Kontenplan und Sachkonten

Kontoplan Sachkonto

Kontenplan und Sachkonten

Der Kontenplan ist das Herzstück jedes ERP-Systems. Hier werden Vermögen, Schulden, Erträge und Aufwände auf den einzelnen Sachkonten gesammelt und dann in verschiedensten, teilweise gesetzlich vorgeschriebenen, Berichten ausgewertet und präsentiert. Gewöhnlicherweise wird der Kontenplan ganz am Anfang einer Implementation eingerichtet da in fast allen Modulen Konten oder Kontengruppen hinterlegt werden müssen um die automatische Verbuchung von Geschäftsfällen zu gewährleisten.

Allerdings sollte VOR der Übernahme aus einem vorherigen System geprüft werden, ob der Kontenplan nicht vereinfacht oder gestrafft werden kann. Sehr oft sind nämlich, neben anderen Altlasten, Kostenstellen oder Kostenträger in die Sachkontenlogik integriert und blähen somit den Kontenplan unnötig auf. In Business Central können wir diese Zusatzinformationen über Dimensionen elegant und von den Konten getrennt lösen.

Allgemein

In diesem Inforegister werden die wichtigsten Parameter zu den einzelnen Sachkonten festgelegt. In Abhängigkeit von der Anzahl der verwendeten Konten empfiehlt es sich jedoch, diese nicht mit der Hand einzutragen sondern über z.B. eine Excel Datei zu importieren. Mehr dazu wenn ich zu den so genannten Konfigurationspaketen komme (vielerorts auch noch bekannt als „Rapid Start“)

Sachkonto allgemein
Nr.

Hier ist, anders als im Hilfetext dargestellt, die eindeutige Sachkontonummer gemeint. Diese kann bis zu 20 alphanumerische Stellen lang sein. In den meisten Ländern gibt es zur Gestaltung der Kontonummern zwar keine bindenden Vorschriften aber doch Gepflogenheiten wie z.b. den österreichischen Einheitskontenrahmen oder den DATEV SKR03 oder SKR04.

Name

Gibt den Namen des Sachkontos an. Auch hier empfiehlt es sich, sich an die Gepflogenheiten zu halten. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.

GuV/Bilanz

Gibt an, ob es sich bei dem Sachkonto um ein GuV-Konto oder ein Bilanzkonto handelt. Dies hat auch einen funktionalen Hintergrund da zum Jahresende mit einer Routine nur GuV Konten abgeschlossen werden.

Kontokategorie

Gibt die Kategorie des Sachkontos an. Diese Liste ist fix vorgegeben und auf deutsch wieder einmal ziemlich unverständlich.

Konto Kategorie deutsch
Konto Kategorie englisch
Kontounterkategorie

Die so genannte Unterkategorie kann von Ihnen frei definiert und zugeordnet werden. Einzig die Zugehörigkeit zur richtigen Kategorie (siehe oben) sollte gegeben sein. Über Einrückungen und die sich darüber automatische ergebenden Summen können Sie eine Bilanz und G&V Struktur erzeugen, die Ihnen sehr rasch einen aktuellen Bericht liefert. Diese Struktur dient in erster Linie als Basis für ein in der FiBu Einrichtung definiertes Kontenschema. Mehr dazu dann in einem eigenen Artikel über Finanzberichte. Eine direkt über den Kontoplan sichtbare Bilanz- und G&V-Gliederung können Sie über das Feld ‚Kontoart‘ gestalten (siehe unten).

Kontokategorien

Sie können diese Seite entweder über einen Klick auf die drei Punkte im Feld Kontounterkategorie aufrufen oder als eigene Seite über die TellMe Suche mit dem Wort ‚Sachkontokategorie‘ (’sa ko ka‘).

In dieser Liste werden Unterkategorien in mehreren hierarchischen Stufen und mit den ihnen zugewiesenen Sachkonten angezeigt. Sie können hier direkt neue Unterkategorien erstellen und diese Kategorien wiederum vorhandenen Konten zuweisen.

Sie erstellen eine Kategoriegruppe, indem Sie andere, zugehörige Kategorien unter einer Zeile einrücken (Funktion oben in der Aktionszeile unter Prozess). Dies erleichtert Ihnen den Überblick, da jede Gruppe automatisch summiert wird.

Wenn in der Bilanz z.B. eine Unterkategorie für Geldkonten (unter Umlaufvermögen) existiert und Sie möchten aber, dass Kassa- und Girokonten getrennt ausgewiesen werden, so gehen Sie vor wie folgt:

Fügen Sie zwei neue Unterkategorien hinzu. Eine für Kassa- und eine für Ihre Girokonten. Erstellen Sie eine Kategorie ‚Geldkonten‘ so diese noch nicht existiert und rücken Sie Kassa- und Girokonten darunter um eine Stufe ein. Ordnen Sie die die neuen Kategorien den entsprechenden Konten zu.
Beim nächsten Aufruf zeigt Ihre Bilanz einen automatisch errechneten Gesamtsaldo für Geldkonten und in den zwei neuen Zeilen darunter die Salden für Kassa- und Girokonten.

Wenn Sie ein Konto einer Kategorie zuordnen, dann wird dieses Konto automatisch in den von – bis Bereich in der Spalte „Sachkonten in Kategorie“ aufgenommen. Das Bilden der Summe auf der nächsthöheren Ebene erfolgt automatisch. Über das Menü oben bzw. die Aktionsleiste können Sie Zeilen nach oben oder unten verschieben und ein- und ausrücken und damit die von Ihnen gewünschte Struktur schaffen.

Sie können auch zusätzlich noch angeben, ob die Konten in jeder Unterkategorie in bestimmten Berichtstypen enthalten sein müssen. Auch hier wieder der deprimierende Vergleich zwischen englisch und deutsch:

Berichtsdefinition deutsch
Berichtsdefinition englisch

In den Infoboxen rechts (diese müssen Sie gegebenenfalls über das runde Info Symbol rechts oben einblenden) sehen Sie, welche Konten der markierten Kategorie zugeordnet wurden und auch welche Konten insgesamt noch keiner Kategorie zugeordnet wurden.

Hinweis: die Nummern die Sie in der Liste Sackkontokategorien sehen und die z.B. Kontoklassen und Kontogruppen entsprechen (können) sind Teil des Namens und keine eigene Spalte. Das heißt es erfolgt auch keine automatische Neunummerierung wenn Sie beispielsweise eine Kontogruppe in der zweiten oder dritten Ebene einfügen. Lassen Sie daher bei der Nummerierung Lücken um später problemlos einfügen zu können wenn das notwendig sein sollte.

Hinweis 2: Änderungen in den Salden (durch z.B. Gruppenbildungen) können Sie nicht unmittelbar sehen sondern Sie müssen zuerst das Konto oder die Liste Sachkontokategorien verlassen und dann wieder aufrufen.

Soll/Haben

Gibt die Art der Posten an, die in der Regel auf dieses Sachkonto gebucht werden. Man würde hier eine Einschränkung beim direkten Buchen erwarten (nur Soll oder Haben zulässig), dies ist aber offensichtlich nicht der Fall.

Kontoart

Zusätzlich (!!) zu der über Kategorien möglichen Gliederung (die aber am Kontenplan nicht direkt ersichtlich ist) können Sie über Einstellungen in diesem Feld ihren Kontenplan strukturieren und diese Struktur auch direkt sichtbar machen. Auch die Bildung von Gruppen und Zwischensummen ist möglich. Im Folgenden die einzelnen Einstellungsmöglichkeiten:

Konto

Nur wenn diese Kontoart definiert ist, kann auf dieses Konto auch gebucht werden. Auch hier ist die Bezeichnung im Englischen etwas klarer, dort heißt es nämlich ‚Posting‘ also buchen. Nur diese Art von Konten scheinen auch bei der Kontoauswahl z.B. in Buchungsblättern auf

Von Summe, Bis Summe

Anfang und Ende einer ‚Summenklammer‘ wie ich es nenne. Über diese beiden Arten wird der Anfang und das Ende einer Gruppe von zu summierenden Konten definiert. Das Ergebnis wird automatisch im Feld ‚Bis Summe‘ über einen Eintrag im Feld ‚Zusammenzählung‘ dargestellt.

Überschrift

Dieser Typ definiert ein rein formales Element – nämlich die Überschrift über eine Gruppe von Konten oder Summen. Gewöhnlicherweise verwenden Sie diese Art, um Überschriften zu definieren die kein Bestandteil Summenklammer bzw. rein dekorativ/erklärend sind.

Summe

In diesem Typ wird nicht automatisch zusammengerechnet wie im Feld ‚Bis Summe‘, sondern hier müssen Sie über ‚Zusammenzählung‘ die Konten oder Positionen die zusammengerechnet werden, manuell angeben. Wenn man so will ist das das Gegenstück zur Überschrift.

Zusammenzählung

In diesem Feld wird definiert, was als Saldo dargestellt werden soll. Im Falle der Kontoart ‚Bis Summe‘ wird hier der Anfangs- und Endwert automatisch notiert, bei der Kontoart ‚Summe‘ müssen Sie dies manuell tun.

Obwohl diese beiden Felder – also Kontenart und Zusammenzählung anfänglich ein wenig schwierig zu verstehen sind wird der Sinn der zweifachen Möglichkeit für Summe und Überschrift rasch klar, wenn man sich den Kontenrahmen SKR 04 bzw. das Umsatzkostenverfahren ansieht. Dort werden in der G&V zuerst die Erträge berechnet und Aufwendungen werden dann Schritt für Schritt davon abgezogen. Dies funktioniert mit reinen Gruppensummen nicht mehr.

Leerzeilen

Gibt für den Druck die Anzahl von Leerzeilen an, die vor diesem Konto im Kontenplan eingefügt werden sollen. Dies macht speziell vor Gruppen zur leichteren Lesbarkeit Sinn

Neue Seite

Hier können Sie bestimmen, ob beim Ausdruck des Kontenplans nach diesem Sachkonto eine neue Seite begonnen werden soll (Schalter auf EIN)

Suchbegriff

Wie auch bei anderen Stammdaten können Sie hier einen internen und von der Kontobezeichnung abweichenden Suchbegriff erfassen um ein Konto später schneller zu finden. Dieser Suchbegriff wird nach außen (also in Berichten) nicht angezeigt

Saldo

Zeigt den den Saldo für dieses Konto unabhängig vom Arbeitsdatum an. Bei einem Klick auf Summe öffnet sich die Liste der Sachposten die zu dieser Summe führen.

Abstimmbar

Über diesen Schalter wird bestimmt, ob dieses Sachkonto beim Aufruf von ‚Prozess/Abstimmung‘ in einem FiBu Buchungsblatt angezeigt wird. Über diese Funktion sehen Sie den erwarteten Saldo des Kontos nach der Durchführung der Buchungen. Dieser sollte mit dem Saldo auf z.B. dem Bankauszug übereinstimmen.

Abstimmen
Automat. Textbaustein

Wenn für dieses Konto ein Textbaustein definiert wurde und wenn dieses Konto in einem Beleg wie z.B. einen Verkaufsauftrag oder einer Verkaufsrechnung direkt verwendet wird, dann bestimmt dieser Schalter, ob der Textbaustein auf der Belegzeile automatisch hinzugefügt werden soll. Dazu muss jedoch im Textbaustein selbst auch die Verwendung für dieses Dokument definiert worden sein (ebenfalls über einen Schalter).

Direkt

Über diesen Schalter wird bestimmt, ob dieses Konto direkt gebucht werden kann (also z.B. in einem Buchungsblatt) oder nur indirekt über Belege wie Verkaufsrechnungen oder Gutschriften. Sammelkonten wie Forderungen oder Verbindlichkeiten sollten niemals direkt bebucht werden können da es sonst zu Abstimmungsprobleme kommt.

Gesperrt

Über diesen Schalter können Sie Buchungen für dieses Konto sperren, z.B. wenn Sie beabsichtigen es in der Zukunft zu löschen. Die Sperre wirkt sich so aus, dass dieses Konto für Transaktionen nicht mehr ausgewählt werden kann.

Korrigiert am

Zeigt das letzte Änderungsdatum des Sachkontos an. Bitte beachten Sie auch hier den Artikel zum Änderungsprotokoll

Standardbeschreibung in Buch.-Blatt auslassen

Wenn dieser Schalter auf ja gesetzt ist, dann wird der Kontoname nicht wie sonst üblich in die Beschreibung einer Buchungsblatt-Zeile eingefügt. Damit kann man den Benutzer zwingen, eine bessere bzw. aussagekräftige Beschreibung in der Buchungszeile zu hinterlassen. Beim Buchen prüft das System, ob alle Beschreibungsfelder ausgefüllt sind. Wenn die Beschreibung leer ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Diese Prüfung funktioniert nur für FiBu Buchungsblätter.

Fehler buchen ohne Beschreibung

Buchen

Sachkonto Buchung
Buchungsart

Gibt die allgemeine Buchungsart an, die beim Buchen auf dieses Konto verwendet wird. Sie können auswählen, ob das Konto nur für Verkaufs- bzw. Einkaufstransaktionen (oder für beide) verwendet werden soll. Die hier festgelegten Buchungsart wird automatisch in die Journalzeile übernommen.

Ich verwende ‚Journalzeile‘ synonym für das eher unhandliche und vielleicht auch unpassende Wort ‚Buchungsblattzeile‘. Die generelle Verwendung des Worts ‚Journal‘ anstelle von ‚Buch.(ungs)Blatt‘ würde bei Buchhaltern im deutschsprachigen Raum auf nicht allzu großen Widerstand stoßen.

Das Programm verwendet das Feld Buchungsart zusammen mit den Feldern MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe, um das Konto zu suchen, auf das die Anwendung die MwSt. bzw. VSt. bucht.

Das Feld Buchungsart sollte nur für mehrwertsteuerpflichtige Einnahme- und Ausgabekonten verwendet werden. Für alle anderen Konten wählen Sie „Leer“.

Geschäftsbuchungsgruppe

Geben Sie hier die Geschäftsbuchungsgruppe an, aus der sich dieses Konto in der Buchungsmatrix ergibt. Das klingt jetzt vielleicht etwas kompliziert, ist aber der genau umgekehrte Vorgang wie beim Erstellen der Buchungsmatrix. Dort ergibt sich ja aus Geschäfts-und Produktbuchungsgruppe das relevante Sachkonto. Wenn dieses Sachkonto in einem Buchungsblatt direkt gebucht wird dann werden entsprechend dazu Geschäfts-und Produktbuchungsgruppe gefunden.

Produktbuchungsgruppe

Hier gilt das oben Gesagte analog, auch die Produktbuchungsgruppe wird für eine vollständige Buchung über ein FiBu Buchungsblatt benötigt.

MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe

Gehen sie auch hier den umgekehrten Weg wie bei der Erstellung der Mehrwertsteuer Buchungsmatrix. Wenn die Vorgaben bei den Geschäftsbuchungsgruppen eingetragen wurden dann füllt sich dieses Feld automatisch.

Geschäftsbuchungsgruppe
MwSt.-Produktbuchungsgruppe

Auch hier gilt das oben Gesagte analog, der Eintrag erfolgt automatisch wenn die Vorgabe bei der Produktbuchungsgruppe eingetragen wurde.

Vorg.-IC-Partner Sachkontonr.

Gibt das Konto an, die Sie häufig im Feld „Gegenkontonr.“ in Intercompany Buchungsblatt- oder Belegzeilen eingeben. Ich verzichte hier auf eine weitergehende Erklärung da dieses Feld nur verwendet wird, wenn auch Intercompany Transaktionen gebucht werden die ihrerseits wieder eine spezielle Einrichtung benötigen.

Standard-Abgrenzungsvorlage

Wenn Buchungen auf dieses Konto grundsätzlich über mehrere Perioden abgegrenzt. werden sollen (z.b. Vorauszahlungen für Wartungsverträge oder Mietvorauszahlungen) dann kann hier eine so genannte Standard-Abgrenzungsvorlage hinterlegt werden. Diese gibt an, über welches Konto abgegrenzt werden soll und welche Perioden und Zeiträume verwendet werden sollen. Im Anschluss sehen Sie ein ganz einfaches Beispiel mit gleichen Monatssummen über ein Jahr. Sie können allerdings eine Abgrenzungsvorlage auch direkt in der Buchungszeile anwenden oder aber auch Abgrenzungen manuell buchen.

Die Abgrenzungsbuchungen werden gleichzeitig mit der Ursprungsbuchung erstellt. Sie müssen daher darauf achten, dass die notwendigen Buchungsperioden erstellt sind und Sie auch berechtigt sind, diese Buchungen durchzuführen. Die Fehlermeldungen sind in einem solchen Fall eher kryptisch aber das Ausdehen der Buchungsberechtigung bzw. die Erstellung der Buchungsperioden sollte das Problem lösen.

Abgrenzungsvorlage

Konsolidierung, Berichtswesen, Kostenrechnung

Bei den folgenden Punkten habe ich die Erklärungen direkt aus dem System kopiert da davon auszugehen ist, dass diejenigen die Konsolidierung oder abweichende Berichtswährungen verwenden, sehr genau wissen was sie tun und daher auch keine weiterführenden Weisheiten meinerseits benötigen. Einzig zum Thema Kostenrechnung werde ich möglicherweise noch gesondert etwas machen.

Zuvor allerdings noch ein nicht ganz unwichtiger Punkt:

Löschen eines Kontos

Um ein Sachkonto löschen zu können müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein

  • Der Saldo des Kontos muss Null betragen.
  • Das Feld Löschen v. Sachkonten zul. vor im Fenster Finanzbuchhaltung Einrichtung muss ausgefüllt sein, und das Konto darf keine Posten an oder nach diesem Datum enthalten.
  • Ist das Feld Sachkontoverwendung prüfen im Fenster Finanzbuchhaltung Einrichtung ausgewählt, darf dieses Konto nicht in Buchungsgruppen oder der Buchungsmatrix Einrichtung verwendet werden.
Sachkonto Konsolidierung Berichtswesen Kore
Konsol. Sollkonto

Gibt die Kontonummer in einem Konsolidierungsmandant an, auf den ein auf diesem Konto vorhandener Sollsaldo übertragen werden soll.

Konsol. Habenkonto

Gibt die Kontonummer in einem Konsolidierungsmandant an, auf den ein auf diesem Konto vorhandener Habensaldo übertragen werden soll.

Konsol. Umrechnungsmethode

Gibt die Konsolidierungsumrechnungsmethode des Kontos an, die den auf das Konto anzuwendenden Währungsumrechnungskurs bestimmt.

Kursregulierung

Gibt an, wie Sachkonten bei Kursschwankungen zwischen Mandantenwährung und Berichtswährung reguliert werden.

Kostenartnr.

Gibt eine Kostenartnummer an, um festzulegen, zu welcher Kostenart ein Sachkonto gehört.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Einrichten oder Ändern des Kontenplans (link)
Verständis der Fibu und des Kontoplans (link)
Arbeiten mit Dimensionen (link)
Als Vorgriff: Analysieren von Finanzauswertungen in Microsoft Excel (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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