Business Central – Setartikel

Setartikel sind in Business Central aber auch in Navision eher Stiefkinder. Böse formuliert könnte man sogar sagen “verleugnete Stiefkinder” da es den Begriff “Set” in BC/NAV Sprachgebrauch überhaupt nicht gibt.

Setartikel

Setartikel

Setartikel sind in Business Central aber auch in Navision eher Stiefkinder. Böse formuliert könnte man sogar sagen “verleugnete Stiefkinder” da es den Begriff “Set” im BC/NAV Sprachgebrauch überhaupt nicht gibt. So gesehen ist die merkwürdige Herangehensweise an diese Thematik erklärbar weil es sich auch im Standard eigentlich nur um einen Workaround handelt.

Kurz zur Definition: Unter einem Setartikel versteht man einen (gewöhnlicherweise nicht lagerführenden) Artikel, der sich aus mehreren Unterartikeln oder Komponenten zusammensetzt. Gewöhnlicherweise wird das Set aus den Unterartikeln jedoch nicht “produziert” und damit fix zusammengebaut, sondern sie werden einfach nur zusammen verkauft, unter einem eigenen Namen und zumeist mit einem günstigeren Preis als die Summe der Einzelartikel. Die Gründe für Sets sind mannigfaltig, manchmal braucht man den zweiten Artikel damit der erste funktional ist (Mappe und Loseblattsammlung), manchmal versucht man schwer verkäufliche Artikel am Kunden “vorbeizuschummeln” und manchmal ist es einfach nur die “size me up” Mentalität, um mit gleichem Aufwand mehr zu verkaufen.

Aber ganz egal warum – Sets sind auch in reinen Handelsumgebungen sehr häufig und ich kenne kaum ein ERP Projekt wo die Frage nach Sets nicht kam.

So wie es Business Central vorgesehen ist

Die Erstellung

Die Standardvorgehensweise im Businesscenter sieht vor, einen lagerführenden Artikel zu erstellen (der Oberbegriff für das Set) der über Montage beschafft wird, der die Montagerichtlinie Lagerfertigung hat und dem eine Montagestückliste zugeordnet ist.

Setartikel Hauptartikel

Die Montagestückliste selbst wird im Artikel über die Aktionsleiste erstellt oder geändert wobei der Aufbau ziemlich einfach ist. Sie tragen pro Zeile die Artikel- oder Ressourcenummer mit der jeweiligen Beschreibung, der benötigten Menge und dem Einheitencode ein. Sollte ein Unterartikel selbst eine Stückliste besitzen, so wird das in der Spalte “Montagestückliste” angezeigt, dort kann man dann auch auf die entsprechende Montagestückliste wechseln. Sie können dann noch angeben, in welcher Artikelnummer die betreffende Komponente installiert ist (dies wird im Servicemanagement verwendet) und können die Position des Unterartikels in der Stückliste über eine Nummer definieren. Die beiden letzten Angaben sind für Montagestücklisten nicht bedeutend.

Setartikel Montagestückliste
Die Verwendung

Wenn Sie nun ein solches Set verkaufen wollen, dann tragen Sie den Ober- oder Hauptartikel ganz einfach in einer Zeile in einem Verkaufsauftrag ein.

Setartikel Auftragszeile

Klicken Sie dann im Zeilenmenü (Aktionsleiste über den Zeilen) auf Zeile/Funktionen und dann auf “Stückliste entfalten”. Nach einer Abfrage zum Thema Dimensionen

Setartikel Auftrag Abfrage Dimensionen

hat sich die Auftragszeile dramatisch verändert. Es wird nämlich der Hauptartikel entfernt, durch eine Bemerkungszeile ersetzt und es werden die Komponenten mit ihren Verkaufspreisen und den in der Stückliste definierten Mengen aufgelistet. Damit ist natürlich auch der ursprüngliche Preis des Hauptartikels verschwunden und stattdessen zeigt der Auftrag die Summe der Verkaufspreise der Unterartikel.

Setartikel Auftragszeile entfaltet

Diese Vorgehensweise führt zu mehreren Problemen:

  • Erstens verschwindet der bewusst definierte Preis des Setartikels. Man könnte zwar über Zeilenrabatte den Gesamtpreis wiederherstellen, abgesehen von der damit verbundenen Arbeit zeige ich dem Kunden so einen reduzierten Preis für Unterartikel, den er unter normalen Umständen nicht bekommen würde. 
  • Zweitens wird der Oberartikel nicht mehr mit einer Artikelnummer gezeigt und wird somit für den Kunden auch nicht mehr bestellbar. Eigentlich ist genau das Gegenteil erwünscht.
  • Drittens ist es nicht immer opportun, alle Bestandteile eines Sets auch transparent zu machen. Ich benötige zwar vielleicht Arbeitszeit dafür, möchte dies dem Kunden jedoch nicht notwendigerweise ausweisen.
  • Und viertens habe ich keine Möglichkeit, die Stückliste so zu gestalten, dass sie für den Kunden leicht les- und interpretierbar wird, dies kann bei größeren Stücklisten eine Rolle spielen.

Wie es sein sollte

Aus meiner Sicht wären nur zwei kleine Änderungen notwendig, um eine funktionierende Set-Gestaltung zu ermöglichen:

  • Erstens müsste der Oberartikel als nicht lagerführend definiert werden (wollte ich den gleichen Artikel auch bestellen dann kann ich ihn ohne weiteres mit einer eigenen Artikelnummer anlegen) und
  • Zweitens müsste man im Auftrag entscheiden können, ob der Verkaufspreis der Summe der Komponenten oder dem des Hauptartikel entsprechen soll. In keinem der beiden Fälle sollten jedenfalls die Preise der Unterartikel ersichtlich sein und es sollte die Möglichkeit bestehen, die Stückliste rein textuell zu ändern, ohne dabei die Summen zu verändern.

Was auf jeden Fall bleiben muss ist der Bezug von Kosten bzw. Deckungsbeiträgen auf die Komponenten. Dieser ergibt sich aber zwangsläufig, wenn der Oberartikel nicht lagerführend ist. 

Wie man es fast erreicht

Für eine relativ elegante Lösung muss man am Hauptartikel zwei Dinge ändern:

  • Erstens einen automatischen Textbaustein anlegen, der diejenigen Informationen zu den Komponenten liefert, die man den Kunden gerne zeigen möchte. Dabei kann man natürlich auch bestimmen, auf welchen Dokumenten diese Details angezeigt werden sollen. 
  • Und zweitens muss die Montagerichtlinie des Hauptartikels auf Programmfertigung (make-to-order) geändert werden.

Wenn man dann diesen Artikel in einem Auftrag verwendet, wird automatisch im Hintergrund ein passender Montageauftrag erstellt und bei der Lieferung des Verkaufsauftrags wird der Montageauftrag fertiggestellt und ebenfalls geliefert. Über diese, komplett im Hintergrund ablaufende, Routine ermöglicht man einen beliebigen Preis am Hauptartikel und erhält gleichzeitig immer die richtigen Einstandspreise, die sich aus den Komponenten ergeben. Zusätzlich könnte man sogar noch den Montageauftrag (geringfügig) ändern, um so kundenspezifische Konfigurationen zu ermöglichen ohne jedes Mal eine neue Kombination von Hauptatikel und Komponenten anlegen zu müssen.

Setartikel Auftrag mit Textbaustein
Montage Auftrag

Außerdem empfehle ich dringend, den Parameter “Einkauf gesperrt” am Hauptartikel auf Ja zu setzen. Tut man das nämlich nicht und der Artikel wird parallel auch eingekauft, dann kann das im ersten Schritt zu sehr gewöhnungsbedürftigen Lagerwerten führen. Erst nach einer sogenannten Regulierung normalisiert sich das dann wieder. Bis dahin können Sie damit jedoch einen Controller oder Kostenrechner in den Wahnsinn treiben.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Mit Fertigungsstücklisten arbeiten (link)
Montageverwaltung (link)


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