Die Inventur

Inventur

Die Inventur

Eine Inventur ist gemäß Definition nichts anderes als eine Bestandsaufnahme von Vermögensgegenständen. Gewöhnlich verstehen wir darunter jedoch eine so genannte körperliche Inventur, also eine Bestandsaufnahme physischer Gegenstände, durch Zählen, Wiegen oder Messen. Noch enger gefasst geht es meist darum, dass zu bestimmten Zeitpunkten die tatsächliche Anzahl der auf Lager befindlichen Artikel gezählt wird.

Je nach Unternehmen und Branche ist die physische Inventur etwas, das relativ viel Zeit in Anspruch nimmt. Zumeist werden dafür auch unbeteiligte Mitarbeiter eingesetzt die jeweils eine Anzahl von Artikeln in Schichten zählen und auf so genannten Zähllisten notieren. Business Central kann leider den Prozess des Zählens nicht vereinfachen, stellt aber verschiedene Instrumente zur Organisation einer Inventur bereit die ich hier kurz skizziere. Der grundsätzliche Ablauf sieht aus wie folgt, eine vereinfachte Variante beschreibe ich im Anschluss:

  1. Erstellen Sie einen Inventurauftrag mit den erwarteten Artikelmengen.
  2. Generieren Sie gemäß Ihrer organisatorischen Vorgaben eine oder mehrere Inventurerfassungen (=Zähllisten) aus dem Auftrag.
  3. Geben Sie die gezählten Artikelmengen in den Zähllisten ein und wählen Sie nach Fertigstellung jeweils Beendet im Menü des Erfassungsblattes.
  4. Wenn alle Inventurerfassungen beendet sind, können Sie im Menü des Inventurauftrags auch diesen beenden und anschließend buchen. Allerdings geht das nur dann, wenn alle Zeilen das entsprechende Häkchen haben.

Bitte beachten Sie: wenn sie größere Fehlstände feststellen, dann können Sie diese nochmals auf einer Zählliste zusammenfassen um das Ergebnis über eine zweite Zählung zu überprüfen. Dies sind jedoch organisatorische Maßnahmen wo das System Sie nur unterstützen kann.

Inventurauftrag

Inventur Auftrag 1

Die meisten Felder auf dem Inventur Auftrag sind ziemlich eindeutig und bedürfen nur wenig Erklärung. Daher nur ganz kurz im Überblick:

Wie in allen anderen Fällen wird die Nummer des Inventurauftrages entweder automatisch generiert oder Sie können eine Nummer aus mehrere Nummernkreisen auswählen oder Sie müssen eine eindeutige Nummer mit der Hand erfassen. Die Beschreibung sollte den Inventur Auftrag eindeutig beschreiben um diesen dann auf einer Liste auch leicht wiederzufinden. Der Lagerortcode ist wichtig – wenn Sie hier einen aus der Liste auswählen dann werden auch nur Zeilen für diesen Lagerort erstellt. Bei mehreren Lägern von signifikanter Größe werden Sie vermutlich mehrere Inventuraufträge erstellen, z.B. nach Lagerorten gegliedert. Bei kleineren Unternehmen werden Sie dieses Feld freilassen und die Unterscheidung über die so genannten Erfassungen oder Zähllisten treffen (siehe dazu auch weiter unten die Schritt für Schritt Anleitung).
Im nächsten Feld können Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter erfassen, die Anzahl der beendeten Erfassungen wird vom System gefüllt (dazu später noch etwas mehr). Auftrags- und Buchungsdatum haben die gleiche Wirkung wie überall, der Status wird (nach Rückfrage) automatisch dann auf geschlossen gesetzt, wenn im Menü ‚Beenden‘ gewählt wird. Nur die Bedeutung der beiden Shortcut-/globalen Dimensionen entzieht sich mir hier völlig – alle später Buchungen basieren ja auf den Artikeln bzw. Lagerorten.

Zu den Funktionen im Menü: Buchen bzw. Buchen und drucken macht das gleiche wie überall, über den Punkt Zeilen berechnen füllen Sie die Zeilen im Inventurauftrag, über Neue Erfassung erstellen erstellen Sie die vorhin erwähnten Zähllisten, über Beenden wird der Inventurauftrag geschlossen (dies geht allerdings nur wenn alle Zellen erledigt sind).

Über die drei Punkte im Menü erreichen sie im Prinzip die genau gleiche Funktionalität erweitert um:

  • Statistik – Zeigt statistische Infos zur Inventur aber funktioniert nur bei abgeschlossenen Inventuraufträgen.
  • Inventurhäufigkeit berechnen – Zeigt nur Zeilen (und erlaubt diese einzufügen) bei denen im Artikelstamm eine Inventurhäufigkeit erfasst wurde und wo das Auftragsdatum der Inventur in dieses Intervall fällt.
  • Beleg kopieren – Darüber können Sie Zeilen aus einem anderen Inventurauftrag füllen
  • Zeilen berechnen mit und ohne Lagerplätze – Wie im Menü aber um Lagerplätze erweitert (die erweiterte Variante behandle ich jetzt nicht).
  • Testbericht – Ähnlich wie die Buchungsvorschau auf z.B. Buch.(ungs)blättern in anderen Bereichen. Hier können Sie gefahrlos prüfen, ob eine folgende Buchung korrekt durchgeführt werden würde.
  • Bemerkungen – Dient zum Erfassen eventueller Bemerkungen zu diesem Beleg.
  • Doppelte Zeilen anzeigen – Prüft den Inventurauftrag auf doppelt erfasste Zeilen und zeigt diese an. Leider kann man sie dann nicht auch an dieser Stelle löschen.
  • Berichte/Inventur Erfassung – Erlaubt Ihnen den Ausdruck der Erfassungen bzw. der Zähllisten.

Inventurauftragszeilen

Inventur Auftrag 2

Die meisten Felder hier erklären sich von selbst (bzw. sind in der Mouse-over Hilfe gut beschrieben) ich werde mich daher nur auf die wichtigen konzentrieren. Grundsätzlich gilt, dass diese Zeilen über den Befehl ‚Zeilen berechnen‘ im Inventurauftrag befüllt werden und erst von hier weg werden dann die sogenannten Zähllisten oder Erfassungen über ‚Neue Erfassung erstellen‘ erstellt. Über die Einträge in und das Abschließen der Zähllisten werden diese Zeilen aktualisiert und werden dann von hier aus gebucht.

Erwartete Menge: Das ist jene Menge die laut System für diese Zeile vorhanden sein sollte.
Berechnete erwartete Menge: Das Häkchen hier wird vom System gesetzt und zeigt, ob die Menge im vorigen Feld manuell erfasst oder vom System eingetragen wurde. Wobei allerdings eine manuelle Erfassung der Menge hier gar nicht möglich ist. Wieder ein Fragezeichen hier.
Erwartete Menge Artikelverfolgung (Basis): Gibt die errechnete Anzahl der Artikel mit Serien- und Chargennummern an
Artikelverfolgung verwenden: Gibt an, dass die Zählung des Artikels anhand seiner Serien- und/oder Chargennummer erfolgt.
Erfasste Menge (Basis): Gibt die gezählte Menge in der Basiseinheit in der Inventurauftragszeile an. Auch diese Menge können Sie hier nur über Zähllisten aktualisieren.
In Erfassungszeilen: Gibt an, ob der Artikel in mindestens einer Inventurerfassungszeile vorhanden ist.

Inventurerfassung (Zähllisten)

Inventurerfassung

Die eigentlichen Zähllisten sind relativ simpel aufgebaut und erlauben es auch, die Erfassungszeilen als Textdatei zu ex- und dann wieder zu importieren. Dies ist in erster Linie für externe Erfassungsgeräte wie z.B. Scanner gedacht. Hier die Funktionen im Einzelnen:

Erfassungszeilen ex-/importieren: Wie bereits erwähnt.
Beenden: Hiermit schließen Sie den Beleg, dazu müssen jedoch alle Zeilen ausgefüllt sein. Erst dann werden die Differenzen berechnet und der Beleg kann im Inventur Auftrag verwertet werden.
Erneut öffnen: Damit können Sie (entsprechende Berechtigungen vorausgesetzt) einen bereits geschlossenen Erfassungsbeleg wieder öffnen. Damit wird auch der Inventur Auftrag wieder geöffnet.
Drucken: Hier können Sie die Zählliste wie gewohnt in den verschiedensten Formaten drucken.
Bemerkung: Gibt Ihnen die Möglichkeit Bemerkungen zu diesem Beleg zu erfassen (unter ‚Zugehörig‘)

Einen Inventurauftrag erstellen

Auf Anwendungsebene ist ein Inventurauftrag ein vollständiger Beleg, der aus einem Inventurauftragskopf und mindestens einer Inventurauftragszeile besteht. Die Informationen im Inventurauftragskopf geben an, wie die Inventur durchgeführt werden soll. Die Inventurauftragszeilen enthalten Informationen über die Artikel und deren Lagerorte.

Um die Inventurauftragszeilen zu erstellen, verwenden Sie üblicherweise die Funktion Zeilen berechnen , um den aktuellen Lagerbestand als Zeilen auf dem Auftrag darzustellen. Alternativ können Sie die Funktion Beleg kopieren verwenden, um die Zeilen mit dem Inhalt eines anderen offenen oder gebuchten Inventurauftrags zu füllen. Nachfolgend wird nur beschrieben, wie Sie die Funktion Zeilen berechnen verwenden.

  1. Wählen Sie über die Suche Inventuraufträge (Tell Me – inv auf) ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie die Aktion Neu aus.
  3. Füllen Sie wie weiter oben beschrieben die erforderlichen Felder auf dem Inforegister Allgemein aus.
  4. Wählen Sie die Aktion Zeilen berechnen aus (beachten Sie den Lagerort wie weiter oben erwähnt).
  5. Wählen Sie die Optionen nach Bedarf aus. Hinweis: Belassen Sie das Feld (den Schiebeschalter) für ‚Erwartete Menge berechnen‚ auf JA – es werden ja jetzt nur Zeilen für den Auftrag generiert und dieser wird selbst NICHT zum Zählen verwendet.
  6. Setzen Sie die Filter entsprechend (siehe unten).

Eine Inventurerfassung erstellen

Sie können für jeden Inventurauftrag einen oder mehrere Inventurerfassungsbelege erstellen, auf dem bzw. denen Mitarbeiter die gezählten Mengen entweder manuell oder über integrierte Lesegeräte eingeben können.

Standardmäßig wird für alle Zeilen im Inventurauftrag eine Erfassung (=Zählliste) erstellt. Um allerdings zu vermeiden, dass zwei Mitarbeiter dieselben Artikel bei der verteilten Zählung erfassen, ist es ratsam, den Inventurauftrag nach und nach auszufüllen, indem Sie die Filter im Batchauftrag Zeilen berechnen festlegen (siehe oben) und dann die Inventurerfassung erstellen indem Sie das Kontrollkästchen Nur nicht erfasste Zeilen auswählen. Durch diese Einstellungen wird sichergestellt, dass jede Erfassung, die Sie erstellen, nur noch nicht betrachtete Artikel enthält.

Sie können die Inventurerfassung nun drucken wenn notwendig, sie enthält eine leere Spalte in der die gezählten Mengen eingetragen werden müssen. Wenn die physische Zählung abgeschlossen ist, geben Sie die erfassten Mengen in die entsprechenden Zeilen in der Inventurerfassung ein. Zuletzt übertragen Sie die erfassten Mengen in den zugehörigen Inventurauftrag, indem Sie den Status auf Beendet setzen.

  1. Wählen Sie in einem Inventurauftrag der Zeilen für zu zählenden Artikel enthält die Aktion Neue Erfassung erstellen aus.
  2. Wählen Sie im folgenden Fenster die Optionen und Filter nach Bedarf aus.
  3. Über den Klick auf OK wird ein Beleg für die Inventurerfassung erstellt. Dieser trägt die Nummer des Inventurauftrags gemeinsam mit einer laufenden Nummer.
  1. Holen Sie nun gemäß Ihrer Inventurplanung weitere Zeilen in den Inventurauftrag und erstellen Sie weitere Erfassungen / Zähllisten, jeweils mit der Option Nur nicht erfasste Zeilen .
  2. Suchen Sie  Inventurerfassungsübersicht  (Tell Me: inv erf ü) und öffnen Sie die entsprechende Erfassung aus der Liste.
  3. Füllen Sie im Inforegister Allgemein die notwendigen Felder aus.
  4. Für Artikel, die die Artikelverfolgung verwenden siehe gleich unten
  5. Drucken und verteilen Sie die Zähllisten bzw. transferieren Sie über den Menüpunkt Erfassungszeilen exportieren die Daten in die Lesegeräte (dies sind Textdateien die Sie ggf. umformen müssen).

Spezialfall: Inventurerfassung für einen Artikel mit Artikelverfolgung (Serien-/Chargennummer)

  1. Setzen Sie (so notwendig) in der Erfassungszeile für den Artikel das Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden.
  2. Füllen Sie das Feld Seriennummer mit der ersten gefundenen Seriennummer aus.
  3. Wählen Sie im Zeilenmenü die Aktion Funktionen und dann die Aktion Zeile kopieren aus.
  4. Geben Sie auf der Seite Inventurerfassungszeile kopieren die entsprechende Zahl von Artikeln in das Feld Anzahl Kopien ein und wählen Sie dann die Schaltfläche OK aus.
  5. Füllen Sie nun die Seriennummern in den neuen Zeilen aus (oder lassen Sie die Felder frei wenn Ihrer Mitarbeiter auch die Seriennummernerfassen sollen).
  6. Wählen Sie die Aktion Drucken aus, um die Zähllisten vorzubereiten.

Eine Inventurerfassung abschließen

Wenn die Mitarbeiter die Lagerbestandsmengen gezählt haben, müssen Sie die Erfassung im System vorbereiten.

  1. Wählen Sie auf der Seite Inventurerfassungsübersicht die Inventurerfassung aus, die Sie abschließen möchten und wählen Sie dann die Aktion Bearbeiten aus.
  2. Füllen Sie dann im Inforegister Zeilen die tatsächlich gezählte Menge im Feld Menge für jede Zeile aus.
  3. Für Artikel mit Serien- oder Chargennummern (bei ausgewähltem Kontrollkästchen Artikelverfolgung verwenden ) geben Sie die gezählten Mengen in den entsprechenden Zeilen für die betreffenden Serien- und Chargennummern ein. Das Kontrollkästchen Erfasst  wird dabei automatisch gesetzt. Wenn Sie sich nicht sicher sind dann können Sie das Häkchen manuell wegnehmen und und z.B. nochmals zählen.
  4. Wenn Sie alle Daten für eine Inventurerfassung eingegeben haben, wählen Sie die Aktion Beenden aus. Beachten Sie, dass bei allen Zeilen das Kontrollkästchen Erfasst ausgewählt sein muss.
Inventurerfassung 3

Einen Inventurauftrag abschließen

Wenn Sie eine Inventurerfassung abgeschlossen haben, wird das Feld Erfasste Menge (Basis) im zugehörigen Inventurauftrag mit den gezählten (erfassten) Werten aktualisiert und das Kontrollkästchen In Erfassung aktiviert (Achtung: hier sollte es heißen Erfasst oder in Erfassungszeile). Wenn ein gezählter Wert sich vom erwarteten Wert unterscheidet, dann wird diese Differenz entsprechend im Feld Positive Menge (Basis) oder Negative Menge (Basis) angezeigt.

Sie können auch die Inventurposten Aktion auswählen, um historische Unterschiede zwischen der erwarteten und der gezählten Menge anzuzeigen.

Im Menü des Inventurauftrags können Sie diesen beenden und anschließend buchen. Allerdings geht das nur dann, wenn alle Zeilen das entsprechende Häkchen haben. Vergessen Sie auch nicht, sich zuerst einen Testbericht anzusehen.


Inventurerfassung über Inventurbuch.(ungs)blätter

Anstelle der komplexen und für größere Organisationen geeigneten Methode wie oben beschrieben, gibt es noch eine zweite, etwas einfachere Art und Weise wie eine Inventur abgewickelt werden kann. Die Schritte dafür sind wie folgt:

  1. Suchen Sie nach dem Begriff Inventurbuch.blatt und öffnen Sie ein neues oder setzen Sie die Bearbeitung eines existenten fort
  2. Klicken Sie im Menü auf den Punkt Vorbereiten und dann auf Lagerstand berechnen
  3. Setzen Sie das korrekte Buchungsdatum (also nicht das Datum zu dem gezählt wird oder wurde sondern jenes zu dem die Differenzen gebucht werden sollen) und eine Belegnummer.
    Beachten Sie bitte dass hier kein automatisches Setzen der Belegnummer erfolgt. Über die beiden Schalter Artikel nicht auf Lager und Artikel ohne Transaktionen einbeziehen können auch jene Zeilen vorbereitet werden die einen Nullbestand aufweisen bzw. noch niemals bewegt wurden.
  4. Bestätigen Sie mit OK und Business Central füllt Ihnen nun die Zeilen des Buchungsblatts mit den aktuellen Lagerbeständen.
  5. Wählen Sie anschließend im Menü Aktionen und dann Drucken um die Zähllisten für die Mitarbeiter auszudrucken. Setzen Sie dabei beide Schalter, also Menge berechnet anzeigen und Serien-/Chargennummer anzeigen auf nein.
  6. Übertragen Sie die gezählten Mengen in das Buch.(ungs)blatt, erstellen Sie einen Testbericht und buchen anschließend die erfassten Zeilen.
Inventur Buchblatt
Weiterführende Links zu diesem Thema:

Erfassung des Lagerbestand mithilfe von Belegen (link)
Eine physische Inventur durchzuführen (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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