Business Central – Das Jahr abschließen

Gott sei Dank ist der Prozess “Jahr abschließen” in Business Central (und auch in NAV) im Gegensatz zu vielen anderen Programmen relativ einfach und bereitet weder dem Benutzer noch dem Support Kopfzerbrechen.

Das Jahr abbschließen

Das Jahr abschließen

Gott sei Dank ist der Prozess “Jahr abschließen” in Business Central (und auch in NAV) im Gegensatz zu vielen anderen Programmen relativ einfach und bereitet weder dem Benutzer noch dem Support Kopfzerbrechen. Dies hat u. a. damit zu tun, dass Salden keine eigenen “Container” sind sondern sich immer nur ad hoc als Summe aus den Transaktionen errechnen. Somit muss beim Jahreswechsel auch kein Saldo von A nach B übertragen und geprüft werden sondern es werden lediglich die Gewinn- und Verlustkonten abgeschlossen und in einem zweiten Schritt gegen ein entsprechendes Bilanzkonto gebucht. Sämtliche anderen Bilanzkonten laufen unverändert weiter und die Jahres- und Periodenzugehörigkeit ergibt sich nur aus dem Buchungsdatum.

Und hier auch gleich die Antwort zur wichtigsten nicht gestellten Frage: Ja, der Prozess des Jahresabschlusses (GuV Konten Nullstellung) kann jederzeit wiederholt werden und Sie können somit auch in ein bereits geschlossenes Jahr buchen. Sie müssen eben nur darauf achten, dass der Abschluss der GuV Konten im Anschluss nochmals erfolgt und dass der betroffene Benutzer die Berechtigung hat, in der schon geschlossenen Periode zu buchen (Benutzer Einrichtung). Die generelle Einstellung in der Finanzbuchhaltung Einrichtung (Buchungen zulässig) wird dabei NICHT beachtet.

Da aber der Teufel nicht schläft, Vorsicht die Mutter der Porzellankiste ist und Murphy an jeder Ecke lauert ist es trotzdem empfehlenswert, den Übertrag bzw. den Abschluss der GuV Konten nach einem routinemäßigen Backup und außerhalb der Tagesarbeit durchzuführen.

Hier nun die Schritte im Einzelnen:

1. Jahr erstellen / prüfen

Um überhaupt buchen zu können muss es Buchhaltungsperioden geben und diese müssen im Vorhinein erstellt werden. Grundsätzlich empfiehlt es sich immer zumindest ein Jahr in der Zukunft “vorrätig” zu haben – denken Sie daran dass beispielsweise Rechnungsabgrenzungen sofort mit Buchungsdaten in der Zukunft gebucht werden.

Jahr erstellen
Jahhr öffnen

Wenn Sie diese Routine durchgeführt haben dann hat Business Central den Haken in der Spalte “Neues Geschäftsjahr” gesetzt und die Perioden gemäß Ihrer Eingaben erstellt. Und keine Sorge – Sie können diese Perioden auch wieder löschen da es ja noch keine Buchungen gibt.

2. Nummernserien prüfen und ggf. definieren

Bite sehen Sie sich die jahresabhängigen Nummernserien an und ergänzen Sie wo notwendig. Eine ausführliche Anleitung dazu finden Sie hier.

3. Jahr abschließen

Damit Sie im nächsten Schritt die GuV Konten auf Null stellen können, müssen Sie zuerst das Jahr abschließen. Die Maske ist die gleiche wie oben, Sie wählen nur den anderen Punkt. Sie können hier auch kein Jahr auswählen, das System wählt automatisch das nächste noch nicht abgeschlossene Jahr.

Jahr abschließen

4. GuV-Konten Nullstellung

Nachdem ein Finanzjahr geschlossen wurde, können Sie die GuV Konten auf Null stellen – d. h. es werden alle Salden von GuV Konten (Sie erinnern sich – Kontenplan – Sachkonto – drittes Feld von oben?) gegen ein zu bestimmendes Rücklagenkonto abgeschlossen.

Kontotyp 2
GuV Konten Nullstellung

Die Felder im ersten Bereich sind glaube ich ziemlich klar, einzig der Punkt “Zu Gewinnrücklagenkonto buchen” braucht eine kurze Erklärung: Hier können Sie auswählen, ob die Gegenbuchung zu den GuV Konten als Summe (Saldo) erfolgen soll oder ob pro abgeschlossenem Konto eine Zeile am Rücklagenkonto gebucht wird.

Konzernmandantencode

Gibt den Code für den Konzernmandanten in einer Unternehmensgruppenstruktur an. Wird nur bei einer Konsolidierung verwendet.

Dimensionen

Die MS Hilfe sagt da zu: “Legt Dimensionen fest, wie etwa einen Bereich, ein Projekt oder eine Abteilung, die Sie Verkaufs- oder Einkaufsbelegen zuweisen können, um die Kosten zu verteilen und den Transaktionsverlauf zu analysieren. ” Aus meiner Sicht besagt das gar nichts (heiße Luft…). Tatsächlich bedeutet dieser Parameter, dass die Abschlussbuchungen gemäß den hier gewählte Dimensionen aufgeteilt werden. Steht in diesem Feld nichts, dann werden die Abschlussbuchungen nur pro Konto gegen das Bilanzkonto erstellt/gebucht. Werden hier Dimensionen angeben so wird für jedes Konto der Saldo für die Kombination Konto / Dimension gebildet und dieser dann gegen das Abschlusskonto erstellt/gebucht.

Lagerbuchungsperiode geschlossen

Gibt an, dass die Lagerbuchungsperiode abgeschlossen wurde. Lesen Sie mehr zu Lagerbuchungsperioden hier. Welche die konkreten Auswirkungen einer (oder mehrerer nicht) geschlossener Lagerbuchungsperioden sind muss ich noch herausfinden. (XXX)

5. Buchungsblatt prüfen und buchen

Im letzten Schritt buchen Sie das sich ergebende Journal (Buch.-blatt) wie gewohnt. Das Buchungsdatum (gewöhnlich der letzte Tag des Finanzjahres) hat ein “U” vor dem Datum – das bedeutet “Ultimo” und besagt, dass es eigentlich nicht der letzte Tag (also. z. B. der 31.12.) ist, sondern ein künstlicher Tag zwischen dem 31. und dem 1. Auf diese Weise werden Periodensummen von Abschlussbuchungen nicht beeinflusst. Die Eingabe eines Ultimo Datums als zulässiges Buchungsdatum in den Einrichtungen ist nicht möglich.

Abschussbuchungen

Bitte beachten Sie auch: Wenn Sie nach einer erfolgten Nullstellung und Buchung nachträgliche Transaktionen im geschlossenen Jahr durchführen, dann werden bei einer NEUERLICHEN Nullstellung und der Verwendung von Dimensionen wiederum ALLE GuV Konten in das Journal (Buch.Blatt) geschrieben, bei jenen ohne Veränderung mit einem Null Saldo.

2ter Abschluss 2
2ter Abschluss
Weiterführende Links zu diesem Thema:

Bücher schließen (link)
Schließen Sie GuV-Konten (link)
So buchen Sie die Jahresabschlussposten (link)


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