Business Central – Die Buchungsmatrix

Über die Buchungsmatrix Einrichtung (General Posting Setup) bzw. die MWSt.-Buchungsmatrix Einrichtung (VAT Posting Setup) wird definiert, auf welche Konten Geschäftsfälle die z. B. aus Aufträgen oder Bestellungen entstehen, gebucht werden.

Buchungsmatrix

Die Buchungsmatrix

Ja ich weiß. Aber ich konnte einfach nicht anders, für meine Generation wird das Wort Matrix für immer und ewig mit dem grünen Zeichenregen wie oben verbunden sein.  Also diesmal kein Wald und Wiesen Bild, sondern eine Erinnerung an das Jahr 1999.

Allerdings ist in Business Central mit dem Wort Matrix tatsächlich eine Anzahl von Zeilen und Spalten gemeint. Über die Buchungsmatrix Einrichtung (General Posting Setup) bzw. die MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung (VAT Posting Setup) wird definiert, auf welche Konten Geschäftsfälle die z. B. aus Aufträgen oder Bestellungen entstehen, gebucht werden. Dies ist in erster Linie abhängig von Kunden/Lieferanten und Produkten/Ressourcen, in wenigen Einzelfällen kommen hier noch zusätzliche Komponenten dazu.

Bitte beachten Sie, dass die MwSt.-Buchungsmatrix in anderen Ländern wie z. B. USA, Kanada oder Australien anders funktioniert da die Systematik der Umsatzsteuer eine andere ist.

Vielleicht noch zur Erinnerung en paar Zeilen wie die einzelnen Buchungsgruppen im Verkauf zusammenspielen (Kreditoren funktionieren analog):

Beim Kunden wird die Geschäftsbuchungsgruppe und die Debitorenbuchungsgruppe definiert. Über die Geschäftsbuchungsgruppe werden in der Buchungsmatrix In erster Linie* erfolgswirksame Konten (also Erlöse, Skonti, Wareneinsatz) gefunden, über die Debitorenbuchungsgruppe wird (unabhängig von der Buchungsmatrix) das Sammelkonto (Forderungen aus Lieferung und Leistung) bestimmt. 

In unseren Breiten werden zumeist drei oder vier Geschäftsbuchungsgruppen angelegt: Inland, EU, EU ohne UID und Drittland, eine weitere Aufteilung ist gesetzlich nicht notwendig und würde auch die Buchungsmatrix unnötig aufblähen.

Die Produktbuchungsgruppen sind wiederum beim Artikel oder bei den Ressourcen hinterlegt und gliedern sich zumeist in Handel und Dienstleistungen. Weitere Untergliederungen sind selbstverständlich möglich aber machen nur dann Sinn, wenn diese Gliederungen auch in der Finanzbuchhaltung ausgedrückt werden sollen. Betriebswirtschaftliche Auswertungen sind über Dimensionen leichter zu erreichen, eine gesetzlich vorgeschriebene Trennung existiert m. W. nach nicht.

Kauft nun ein Kunde aus der EU ein Handelsprodukt so ergibt sich in der Buchungsmatrix eine eindeutige Zeile. In Abhängigkeit vom Geschäftsfall bzw. dem Status des Geschäftsfalls (Auftrag, Bestellung – Lieferung, Rechnung) werden dann ein oder mehrere Konten benötigt, die das System am Schnittpunkt der Zeile zu den einzelnen Positionen sucht.

Da in der Buchungsmatrix (vereinfacht gesagt*) nur Erfolgskonten gefunden werden und über die Debitorenbuchungsgruppe das Sammelkonto gefunden wird, fehlen noch die Umsatzsteuerkonten. Diese werden in der sogenannten Mehrwertsteuerbuchungsmatrix nach exakt den gleichen Prinzipien gesucht (und hoffentlich gefunden) wie in der Buchungsmatrix selbst.

* natürlich auch Lager- und Interimskonten, aber das ist einstellungsabhängig

Buchungsmatrix Einrichtung

Buchunsgmatrix 1

Der Aufbau der Buchungsmatrix ist eigentlich ganz einfach – auf der linken Seite finden Sie zwei Spalten, eine für die Geschäftsbuchungsgruppe und eine zweite für die Produktbuchungsgruppe (zur Erklärung dieser Gruppen sehen Sie bitte hier nach). Rechts davon finden Sie dann in den Spalten die einzelnen Kontotypen, also beispielsweise Erlöskonten, Erlösminderungskonten, Einkaufs- und Lagerkonten – für die Einkaufs- und die Verkaufsseite.

In Abhängigkeit der Kombination von Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe (die ihrerseits vom Kunden/Lieferanten und vom Artikel/Ressource bestimmt werden) ergibt sich dann rechts, je nach Art des Geschäfts, das richtige Konto. Oder eine Fehlermeldung, wenn kein Konto hinterlegt wurde. Ob alle Kontopositionen in der Matrix auch mit Konten hinterlegt werden müssen, hängt von der gewählten Einstellung in anderen Programmteilen ab. Sie benötigen z. B. keine Interimskonten (Lagerzugang und -verbrauch) wenn Sie In der Lagereinrichtung den Parameter “Soll-Kosten buchen” auf “Nein” gestellt haben.

Über einen Klick auf “Liste bearbeiten” in der Aktionsleiste wird eine eigene Maske geöffnet wo Sie die Kontopositionen übersichtlicher, weil untereinander dargestellt sehen.

Buchungsmatrix 2
Alle Konten anzeigen

Dieser Schalter ist m. M. nach nicht besonders sinnvoll da er nur diese 4 Positionen/Spalten ein- oder ausblendet:

Verk.-Zeilenrabattkonto
Verk.-Zahlungstol. Sollkonto
Verk.-Zahlungstol. Habenkonto
Eink.-Zahlungstol. Sollkonto
Eink.-Zahlungstol. Habenkonto

Alle Konten in Lookup anzeigen

Definiert, ob bei der Suche über ein Feld alle möglichen Konten angezeigt werden. Wenn das Kontrollkästchen nicht aktiviert ist, werden nur Konten im Zusammenhang mit der beteiligten Kontokategorie angezeigt. In der Spalte Wareneinkaufskonto erfolgt bei gesetztem Häkchen z. B. eine Filterung auf die so genial übersetzte Kategorie “Lagerverbrauch” (COGS).

MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtung

MwSt. Buchungsmatrix 1

Der Aufbau der MwSt. Buchungsmatrix ist ähnlich wie der der Buchungsmatrix – auch hier wird über die Kombination aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe eine Zeile gefunden, die dann die richtigen Konten enthalten sollte. Diese sind allerdings wesentlich weniger da wir hier nur von Umsatz- und Vorsteuerkonto sprechen, bei EU-Geschäften u. U. auch vom Erwerbssteuerkonto. Auch hier kann über den Punkt “Bearbeiten” in der Aktionsleiste die markierte Zeile als Karte geöffnet werden.

MwSt. Buchungsmatrix 2
MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe

Die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe lautet im Normalfall gleich wie die oben besprochene Geschäftsbuchungsgruppe und wird genauso beim Kunden/Lieferanten (Debitor/Kreditor) eingetragen. Gewöhnlicherweise kann man sich allerdings auch das Eintragen dieser Gruppe beim Kunden/Lieferanten ersparen da dies über ein Häkchen in der Geschäftsbuchungsgruppe automatisch erfolgen kann. Siehe dazu auch die Bemerkung hier.

MwSt.-Produktbuchungsgruppe

Die MwSt.-Produktbuchungsgruppe repräsentiert den Mehrwertsteuersatz im Produkt. Sie müssen also auf jeden Fall so viele MwSt.-Produktbuchungsgruppe erstellen, wie Sie Mehrwertsteuersätze verwenden. Verwenden Sie sprechende Bezeichnungen wie z. B. “NORM”, “ERM” oder “UST20”.

Beschreibung

Gibt eine Beschreibung der MwSt.-Buchungsmatrix-Einrichtung an. Diese Beschreibung wird nur intern verwendet und nicht gedruckt.

MwSt.-Kennzeichen

Legt einen Code fest, um mehrere MwSt.-Buchungsmatrix Einrichtungen mit ähnlichen Eigenschaften, zum Beispiel MwSt.-Prozentsatz, zu gruppieren.

Leider ist hier die Aussagekraft beschränkt bzw. es gibt keine vernünftige Erklärung. In einer Dokumentation habe ich gelesen, dass damit die Umsatzsteuer Summen in Belegen gruppiert werden können. Ich kann das nicht ganz glauben da ja der angewendete Umsatzsteuersatz das beste Gruppierungskriterium ist und m. W. danach sowieso automatisch gruppiert wird (bei mehreren Steuersätzen). Ich werde das noch recherchieren… (XXX)

MwSt.-Klauselcode

MwSt.-Klauseln sind gesetzlich notwendige Texte, die auf Kundenbelegen gedruckt werden müssen (z. B. die Reverse Charge Klausel). Hier legen Sie den Code jener Klauseln fest, die für den jeweiligen MwSt Satz geduckt werden sollen. Sie können MwSt.-Klauseln hier erfassen bzw. als eigenen Menüpunkt aufrufen und Sie können auch Übersetzungen verwenden.

MwSt. %

Legt den relevanten Mehrwertsteuersatz für die Kombination aus MwSt.-Geschäfts- und MwSt.-Produktbuchungsgruppe fest. Geben Sie kein Prozentzeichen, sondern nur den ganzzahligen Wert ein – also 10 oder 20 für 10% oder 20%.

MwSt.-Berechnungsart

Über diesen Parameter bestimmen Sie wie die USt. behandelt wird. Sie haben folgende Möglichkeiten:

Normale MwSt.Verwenden Sie diese Option, damit die Anwendung die MwSt. für eingekaufte oder verkaufte Artikel mit dieser Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe und dem angegebenem Satz berechnet.
ErwerbsbesteuerungWählen Sie diese Option, wenn Sie mit anderen Ländern/Regionen innerhalb der EU Handel treiben, wo der Einkäufer für die Steuerbehörden die MwSt. berechnen und abrechnen muss.
Denken Sie auch daran, das Feld Erwerbssteuerkonto auszufüllen. Diese Option bleibt ohne Einfluss auf die Finanzaufstellung Ihres Mandanten. Wenn Sie erwerbssteuerpflichtige Waren verkaufen, müssen Sie hierauf weder Umsatzsteuer berechnen noch abführen. Wenn Sie Waren einkaufen, berechnet das Programm den MwSt.-Betrag und bucht ihn im Soll auf das Vorsteuerkonto und gleichzeitig im Haben auf das Erwerbssteuerkonto.
Vollständige MwSt.Wählen Sie diese Option, wenn es sich bei dem Betrag, den Sie mit dieser Kombination aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe buchen möchten, um einen reinen MwSt.-Betrag handelt. Diese Option kann hilfreich sein, wenn Sie z. B. eine MwSt.-Korrektur durchführen müssen, um einen MwSt.-Berechnungsfehler rückgängig zu machen.
VerkaufssteuerDieses Feld gehört zum Modul US Sales Tax und wird nur dann benutzt, wenn die Anwendung anstatt mit MwSt. mit US Sales Tax arbeitet.
Skonto berichtigen

Gibt an, ob Mehrwertsteuerbeträge neu berechnet werden sollen, wenn Sie Zahlungen buchen, die Skonti auslösen.

Wenn der Parameter “Skonto berichtigen” in der FiBu Einrichtung gesetzt ist aber in der MwSt. Buchungsmatrix das Häkchen für “Skonto berichtigen” nicht gesetzt wurde, dann wird bei der Zahlung ebenfalls ganz normal der Skonto vom Bruttobetrag berechnet und gebucht. Ist jedoch dieses Häkchen gesetzt und es finden sich in der Buchungsmatrix Einrichtung die entsprechenden Konten, dann wird bei der Zahlung sowohl der Skonto als auch eine Berichtigung der Umsatzsteuer verbucht.

Ist in einer Zeile der MwSt. Buchungsmatrix das Häkchen “Skonto berichtigen” gesetzt, dann muss der Parameter auch in der Finanzbuchhaltung Einrichtung gesetzt sein.

Skonto berichtigen
Umsatzsteuerkonto

Gibt das Sachkonto an, auf das die Umsatzsteuer für diese spezielle Kombination aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe gebucht wird.

Vorsteuerkonto

Gibt das Sachkonto an, auf das die Vorsteuer für diese Kombination aus Geschäfts- und Produktbuchungsgruppe gebucht werden soll.

Erwerbssteuerkonto

Gibt die Nummer des Sachkontos an, auf das für diese Kombination aus MwSt.-Geschäfts- und MwSt.-Produktbuchungsgruppe die Erwerbssteuer gebucht werden soll, wenn Sie im Feld „MwSt.-Berechnungsart“ die Erwerbsbesteuerung gewählt haben. Das Vorsteuerkonto muss dann auch entsprechend gesetzt sein.

EU-Service

Legt fest, ob diese Kombination aus MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe und MwSt.-Produktbuchungsgruppe in den regelmäßigen MwSt.-Erklärungen als Dienstleistung aufgeführt werden soll.

Steuerkategorie

Gibt die MwSt.-Kategorie in Verbindung mit dem Senden von elektronischen Belegen an. Wenn Sie beispielsweise Verkaufsbelege durch den PEPPOL-Service senden, wird der Wert in diesem Feld verwendet, um mehrere Felder auszufüllen, wie das Element „TaxApplied“ in der Gruppe „Lieferant“. Die Nummer basiert auf dem UNCL5305-Standard.

Hinweis: ich konnte bis dato noch keine Lösung dafür finden, wenn Waren und Dienstleistungen im Ausland an Endkunden verkauft werden und wir als Firma in diesem Land umsatzsteuerpflichtig sind. Dies bedeutet nämlich, dass auch die Umsatzsteuersätze des jeweiligen Landes anzuwenden sind. 

Über die MwSt.-Buchungsmatrix wäre das lösbar, allerdings nur, wenn die Waren in den einzelnen Ländern in die gleichen Gruppen fallen. Also wenn z. B. in Deutschland die gleichen Warengruppen dem ermäßigten Steuersatz unterliegen wie in Österreich. Dies ist jedoch nicht der Fall.

Ich gehe davonn aus dass hier eine Anpassung notwendig ist (wenn es in der AppSource dazu noch nichts gibt), die die eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe im Artikel auf eine Tabelle mit Gruppe und Land erweitert und dann in Ahängigkeit von Lieferland die richtige Gruppe für den Beleg zieht.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Buchungsgruppen einrichten (link)
Einrichten oder Ändern des Kontenplans (link)
Mehrwertsteuer einrichten (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.