

Wenn dieser Schalter nicht aktiv ist dann wird beim Buchen einer Verkaufsrechnung keine gebuchte Verkaufslieferung erstellt wird. Der Hilfetext im System selbst ist auch hier offensichtlich falsch weil es ja zwangsläufig eine Rechnung geben muss wenn ich eine Einkaufsrechnung buche. Die Empfehlung lautet hier “Nein” einzustellen.

Rücklieferung bei Gutschrift

Hier gilt das gleiche wie oben, nur umgekehrt. Ist dieser Schalter nicht gesetzt dann wird beim Buchen einer Einkaufsgutschrift keine gebuchte Rücklieferung erstellt. Was allerdings auch heißt dass Sie diese nicht drucken können und das kann bei einer Ausliefeung ggf. ein Problem sein.

Rechnungsrundung

Legt fest, ob Beträge für Verkaufsrechnungen gerundet werden. Die Rundung wird wie im Fenster ‘Finanzbuchhaltung Einrichtung’ im Feld ‘Rechnungsrundungspräzision (MW)’ angegeben vorgenommen. Die empfohlene Einstellung lautet hier selbstverständlich “Ja”

Artikel aus Artikelnr. erstellen

Definiert, ob vom System vorgeschlagen werden soll, einen neuen Artikel zu erstellen, wenn die Eingabe im Feld Artikelnummer falsch oder unvollständig ist. Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellung in der Lager Einrichtung und meine Kommentare dazu.

kreditorenname in Posten kopieren

Bestimmt, ob der Name des Lieferanten bei der Buchung in die Kreditorenposteneinträge kopiert werden soll. Die empfohlene Einstellung lautet hier “Ja”. Allerdings können Sie diesen Schalter auch zu einem späteren Zeitpunkt setzen, das System trägt dann (nach Bestätigung und nach Bestimmung einer Ausführungszeit) alle Namen in den Kreditorenposten nach. Dies kann u. U. jedoch ein paar Studen dauern.

Ext. Belegnr. erforderlich

Über diesen Schalter wird festgelegt, ob auf Bestellungen, Einkaufsrechnungen oder Buchungsblatt (Journal) Zeilen eine externe Belegnummer in dem Feld ‘Externe Belegnummer’ eigegeben werden muss.

MwSt.-Differenz zulassen

Gibt an, ob der manuelle Ausgleich von MwSt.-Beträgen in Einkaufsbelegen erlaubt ist. Um jedoch tatsächlich eine Korrektur der Vorsteuer im Einkaufsbeleg durchführen zu können, muss der Parameter “maximal MwSt.-Differenz zulässig” in der Finanzbuchhaltung einen Wert >0 aufweisen.

Rechnungsrabatt berechnen

Gibt an, ob der Rechnungsrabattbetrag automatisch bei Einkaufsbelegen berechnet wird. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Rechnungsrabattbetrag automatisch berechnet, wenn Sie eine der folgenden Aktionen auf den Verkaufsbelegen durchführen: Statistiken anzeigen, einen Testbericht anzeigen, drucken, buchen.
Steht dieser Schalter auf “Nein” können Sie einen Rechnungsrabatt manuell erfassen, aber auch den hinterlegten Rechnungsrabatt über die Aktionszeile ganz oben über Aktionen/Funktion berechnen lassen.

RechnungsRabatt pro MwSt.-Kennzeichen berechnen (Rech.Rab. pro MwSt.Kennz. ber.)

Gibt an, ob der Rechnungsrabatt dem MwSt.-Kennzeichen entsprechend berechnet wird, das in der MwSt.-Buchungseinrichtung definiert ist. Falls Sie dieses Kontrollkästchen nicht aktivieren, wird der Rechnungsrabatt auf Grundlage der Rechnungssumme berechnet. Der Unterschied hier besteht lediglich darin, dass es bei Verwendung der einen oder anderen Methode zur kleinen Differenzen in der Mehrwertsteuerberechnung kommen kann. Allerdings ist es so, dass gerade bei Eingangsrechnungen die Berechnung der Mehrwert(Umsatz)steuer durch den Lieferanten kaum nachvollzogen werden kann und man daher besser auf die Korrektur des Mehrwertsteuerbetrags selbst ausweicht (siehe den entsprechenden Parameter hier).

Währungsausgleich

Hier wird bestimmt, ob es zulässig ist, Kreditorenzahlungen in verschiedenen Währungen auszugleichen. Folgende Möglichkeiten werden angeboten, die Empfehlung lautet “Alle”:

  • Kein: Alle Posten, die an einem Ausgleich beteiligt sind, müssen in derselben Währung sein.
  • EWU: Sie können nur Posten in Euro und in den alten nationalen EWU-Währungen miteinander ausgleichen.
  • Alle: Sie können Posten in verschiedenen Währungen miteinander ausgleichen. Die Posten können in beliebigen Währungen sein.
BEMERKUNGEN KOPIEREN: RAHMENbestellungen IN bestellungeb, Bestellungen in EinkaufsRechnungen, Bestellungen IN Eingangslieferungen, einkaufsREKLAMATIONen IN GUTSCHRIFTen, EINKAUFSREKLAMATIONEN IN RÜCKlieferungen

Legt fest, ob Bemerkungen aus einem Beleg in den nächstfolgenden (siehe Titel) kopiert werden sollen. Gemeint sind dabei die Bemerkungen die über die Aktionsleiste erreichbar sind.

Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw.

Ist m. M. nach wieder einmal sehr schlampig aus “Exact Cost Reversing Mandatory = Exakte Kostenumkehr verpflichtend” in “Einstandspreis Rückverfolgung notwendig” übersetzt und gibt an, dass eine Rücksendung erst gebucht werden kann, wenn im Feld ‘Ausgegl. von Artikelposten’ in der Einkaufszeile ein Posten angegeben wird. Eine nähere (wenn auch komplizierte) Erklärung dazu finden Sie hier. Unter der Voraussetzung dass Sie Wert auf eine präzise Kostenzuordnung legen dann ist die empfohlene Einstellung hier “Ja”.

Wenn Sie mit Retouren oder Gutschriften arbeiten und das Feld Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw entweder auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. oder auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. entsprechend Ihrer Situation eingerichtet haben, dann füllt Business Central automatisch die verschiedenen Eingabefelder der Anwendung aus, wenn Sie die Funktion Aus Dokument kopieren verwenden. Wenn Sie die Funktion Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen verwenden, werden diese Felder immer automatisch ausgefüllt.

Vorauszahlung beim Buchen prüfen

Legt fest, dass Sie eine Bestellung mit nicht bezahltem Vorauszahlungsbetrag nicht empfangen oder als Rechnung erfassen können. >> Ich wüsste jetzt nicht warum man das tun sollte – also jedenfalls das Entgegennehmen (im System) sollte möglich sein.

Standard Lief.-Mahn. Datumsfeld

Gibt das Datumsfeld der Bestellzeile an, das der Erstellung von Liefermahnungen entspricht. Gemeint ist hier auf welches Datum sich die Liefermahnung (bzw. die Erstellung derselben) beziehen soll:

Gewünschtes Wareneingangsdatum,
Zugesagtes Wareneingangsdatum,
Erwartetes Wareneingangsdatum

Häufigkeit für automatische Aktualisierungen zu Vorauszahlungen

Hier können Sie festlegen ob und wenn ja in welchem Intervall der Status von Vorauszahlungen aktualisiert werden soll. Wenn dieser Punkt auf “Täglich” oder “Wöchentlich” gesetzt wird, dann wird der entsprechende Aufgabenwarteschlangenposten automatisch erstellt oder geändert.

Job Vorauszahlung Einkauf
Standardbuchungsdatum

Hier können Sie bestimmen, ob das Feld „Buchungsdatum“ auf Einkaufsbelegen mit dem Arbeitsdatum (im Standard ist das das Tagesdatum, es sei denn Sie stellen es manuell um) vorausgefüllt werden soll oder nicht. Empfehlung: Arbeitsdatum.

Standardmenge akt. Lieferung

Legt den Standardwert fest, der in Bestellzeilen in das Feld ‘Menge akt. Lieferung’ und in Einkaufsreklamationszeilen in das Feld ‘Rücklieferungsmenge zu liefern’ eingefügt wird. “Rest” bedeutet in diesem Fall, dass immer die noch nicht gelieferte Menge vorgeschlagen wird – im Normalfall also alles.

Löschen des Belegs zulassen vor

Definiert, ob und wann gebuchte Einkaufsbelege gelöscht werden können. Falls Sie ein Datum eingeben, können gebuchte Einkaufsbelege mit einem Buchungsdatum an oder nach diesem Datum nicht gelöscht werden.

Aktualisierte Adressen ignorieren

Wenn dieser Schalter auf “Ja” steht, dann werden Adressänderungen auf Einkaufsbelegen nicht in die Kreditorenkarte kopiert. Standardmäßig (wenn der Schalter auf “Nein” steht) werden Sie gefragt ob Sie Adressänderungen auf Bestellungen oder Einkaufsrechnungen in die Kreditorenkarte zurückschreiben wollen. Bitte beachten Sie dazu auch den Hinweis hier.

Zeilenbeschreibung zu Sachposten kopieren

Gibt an, dass die Beschreibung in Einkaufsbelegzeilen der Art „Sachkonto“ in die resultierenden Sachposten übertragen werden soll.

Rechnungsnummer in Zahlungsreferenz kopieren

Gibt an, ob der Wert des Feldes „Kreditorenrechnungsnr.“ während der Buchung in das Feld „Zahlungsreferenz“ kopiert werden soll, sofern das Feld „Zahlungsreferenz“ leer ist.

Kreditoren Einrichtung 2

Nummenserie

Wählen Sie hier die einzelnen Nummernserien aus dem vorher angelegten Vorrat. Selbstverständlich müssen Sie nur jene Felder ausfüllen, die sie später dann auch benötigen. Sollten Sie aktuell einen Nummernkreis noch nicht wissen oder nicht angelegt haben so können Sie diesen jederzeit nachtragen, das System weist Sie mit einer Meldung auf das Fehlen hin.

Hintergrundbuchung

Die Möglichkeit von Hintergrundbuchungen existiert in der FiBu, im Verkauf und auch hier im Einkauf. Die Einrichtung ist überall die gleiche.

Mit Aufgabenwarteschlange buchen

Setzen Sie diesen Punkt auf Ja, damit teilen Sie den System grundsätzlich mit, dass Sie zeitversetzt buchen wollen.

Mit Aufgabenwarteschlange buchen & drucken

Setzen Sie diesen Punkt auf Ja wenn sie, ähnlich wie beim manuellen Buchen, gleichzeitig buchen und drucken wollen. Dies kann allerdings zu Fehlern führen wie Microsoft in der Hilfe hier schreibt:

“Wenn Sie einen Beleg an einen Drucker senden und der Drucker ein Dialogfeld anzeigt, wie eine Anforderung für Anmeldeinformationen oder eine Warnung über geringe Druckertinte, wird der Beleg gebucht, aber nicht gedruckt. Die entsprechenden Aufgabenwarteschlangenposten überschreiten letztendlich die Zeit und das Feld Status ist auf Fehler festgelegt. Entsprechend empfiehlt es sich, dass Sie kein Druckersetup verwenden, das Aktivität mit der Anzeige von Druckerdialogfeldern in Verbindung mit Hintergrundbuchung benötigt.”

Vielleicht noch ein Wort zum Hintergrund: Zeitversetztes Buchen macht immer dann Sinn, wenn viele Transaktionen gleichzeitig stattfinden müssen und ein Buchungsvorgang, speziell Stapelbuchungen im Verkauf, gegebenenfalls nicht abgeschlossen werden können weil andere Prozesse diesen Buchungsprozess blockieren. Über Hintergrundbuchungen kann man den kritischen Prozess des Abschließens z. B. in die Abendstunden verlegen und somit Eingabearbeiten während des Tages ungehindert durchführen.

Aufgabenwarteschlange – Kategoriencode

Wählen Sie hier aus einer Liste von Aufgabenwarteschlangen Kategorien die zutreffende aus (diese sollte natürlich vorher angelegt worden sein bzw. können Sie eine Kategorie hier auch direkt anlegen wenn sie über die notwendigen Rechte verfügen.). Diese Kategorie verwenden Sie auch, wenn Sie dann die eigentliche Aufgabe anlegen, die das Buchen durchführt. Da beim Anlegen einer Zeile oder eines Belegs diese Kategorie geholt und in den Kopf geschrieben wird, weiß das System bei der Abarbeitung welche Belege oder Belegzeilen betroffen sind.

Bei Erfolg benachrichtigen

Legt fest, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll, wenn Buchen und Drucken abgeschlossen sind. Ich muss allerdings noch herausfinden wohin diese Nachricht geht und in welcher Form sie erfolgt.

Art der Berichtsausgabe

Gibt die Ausgabe des Berichts an, der mit einem Aufgabenwarteschlangenposten geplant ist, wenn das Kontrollkästchen “Mit Aufgabenwarteschlange buchen und drucken” aktiviert ist.

Kreditoren Einrichtung 3

Archivierung

Hier können Sie festlegen, ob Sie die hier angeführten Dokumenttypen archivieren wollen oder nicht. Bei Angeboten haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie gefragt werden wollen ob ein Angebot archiviert werden soll. Achtung: Ich habe diese Funktionen auch hier nicht getestet.

Standardkonten

Standardsollkonto für Nicht-Artikel-Positionen

Legt das Sachkonto fest, das automatisch in Einkaufszeilen vom Typ Soll (Einkaufs-, Kosten- oder Warenbestandskonto) eingefügt wird, die aus elektronischen Dokumenten erstellt werden, wenn die Eingangsbelegzeile keinen identifizierbaren Artikel enthält. Jede Eingangsbelegzeile, die keine GTIN oder Artikelnummer des Lieferanten enthält, wird in eine Einkaufszeile vom Typ Sachkonto umgewandelt und das Feld “Nr.” der Einkaufszeile enthält das Konto, das Sie in diesem Feld auswählen.

Standardhabenkonto für Nicht-Artikel-Positionen

Legt das Sachkonto fest, das automatisch in Einkaufszeilen vom Typ Haben eingefügt wird, die aus elektronischen Dokumenten erstellt werden, wenn die Eingangsbelegzeile keinen identifizierbaren Artikel enthält. Jede eingehende Dokumentzeile, die keine GTIN oder Artikelnummer des Lieferanten enthält, wird in eine Einkaufszeile des Typs Sachkonto umgewandelt, und das Feld Nr. der Einkaufszeile enthält das Konto, das Sie in diesem Feld auswählen.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Einkauf einrichten (link)
Einkauf (link)


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