Debitoren Stammdaten – Adresse, Kontakt

Debitoren Stammdaten I

Debitoren Stammdaten – Adresse, Kontakt

Schon vor langer langer Zeit ist mir aufgefallen, dass viele Leute außerhalb des Bereichs Buchhaltung und Finanzen mit dem Wort Debitor (also Schuldner) nicht viel anfangen können. Umso verwunderlicher ist es also, das Business Central im Deutschen konsequent an diesem Wort festhält. Gemeint sind selbstverständlich Kunden die gleichzeitig auch in der Finanzbuchhaltung als Personenkonten bzw. Debitoren fungieren.

Um in Business Central etwas verkaufen zu können müssen Sie zumindest einen Kunden/Debitor angelegt haben. Dabei spielt es keine Rolle, wie diese Debitoren juristisch aussehen – es können also sowohl physische Personen, Personengesellschaften oder aber (in den meisten Fällen) auch juristische Personen sein (womit sich bis zu einem gewissen Grad auch der Begriff Personenkonto in der FiBu erklärt).

Die Gesetze in den meisten Ländern verlangen, dass ein Kunde/Debitor zumindest mit einem Namen bzw. Firmennamen, einer Adresse und in vielen Fällen auch mit einer Steuernummer angelegt sein muss um damit gültige Rechnungen zu erzeugen. Neben diesen Minimalerfordernissen gibt es aber noch eine große Anzahl anderer Felder die für Bereiche wie die Finanzbuchhaltung, Logistik, Fakturierung oder Marketing wichtig und nützlich sind. In diesem und den folgenden Artikeln beschreibe ich diese Felder – wie immer auch mit einer Bemerkung zum ‚warum‘ soweit ich es selbst verstehe 😉

Bitte vergessen Sie aber auch nicht, dass es neben den hier beschriebenen noch eine ganze Anzahl weiterer Felder gibt die im Standard nicht eigeblendet sind und die ich hier nur in Ausnahmefällen beschreibe.

Und noch ein zweiter wichtiger Hinweis: Debitoren sind NICHT Kontakte. Diese werden in Business Central in einer eigenen Tabelle geführt und KÖNNEN mit Debitoren verbunden sein, müssen aber nicht. Mehr zu Kontakten weiter unten und in einem der folgenden Beiträge.

Debitoren 1
Nummer

Die eindeutige Nummer des Debitors („Kundennummer“). Je nach Einstellung in den Nummernserien wird das Feld entweder automatisch aus einer definierten Nummernserie gefüllt oder Sie geben die Nummer manuell ein. Wenn Sie mehrere Nummernserien definiert haben, dann können Sie über die drei Punkte im Feld die nächste Nummer aus einer diesen Serien auswählen. Bitte beachten Sie: wenn die Nummer automatisch gezogen wird und es keine alternativen Nummernserien gibt, dann wird bei der Neuanlage die Kundennummer nicht angezeigt.

Nummernserien Debitor
Name

Der Name des Debitors / Kunden. Dieser wird auf allen Dokumenten und Belegen für den Debitor angezeigt. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.

Name 2

Dieser ist im Standard nicht eingeblendet aber ich empfehle dringend dies zu tun. Speziell im öffentlichen Bereich haben Sie es sehr oft mit langen Namen zu tun die nicht auf einer Zeile unterzubringen sind. Die maximale Länge beträgt hier 50 Zeichen.

IC-Partnercode

Legt den Intercompany – Partnercode des Debitors fest. Hier trifft genau das Gegenteil zum oben gesagten zu, ich empfehle dieses Feld auszublenden wenn es nicht explizit notwendig ist (im KMU-Bereich eher sehr selten).

Saldo (MW)

Dieses Feld wird vom System gefüllt und zeigt den offenen Saldo des Debitors In Mandantenwährung (MW) – also jener Währung, in der Sie ihre Berichte an Ihr lokales Finanzamt abliefern müssen und die in der Finanzbuchhaltung Einrichtung definiert wird. Auch hier ist die englische Bezeichnung etwas klarer, da heißt es nämlich local currency, also lokale Währung. Bei einem Klick auf die Summe öffnen sich die so genannten offenen Posten (Debitorenposten) des Debitors, also ein Überblick über alle offenen Rechnungen aus denen sich diese Summe zusammensetzt.

Fälliger Saldo (MW)

Auch hier sehen Sie den Saldo des Kunden bzw. beim Klick die Details. Hier handelt es sich jedoch nur um die fälligen Rechnungen des Debitors womit diese Summe etwas geringer sein kann als jene oben.

Kreditlimit (MW)

Hier definieren Sie die Höhe des Gesamtsaldos eines Kunden ab dem bei neuen Transaktionen eine Warnung ausgegeben werden soll. Beachten Sie bitte, dass dieser Saldo auch Aufträge (geliefert oder nicht geliefert), nicht gebuchte Verkaufsrechnungen und andere erfolgswirksame Belege umfasst. Wenn das Kreditlimit überschritten wurde dann wird dieser Betrag in rot dargestellt. Ob überhaupt bei Überschreiten des Kreditlimits gewarnt werden soll, können Sie in der Debitoren und Verkauf Einrichtung festlegen.

Gesperrt

Definiert für welche Art von Transaktionen der Debitor gesperrt ist – weil zum Beispiel Zahlungsverzug oder sogar eine Insolvenz vorliegen.

Leer

Alle Transaktionen sind zulässig

Lieferung

Für diesen Debitor können keine neuen Aufträge und Lieferungen erstellt werden. Gelieferte Aufträge können jedoch fakturiert werden.

Rechnung

Für diesen Debitor können keine neuen Aufträge, Lieferungen und Rechnungen erstellt werden. Auch bereits gelieferte Aufträge können nicht mehr verrechnet werden. Sie können dem Debitor allerdings weiterhin Mahnungen und Zinsrechnungen senden.

Alle

Für diesen Debitor ist keine Transaktion zulässig, auch keine Verbuchung von geleisteten Zahlungen.

Datenschutzsperre

Das Setzen dieses Parameters auf ‚JA‘ setzt automatisch das Feld Gesperrt wie oben beschrieben auf ‚Alle‘. Hintergrund: Eine betroffene Person kann verlangen, dass Sie die Verarbeitung ihrer persönlichen Daten vorübergehend einstellen. Um solchen Anträgen nachzukommen, können Sie deren Datensatz aus Datenschutzgründen als gesperrt markieren, um eine weitere Verarbeitung zu verhindern.

Verkäufercode

Der Code des Verkäufers der normalerweise für den Kunden zuständig ist. Dieser Code bzw. die Beschreibung (also der Name) wird auch in diverse Dokumente übertragen. Bitte beachten Sie: Verkäufer und deren Codes müssen in einer eigenen Liste angelegt werden um sie hier auswählen zu können.

Zuständigkeitseinheitencode

Der Code für die Zuständigkeitseinheit, die diesen Debitor standardmäßig verwaltet. Zuständigkeitseinheiten (oder Responsibility Center wie es auf Englisch heißt), sind willkürliche organisatorische Einheiten wie z.B. Verkaufsbüros, Filialen oder Lagerorte über die bestimmte Parameter vordefiniert werden können. Diese machen vermutlich nur bei größeren oder stark diversifizierten Firmen Sinn. Hier ein Beispiel für eine solche Zuständigkeitseinheit

Zustaendigkeitseinheiten
Belegsendeprofil

Gibt die bevorzugte Methode zum Senden von Dokumenten an diesen Kunden an. So müssen Sie nicht jedes Mal, wenn Sie ein Dokument an diesen Kunden senden wollen, eine Sendeoption auswählen. Verkaufsbelege an diesen Kunden werden mit dem angegebenen Sendeprofil gesendet, dieses hat Vorrang vor dem Standardsendeprofil für Dokumente. Mehr dazu in einem Beitrag zum Bereich System

Gesamtumsatz

Zeigt den gesamten Umsatz des Debitors im laufenden Geschäftsjahr an. Es ist die Nettosumme aus allen abgeschlossenen und offenen Rechnungen sowie Gutschriften.

Kosten (MW)

Zeigt die Höhe des fakturierten Wareneinsatzes für diesen Debitor im laufenden Geschäftsjahr (vorausgesetzt die Lagerbestände wurden korrekt angepasst/reguliert).

DB (MW)

Zeigt den Deckungsbeitrag des Kunden im laufenden Geschäftsjahr (Umsatz minus WES).

DB %

Der DB als Prozentsatz.
Ich persönlich halte dieses und die drei Felder zuvor für entbehrlich. Diese Daten werden im laufenden Betrieb niemals transparent, generell ist die Aussagekraft eher bescheiden.

Korrigiert am

Das Datum der letzten Änderung der Debitorenkarte.

Suche nach Namen deaktivieren

Legt fest, dass Sie den Debitorennamen im Dokument ändern können, da kein Abgleich mit dem Debitorenstammdaten erfolgt.

Dieser Punkt benötigt allerdings etwas Erklärung: Wenn dieses Feld nicht aktiviert ist, dann wird bei der Erstellung von z.B. einem Verkaufsauftrag die Übereinstimmung von Name und Adresse zwischen Auftrag und Debitor geprüft. Gibt es Differenzen, so wird man aufgefordert diese am Auftrag zu berichtigen oder die Stammdaten zu ändern oder einen neuen Debitor anzulegen.

Wird dieses Feld hingegen aktiviert, so werden Abweichungen im Dokument ignoriert und nicht gegen den Debitor geprüft. Dies macht überall dort Sinn wo es z.B. Verkäufe an Privat-, Bar- oder Laufkunden gibt. Hier benötigte man zwar eine Rechnung oder andere Dokumente, man wird aber natürlich nicht jedes Mal einen neuen (weil einmaligen) Debitor anlegen. Im Standard sollte dieses Feld nicht aktiviert sein.

Adresse und Kontakt

Debitoren 2

Adresse

Dies ist die primäre Adresse des Kunden und wird immer auch als Rechnungsadresse verwendet. Andere Adressen sind in beliebiger Anzahl möglich, werden aber an anderer Stelle definiert.

Adresse

Dieses Feld heißt zwar Adresse, gemeint ist bei uns jedoch Straße 1. Die maximale Länge beträgt 100 Zeichen.
Der Name ist der internationalen Auslegung von Business Central geschuldet, nicht überall besteht eine Adresse aus Straße, Postleitzahl und Ort. Speziell in Asien und zunehmend auch bei uns sind Gebäudenamen oder -komplexe ausreichend (Shopping City Süd…)

Adresse 2

Straße 2 wie oben oder eben jeglicher anderer Adresszusatz. Die maximale Länge beträgt 50 Zeichen.

Länder-/Regionscode

Gibt das Land/die Region des Kunden an. Diesen Code müssen sie aus einer vorher angelegten Tabelle auswählen. Beachten Sie bitte, dass diese Auswahl verschiedenste Auswirkungen hat, unter anderem auf das Adressformat und die formale Prüfung der UID Nummer. Mehr dazu in einem gesonderten Beitrag und weiter unten.

Regionen
Ort

Wie der Name schon sagt. Allerdings ist der Ort und auch die folgende Postleitzahl ein bisschen trickreich und kann jemanden der es nicht weiß in den Wahnsinn treiben. Es gibt nämlich im Hintergrund eine Tabelle von Postleitzahlen, Orten und Ländern. Erwischt man bei der Postleitzahl eine Nummer die es zweimal gibt dann wird unter Umständen sowohl der Ort als auf das Land überschrieben (und oft merkt man das gar nicht).
Ich empfehle diese Tabelle entweder ganz leeren oder nur mit jenen Werten füllen, die absolut gesichert sind. Und dann auch nur mit jenen aus dem Heimatland. Speziell bei der Mischung von Schweiz und Österreich läuft man hier nämlich in ziemliche Probleme weil in beiden Ländern die Postleitzahlen sehr ähnlich sind. Außerdem empfiehlt es sich, die Felder auf der Karte umzudrehen – das heißt zuerst die Postleitzahl, dann den Ort und zum Schluss das Land. So bemerkt man wenigstens wenn das System ein Eigenleben entwickelt.

PLZ-Code

Die Postleitzahl der Rechnungsadresse. Das oben Gesagte gilt hier entsprechend.

PLZ Codes
Auf Karte anzeigen

Bei einer Cloudversion immer und bei einer lokalen Version nach korrekter Einrichtung wird hier die obige Adresse oder der Werg dorthin (mit ein paar wählbaren Optionen) in der Bing Karte angezeigt (und bevor die Frage kommt: Nein, ich weiß nicht ob das auch mit Google und Apple geht, vermutlich nicht einfach…).

Kontakt

Wie an anderer Stelle bereits erwähnt, sind Kontakte eine eigene Tabelle in der zwischen Firmen- und Personenkontakten unterschieden wird. Nur Firmenkontakte können mit Debitoren verbunden sein. Wenn dem so ist, werden einige definierbare Felder zwischen Kontakt und Debitor synchronisiert. Da Debitoren keine Personenverwaltung haben, werden diese über die Kontakte definiert – ein Firmenkontakt kann einen oder mehrere zugehörige Personenkontakte besitzen. Bei der Erstellung eines Debitors wird immer auch ein Firmenkontakt angelegt.

Warum die lange Vorrede? Die folgenden Informationen können aus dem Kontaktestamm genommen werden bzw. ergänzen diesen automatisch bei freihändiger Eingabe

Code des Kontakts

Hier können Sie die Nummer des zugehörigen Kontakts auswählen. Damit wird dann auch der Name des Kontakts in die nächste Zeile geschrieben und auf diversen Dokumenten gemäß den Einstellungen in der Ländertabelle gedruckt. Es macht hier natürlich nur wenig Sinn den Firmenkontakt zu wählen,

Kontaktname

Hier wird entweder der Kontakt wie oben beschrieben angezeigt oder Sie können einen Namen erfassen. Der erfasste Name wird unmittelbar als Datensatz unter dem zugehörigen Firmenkontakt angelegt.

Debitor Kontakt 1
Debitor Kontakt 2
Debitor Kontakt 3
Telefonnr., Mobiltelefonnr., E-Mail, Faxnr., Homepage

Die Telefonnummer der Kontaktperson bzw. freie Eingabe. Wird über das Feld oben ein neuer Personenkontakt angelegt, so werden die Telefonnummer, Mobiltelefonnummer, E-Mail und Homepage ebenfalls bei diesem Kontakt eingetragen.

Sprachcode

Gibt die Sprache an, die für Ausdrucke für diesen Debitor verwendet wird. Dieser Parameter sieht unschuldig aus, bewirkt jedoch auch eine ganze Menge. Haben sie nämlich für einen Debitor einen von ihrer Mandantensprache abweichenden Sprachcode gewählt, dann müssen sowohl die Dokument-Layouts als auch Stamm- und Hilfsdaten entsprechend übersetzt sein. Ich empfehle daher, den Sprachcode mit Bedacht zu wählen.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Neue Debitoren registrieren (link)
Debitoren sperren (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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