Business Central – Die Bestellung – Kopf & Zeilen

Bestellungen (genau so wie Einkaufsrechnungen aber auch Aufträge oder Verkaufsrechnungen) sind immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut – es gibt den Bestellkopf – alles was auf der Bestellung steht minus den Zeilen und, konsequenterweise, die Bestellzeilen

Die Bestellung

Die Bestellung – Kopf & Zeilen

Warum die Bestellung “Einkaufsbestellung” heißt, erschließt sich mir wieder einmal nicht – ich bleibe hier bei dem Wort “Bestellung” weil damit ohnehin jedem klar ist (so hoffe ich), dass es um eine Bestellung von uns an einen Lieferanten geht.

Aber gleich vorneweg eine Warnung: Viele Firmen verwenden keine formalen Bestellungen, sondern es wird einfach beim Standardlieferanten angerufen und der schickt dann halt die Ware – so wie immer. In Business Central (und in allen anderen ERP Systemen, die ich kenne) sollte es immer eine Bestellung geben. Zwar nicht notwendigerweise, um beim Lieferanten zu bestellen aber zumindest, um Ware und Rechnung korrekt einbuchen zu können. Oder anders formuliert: Zu irgendeinem Zeitpunkt müssen Sie (im einfachsten Fall) Artikel, Menge und Preise erfassen – warum also nicht gleich bei der Bestellung? Zudem hat das den angenehmen Nebeneffekt, dass Sie dann auch planen können, da das System aufgrund der Bestellung weiß, was wann wohin geliefert wird.

Bestellungen (genauso wie Einkaufsrechnungen aber auch Aufträge oder Verkaufsrechnungen) sind immer nach dem gleichen Prinzip aufgebaut – es gibt den Bestellkopf – alles was auf der Bestellung steht minus der Zeilen und, konsequenterweise, die Bestellzeilen. Die Beziehung ist immer 1:n – also ein Bestellkopf mit einer Bestellnummer und einem Lieferanten und n zugehörigen Zeilen. Darüber hinaus finden Sie dann noch zwei Aktionsleisten – einmal das Seitenmenü / die Aktionsleiste oben und dann noch das Zeilenmenü oberhalb der Bestellzeilen. Beide Menüs behandle ich im nächsten beiden Beiträgen .

Der Bestellkopf

Der Bestellkopf besteht im Wesentlichen aus 5 Datenquellen – den Kreditoren / Lieferanten Stammdaten, den Vorgaben aus der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung”, den Kontakten, der Benutzereinrichtung und aktuellen Benutzereingaben wie Bestelldatum oder zuständiger Mitarbeiter. Ich werde in der Folge nur mehr jene Begriffe erklären die NICHT aus der erwähnten Einrichtung bzw. den Stammdaten kommen bzw. jene, die ein bisschen Extraerwähnung verdienen.

Allgemein

In diesem Register finden Sie in erster Linie Angaben zum Lieferanten und Datumsangaben, grau hinterlegte Felder können von Ihnen nicht (direkt) geändert werden.

Bitte beachten (und ich werde das vermutlich noch ein paar Mal wiederholen): Ohne individuelle Anpassungen werden einmal gemachte Angaben in Belegen NICHT geändert, wenn sich z. B. Stammdaten ändern.

Bestellung Allgemein
Kreditorennummer

Die Bedeutung dieses Feldes ist klar – hier muss die Kreditoren-/Lieferantennummer für diese Bestellung eingegeben werden. Allerdings ist dieses Feld gleichzeitig auch ein Suchfeld. Nicht nur über einen Klick auf den Pfeil rechts im Eingabefeld (der die komplette Liste der Lieferanten ausklappt) sondern Sie können auch über die Eingabe eines Teils der Lieferantenstammdaten direkt in diesem Feld suchen. Die Eingabe kann ein Teil der Lieferantennummer, des Namens, des Orts, der PLZ, des Kontakts oder sogar der Telefonnummer sein. Die Anzeige erfolgt sofort und schränkt sich mit fortschreitender Eingabe ein. Sie können ohne weitere Spezifikation nach allen oben aufgezählten Feldern suchen. Eine Änderung der angezeigten und damit suchfähigen Felder ist möglich indem Sie die Liste, wie unten beschrieben, erweitern.

Über diese “Schnellsuche” hinaus haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit, über den Link “Aus vollständiger Liste auswählen” sich eine etwas andere und (zusätzlich) eine erweiterte Darstellung der Kreditoren anzeigen zu lassen. Unglücklicherweise können Sie in keiner dieser beiden Listen einen klassischen Filter anwenden, sondern sind auch hier auf die Schnellsuche beschränkt. Allerdings kann man diese Anzeige über die in der Personalisierung zur Verfügung stehenden Felder selbst definieren und damit die Schnellsuche erweitern.

Bestellung Suche Kreditor
Kreditorenname

Dieses Feld zeigt im Standard ein rotes Sternchen was bedeutet, dass es sich um ein Pflichtfeld handelt. Die Notwendigkeit dieser “Verpflichtung” ist mir nicht ganz klar, da ohne Lieferantenname wohl nirgendwo eine Bestellung abgesetzt werden kann. Aber sei’s drum.

Auch hier können Sie auf die gleiche Art suchen wie oben, allerdings müssen Sie nach einer Eingabe auf die drei Punkte klicken, damit Sie ein Ergebnis bekommen. Wenn nur ein Datensatz gefunden wird, wird dieser sofort eingefügt. Die Suche im Nummernfeld oben ist allerdings intuitiver und schneller finde ich.

Kontaktnr.

Hier können Sie aus dem Vorrat an Kontaktpersonen, die diesem Lieferanten zugeordnet sind, eine auswählen bzw. die vorgeschlagene ändern. Dies hat in erster Linie Auswirkungen auf die Adresse bzw. die E-Mail Adresse.

Beachten Sie bitte, dass der Name des Kontakts ggf. durch einen abweichenden Adresscode (siehe weiter unten) überschrieben wird.

Beleg-, buchungs- und Fälligkeitsdatum

Diese drei Daten sind insoweit interessant, als sie eigentlich bei der Bestellung noch keine Rolle spielen (können). Allerdings werden sie, basierend auf dem Arbeitsdatum, immer automatisch eingetragen.

Beachten Sie bitte: Das Belegdatum wird gewöhnlicherweise auf Belegen gedruckt oder auf Masken angezeigt und dient als Basis zur Fristenberechnung. Das Buchungsdatum ist jenes Datum, mit dem direkte oder indirekte FiBu Buchungen versehen und später ausgewertet werden. Wie ja bereits an anderer Stelle erklärt: Das Buchungsdatum ist das EINZIGE Datumskriterium für Sachposten, Buchungsperioden sind in Business Central immer eine Funktion des Buchungsdatums.

Kreditoren Rechnungsnummer

Dieses Feld ist (in der Bestellung!) sogar noch ein bisschen unverständlicher als die Felder zuvor. Zwangsläufig kann es bei der Erfassung einer Bestellung noch keine Rechnungsnummer des Kreditors geben. Im Standard ist dieses Feld jedoch als Pflichtfeld definiert und Sie müssen dies in der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung” ändern.

Ich glaube, dass mit diesen Einstellungen eine sehr häufige Vorgangsweise bei kleineren Unternehmen vorweggenommen wird – und zwar dass es keinen formalen Einkaufsprozess gibt. Es wird nach Lust und Laune bestellt und die Dokumentation in Business Central beginnt in Wirklichkeit erst mit dem Einlangen der Ware und / oder der Eingangsrechnung. Dies würde auch erklären, warum beim Buchen der Warenlieferung standardmäßig die Option “Liefern & fakturieren” anstelle von nur “Liefern” voreingestellt ist. In einer arbeitsteiligen Umgebung mit der Notwendigkeit, Verfügbarkeiten und Lieferzeiten zu berechnen ist dies jedoch ein absolutes No-Go.

Einkäufercode

Hier wird automatisch der Ihnen in der Benutzer Einrichtung zugeordnete Einkäufercode ausgefüllt. Sie können diesen jedoch ändern.

AnzAhl archivierter Versionen

Sie haben über das Menü die Möglichkeit, Bestellungen zu archivieren und diese zu einem späteren Zeitpunkt wieder abzurufen. Dies macht Sinn, wenn Sie Bestellungen nicht löschen, sondern aufheben wollen. Sie sehen hier die Anzahl der archivierten Versionen, mit einem Klick auf die Zahl öffnen Sie die Liste der dahinterliegenden Bestellungen. Ob automatisch archiviert werden soll oder nicht, kann in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung definiert werden.

Alternativer Kreditorenadresscode

Sie können bei Lieferanten genauso wie bei Kunden beliebig viele alternative Adressen hinterlegen. Über diesen Punkt hier wählen Sie eine andere Bestelladresse des Kreditors aus. Sie sehen dann auch, dass sich der erste Teil der Bestellung ändert, weil die neuen Adressinformationen eingefügt werden. Alternative Bestelladressen fügen Sie in der Aktionsleiste des Lieferanten / Kreditors hinzu.

Zugewiesene Benutzer-ID

Mit einem Klick auf den Pfeil rechts im Feld können Sie den zuständigen Benutzer für diesen Beleg auswählen.

Status

Gibt an, ob der Datensatz offen ist, noch genehmigt werden muss, für die Vorauszahlung fakturiert oder zur Weiterbearbeitung freigegeben wurde. Der Status kann hier nicht direkt geändert werden, sondern dies passiert durch die ablaufenden Prozesse bzw. muss oben über die Aktionsleiste gesteuert werden. Mehr dazu im folgenden Beitrag. Grundsätzlich gilt jedoch, dass nur Belege geändert werden können, die den Status “offen” besitzen.

Rechnungsdetails

Die Mehrzahl der Felder hier wird automatisch aus dem Kreditor befüllt. Sofern Sie berechtigt bzw. die Felder sichtbar sind, können Sie die Angaben natürlich ändern. Lassen Sie aber bitte die notwendige Sorgfalt walten, Änderungen können weitreichende Probleme nach sich ziehen. Generell gilt, dass bei häufig notwendigen Änderungen direkt im Beleg die Stammdaten überprüft werden sollten. Idealerweise sind sowohl im Einkaufs- als auch im Verkaufsbeleg lediglich die Produktzeilen einzutragen und (selten) Lieferdaten anzupassen.

Wenn Sie eines der für Bestellzeilen relevanten Daten ändern, dann werden Sie gefragt, ob Sie auch die Daten auf den Zeilen ändern wollen. Umgekehrt hat eine Änderung von Lieferdaten in den Zeilen natürlich keine Auswirkung auf die generellen Angaben im Bestellkopf

Bemerkung: Mir ist nicht ganz klar, warum Datumsfelder zur Lieferung unter dem Inforegister Rechnungsdetails und nicht unter Lieferung stehen. Ich warte sehnsüchtig auf Pfingsten und die hoffentlich folgende Erleuchtung – meine Liste ist schon ziemlich lang.

Bestellung 2
zugesagtes Wareneingangsdatum

Das zugesagte Wareneingangsdatum ist das stärkste Datumsfeld und überlagert alle anderen Berechnungen. Wenn Sie hier ein Datum eintragen, dann werden Sie gefragt, ob Sie auch die Zeilen ändern wollen. Wenn ja, wird das zugesagte und das geplante Wareneingangsdatum auf dieses Datum gesetzt und das erwartete Wareneingangsdatum errechnet sich aus diesem Datum plus der eingehenden Lagerdurchlaufzeit wie weiter unten angesprochen.

Wird das zugesagte Wareneingangsdatum hier gelöscht, dann werden auch die Berechnungen auf den Zeilen (natürlich nach Rückfrage) wieder zurückgesetzt.

Hinweis: Die initialen Informationen zur Lieferzeit kommen normalerweise aus der beim Artikel hinterlegten Lieferzeit pro Lieferant unter Berücksichtigung eventuell abweichender Kalender. Wenn diese Einträge beim Artikel sauber gepflegt sind, dann müssen Sie hier manuell nichts mehr machen. Zudem ist eine Änderung über alle Zeilen in den meisten Fällen nicht praktikabel, es sei denn es sind nur wenige Artikelzeilen und Sie haben mit dem Lieferanten vereinbart, dass erst mit der Verfügbarkeit des letzten Artikels geliefert werden soll.

gewünschtes Wareneingangsdatum

Das gewünschte Wareneingangsdatum kann nur eingetragen werden, wenn es kein zugesagtes Wareneingangsdatum gibt. Ist dies der Fall so verhält sich das gewünschte Datum auf der Zeile (wenn nach Rückfrage übertragen) wie das zugesagte – mit einer Ausnahme: Die erste Spalte, also das zugesagte Eingangsdatum, wird dann nicht ausgefüllt. Damit wird dokumentiert, dass die Daten auf der Zeile gewünscht aber nicht bestätigt sind

Erwartetes Wareneingangsdatum

Das erwartete Wareneingangsdatum errechnet sich normalerweise aus dem geplanten (= zugesagten, gewünschten oder errechneten) Datum plus der eingehenden Lagerdurchlaufzeit. Wenn Sie dieses Datum jedoch mit der Hand hier eintragen, wird (nach Rückfrage, wie immer) dieses Datum in die Zeilen übertragen und es wird dann von dort zurückgerechnet. Das heißt dieses Datum minus der eingehenden Lagerdurchlaufzeit ergibt dann das geplante Wareneingangsdatum. Ob diese Rückrechnung sinnvoll ist mag jeder für sich selbst beurteilen. Mathematisch ist sie jedenfalls korrekt. 

Ein eventuell bereits zugesagtes Wareneingangsdatum bleibt von diesem Eintrag unberührt. Es kann also dann sein, dass Sie auf der Zeile ein zugesagtes Wareneingangsdatum finden, das später ist als das erwartete Wareneingangsdatum

eingehende lagerdurchlaufzeit

Die eingehende Lagerdurchlaufzeit als Datumsformel ist normalerweise der Zeitraum, der benötigt wird, um die Ware tatsächlich einzulagern und für den Verkauf bereit zu stellen. Verwendet man die erweiterten Logistikfunktionen, so kann dieser Zeitraum über verschiedene Belege und Lagerplätze präziser definiert werden. Beachten Sie bitte, dass alle Zeitangaben auf Arbeitstagen, basierend auf den jeweils hinterlegten Kalendern, beruhen. 10T bedeutet somit 10 Tage aber 2 Kalenderwochen – Wochenenden und Feiertage werden nicht berücksichtigt.

Beschaffungszeit

Die Beschaffungszeit (wiederum als Datumsformel) hat eine ähnliche Wirkung wie das erwartete Wareneingangsdatum, ausgehend vom Bestelldatum werden die hier definierten Arbeitstage gemäß Basiskalender hinzugezählt und ergeben dann das erwartete Wareneingangsdatum auf der Zeile. Davon wird dann wiederum die eingehende Lagerdurchlaufzeit abgezogen und ergibt so das geplante Wareneingangsdatum. Ein eventuell zugesagtes Wareneingangsdatum bleibt davon auch hier unberührt.

Wenn ein erwartetes Wareneingangsdatum existiert so wiegt dieses stärker als die Beschaffungszeit, eine Änderung derselben würde das erwartete Wareneingangsdatum daher nicht beeinflussen.

Zahlungsreferenz

Dieses Feld hat mit der Bestellung nichts zu tun, sondern wird lediglich als Kennzeichen bei der Zahlung (der auf dieser Basis erstellen Eingangsrechnung) über Datenträger verwendet.

Abwarten (“on Hold” im Original)

Dieses Feld dient dazu, eine Eingangsrechnung oder eben schon die Bestellung (was allerdings eher unwahrscheinlich ist) zu markieren, so dass diese bei einem Zahlungsvorschlag nicht berücksichtigt wird. Da Sie hier nur drei Zeichen zur Verfügung haben ist es wahrscheinlich am besten, wenn Sie Ihre Initialen oder eine Personalnummer eingeben. Da dieses Feld auch in die Kreditorenposten übertragen wird, können Sie die Eingaben dort auch wieder entfernen, wenn Sie dann diese Rechnung doch in den nächsten Zahlungsvorschlag mit übernehmen wollen. Eine eventuelle manuelle Zahlung wird von diesem Kennzeichen nicht beeinflusst.

Lieferung und Zahlung, Außenhandel

Bei diesen beiden Registern geht es in erster Linie um den Ort der Lieferung und um Details für die Intrastat Meldung. Wenn Sie das Inforegister Außenhandel (= Intrastat) verwenden müssen, dann vergessen Sie bitte nicht, die entsprechenden Codetabellen vorzubereiten. Eine Vorbefüllung durch Stammdaten gibt es hier m. W. nach nicht.

Bestellung 3
Lieferung an

In diesem Punkt können Sie einstellen, wohin die Lieferung des Kreditors erfolgen soll. Neben der Standard Adresse, die in Ihren Firmendaten hinterlegt ist, haben Sie noch die Möglichkeit an einen Lagerort liefern zu lassen, an eine Debitoren-/Kundenadresse oder Sie können eine beliebige Adresse manuell erfassen. Je nach getätigter Auswahl können Sie im nächsten Feld den Lagerort oder den Debitor auswählen wobei die Adressinformation automatisch eingefügt wird und auch nicht veränderbar ist. Bei der Auswahl einer benutzerdefinierten Adresse sind jedoch alle Adressfelder beschreibbar.

Zahlung an

Über dieses Feld legen Sie fest, an wen die Zahlung erfolgen soll. Dies kann entweder der Kreditor selbst sein, ein anderer Kreditor oder wiederum eine frei definierbare Adresse. Im Gegensatz zur Lieferung können Sie hier auch bei Auswahl eines anderen Kreditors die automatisch ausgefüllten Adressdaten ändern.

Vorauszahlung

Wenn Ihr Lieferant eine Vorauszahlung von ihnen verlangt dann können Sie hier die Parameter dafür definieren. Zur Durchführung einer Vorauszahlung darf ich Sie auf den nächsten Artikel verweisen, der die möglichen Aktionen rund um die Bestellung beschreibt.

Bestellung 4
Vorauszahlung %

Wurde bereits in den Kreditor-Stammdaten ein Prozentsatz für die Vorauszahlung definiert zu wird dieser hier automatisch eingefügt. Andernfalls können Sie diesen hier manuell erfassen.

Vorauszahlung komprimieren

Setzen Sie diesen Schalter auf “Ja”, falls Sie auf der Vorauszahlungsrechnung Zeilen erstellen möchten, die Zeilen aus der Bestellung zusammenfassen, wenn folgende Bedingungen zutreffen:

  • Es wird das gleiche Sachkonto für Vorauszahlungen verwendet, wie unter “Buchungsmatrix Einrichtung” festgelegt.
  • Es werden die gleichen Dimensionen verwendet.
Kred.-Gutschriftsnr.

Wenn ich das richtig verstanden habe dann können Sie hier die bzw. eine Nummer hinterlegen, die Ihnen Ihr Lieferant für diese Bestellung gegeben hat – vermutlich um die Zahlung zuordnen zu können…

Die Bestellzeilen

Die Bestellzeilen sind das Herzstück der Bestellung und definieren primär Art, Menge und Preis der Artikel oder Dienstleistungen, die Sie bestellen wollen. Eine genaue Spezifikation wäre an sich zu diesem Zeitpunkt noch nicht notwendig, weil gerade bei Standardlieferanten eine Bestellung durchaus auch auf Zuruf erfolgen kann. Allerdings werden die Bestellzeilen zu Lieferzeilen und letztendlich zu Rechnungszeilen und Sachposten (genauso wie auch beim Verkaufsauftrag). Und somit zur Basis für Mengenbuchungen, Einstandspreise, Wareneinsatz, Preiskalkulationen, Cashflow Berechnungen und vieles mehr. Daher macht es (auch aus Planungsgründen) Sinn, schon sehr früh genau zu spezifizieren. Außerdem sind eine Eingangsrechnungsprüfung und die folgende Verbuchung derselben ohne Bestellung schwierig.

Ich werde in der Folge die im Standard sichtbaren Felder der Bestellzeile beschreiben, hinsichtlich der Durchführung und der möglichen Aktionen lesen Sie bitte den nachfolgenden Artikel. Das Bild unten dient nur der Illustration, in Wirklichkeit ist die Zeile (im Standard) um einiges länger.

Hinweis: Ich empfehle, auf den Zeilen den Vorauszahlungsbetrag und/oder Vorauszahlungsprozentsatz einzublenden. Natürlich nur dann, wenn Sie (häufiger) Vorauszahlungen verwenden. Die Angabe, die aus dem Kreditor bzw. aus dem Bestellkopf kommt, ist leider zu allgemein da es hier nur einen einzigen Prozentsatz gibt der sich auf die Gesamtsumme der Bestellung auswirkt.

Bestellzeile

Art

Hier bestimmen Sie die Art der Bestellzeile, wobei Sie aus folgenden Möglichkeiten wählen können:


- Bemerkung
- Sachkonto
- Artikel
- Ressourcen
- Anlage
- Zu-/Abschlagscode.

Je nach gewähltem Typ (mit Ausnahme der Bemerkung) können Sie im nächsten Feld aus dem zugehörigen Vorrat wählen.
 Artikel meint lagerführende und nicht lagerführende Verkaufsgegenstände, Ressourcen sind immer als Maschinen oder Personen definiert. Die Art Bemerkung ermöglicht Bemerkungen im Beschreibungsfeld der Zeile zu erfassen. Zu- / Abschlagscodes erlauben die Auswahl dieser (wenn vorher definiert - z. B. Fracht, Umweltabgaben, Zölle etc.), spielen aber bei einer Bestellung eher eine geringe Rolle da sie zumeist erst mit der Rechnung oder sogar noch später bekannt werden. Wir werden uns im Zuge der Rechnungserfassung näher damit beschäftigen.
Die Art Anlage wird nur für den Anlagenerwerb verwendet, auch hier muss die Anlage zuerst definiert worden sein, um sie dann im nächsten Feld auswählen zu können. Der Anlagenerwerb über Bestellungen wird wohl nur in Ausnahmefällen eine Rolle spielen. Auch dazu kommen wir in einem späteren Beitrag, wenn es um den Erwerb, die Bewertung und die Abschreibung von Anlagen geht.

Nummer

Mit Ausnahme der Art Bemerkung können Sie in diesem Feld die Nummer bzw. den Code des entsprechenden Gegenstands, der bestellt werden soll, auswählen. Natürlich muss die Nummer / Code vorhanden sein, er könnte im Fall von Artikel theoretisch allerdings auch automatisch angelegt werden - siehe dazu die Bemerkungen bei Kreditoren & Einkauf Einrichtung.

Beschreibung

Die Beschreibung kommt aus dem gewählten Artikel, der Ressource etc. und kann bis zu 100 Zeichen lang sein. Wenn Sie einen Textbaustein angelegt haben, dann wird dieser, abhängig von der Einstellung beim Textbaustein, hier automatisch als zusätzliche Bemerkungzeilen eingefügt. Selbstverständlich können Sie Beschreibungen auch manuell einfügen.

Lagerortcode

Wählen Sie hier den Lagerort aus, in dem die Ware eingelagert werden soll. Dies ist unabhängig von der gewählten Lieferadresse im Bestellkopf, da diese sich ja auf die gesamte Bestellung bezieht. Wurden in den Einstellungen verpflichtende Lagerorte definiert, so können Sie die Bestellung nicht abschließen, ohne hier etwas eingegeben zu haben.

Lagerplatzcode

Hier geht das gleiche wie oben gesagt, nur bezogen auf den Lagerplatz. Bei einer Bestellung wird jedoch der Lagerplatz in den seltensten Fällen bekannt sein, dies macht vermutlich est ab der Lieferung Sinn.

Menge

Erfassen Sie hier die Anzahl der zu bestellenden Einheiten wie im Feld Einheitencode definiert. Beachten Sie bitte, dass bei Artikeln eine Umrechnung stattfinden kann. Wenn Sie beispielsweise einen Karton bestellen dann könnten tatsächlich 24 Stück des Inhalts eingelagert werden. Details dazu wurden im Zuge des Artikelstamms besprochen.

Reservierte Menge

Hier sehen Sie die reservierte Menge. Wie und unter welchen Umständen reserviert wird, wird einerseits im Artikelstamm bestimmt und andererseits über eine Funktion im Zeilenmenü. Mehr dazu im nächsten Artikel.

Einheitencode

Wählen Sie hier aus einer vordefinierten Liste die Bestelleinheit, im Normalfall also Stück, Kilogramm, Liter etc.

Einkaufspreis mit / ohne MwSt.

Erfassen oder ändern Sie hier den Einkaufspreis einer Einheit des gewählten Artikels oder der Ressource. Ob dies mit oder ohne Umsatzsteuer sein muss, wird in der Überschrift angezeigt und über die Einstellung in den Rechnungsdetails weiter unten bestimmt (und hat seinen Ursprung in den Kreditorenstammdaten). Ich empfehle, grundsätzlich immer Nettopreise zu verwenden.

Zeilenbetrag mit / ohne MwSt.

Hier wird der Zeilenbetrag (mit oder ohne Mehrwertsteuer, je nach Einstellung) über die Multiplikation von Menge mal Preis minus des Rechnungsrabatts angezeigt. Interessanterweise findet sich in der Standardeinstellung kein Feld für den Zeilenrabatt, dieses kann jedoch eingeblendet werden und wird spätestens mit der eingehenden Rechnung auch im Standard sichtbar.

Menge aktuelle Lieferung

In Abhängigkeit der Einstellungen in der Kreditoren & Einkauf Einrichtung, wird hier vom System entweder die noch zu liefernde Menge eingetragen oder das Feld wird leer gelassen.

Bereits gelieferte Menge

In diesem Feld wird vom System berechnet, wie viel von der aktuellen Bestellzeile bereits geliefert wurde. Beim Erstellen einer Bestellung steht dieses Feld zwangsläufig auf Null.

Menge aktuelle Rechnung

Gibt die Menge an, die noch zu fakturieren ist. Sie wird aus der gelieferten Menge abzüglich der bereits berechneten Menge berechnet.

Bereits berechnete Menge

Gibt an, wie viele Einheiten des Artikels in der Zeile bereits als fakturiert gebucht wurden.

Menge für Zuweisung

Dieses Feld wird lediglich verwendet, wenn es um die Art Zu- / Abschlag geht. Es zeigt die Anzahl der Einheiten des Artikelzuschlags/-abschlags an, die einer Zeile zugeordnet werden. Ich komme auf darauf noch näher zu sprechen.

Zugewiesene Menge

In direktem Zusammenhang mit dem Feld oben zu sehen und gibt an, wie viel vom Artikel Zu- / Abschlag zugewiesen wurde.

Zugesagtes Wareneingangs-datum

Wie weiter oben bereits beschrieben, wird hier jenes Datum eingetragen, das uns vom Lieferanten als Lieferdatum zugesagt wurde. Dies kann manuell pro Zeile erfolgen oder generell über den gleichlautenden Parameter im Bestellkopf. Beachten Sie aber bitte, dass eine Änderung eines der hier angesprochenen Daten im Bestellkopf ALLE Bestellzeilen ändert.

Geplantes Wareneingangs-datum

Zum geplanten Wareneingangsdatum erwarten wir die Ankunft der Ware, das erwartete Wareneingangsdatum ist dieses Datum plus die eingehende Durchlaufzeit wie weiter oben beschrieben.

Erwartetes Wareneingangs-datum

siehe oben

Dimensionen Codes

Die Anzahl und der Name der Felder hier hängt davon ab, welche Dimensionen Sie verwenden. Dargestellt werden jedenfalls alle Dimensionen, die Sie als globale bzw. Shortcut Dimensionen definiert haben. Diese Felder werden aus dem Artikel oder der Ressource befüllt und können von Ihnen geändert werden. Eine etwaige Fehlermeldung hängt davon ab, ob eines der resultierenden Sachkonten für diese Zeile einen dieser Codes verlangt.

Eingangs-überschuss Menge

Dieses und das nächste Feld sind für die Bestellung unerheblich, da es erst bei einer Lieferung zu Überschussmengen kommen kann. Im Falle einer Überlieferung können Sie hier die Menge der zu viel gelieferten Artikel eintragen.

Eingangs-überschuss Code

Der Eingangsüberschuss Code (das Fenster wird auch als Over-Receipt Code bezeichnet) kann interessanterweise nur direkt am Artikel oder am Lieferanten definiert werden und scheint nicht im Gesamtmenü / Role Explorer auf. Über den Code hier und dessen Definition können Sie festlegen, bis zu welchem Prozentsatz eine Überlieferung toleriert wird und ob ggf. eine Genehmigung benötigt wird. Details und Beispiele, wenn ich zum Prozess der Lieferung komme.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Erfassen eines Einkaufs (link)
Beleg archivieren (link)
Vorauszahlungsrechnungen erstellen (link)
Empfangen von Artikeln (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.