Kontakte Stammdaten

Stammdaten Kontakte

Kontakte Stammdaten

Wann immer ich in Business Central über Kontakte und deren Stammdaten nachdenke beschleicht mich ein ungutes Gefühl. Dies aus zwei Gründen: erstens wird hier auf rein technischer Ebene gegen einen fundamentalen Grundsatz der Datenbanktheorie verstoßen und zweitens werden die potentiellen Möglichkeiten einer eigenen Kontaktdatenbank nicht wirklich gut genutzt.

Als Kurzerklärung für die absolut Frischgfangten: Kontakte sind Kunden oder Lieferanten. Also fast. Oder nicht immer…
Gewöhnlicherweise legt man einen Kontakt (Firma und/oder Person) an, wenn man jemanden in die Datenbank aufnehmen möchte, mit dem man bis dato noch keine Geschäftsbeziehung hatte (z.B. Interessenten oder Marketingziele).

Wenn dieser Kontakt dann zum Kunden/Lieferanten wird weil eben eine Bestellung, ein Auftrag oder eine Rechnung erstellt werden muss, dann bekommt dieser Kontakt schlichtweg ein anderes Kennzeichen und wird somit zum Debitor/Kreditor.

Nicht so in Business Central!

Dort wird ein Kontakt immer automatisch erstellt wenn ein Kunde/Lieferant erfasst wird bzw. man kann manuell aus einem Kontakt einen Debitor/Kreditor erstellen aber es bleiben beide Datensätze (verknüpft) nebeneinander bestehen.

Zum ersten Punkt: ganz simpel formuliert dürfen in einer Datenbank keine redundanten Informationen vorhanden sein. Dies ist aber in Business Central der Standard, das heißt dass zu einem Debitor/Kreditor auch ein immer Kontakt erzeugt wird – mit gleichlautendem Namen und, zumindest zu Anfang, auch mit gleichlautender Adresse. Es wird zwar programmtechnisch sichergestellt, dass diese Informationen nicht (zu weit) auseinander laufen können, nichtsdestotrotz sorgt dieser Ansatz für Verwirrung und bei einigen Zusatzprodukten sogar für regelrechtes Chaos. Für diese Vorgehensweise gibt es historische Gründe, allerdings denke ich das ist schön langsam an der Zeit wäre hier aufzuräumen und mit einer Kunden- und Lieferantentabelle und dafür mit Attributen (Debitor/Kreditor ja / nein) weiterzumachen.

Der zweite Punkt ist meines Erachtens nach ein Designproblem da ich zwar innerhalb der Kontakte Datensätze vom Typ Person definieren kann (was sehr gut ist) aber diese Personen nicht mit mehreren Kontaktunternehmen gleichzeitig verknüpfen kann. Dies entspricht absolut nicht mehr der heutigen Realität wo ich es schon lange nicht mehr mit fixen Zuordnungen zu tun habe sondern mit wechselnden Beziehungen. Im einfachsten Fall ist ein Lieferant auch Kunde, komplizierter wird es wenn eine Person Kunde, Angestellter und Mitbesitzer eines Lieferanten ist. Und dabei spreche ich noch nicht einmal von den einzelnen Rollen die eine Person sonst noch ausüben kann und die für Marketingzwecke enorm wichtig sein können. Außerdem erzeuge ich damit noch mehr Redundanzen und somit noch mehr potentielle Fehlerquellen.

Lange Rede kurzer Sinn: es gibt in Business Central Kontakte, diese sind auch in bestimmten Bereichen gut verwendbar wie z.B. wenn Kontaktpersonen als Ansprechpartner mit unterschiedlichen Adressen benötigt werden. Für die reine Abwicklung von Prozessen (also dem Ein- und Verkaufen von Waren), für den Buchhalter, den Einkäufer, den Auftragssachbearbeiter, den Kostenrechner oder den Lagermitarbeiter sind Kontakte jedoch von untergeordneter Bedeutung.

Allgemein

Kontakte Allgemein
Nr.

Die eindeutige Nummer des Kontakts. Je nach Einstellung in den Nummernserien wird das Feld entweder automatisch aus einer definierten Nummernserie gefüllt oder Sie geben die Nummer manuell ein. Wenn Sie mehrere Nummernserien definiert haben, dann können Sie über die drei Punkte im Feld die nächste Nummer aus einer diesen Serien auswählen. Bitte beachten Sie: wenn die Nummer automatisch gezogen wird und es keine alternativen Nummernserien gibt, dann wird bei der Neuanlage die Kontaktnummer nicht angezeigt.

Bitte verwenden Sie auf jeden Fall einen eigenen Nummernkreis für Kontakte, dieser sollte sich deutlich von jenem für Kunden / Debitoren unterscheiden.

Name

Der Name des Kontakts. Dieser wird auf allen Dokumenten und Belegen für den Kontakt angezeigt. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.

Exkurs: Name 3 punkte

Je nachdem ob als Art Unternehmen oder Person gewählt wurde, wird in dieser Funktion eine andere Maske sichtbar. Bei Unternehmern können Sie hier sofort die Adressinformationen erfassen, bei Personen können Sie Details zum Namen ergänzen sowie Titel und Anredecode. Lustigerweise (?) fehlt hier noch immer der nachgeordnete Titel, dieser muss leider im Zuge einer Erweiterung eingebaut werden da dieses Feld im Standard überhaupt nicht existiert. Alternativ könnte man das Feld ‚Initialen‘ verwenden (30 Zeichen) da das im deutschen Sprachraum eher nicht verwendet wird.

3 Punkte Unternehmen
3 Punkte Person

Hier auch noch gleich ein paar Worte zum sogenannten Anredecode. Dieser steht bei Personen in den Namensdetails, bei Unternehmern (im Standard) direkt unter dem Verkäufercode. Hinter dem Code steht eine Liste die Sie vorab oder (entsprechende Berechtigung vorausgesetzt) auch ad hoc ändern oder ergänzen können. Hier muss man wieder die Internationalität von Business Central in Betracht ziehen weil viele der Situationen, die über diesen Code ausgedruckt werden können, bei uns schlichtweg nicht existieren. Im deutschen Sprachraum wird eine Frau (formal) nicht unterschiedlich angesprochen nur weil sie verheiratet ist oder einen Titel hat.

Hinter diesen Codes stehen jeweils so genannte Formeln (oben über die Aktionsleiste erreichbar) die die Anrede für verschiedene Sprachen und dann jeweils für eine formelle und eine informelle Anrede definieren. In der Anrede selbst können Sie Platzhalter verwenden die Sie rechts in den vier verfügbaren Spalten definieren.

Zusammengefasst: über den Code wird das Geschlecht und, wenn man will, die Situation definiert, über die Formel die Sprache und die Art der Anrede (formell, informell).

Anredecode
Anredeformel
(Name 2)

Dieser ist im Standard weder einblendbar noch eingeblendet aber ich empfehle dringend dies zu tun (zu lassen). Weil ja aus Kunden automatisch Kontakte erstellt werden und diese Kunden eine zweite Namenszeile haben können. Damit ist diese zwar vorhanden aber bei den Kontakten nicht mehr sichtbar. Umgekehrt gilt das gleiche: wenn Sie einen Kontakt manuell anlegen kann dieser natürlich einen längeren Firmennamen haben. Die maximale Länge beträgt hier 50 Zeichen.

Art

Gibt die Art des Kontakts an, entweder Unternehmen oder Person. Es handelt sich hierbei zwar immer um den gleichen Typ Datensatz, allerdings werden durch diese Einstellung einige wenige Felder auf der Maske geändert und dann auch entsprechend gefüllt. Aus meiner Sicht sollte diese Unterscheidung als zweites Feld auf der Maske eingeblendet sein.

Unternehmensnr.

Wenn es sich bei dem Kontakt um ein Unternehmen handelt, dann steht hier die gleiche Nummer wie unter Nummer (siehe oben). Handelt es sich um eine Person die einem Unternehmen zugehörig ist, so steht hier die Nummer des Unternehmens. Wird eine Person ohne Zugehörigkeit zu einem Unternehmen erfasst, so steht hier nichts.

Die Verbindung zwischen Personen und Unternehmen können Sie auf zwei Arten herstellen. Entweder Sie wählen in diesem Feld hier das Unternehmen aus, dem die Person zugehörig ist oder sie erstellen die Person direkt als Personenkontakt unter einem Kontaktunternehmen.

Unternehmensname

Gibt den Namen des zugehörigen Unternehmens an. Wenn es sich bei dem Kontakt um eine Person handelt, wird der Name des Unternehmens angegeben, dem der Kontakt angehört. Dieses Feld kann zwar bearbeitet werden aber dies resultiert in einer Fehlermeldung. Auch da wird es wohl einen tieferen Sinn geben der sich mir aber entzieht.

Suchbegriff

Wie immer haben Sie hier die Möglichkeit, eine alternative Bezeichnung für den Kontakt anzugeben. Sie können nach diesem Begriff suchen, er wird aber auf Dokumenten und Listen nicht angezeigt.

Verkäufercode

Der Code des Verkäufers der normalerweise für den Kontakt zuständig ist. Dieser Code bzw. die Beschreibung (also der Name) wird auch in diverse Dokumente übertragen. Bitte beachten Sie: Verkäufer und deren Codes müssen in einer eigenen Liste angelegt werden um sie hier auswählen zu können.

Anredecode

Siehe dazu den Exkurs weiter oben

Positionscode (nur Personen)

Hier können Sie denn sogenannten Positionscode aus einer frei definierbaren Liste auswählen. Wie die Bedeutung dieses Feldes definiert wird, hängt stark von Ihren Anforderungen ab. In den meisten Fällen dient es dazu, die Position der Person innerhalb eines Unternehmens hierarchisch einzuordnen. Eine andere Möglichkeit wäre z.B. die Zuordnung zu einem Funktionsbereich (Verkauf, Administration, IT oder Mitarbeiter, mittleres Management, Bereichsleitung etc.)

DatUM der letzten Änderung

Gibt das Datum an, an dem die Kontaktkarte zuletzt geändert wurde. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Siehe dazu den Artikel zum Änderungsprotokoll.

Letzte Aktivität am

Gibt das Datum der letzten Aktivität mit dem Kontakt an, z. B. ein erhaltener oder gesendeter Brief, eine E-Mail oder ein Telefonanruf (wenn in oder über BC erstellt). Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Mehr Details dazu dann bei Aktivitäten bzw. CRM Funktionen ganz generell.

Letzte Kontaktaufnahme am

Gibt das Datum an, an dem der Kontakt zuletzt kontaktiert wurde, z. B. als Sie erfolgreich oder erfolglos versucht haben, ihn anzurufen. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Mehr Details dazu dann bei Aktivitäten bzw. CRM Funktionen ganz generell.

Datum der nächsten Aufgabe

Gibt das Datum der nächsten Aufgabe mit dem Kontakt an. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Mehr Details dazu dann bei Aktivitäten bzw. CRM Funktionen ganz generell.

Nicht segmentieren

Wenn dieser Schalter auf ja steht, dann wird dieser Kontakt nicht in Selektionen (Segmente) einbezogen. Bitte beachten Sie, dass diese Einschränkung erst bei einer neuen Segmentierung wirksam wird.

Datenschutzsperre

Das Setzen dieses Feld ist auf „ja“ verhindert die Verwendung dieses Kontakts in geschäftlichen Prozessen. Wenn z.B. eine Person derart markiert wird, dann kann sie auf Verkaufsaufträgen oder Rechnungen nicht mehr verwendet werden. Warum dieses Feld allerdings auch bei Kontaktunternehmen sichtbar ist, verstehe ich im Augenblick noch nicht.

Datenschutzsperre
Minderjährig

Gibt an, dass die Person noch nicht die gesetzlich definierte Volljährigkeit erreicht hat. Daten von Minderjährigen werden gesperrt, bis ein Elternteil oder Vormund des Minderjährigen eine Einverständniserklärung bereitstellt. Entsperren Sie die Daten, indem Sie das Kontrollkästchen „Zustimmung eines Erziehungsberechtigten erhalten“ aktivieren.

Auch hier frage ich mich warum dieser Schalter bei Firmen sichtbar ist. Die Erklärung von Microsoft in der offiziellen Hilfe lautet wie folgt:

Wenn eine Kontaktperson nach den Gesetzen Ihrer Region noch nicht volljährig ist, können Sie dies durch Aktivieren des Kontrollkästchens „Minderjährig“ auf der Kontaktkarte angeben. Wenn Sie dies tun, wird das Kontrollkästchen „Datenschutzsperre“ automatisch aktiviert. Wenn Sie die Zustimmung der Eltern oder des Erziehungsberechtigten des Minderjährigen erhalten, können Sie das Kontrollkästchen „Zustimmung eines Erziehungsberechtigten erhalten“ aktivieren, um die Sperrung des Kontakts aufzuheben. Obwohl Sie personenbezogene Daten von Minderjährigen verarbeiten können, können Sie die Profiling-Funktion in Dynamics 365 Sales nicht verwenden.

Zustimmung eines Erziehungsberechtigten erhalten

Gibt an, dass ein Erziehungsberechtigter des Minderjährigen seine Zustimmung zur Nutzung dieses Diensts durch den Minderjährigen bereitgestellt hat. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, können Daten für den Minderjährigen verarbeitet werden.

Kommunikation

Kontakte Kommunikation

Adresse

Dies ist die primäre Adresse des Kontakts und wird nach der Erstellung zum Debitor oder Kreditor auch als Rechnungsadresse verwendet. Andere Adressen sind in beliebiger Anzahl möglich, werden aber an anderer Stelle definiert.

Adresse

Dieses Feld heißt zwar Adresse, gemeint ist bei uns jedoch Straße 1. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.
Der Name ist der internationalen Auslegung von Business Central geschuldet, nicht überall besteht eine Adresse aus Straße, Postleitzahl und Ort. Speziell in Asien und zunehmend auch bei uns sind Gebäudenamen oder -komplexe ausreichend (Shopping City Süd…)

Adresse 2

Straße 2 wie oben oder eben jeglicher anderer Adresszusatz. Die maximale Länge beträgt 50 Zeichen.

Länder-/Regionscode

Gibt das Land/die Region des Kunden an. Diesen Code müssen sie aus einer vorher angelegten Tabelle auswählen. Beachten Sie bitte, dass diese Auswahl verschiedenste Auswirkungen hat, unter anderem auf das Adressformat und die formale Prüfung der UID Nummer später bei Debitor und Kreditor. Mehr dazu in einem gesonderten Beitrag und weiter unten.

Regionen
Ort

Wie der Name schon sagt. Allerdings ist der Ort und auch die folgende Postleitzahl ein bisschen trickreich und kann jemanden der es nicht weiß, in den Wahnsinn treiben. Es gibt nämlich im Hintergrund eine Tabelle von Postleitzahlen, Orten und Ländern. Erwischt man bei der Postleitzahl eine Nummer die es zweimal gibt dann wird unter Umständen sowohl der Ort als auf das Land überschrieben (und oft merkt man das gar nicht).
Ich empfehle diese Tabelle entweder ganz leeren oder nur mit jenen Werten füllen, die absolut gesichert sind. Und dann auch nur mit jenen aus dem Heimatland. Speziell bei der Mischung von Schweiz und Österreich läuft man hier nämlich in ziemliche Probleme weil es in beiden Ländern gleichlautende Postleitzahlen gibt. Außerdem empfiehlt es sich, die Felder auf der Karte umzudrehen – das heißt zuerst die Postleitzahl, dann den Ort und zum Schluss das Land. So bemerkt man wenigstens wenn das System ein Eigenleben entwickelt.

PLZ-Code

Die Postleitzahl der Rechnungsadresse. Das oben Gesagte gilt hier entsprechend.

PLZ Codes
Auf Karte anzeigen

Bei einer Cloudversion immer und bei einer lokalen Version nach korrekter Einrichtung wird hier die obige Adresse oder der Weg dorthin (mit ein paar wählbaren Optionen) in der Bing Karte angezeigt (und bevor die Frage kommt: Nein, ich weiß nicht ob das auch mit Google und Apple geht, vermutlich nicht oder zumindest nicht einfach…).

Kontakt

Telefonnr., Mobiltelefonnr., E-Mail, Faxnr., Homepage

Diese Felder sind selbsterklärend. Leider wird die formale Richtigkeit der der E-Mail Adresse hier nicht überprüft. Auch eine Maskierung der Telefonnummern müsste man individuell erstellen lassen (um solche Dinge zu verhindern: +(00)43-(0)1/1234 5866 12)

Korrespondenzart

Gibt die bevorzugte Korrespondenzart für den Kontakt an. HINWEIS: Bei Verwendung des Webclients dürfen Sie nicht die Option „Brief“ auswählen, da der Druck über den Webclient nicht möglich ist.

Sprachcode

Gibt die Sprache an, die für Ausdrucke für diesen Kotakt verwendet wird. Dieser Parameter sieht unschuldig aus, bewirkt jedoch eine ganze Menge bei Angeboten und später bei Debitoren und Kreditoren. Haben Sie nämlich einen von ihrer Mandantensprache abweichenden Sprachcode gewählt, dann müssen sowohl die Dokument-Layouts als auch Stamm- und Hilfsdaten entsprechend übersetzt sein. Ich empfehle daher, den Sprachcode mit Bedacht zu wählen. Wenn hier nichts steht dann gilt immer die Mandantensprache.

Außenhandel

Kontakt Außenhandel
Währungscode

Wählen Sie hier den für diesen Kontakt gültigen Währungscode aus. Dieser muss vorher definiert werden und sollte natürlich auch einen Umrechnungskurs zur Mandanten-/Heimatwährung hinterlegt haben. Für Kontakte die als Debitor oder Kreditor dann in der Mandantenwährung fakturiert werden lassen Sie dieses Feld leer. Bitte beachten Sie: Angebote oder Rechnungen (an den daraus erstellten Kunden) werden automatisch in der hier definierten Währung erstellt. Sollte für Artikel oder Ressourcen kein Preis für diese Währung existieren, so wird automatisch der Preis aus der Mandantenwährung mit dem jeweils hinterlegten Kurs umgerechnet.

Gebietscode

Hier können Sie über die Auswahl aus einer Liste ein zusätzliches Attribut „Gebietscode“ (z.B. Bundesland) für den Kontakt bestimmen. Bitte beachten Sie aber auch hier, dass der Gebietscode beim Debitor/Kreditor nicht standardmäßig eingeblendet ist und auch nicht über die Personalisierung eingeblendet werden kann.

USt-IdNr.

Bedeutet Umsatzsteueridentnummer und diese sollte hier eingetragen werden. Diese Nummer ist nicht nur für Geschäfte mit EU Kunden erforderlich sondern unter bestimmten Voraussetzungen auch für Inlandskunden. Bitte beachten Sie: In Abhängigkeit von den Eintragungen in der Tabelle Länder/Regionen findet hier eine formale Prüfung der UID statt (also Länge und führende Buchstaben). Die UID wird bei Umwandlung in den Debitoren / Kreditoren Stamm übetragen.

Profilbefragung

Die Profilbefragung erlaubt es, zusätzliche Attribute für Kontakte einzuführen ohne dass dabei programmiert werden muss. Man definiert Fragen bzw. bestimmte Attribute und dann entsprechend die Ausprägung dazu. Das können reine Textfelder sein aber auch Auswahlfelder oder Ja/Nein Felder. Da man hier nur das Ergebnis einer solchen Befragung sieht, widmen wir uns diesem Thema in einem anderen Artikel.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Kontakte verwalten (link)
Kontakt erstellen (link)
Kontakte einrichten (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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