Business Central – Rahmenbestellung & Umlagerung

Im folgenden Beitrag beschäftige ich mich mit der Rahmenbestellung und der Umlagerung (dem Umlagerungsauftrag). Beide Funktionen stehen jetzt nicht wirklich im Zentrum der Applikation

Rahmenbestellung Umlagerung

Rahmenbestellung & Umlagerung

Im folgenden Beitrag beschäftige ich mich mit der Rahmenbestellung und der Umlagerung (dem Umlagerungsauftrag). Beide Funktionen stehen jetzt nicht wirklich im Zentrum der Applikation aber sie spielen gegebenenfalls bei der Planung eine Rolle, speziell dann, wenn Sie mehrere, u. U. geographisch verteilte Läger verwalten müssen und/oder größere Mengen bei Standardlieferanten bestellen.

Die Rahmenbestellung

Rahmenbestellungen werden oft auch Abrufaufträge oder Abrufbestellungen genannt und dienen in erster Linie dazu, eine vertraglich fixierte Liefermenge, oft auch mit einem vorbestimmten Preis, festzulegen und dann in Tranchen zu liefern oder liefern zu lassen. Das heißt, dass die Rahmenbestellung nichts anderes ist als eine Art Vorlage, aus der Sie dann nach Bedarf oder auch nach einem definierten Plan Bestellungen generieren. Die Funktionalität die Business Central hier bietet ist nicht sonderlich umfangreich und lässt viel Raum für Erweiterungen, die durch Anpassungen oder Zusatzmodule erreicht werden können. Ich finde dies jedoch legitim, da auch Rahmenbestellungen nicht zu den am öftesten genutzten Funktionen in BC gehören.

Eine dieser Anpassungen wäre bspw. der Zwang, jedes Mal die zu liefernde Menge manuell frisch zu erfassen, das heißt dieses Feld nicht durch das System automatisch mit der Restmenge befüllen zu lassen. Passt man hier nicht auf, wird beim nächsten Abruf die gesamte Restmenge bestellt was meist nicht gewünscht ist. Sie können dies zwar in der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung” ändern, aber dann gilt diese Einstellung auch für Bestellungen und nicht nur für Rahmenbestellungen.

Rahmenbestellung Menge akt. Lieferung

Der eigentliche Ablauf einer Rahmenbestellung gestaltet sich wie folgt: Sie erfassen den Kopf der Rahmenbestellung mit den bereits bekannten Feldern, wobei nicht alle im Standard angezeigten Felder auch wirklich notwendig sind. Im Anschluss daran erfassen Sie eine oder mehrere Rahmenbestellzeilen. Sie müssen sich dabei nur entscheiden, ob Sie die einzelnen Tranchen (in der Form mehrerer Zeilen desselben Artikels) bereits hier festlegen oder erst im Zuge des Abrufs, also dem Erstellen der eigentlichen Bestellung, über die Änderung der Menge definieren wollen. Über eine Funktion erstellen Sie dann die Bestellung, mit der Sie dann weiter verfahren wie gewohnt. Aus der Rahmenbestellung heraus sieht man dann sehr schön, welche Mengen bereits bestellt bzw. geliefert und fakturiert wurden (s. u.).

Aktionsleiste Kopf
Prozess Bestellung erstellen
Aktionen
Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden
Funktion Rechnungsrabatt berechnen

Genehmigungsanforderung stornieren

Beleg kopieren
Drucken/Senden Als PDF anhängen

Beleg archivieren

Drucken
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanforderung senden
Freigeben Freigeben

Genehmigungsanforderung stornieren

Status zurücksetzen
Bestellung erstellen
Bestellung Statistik
Drucken

Dimensionen
Zugehörig

Karte
Bestellung Statistik

Bemerkungen

Karte

Genehmigungen

Bemerkungen

Anhänge

Dimensionen




Genehmigungen




Anhänge

In der Aktionsleiste Kopf gibt es eigentlich nur eine Aktion, die von Interesse ist und das ist der Punkt “Bestellung erstellen”. Dabei werden nach erfolgter Bestätigung alle Zeilen der Rahmenbestellung, die einen Eintrag in der Spalte “Menge aktuelle Lieferung” haben, in eine neue Einkaufsbestellung umgewandelt. Genau darauf hat sich auch die Bemerkung weiter oben bezogen. Wenn Sie hier nicht aufpassen und die Menge nicht mit der Hand ändern, dann wird die gesamte restliche Menge für die Bestellung verwendet.

Die erzeugte Einkaufsbestellung sehen Sie dann, wie gewohnt in der Liste der Bestellungen und Sie können diese von dort dann bearbeiten, genehmigen (lassen), freigeben und letztendlich an den Lieferanten übermitteln. Sämtliche Lieferungen, die aufgrund dieser Bestellung erfolgen, werden auch über diese Bestellung eingebucht, die Rahmenbestellung selbst wird nicht beeinflusst. Lediglich die bereits gelieferten und berechneten Mengen in den Zeilen ändern sich.

Aktionsleiste Zeilen

Neben den üblichen Funktionen wie “Zeilen löschen” oder dem Feststellen von Verfügbarkeiten, gibt es in der Aktionsleiste Zeilen zwei Menüpunkte, die es erlauben die aktuelle Situation der betreffenden Zeile im Hinblick auf Bestellungen anzusehen. Hier wäre es vielleicht ökonomischer gewesen, nur eine Maske über nur einen Menüpunkt einblendbar zu machen, aber es ist was es ist…

Verwalten Neue Zeile
Funktionen Stückliste entfalten

Zeile löschen

Textbausteine einfügen



Zeile



Artikelverfügbarkeit nach Ereignis




Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



Nicht gebuchte Zeilen Bestellungen




Rechnungen




Reklamationen




Gutschriften



Gebuchte Zeilen Lieferungen




Rechnungen




Rücksendungen




Gutschriften



Dimensionen



Bemerkungen



Belegzeilenverfolgung



Anhänge

Bestellungen

Wenn Sie hier klicken, sehen Sie alle Bestellungen zu der aktuellen Rahmenbestellungszeile, und zwar nur erfasste (umgewandelte), bereits gelieferte und auch fakturierte. So lange also die Bestellzeile sichtbar ist, solange wird sie hier auch angezeigt. Dies ist unlogisch (es heißt ja “ungebucht”) aber ist so.

Rechnungen

Wenn Sie Eingangsrechnungen verwenden, dann sehen Sie hier alle Rechnungen betreffend dieser Rahmenbestellungszeile die noch nicht gebucht wurden, aber wo bereits Lieferzeilen geholt wurden. Dies scheint mir etwas logischer, weil ja nur über die Lieferzeilen aus der Bestellung der Zusammenhang zur Rahmenbestellung hergestellt werden kann.

Reklamationen

Ich war der festen Meinung, dass ähnlich wie bei Bestellungen hier auch Reklamationen angezeigt werden würden, die aus dieser Rahmenbestellung rühren. Dem ist aber leider nicht so, mir ist es nicht gelungen, hier eine Zeile sichtbar zu machen.

Gutschriften

Konsequenterweise so wie oben – auch erfasste Gutschriften mit Zeilen aus der Rahmenbestellung scheinen hier nicht auf.

Man könnte jetzt noch versuchen einen Fall zu konstruieren wo der Kunde etwas zurücksendet das aus dieser Rahmenbestellung stammt, aber das ist mir a.) zu mühsam und b.) zu weit hergeholt, um irgendeinen Informationsgewinn zu erzielen.

Lieferungen

Hier sehen Sie alle gebuchten Lieferzeilen, die zu der entsprechenden Rahmenbestellungszeile passen. Diese Zeilen bleiben auch bestehen, wenn die Lieferung fakturiert wurde.

Rechnungen

In logischer Konsequenz werden dann unter diesem Punkt alle bereits verrechneten Zeilen, die zu dieser Rahmenauftragszeile passen dargestellt.

Rücksendungen, Gutschriften

Leider ist es mir auch hier nicht gelungen, eine sichtbare Zeile zu erzeugen.

Der Umlagerungsauftrag

Der Prozess “Umlagern über einen Umlagerungsauftrag” fristet ein bisschen ein Schattendasein, allerdings nur bis zu dem Moment, wo man ihn benötigt. Ich werde oft gefragt warum man für so etwas Triviales wie eine Umlagerung einen Auftrag braucht – über ein Buchungsblatt (Journal) geht das ja viel einfacher und schneller. Die Antwort lautet: Nicht jede Umlagerung ist trivial. Denken Sie daran, dass Läger auch Kontinente voneinander entfernt sein können, dass Sie Lieferpapiere brauchen, dass Sie eine Spedition benötigen und dass Sie den ganzen Prozess auch von der Verfügbarkeit der Ware her im Auge behalten müssen.

Klarerweise wird ein Umlagerungsauftrag eher nicht verwendet werden, wenn Sie beispielsweise nur Ware in das Auto des Monteurs schaffen und wenn die Person, die die Ware bewegt, auch die ist, die die Transaktion bucht. Die gleiche Situation sieht aber ganz anders aus, wenn der Monteur in einem anderen Bundesland seinen Stützpunkt hat und Sie die Ware beispielsweise per Bahnexpress versenden. Womit sich auch gleich die Funktion eines Transitlagers erklärt (das es in einem Buchungsblatt nicht gibt) – dies wäre in dem Fall die Bahn, dort befinden sich die Artikel während des Versands und sind daher auch nicht verfügbar. Bei kurzen Umlagerungszeiten, die vielleicht noch mit eigenem Fuhrpark durchgeführt werden, wird man auf ein Transitlager hingegen eher verzichten.

Bitte beachten: Theoretisch sind auch hier erweiterte Logistikfunktionen möglich (Wareneingang/-ausgang, Einlagerung/Komm. bis hin zur gesteuerten Einlagerung/Kommissionierung), vorausgesetzt eines der beiden beteiligten Läger ist dafür konfiguriert. Allerdings werde ich darauf hier nicht eingehen, sondern bespreche ich die erweiterten Logistikfunktionen in einem eigenen Artikel.

Umlagerungsauftrag 1

Die benötigten Informationen für einen Umlagerungsauftrag halten sich in Grenzen. Sie brauchen das Lager, von dem Sie liefern und natürlich den Lagerort, an den sie liefern. Wenn der Schalter “Direkte Umlagerung” auf “Nein” steht, dann benötigen Sie auch ein sogenanntes Transitlager. Mehr dazu etwas weiter unten in einem eigenen Absatz. Buchungsdatum, Dimensionen, Benutzer und Status verlangen ggf. Eingaben so wie sonst auch.

Im Inforegister Lieferung können Sie, wie auch bei Aufträgen oder Bestellungen, einen Lieferbedingungscode hinterlegen, einen Transportartencode, einen Zustellercode (also den Logistikdienstleister) sowie eine Transportzeit und eine ausgehende Lagerdurchlaufzeit. Die Transportzeit ergibt sich als Vorschlag aus dem Transportartencode, beide Zeiten zusammengerechnet ergeben die Differenz zwischen Warenausgangs- und Wareneingangsdatum wie auf der Zeile aber auch im Inforegister Lieferung ersichtlich.

Umlagerungsauftrag 2
TRANSITLAGER, Umlagerungsrouten
Transitlager

Transitlagerorte werden wie gewöhnliche Lagerorte angelegt, der einzige Unterschied besteht darin, dass der Schalter “als Transitlager verwenden” auf “Ja” gesetzt wird. Damit sind alle anderen Einstellungsmöglichkeiten für diesen Lagerort nicht mehr verfügbar. Umgekehrt können nur Lagerorte mit diesem Kennzeichen als Transitlagerorte verwendet werden. Im Hintergrund verbergen sich natürlich noch einige andere Funktionen, so stehen Waren in Transitlagerorten nicht zur Verfügung und können somit auch nicht von dort weggebucht werden.

Umlagerungsrouten

Transitlagerorte stehen in direktem Zusammenhang mit Umlagerungsrouten, wobei letztere in dieser Form nur beschränkt Sinn machen. Die Matrix wie oben gezeigt wird automatisch erstellt, Sie haben die Möglichkeit, an den Schnittpunkten jeweils ein Transitlager zu hinterlegen. In einem Umlagerungsauftrag bedeutet das dann, dass bei der Verwendung der beiden Lagerorte immer das definierte Transitlager verwendet wird und auch die zusätzlichen hinterlegten Angaben automatisch in den Auftragskopf wandern. Meiner Meinung nach ist die Ersparnis bei der Eingabe sehr gering und die Fehlerwahrscheinlichkeit durch falsche Lieferzeiten eher hoch. Allerdings muss dies von Fall zu Fall entschieden werden, es ist gut möglich das ist auch hierfür einen Business Case gibt.

Umlagerungsroutenspezifikation
Aktionsleiste Kopf
Bericht Lager – Eingehende Umlagerung
Aktionen
Freigeben Freigeben
Drucken

Status zurücksetzen
Funktion Warenausgang erstellen
Buchen Buchen

Wareneingang erstellen

Buchen und drucken

Lagerbelege erstellen
Auftrag Statistik

Lagerplatzinhalt holen

Dimensionen

Wareneingangszeilen abrufen

Bemerkungen
Buchen Buchen
Drucken/Senden Drucken

Buchen und drucken
Navigieren Gebuchte Umlagerungsausgänge
Zugehörig

Gebuchte Umlagerungseingänge
Auftrag Statistik




Bemerkungen




Dimensionen



Belege Gebuchte Umlagerungsausgänge




Gebuchte Umlagerungseingänge



Lager Warenausgänge




Wareneingänge




Lagerbelegzeilen

Lager – Eingehende Umlagerung

Über diese Funktion können Sie einen Bericht ausdrucken bzw. sich anzeigen lassen, der offene Umlagerungsaufträge zeigt. Offen bedeutet in diesem Fall, dass bereits eine Auslieferung stattgefunden hat und dass Ware in Transit existiert.

Buchen

Die Aktion “Buchen” sieht ja ein bisschen anders aus als sonst da Sie gefragt werden, ob Sie einen Ausgang oder einen Eingang buchen wollen. Grundsätzlich ist bereits die richtige Aktion ausgewählt, beachten Sie jedoch die Spalten in den Belegzeilen, hier ist die Beschriftung nicht ganz konsistent (s.u.).

Umlagerungsauftrag buchen

Gebuchte Umlagerungsausgänge

Hier werden Ihnen sämtliche, zu diesem Umlagerungsauftrag gehörende und bereits gebuchte Ausgänge angezeigt.

Gebuchte Umlagerungseingänge

Hier werden Ihnen sämtliche, zu diesem Umlagerungsauftrag gehörende und bereits gebuchte Eingänge angezeigt.

Aktionsleiste Zeilen

Hier nur der Vollständigkeit halber, es gibt keine speziellen oder unbekannte Funktionen

Verwalten Neue Zeile
Funktionen Reservieren

Zeile löschen
Zeile



Artikelverfügbarkeit nach Ereignis




Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



Dimensionen



Artikelverfolgungszeilen Wareneingang




Warenausgang
Spalten Belegzeile
Umlagerungsauftrag Zeile

Die Spalten der Belegzeile sind eigentlich selbsterklärend, wenn es hier nicht wieder ein kleines Bezeichnungsproblem gäbe. Von links sehen Sie zuerst natürlich die Artikelnummer und die Beschreibung, dann die Menge, die Sie umlagern wollen und dann sehen Sie die jeweils reservierten Mengen und zwar anders als anzunehmen, das heißt zuerst die eingehende reservierte Menge und am Schluss die ausgehende.

Bei den Liefermengen ist es genau umgekehrt, links – also in der Spalte ‘Zu liefern’ – sehen Sie die noch offene Menge für den Ausgang, unter ‘Menge geliefert’ steht die bereits gelieferte Menge des Ausgangs, ‘Menge aktuelle Lieferung’ zeigt den ausstehenden Eingang und ‘Bereits gelieferte Menge’ zeigt jene Menge, die bereits im Ziellager angekommen ist. Wenn Sie sich die englischen Bezeichnungen ansehen, dann verstehen Sie was ich mit dem Bezeichnungsproblem gemeint habe.

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Weiterführende Links zu diesem Thema:

Arbeiten mit Verkauf Rahmenaufträgen oder Einkauf Rahmenbestellungen (link)
Umlagern von Artikeln (link)


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