Business Central – Debitoren & Verkauf Einrichtung

Die Debitoren & Verkauf Einrichtung ist der Dreh- und Angelpunkt im Bereich Vertrieb. Die folgenden Punkte sind eine wilde Mischung von neu und alt, von wichtig und unwichtig und von kompliziert und einfach. Bitte schenken Sie

Debitoren Einrichtung

Debitoren & Verkauf Einrichtung

Die Debitoren & Verkauf Einrichtung ist der Dreh- und Angelpunkt im Bereich Vertrieb. Die folgenden Punkte sind eine wilde Mischung von neu und alt, von wichtig und unwichtig und von kompliziert und einfach. Bitte schenken Sie dieser Seite aber trotzdem große Aufmerksamkeit da Sie hier, ähnlich wie in den anderen Einrichtungen, das System ziemlich stark verbiegen können. Es empfiehlt sich auch, die Einstellungen hier schon am Anfang einer Implementation weitestgehend fertigzustellen um dann später vor Überraschungen gefeit zu sein.

Hinweis: Wenn Sie die Auswirkungen der verschiedenen Schalter testen wollen (z. B. in Ihrer Sandbox) dann beachten Sie bitte dass zwar die Änderungen in der Einstellung hier sofort gespeichert werden, selbige aber erst wirksam werden wenn Sie das Fenster “Debitoren & Verkkauf Einrichtung” wieder schließen.

Debitoren Einrichtung 1

Allgemein

Rabattbuchung

Über diese Auswahl legen Sie fest, ob Rabatte getrennt vom Erlös in der FiBu gebucht werden sollen und wenn ja wie. Wir empfehlen Ihnen aber entweder “keine” oder “alle” zu verwenden, es sei denn es gibt einen spezifischen Grund nur eine der beiden Rabattarten separat zu verbuchen

  • Keine Rabatte: Rabatte werden nicht separat gebucht, stattdessen wird der Rechnungsbetrag netto, also minus aller Rabatte auf das oder die Erlöskonten gebucht.
  • Rechnungsrabatte: Der sich ergebende Betrag aus Rechnungsbetrag minus Zeilenrabatt wird auf das Erlöskonto gebucht, der Rechnungsrabattbetrag wird separat auf das in der Buchungsmatrix bei der Position „Verk.-Rechnungsrabattkonto” hinterlegte Konto gebucht”.
  • Zeilenrabatte: Der sich ergebende Betrag aus Rechnungsbetrag minus Rechnungsrabatt(en) wird auf das Erlöskonto gebucht, der Zeilenrabattbetrag wird separat auf das in der Buchungsmatrix bei der Position „Verk.-Zeilenrabattkonto” hinterlegte Konto gebucht.
  • Alle Rabatte: Sowohl der Rechnungs- als auch der Zeilenrabatt werden als Erlösminderung auf die Konten bei den in der Buchungsmatrix vorgegeben Positionen „Verk.-Rechnungsrabattkonto” und „Verk.-Zeilenrabattkonto” gebucht.
Kreditlimitwarnung

Legt fest, ob eine Warnmeldung zum Status des Debitors ausgegeben wird, wenn Sie einen Auftrag oder eine Rechnung erstellen. Sie haben hier vier Möglichkeiten zur Auswahl: Hinweis zum fälligen Saldo, Warnung bei Erreichen des Kreditlimits, beide Warnungen oder keine Warnung.

Bestandswarnung

Legt fest, ob eine Warnmeldung angezeigt wird, wenn Sie auf einem Verkaufsbeleg eine Menge eingeben, die zu einem negativen Lagerbestand führen würde.

Lieferschein bei VerkaufsRechnung

Ich habe diesen Punkt ziemlich ausführlich getestet und die Auswirkung des nicht gesetzten Schalters scheint zu sein, dass beim Buchen einer Verkaufsrechnung keine gebuchte Verkaufslieferung erstellt wird. Der Hilfetext im System selbst ist offensichtlich falsch weil es ja zwangsläufig eine Rechnung geben muss wenn ich eine Verkaufsrechnung buche.

Rücksendung bei Gutschrift

Hier gilt das gleiche wie oben, nur umgekehrt. Ist dieser Schalter nicht gesetzt (das ist die empfohlene Einstellung) dann wird beim Buchen einer Verkaufsgutschrift keine gebuchte Rücksendung erstellt. Wenn Sie generell auch selbst erstellte Dokumente für die Warenanlieferung verwenden (Eingangslieferschein), dann sollten Sie diesen Schalter auf ja stellen.

Rechnungsrundung

Legt fest, ob Beträge für Verkaufsrechnungen gerundet werden. Die Rundung wird wie im Fenster ‘Finanzbuchhaltung Einrichtung’ im Feld ‘Rechnungsrundungspräzision (MW)’ angegeben vorgenommen. Die empfohlene Einstellung lautet hier selbstverständlich “Ja”

Standardartikelmenge

Wenn dieser Parameter auf “Ja” steht dann wird das Feld ‘Menge’ in Aufträgen und Verkaufsrechnungen auf 1 gesetzt wird wenn Sie das Feld ‘Artikelnummer’ ausfüllen. Dies ist insbesonders dann interessant, wenn Sie nicht nur einen Artikel auswählen sondern mehrere auf einmal. Das geht z. B. im VK Auftrag mit der Zeilenaktion “Verwalten/Artikel auswählen”. Mehrere Artikel markieren Sie dann einfach mit STRG-Klick oder über Markieren der Auswahlkreise am Zeilenanfang.

Zeilen auswählen
Artikel aus Artikelnr. erstellen

Definiert, ob vom System vorgeschlagen werden soll, einen neuen Artikel zu erstellen, wenn die Eingabe im Feld Artikelnummer falsch oder unvollständig ist. Bitte beachten Sie dazu auch die Einstellung in der Lager Einrichtung und meine Kommentare dazu.

Artikel aus Beschreibung erstellen

Gibt an, ob vom System vorgeschlagen wird, einen neuen Artikel zu erstellen, wenn kein Artikel mit der Beschreibung im Feld „Beschreibung“ von Verkaufszeilen übereinstimmt. Dies ist die gleiche Funktionalität wie oben, allerdings bezogen auf das Beschreibungsfeld und OHNE die Berücksichtigung des Parameters in den Lagereinstellungen

Debitorenname in Posten kopieren

Bestimmt, ob der Name des Kunden bei der Buchung in die Debitorenposteneinträge kopiert werden soll. Die empfohlene Einstellung lautet hier “Ja”. Allerdings können Sie diesen Schalter auch zu einem späteren Zeitpunkt setzen, das System trägt dann (nach Bestätigung und nach Bestimmung einer Ausführungszeit) alle Namen in den Debitorenposten nach. Dies kann u. U. jedoch ein paar Studen dauern.

Ext. Belegnr. erforderlich

Über diesen Schalter wird festgelegt, ob auf Aufträgen, Verkaufsrechnungen oder Buchungsblatt (Journal) Zeilen eine externe Belegnummer in dem Feld ‘Externe Belegnummer’ eigegeben werden muss. Dies wird wohl in den meisten Fällen die Bestellnummer des Kunden sein – ohne diese hat er wiederum Probleme Ihre Rechnungen zuzuordnen.

Währungsausgleich

Hier wird bestimmt, ob es zulässig ist, Debitorenzahlungen in verschiedenen Währungen auszugleichen. Folgende Möglichkeiten werden angeboten, die Empfehlung lautet “Alle”:

  • Kein: Alle Posten, die an einem Ausgleich beteiligt sind, müssen in derselben Währung sein.
  • EWU: Sie können nur Posten in Euro und in den alten nationalen EWU-Währungen miteinander ausgleichen.
  • Alle: Sie können Posten in verschiedenen Währungen miteinander ausgleichen. Die Posten können in beliebigen Währungen sein.
Logoposition auf Belegen

Legt die Position des Firmenlogos auf diversen Dokumenten fest. Wenn Sie vorgedruckte oder mit Word erstellte Dokumente verwenden dann wählen Sie hier “Kein Logo”. Das Logo wird in den Firmendaten bestimmt.

Standardbuchungsdatum

Hier können Sie bestimmen, ob das Feld „Buchungsdatum“ auf Verkaufsbelegen mit dem Arbeitsdatum (im Standard ist das das Tagesdatum, es sei denn Sie stellen es manuell um) vorausgefüllt werden soll oder nicht. Empfehlung: Arbeitsdatum.

Zu liefernde Standardmenge

Legt die Menge fest, der in Auftragszeilen in das Feld „Zu liefern“ und in Verkaufsreklamationszeilen in das Feld „Menge akt. Rücksendung“ standardmäßig eingefügt wird. “Rest” bedeutet in diesem Fall, dass immer die noch nicht gelieferte Menge vorgeschlagen wird – im Normalfall also alles.

BEMERKUNGEN KOPIEREN: RAHMENAUFTRAG IN AUFTRAG, Auftrag in Rechnung, AUFTRAG IN LIEFERUNG, REKLAMATION IN GUTSCHRIFT, REKLAMATION IN RÜCKSENDUNG

Legt fest, ob Bemerkungen aus einem Beleg in den nächstfolgenden (siehe Titel) kopiert werden sollen. Gemeint sind dabei die Bemerkungen die über die Aktionsleiste erreichbar sind.

Bemerkungen RA
MwSt.-Differenz zulassen

Gibt an, ob der manuelle Ausgleich von MwSt.-Beträgen in Verkaufsbelegen erlaubt ist. Um jedoch tatsächlich eine Korrektur der Umsatzsteuer im Verkaufsbeleg durchführen zu können, muss der Parameter “maximal MwSt.-Differenz zulässig” in der Finanzbuchhaltung einen Wert >0 aufweisen.

Rechnungsrabatt berechnen

Gibt an, ob der Rechnungsrabattbetrag automatisch bei Verkaufsbelegen berechnet wird. Wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert ist, wird der Rechnungsrabattbetrag automatisch berechnet, wenn Sie eine der folgenden Aktionen auf den Verkaufsbelegen durchführen: Statistiken anzeigen, einen Testbericht anzeigen, drucken, buchen.
Steht dieser Schalter auf “Nein” können Sie einen Rechnungsrabatt manuell erfassen, aber auch den hinterlegten Rechnungsrabatt über die Aktionszeile ganz oben über Aktionen/Funktion berechnen lassen. Bitte beachten Sie auch, dass im Artikel selbst hinterlegt sein kann dass ein Rechnungsrabatt für diesen Artikel nicht zulässig ist.

MwSt.-Geschäftsbuch.-G.(Preis)

Bei Bruttoverkaufspreisen dient diese Einstellung dazu festzulegen, welcher Mehrwertsteuersatz angewendet werden muss, wenn der Kunde im Verkaufsfall keine (oder eine andere) Mehrwertsteuer zu bezahlen hat (= wenn der Nettopreis benötigt wird). Verwenden Sie diese Einstellung nicht wenn Sie keine Bruttoverkaufspreise verwenden.

Dies ist sieht auf den ersten Blick nicht sehr sinnvoll aus, da ja das Produkt bereits eine MwSt.-Produktbuchungsgruppe in sich trägt. Blöderweise bestimmt allerdings diese alleine noch keinen Mehrwertsteuersatz, dazu wird immer auch die so genannte Mehrwertsteuer Geschäftsbuchungsgruppe benötigt die vom Kunden kommt. Und genau die wird hier quasi künstlich ergänzt um den Nettopreis berechnen zu können. Würde man die Mehrwertsteuer Geschäftsbuchungsgruppe des Kunden verwenden, dann wäre der Mehrwertsteuersatz im Exportfall Null und dem Kunden würden demzufolge der Bruttopreis berechnet werden. Für den Ausweis der Mehrwertsteuer-Berechnungsgrundlage wird selbstverständlich die MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe des Kunden verwendet.

Als Beispiel ein Produkt das netto 100,– kostet und das in die 20% Gruppe fällt (für Inland und EU ohne UID). Es wird ein Bruttopreis von 120,– hinterlegt und ein Drittlandkunde bestellt das Produkt. Wie oben erwähnt bestimmt sich der anzuwendende MwSt.-Satz aus Kunde und Produkt und dieser wäre somit 0 –  der Kunde würde 120,– bezahlen. Über die hinterlegte “künstliche” MwSt.-Geschäftsbuchungsgruppe Inland weiß das System jedoch, dass es eigentlich 20% wären und verrechnet dem Kunden somit den errechneten Nettopreis von 100,– zuzüglich 0%. Ähnlich verhält es sich, wenn der anzuwendende Mehrwertsteuersatz aus Kunde und Produkt 30% wäre. Das System rechnet zuerst aufgrund der Gruppe Inland auf den Nettopreis herunter und würde dann aufgrund der Gruppe des Kunden 30% als Mehrwertsteuersatz zuschlagen

Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw.

Ist m. M. nach wieder einmal sehr schlampig aus “Exact Cost Reversing Mandatory = Exakte Kostenumkehr verpflichtend” in “Einstandspreis Rückverfolgung notwendig” übersetzt und gibt an, dass eine Rücksendung erst gebucht werden kann, wenn im Feld ‘Ausgegl. von Artikelposten’ in der Verkaufszeile ein Posten angegeben wird. Eine nähere (wenn auch komplizierte) Erklärung dazu finden Sie hier. Unter der Voraussetzung dass Sie Wert auf eine präzise Kostenzuordnung legen dann ist die empfohlene Einstellung hier “Ja”.

Wenn Sie mit Retouren oder Gutschriften arbeiten und das Feld Einst.-Pr.-Rückverfolg. notw entweder auf der Seite Kreditoren & Einkauf Einr. oder auf der Seite Debitoren & Verkauf Einr. entsprechend Ihrer Situation eingerichtet haben, dann füllt Business Central automatisch die verschiedenen Eingabefelder der Anwendung aus, wenn Sie die Funktion Aus Dokument kopieren verwenden. Wenn Sie die Funktion Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen verwenden, werden diese Felder immer automatisch ausgefüllt.

Vorauszahlung beim Buchen prüfen

Legt fest, dass Sie einen Auftrag mit unbezahlten Vorauszahlungsrechnungen nicht liefern oder in Rechnung stellen können.

Häufigkeit für automatische Aktualisierungen zu Vorauszahlungen

Hier können Sie festlegen ob und wenn ja in welchem Intervall der Status von Vorauszahlungen aktualisiert werden soll. Wenn dieser Punkt auf “Täglich” oder “Wöchentlich” gesetzt wird, dann wird der entsprechende Aufgabenwarteschlangenposten automatisch erstellt oder geändert.

Vorauszahlung Warteschlangenposten
Löschen des Belegs zulassen vor

Definiert, ob und wann gebuchte Verkaufsbelege gelöscht werden können. Falls Sie ein Datum eingeben, können gebuchte Verkaufsbelege mit einem Buchungsdatum an oder nach diesem Datum nicht gelöscht werden.

Aktualisierte Adressen ignorieren

Wenn dieser Schalter auf “Ja” steht, dann werden Adressänderungen auf Verkaufsbelegen nicht in die Debitorenkarte kopiert. Standardmäßig (wenn der Schalter auf “Nein” steht) werden Sie gefragt ob Sie Adressänderungen auf Aufträgen oder Verkaufsrechnungen in die Debitorenkarte zurückschreiben wollen.

Achtung: Bei der Frage nach dem Kopieren/Ändern kommt auch eine Frage “nicht mehr fragen” oder so ähnlich. Damit wird dieser Schalter (zumindest für den jeweiligen Benutzer) auf “Ja” gesetzt und die Frage kommt nicht mehr. Ich habe noch keinen Weg gefunden diesen Prozess wieder umzukehren.

Manuelle Reservierung überspringen

Gewöhnlicherweise fragt das System, ob Sie manuell reservieren möchten wenn eine automatische Reservierung nicht möglich ist. Dies kann allerdings bei mehreren gleichzeitigen Zeilen zu Problemen führen. Über diesen Parameter kann diese Frage unterdrückt werden und die betroffene Zeile wird dann nicht reserviert.

Hier auch noch ein Test der Reservierungseinstellungen bei Kunden und Artikeln, eine Abfrage kommt hier nicht. Passt vielleicht nicht ganz hierher, ist aber nichtsdestotrotz interessant.

KundeArtikel
immerimmerArtikel ist autom. reserviert
immeropt.Artikel ist autom. reserviert
immernieArtikel ist autom. reserviert
opt.immerArtikel ist autom. reserviert
opt.opt.keine Reservierung, nur manuell
opt.nieMeldung Reservierung nicht möglich (bei Versuch der manuellen Reservierung)
nieimmerArtikel ist autom. reserviert
nieopt.Meldung Reservierung nicht möglich
nienieMeldung Reservierung nicht möglich

Mehr Infos zu Reservierungen finden Sie hier.

Angebotsüberprüfungsberechnung

Hier erwartet das System die Eingabe einer Datumsformel um zu bestimmen, wie lange ein Angebot basierend auf den Belegdatum gültig sein soll. Mögliche Eingaben wären hier beispielsweise: 10T, 2W, 1M

Zeilenbeschreibung zu Sachposten kopieren

Gibt an, dass die Beschreibung in Verkaufsbelegzeilen der Art „Sachkonto“ in die resultierenden Sachposten übertragen werden soll.

Debitoren Einrichtung 2

Dimensionen

Hier können Sie die aus der Liste der Dimensionen den Code für Analyseberichte festlegen – für Debitorengruppen und für Verkäufer. Allerdings gilt hier analog was ich bereits bei der Lagereinrichtung geschrieben habe: Ich finde keine passende Erklärung für Gruppen die es nicht gibt und muss diese Einstellung daher im Code prüfen lassen.

Nummernserien

Wählen Sie hier die einzelnen Nummernserien aus dem vorher angelegten Vorrat. Selbstverständlich müssen Sie nur jene Felder ausfüllen, die sie später dann auch benötigen. Sollten Sie aktuell einen Nummernkreis noch nicht wissen so können Sie diesen jederzeit nachtragen, das System weist Sie mit einer Meldung auf das Fehlen hin.

Debitoren Einrichtung 3

Hintergrundbuchung

Die Möglichkeit von Hintergrundbuchungen existiert in der FiBu, im Einkauf und auch hier im Verkauf. Die Einrichtung ist überall die gleiche.

Mit Aufgabenwarteschlange buchen

Setzen Sie diesen Punkt auf Ja, damit teilen Sie den System grundsätzlich mit, dass Sie zeitversetzt buchen wollen.

Mit Aufgabenwarteschlange buchen & drucken

Setzen Sie diesen Punkt auf Ja wenn sie, ähnlich wie beim manuellen Buchen, gleichzeitig buchen und drucken wollen. Dies kann allerdings zu Fehlern führen wie Microsoft in der Hilfe hier schreibt:

“Wenn Sie einen Beleg an einen Drucker senden und der Drucker ein Dialogfeld anzeigt, wie eine Anforderung für Anmeldeinformationen oder eine Warnung über geringe Druckertinte, wird der Beleg gebucht, aber nicht gedruckt. Die entsprechenden Aufgabenwarteschlangenposten überschreiten letztendlich die Zeit und das Feld Status ist auf Fehler festgelegt. Entsprechend empfiehlt es sich, dass Sie kein Druckersetup verwenden, das Aktivität mit der Anzeige von Druckerdialogfeldern in Verbindung mit Hintergrundbuchung benötigt.”

Vielleicht noch ein Wort zum Hintergrund: Zeitversetztes Buchen macht immer dann Sinn, wenn viele Transaktionen gleichzeitig stattfinden müssen und ein Buchungsvorgang, speziell Stapelbuchungen im Verkauf, gegebenenfalls nicht abgeschlossen werden können weil andere Prozesse diesen Buchungsprozess blockieren. Über Hintergrundbuchungen kann man den kritischen Prozess des Abschließens z. B. in die Abendstunden verlegen und somit Eingabearbeiten während des Tages ungehindert durchführen.

Aufgabenwarteschlange – Kategoriencode

Wählen Sie hier aus einer Liste von Aufgabenwarteschlangen Kategorien die zutreffende aus (diese sollte natürlich vorher angelegt worden sein bzw. können Sie eine Kategorie hier auch direkt anlegen wenn sie über die notwendigen Rechte verfügen.). Diese Kategorie verwenden Sie auch, wenn Sie dann die eigentliche Aufgabe anlegen, die das Buchen durchführt. Da beim Anlegen einer Zeile oder eines Belegs diese Kategorie geholt und in den Kopf geschrieben wird, weiß das System bei der Abarbeitung welche Belege oder Belegzeilen betroffen sind.

Bei Erfolg benachrichtigen

Legt fest, ob eine Benachrichtigung gesendet werden soll, wenn Buchen und Drucken abgeschlossen sind. Ich muss allerdings noch herausfinden wohin diese Nachricht geht und in welcher Form sie erfolgt.

Art der Berichtsausgabe

Gibt die Ausgabe des Berichts an, der mit einem Aufgabenwarteschlangenposten geplant ist, wenn das Kontrollkästchen “Mit Aufgabenwarteschlange buchen und drucken” aktiviert ist.

Archivierung

Hier können Sie festlegen, ob Sie die hier angeführten Dokumenttypen archivieren wollen oder nicht. Bei Angeboten haben Sie zusätzlich noch die Möglichkeit auszuwählen, ob Sie gefragt werden wollen ob ein Angebot archiviert werden soll und Sie können entscheiden, ob Sie gelöschte Verkaufsangebote im Stapel archivieren möchten. Achtung: Ich habe diese Funktionen nicht getestet.

Dynamics 365 Sales

Definiert einige wenige Parameter wenn Sie auch Dynamics 365 Sales einsetzen. Wenn dies allerdings der Fall ist müssen auch noch ein paar andere Dinge gemacht werden und somit gibt es hier vorderhand keine nähere Beschreibung (ich habe hier auch kein D365 Sales).

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Verkauf (link)
Einrichten von Verkäufen (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.