Business Central – Kreditor Aktionsleiste

Wie der Name schon sagt geht es in diesem Beitrag um die Aktionsleiste in den Kreditor Stammdaten, manchmal auch Haupt- oder Seitenmenü der Kreditorenkarte genannt.

Kreditor Aktionsleiste

Kreditor Aktionsleiste

Wie der Titel schon sagt, geht es in diesem Beitrag um die Aktionsleiste in den Kreditor Stammdaten, manchmal auch Haupt- oder Seitenmenü der Kreditorenkarte genannt. Hier können Sie vielfältigste Aktionen im Zusammenhang mit dem Lieferanten ausführen, nicht alle davon sind jedoch an dieser Stelle wirklich vernünftig. Gewöhnlich rate ich dazu, in einer späten Implementationsphase die Aktionsleiste durchzusehen, und die verfügbaren Menüpunkte (oder Aktionen) auf ein für den Benutzer oder das Profil überschaubares bzw. notwendiges Niveau zu ändern.

Kreditor Aktionsleiste

Wie üblich finden Sie im Standard auf der linken Seite die (laut Microsoft) “wichtigeren” Punkte thematisch gruppiert und mit nur einer Ebene darunter, rechts – nach dem senkrechten Strich – finden Sie alle Menüpunkte, teilweise in zwei oder drei Ebenen. Die jeweils erste Ebene kann über das Reißnagel (bundesdeutsch Reißzwecke) Symbol ganz rechts temporär festgemacht werden. In der schematischen Darstellung unten habe ich ebenfalls nach links und rechts unterteilt wobei rechts die zweite Ebene rot markiert ist. Menüpunkte, die auf der linken Seite bereits aufgeführt sind, habe ich rechts nicht mehr mit einem Link versehen.

Prozess Vorlage anwenden
Aktionen


Kreditor bezahlen
Neuer Beleg Rahmenbestellung

Zahlungen erstellen

Einkaufsanfrage
Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden

Einkaufsrechnung

Genehmigungsanforderung stornieren

Einkaufsbestellung

Workflow erstellen

Einkaufsgutschrift

Meine Workflows anzeigen

Einkaufsreklamation
Neuer Beleg Einkaufsrechnung
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanforderung senden

Einkaufsbestellung

Genehmigungsanforderung stornieren Workflow erstellen

Einkaufsgutschrift

Flow Meine Workflows anzeigen
Navigieren Kontakt
Funktionen Vorlagen

Bankkonten

Vorlage anwenden

Dokumentlayouts

Als Vorlage speichern

Preise

Zusammenführen mit

Zeilenrabatte
Zahlungen erstellen


Anfragen
Einkaufs Buchungsblatt


Bestellungen
Kreditor bezahlen


Reklamationen
Zugehörig


Einkauf
Kreditor Dimensionen
Kreditor Dimensionen

Bankkonten

Posten

Kontakt

Statistik

Bestelladressen

Bemerkungen

Bemerkungen

Genehmigungen

Genehmigungen

Referenzen

Referenzen

Anhänge

Dokumentlayouts




Anhänge



Einkauf Artikel




Rechnungsrabatt




Preise




Zeilenrabatte




Vorauszahlungsprozentsätze




Wiederkehrende Einkaufszeilen




Zuordnung Text zu Konto



Belege Anfragen




Bestellungen




Reklamationen




Rahmenbestellungen



Historie Posten




Statistik




Einkauf




Buchungsstatistik




Statistik nach Währungen




Artikelverfolgungsposten



Berichte Kreditor - Saldo nach Perioden




Kreditor - Etiketten




Kreditorenposten per

Vorlage anwenden

Wenn Sie einen neuen Kreditor erstellen und Sie haben mehr als eine Vorlage hinterlegt, so erscheint automatisch eine Maske, die die Auswahl einer Kreditorenvorlage erlaubt bzw. verlangt. Genau das gleiche können Sie hier auch tun, beim Aufruf dieser Aktion wird Ihnen eine Liste der existenten Kreditorenvorlagen angeboten und Sie können eine davon auswählen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dabei bereits existente bzw. ausgefüllte Felder des Lieferanten überschrieben werden, wenn sie in der nun gewählten Vorlage anders definiert sind.

Hinweis: Alle Vorlagen, ganz egal für welches Stammdatum sie angelegt wurden, werden als so genannte Konfigurationsvorlagen gespeichert. Das Erstellen einer Vorlage über den Punkt Konfigurationsvorlage erfordert etwas mehr Wissen, Sie können hier jedoch wesentlich mehr bzw. detailliertere Angaben erfassen. Zusätzlich können Sie auch einen sprechenden Code vergeben.

Gehen Sie über den Punkt “Kreditorenvorlagen”, dann erscheint der Code, den Sie angeben als Beschreibung, und in den Konfigurationsvorlagen sehen Sie dann einen vom System generierten Code – mit Ihrem Code als Beschreibung.

Wenn das jetzt kompliziert klingt dann trösten Sie sich, das ist es auch, warum auch immer. Sie sind jedenfalls auf der sicheren Seite, wenn Sie immer über den Punkt Konfigurationsvorlagen einsteigen.

Kreditor bezahlen

Dies ist einer jener Punkte, bei dem man sehr genau überlegen muss, ob er hier verbleiben soll. Speziell in größeren Firmen werden Lieferantenzahlungen über einen definierten Prozess erledigt, der zumeist einen Zahlungsvorschlag enthält und jedenfalls das Finanzmanagement betrifft. Eine Zahlung oder andere finanzwirksame Aktionen direkt aus den Stammdaten des Kreditors auszulösen, wird wohl nur bei sehr kleinen Unternehmen mit wenigen Transaktionen vorteilhaft sein.

Wenn Sie auf diesen Punkt klicken, dann sehen Sie eine Liste der offenen Kreditorenposten und Sie können von hier aus unter anderem Zahlungen erstellen, Posten ausgleichen (z. B. Zahlungen mit Rechnungen verbinden), einen Ausgleich wieder aufheben oder Transaktionen stornieren. Welche Aktionen und Buchungen damit ausgelöst werden, sehen wir uns in einem eigenen Beitrag im Themenkreis Kreditorenzahlungen im Bereich Finanzen an.
Einige der hier möglichen Aktionen finden sich auch unter dem weiter unten erwähnten Menüpunkt Posten.

Zahlungen erstellen

Bei diesem Punkt werden die oben gezeigten Kreditorenposten quasi übersprungen und es wird sofort ein Zahlungsausgangs-Buchungsblatt (Zahlungsjournal) gezeigt, ohne dass dort Angaben zum Kreditor oder dessen offenen Posten vorausgefüllte wären. Auch hier gilt das oben Gesagte – es ist eher unwahrscheinlich, dass diese Funktion direkt aus einem Kreditor aufgerufen wird, gewöhnlicherweise ist dies die Domäne eines Kreditorenbuchhalters, der ein solches Zahlungsjournal direkt aufruft und bebucht.

Viele dieser scheinbaren Unstimmigkeiten sind historisch-lizenztechnisch bedingt und es wird wohl noch eine ganze Zeitlang dauern, bis diese bereinigt sind. Bis dahin sollten Aktionsleisten im Zuge von Benutzer- oder Profil(Rollen)anpassungen miteinbezogen und ggf. auch geändert werden.
(nach oben)

Genehmigungsanforderung senden

Wenn ein Genehmigungsworkflow zur Änderung eines Kreditors definiert wurde, dann können Sie über diesen Punkt die Genehmigungsanforderung an den Genehmiger senden.

Auch hier sieht man sehr schön den versuchten Spagat von Business Central, wirklich alle Anforderungen abdecken zu wollen. Im vorherigen Punkt wird ganz klar von einem Kleinunternehmen ausgegangen, Genehmigungsworkflows wiederum sind typischerweise in größeren Unternehmen mit verteilten Rollen zu finden. Hier liegt es an Ihrem Berater, Sie rechtzeitig auf diese Diskrepanzen hinzuweisen und das System entsprechend einzustellen. Dies ist bei richtiger Planung und Vorgehensweise eine vergleichsweise kleine Aufgabe aber mit großen Auswirkungen auf die Benutzerfreundlichkeit des Systems.
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Genehmigungsanforderung stornieren

Analog zu oben können Sie hier eine Genehmigungsanforderung wieder stornieren. Wenn es keine offene Genehmigungsanforderung gibt bzw. wenn kein Workflow eingerichtet wurde, dann ist dieser Punkt ausgegraut.
(nach oben)

Workflow erstellen

Hier geht es nicht um die Workflows wie sie in Business Central integriert sind, sondern um externe, so genannte “Power Automate” Vorlagen, die Ihnen Microsoft gerne verkaufen würde. Bitte prüfen Sie, ob dieses Angebot für Sie interessant ist, ich habe mich hier nicht weiter darum gekümmert und es auch nicht getestet.
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Meine Workflows anzeigen

Ich gehe davon aus, dass hier die von Ihnen gekauften/eingesetzten Workflows (s.o.) angezeigt werden. Es sind jedenfalls nicht jene, die Sie innerhalb von Business Central konfigurieren können.
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Einkaufsrechnung

Über diese Aktion können Sie eine neue, “nackte” Einkaufsrechnung erstellen, wo bereits alle Angaben, die aus dem Kreditorenstamm kommen können, sowie Beleg- und Buchungsdaten, vorausgefüllt sind. Auch dieser Punkt müsste in einem Profil, das sich in erster Linie der Warenwirtschaft widmet, ausgeblendet sein, da Einkaufsrechnungen typischerweise in der Finanzbuchhaltung oder einem vorgelagerten Bereich erstellt werden. Im Beitrag mit dem Titel “Eingangsrechnung & Reklamation” widme ich mich diesem Thema intensiver.
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Einkaufsbestellung

Hier finden Sie eine ähnliche Funktionalität wie im Punkt oben, nur eben bezogen auf eine Einkaufsbestellung. Anders als oben, macht jedoch diese Funktion hier absolut Sinn, gerade in einem Warenwirtschafts oder SCM Profil, da ein Mitarbeiter naturgemäß während eines Anrufs einen Lieferanten am Bildschirm hat um dort beispielsweise Konditionen, Preise oder Lieferzeiten einzutragen. Die Erfassung einer Bestellung ist dann nur die logische Konsequenz.
(nach oben)

Einkaufsgutschrift

Hier gilt das oben zum Thema Einkaufsrechnung Gesagte analog. Im nächsten Beitrag werde ich mich mit Gutschriften und Reklamationen etwas näher auseinandersetzen.
(nach oben)

Die folgenden acht Punkte sind sinnigerweise unter der Überschrift “Navigieren” zusammengefasst, vermutlich weil das immer schon so gewesen ist und weil dem Produzenten nichts Besseres eingefallen ist, um viele verschiedenartige Funktionen und Aktionen unter einer Überschrift zu subsummieren. Ich hätte das möglicherweise mit Extras oder Optionen bezeichnet aber das “Navigieren” oder “Navigate”, wie es manchmal noch heißt, zieht sich durch das ganze System und ist somit wenigstens konsistent.

Kreditor Navigieren

Kontakt

Über diese Aktion öffnen Sie eine Kontaktliste, die nur die mit dem Kreditor verbundenen Kontakte anzeigt – sowohl den Unternehmenskontakt als auch die zugeordneten Personenkontakte. Aus dieser Liste können Sie dann alles das machen, was Sie auch aus der Kontaktliste heraus machen würden, also Kontakte öffnen, bearbeiten, löschen oder hinzufügen. Bitte beachten: eine Auswahl des Hauptkontakts für den Kreditor ist hier nicht möglich, dies muss direkt aus der Kreditorenkarte im Feld “Code des primären Kontakts” gemacht werden.
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Bankkonten

Hier werden die dem Kreditor zugeordneten Bankkonten angezeigt. Auch hier können Sie wiederum Konten hinzufügen oder löschen bzw. bestehende ändern. Das bevorzugte Bankkonto für Zahlungen an den Kreditor wird aber auch hier direkt in der Kreditorenkarte im Feld “Bevorzugter Bankkontocode” aus dieser Liste bestimmt.

Bankkonto Kreditor

Beim Bankkontocode in der Kreditoren Karte tritt wieder ein altes NAV Problem auf: Informationen aus Hilfstabellen werden oft nur mit dem Code angezeigt und nicht mit dem zugehörigen erklärenden Text, der eigentlich auch vorhanden wäre. Dies wurde vielerorts bereits behoben, allerdings leider noch nicht überall und erfordert ggf. nach wie vor individuelle Anpassungen.

Dokumentlayouts

Wie schon bereits hier unter Punkt 4 für Dokumentlayouts bei Debitoren besprochen, können Sie auch für Kreditoren individuelle Dokumentlayouts bestimmen. Dazu müssen diese natürlich zuerst angelegt sein. Sie können pro Zeile den entsprechenden Bericht suchen, indem Sie im Feld “Berichts-ID” auf den kleinen Pfeil und dann auf “Aus vollständiger Liste auswählen” klicken. In dem dann aufgehenden Fenster finden Sie über die Suche links oben sehr leicht das richtige Layout bzw. den richtigen Report.
Um sich die Arbeit etwas zu erleichtern, können Sie in der Aktionsleiste im Beleglayout Fenster den Punkt “Aus Berichtsauswahl kopieren” anklicken, es werden Ihnen dann die Standardberichte, soweit verfügbar, in die Zeilen kopiert. Im Anschluss können Sie in der Spalte “Beschreibung des benutzerdefinierten Layouts” eben ein solches auswählen.

Preise

Über diese Aktion ist es möglich, für die Kombination aus dem gerade bearbeiteten Kreditor und beliebigen Artikelnummern jeweils spezifische Einkaufspreise festzulegen. Ähnlich wie bei Verkaufspreisen können Sie Einheiten, Mindestmengen sowie Start- und Enddatum für Preise definieren.

Wenn Sie den umgekehrten Weg gegangen sind, und über den Artikel einen spezifischen Kreditorenpreis definiert haben, dann scheint auch dieser hier auf. Über die Funktion “Preise kopieren” können Sie andere Preise (also nicht auf diesen Kreditor bezogen) einfach in diese Liste kopieren. Dabei werden in der gerade bearbeiteten Liste neue Zeilen erzeugt, die dann Artikelnummer etc. der kopierten Zeile besitzen aber als Kreditor den gerade bearbeiteten eingetragen haben.
Ob und wie stark diese Funktion verwendet werden sollte, hängt stark von den Anforderungen und von der Möglichkeit der Preiswartung ab.

Kreditor Preise

Zeilenrabatte

Bei einem Klick auf diese Aktion öffnet sich eine Maske, in der Sie Artikelrabatte bezogen auf den gerade bearbeiteten Kreditor erfassen können. Ähnlich wie zuvor können Sie die Artikelnummer sowie die Einheit festlegen, dann eine Mindestmenge (ab der der Zeilenrabatt gelten soll), einen Prozentsatz sowie ein Start- und ein Enddatum. Selbstverständlich werden auch hier über den Artikel erfasste Rabatte angezeigt.

Anfragen

Über diesen Punkt können Sie sich eine Liste der aktuellen Einkaufsanfragen für diesen Lieferanten anzeigen lassen.
(nach oben)

Bestellungen

Hier sehen Sie eine Liste aller nicht abgeschlossenen Bestellungen für diesen Kreditor. Nicht abgeschlossen meint noch nicht geliefert oder noch nicht zur Gänze verrechnet.
(nach oben)

Reklamationen

Ähnlich wie bei den beiden vorangegangenen Punkten, geht es hier um Einkaufsreklamationen.
(nach oben)

Einkauf

Über diese Aktion öffnet sich eine Liste, in der Sie die monetäre Summe der Einkäufe für diesen Kreditor sehen (in Mandantenwährung), wobei Sie entweder die Bewegung oder den Saldo anzeigen und die Periodenlänge definieren können. Wie bei anderen ähnlichen Listen ist es etwas lästig, dass man keine Datumseinschränkung treffen kann und die Liste daher (fast) unendlich lang sein kann.

Bei dem Menüpunkt “Kreditor” und den (im Standard) darunter liegenden 7 Aktionen gibt es ein ähnliches Problem wie zuvor. Man kann eigentlich keine wirklich sinnvolle Einordnung für diese Menüpunkte treffen und daher ist die Überschrift auch nicht aussagekräftig. Wenn hier “Kreditor” steht dann ist das ja eigentlich unlogisch, weil ich mich bereits in der Kreditorenkarte befinde.
Messen Sie jedoch diesen Begriffen nicht allzu viel Bedeutung bei, mit etwas Gewöhnung findet man sich relativ schnell zurecht, ich persönlich habe meistens ein Bild im Kopf und finde die richtigen Punkte auf diese Art und Weise (meistens 😉 ).

Kreditor Kreditor

Dimensionen

Über diesen Punkt legen Sie fest, welche Dimensionen bzw. Dimensionswerte als Standard in Belegzeilen für diesen Kreditor übernommen werden sollen. Ein Anwendungsfall wäre z. B. die Dimension Projekt (so Sie eine solche verwenden), da Sie möglicherweise von diesem Lieferanten immer nur für ein bestimmtes Projekt einkaufen. Die hier definierten Dimensionen werden in die Belegzeilen übernommen, können dort aber jederzeit verändert werden. Insgesamt stufe ich jedoch die Wichtigkeit dieses Punkts eher gering ein.
(nach oben)

Posten

Wie bereits weiter oben angekündigt, sehen Sie hier eine Liste aller Kreditorenposten dieses Lieferanten. Noch nicht bezahlte fällige Rechnungen sind in rot und fett dargestellt, nach dem Fälligkeitsdatum bezahlte Rechnungen sind ebenfalls rot aber in Normalschrift. Zu den Details hinsichtlich Kreditorenposten dann mehr im Bereich Finanzen.

Statistik

Sehr viel schöner als oben im Punkt Einkauf beschrieben, sehen Sie hier einen Überblick über die finanzielle Situation im Zusammenhang mit dem gewählten Lieferanten. Im Kopf der Maske im Inforegister “Allgemein” sehen Sie einige Felder mit Summen, grüne Zahlen deuten einen Link an, wenn Sie darauf klicken, sehen Sie die Details zu der angeklickten Zahl.

Kreditor Statistik

Aber was bedeuten diese Zahlen nun? Und ich weiß, warum ich das frage, ich war diesbezüglich bereits selbst in schwerem Erklärungsnotstand – die Hilfetexte (mouse over) sind nämlich nicht wirklich aussagekräftig (alle Beträge beziehen sich auf die Mandantenwährung).

Saldo: Die Summe der aktuell offenen Rechnungen in Mandantenwährung. Gemäß dem Prinzip kaufmännischer Vorsicht sind etwaig mögliche Skonti hier nicht berücksichtigt.
Bestellungsbestand: Dies repräsentiert den Wert aller Bestellungen (Bestellzeilen), die noch nicht geliefert wurden. Um auf diesen Betrag zu kommen, müssen Sie sich in der Liste “Einkaufszeilen” (die beim Klick auf die Zahl aufgeht) die Spalte “Restbestellbetrag (MW)” einblenden. Nur so sehen Sie auch die Beträge in Mandantenwährung und nicht nur in Bestellwährung (was das Ausmultiplizieren von Restmengen mit EK Preisen manchmal scheitern lässt – EK Preise sind in Bestellwährung angeführt).
Nicht fakt. Lieferbetrag: Der Wert aller Bestellzeilen die zwar schon geliefert aber noch nicht verrechnet wurden. Diese Summe können Sie überprüfen, wenn Sie die Spalte “Nicht fakt. Lieferbetrag (MW)” in der Liste “Einkaufszeilen” summieren. Leider besteht auf der Liste selbst (im Standard) keine Möglichkeit, die nicht fakturierten Mengen einzublenden. Dazu müssen Sie sich die einzelnen Zeilen in den Belegen ansehen.
Ausstehende Rechnungen: Diese Zahl (und die dahinterliegenden Details) zeigen jene Einkaufsrechnungen, die bereits erfasst aber noch nicht verbucht wurden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Rechnungen mit oder ohne Artikelpositionen handelt.
Gesamt: Dies ist die Summe aus Bestellungsbestand (erwartete Lieferungen), noch nicht fakturierten Lieferbeträgen, dem offenen Saldo und den ausstehenden Rechnungen MINUS den fakturierten Vorauszahlungen. Diese Summe muss also in Geldmitteln vorhanden sein, wenn zum heutigen Zeitpunkt alles geliefert, gebucht und fällig gestellt werden würde.
Fällige Beträge: Ein Teilbetrag des Saldos – die Summe jener Rechnungsbeträge, die bereits fällig sind.
Fakturierte Vorauszahlungen: Bei diesem Betrag handelt es sich um BEZAHLTE Vorauszahlungsrechnungen die weder geliefert noch fakturiert wurden.

Bemerkungen

Wie auch an verschiedenen anderen Stellen im System, können Sie hier Bemerkungszeilen zu dem Lieferanten erfassen. Jede Zeile kann bis zu 80 Zeichen lang sein und kann in einem eigenen Feld ein Datum enthalten.
(nach oben)

Genehmigungen

Zeigt eine Liste der Datensätze an, die noch genehmigt werden müssen. Beispielsweise wird angezeigt, wer die Genehmigung des Datensatzes angefordert hat, wann er gesendet wurde und bis wann er genehmigt sein muss.
(nach oben)

Referenzen

Die Übersetzung hier ist wieder einmal nicht wirklich glücklich gewählt, im Original heißt es “Cross References” und das bedeutet eigentlich Verweise oder Querverweise. Gemeint sind damit alternative Artikelnummern, die beispielsweise vom Lieferanten verwendet werden. Das heißt Sie können einen Artikel mit eigener Nummer und eigener Bezeichnung an Ihre Kunden verkaufen aber mit einer komplett anderen Nummer und einer anderen Bezeichnung beim Lieferanten einkaufen. Diese Zuordnung funktioniert auch umgekehrt, das heißt Sie haben auch im Artikel einen Punkt Referenzen, Sie können dort aber auch bei der Lieferantenzuordnung diese abweichende Nummer eintragen. Sie können auch die Nummer gleich lassen (also keine neue Nummer eintragen) und nur die Bezeichnung ändern.

Anhänge

Über diese Funktion können Sie beliebig viele Dateien zum Kreditor anfügen, diese werden binär in der Datenbank gespeichert. Außerdem können Sie über ein Kontrollkästchen bestimmen, ob einer oder mehrere dieser Anhänge auch an Bestellbelege angefügt werden sollen.

Rahmenbestellung

Über diese Aktion können Sie direkt aus dem Kreditor heraus eine neue Rahmenbestellung eröffnen. Die entsprechenden Informationen, die aus der Kreditorenstammkarte kommen, werden im Kopf der Rahmenbestellung bereits vorausgefüllt. Mehr Details zu dieser Spezialform der Bestellung in einem der nächsten Beiträge.
(nach oben)

Einkaufsreklamation

Ähnlich wie bei anderen Belegen, die Sie direkt aus dem Kreditor erstellen können, funktioniert es auch bei der Einkaufsreklamation. Auch hier werden die Kopfinformationen entsprechend ausgefüllt, zum Rest sehen Sie bitte den folgenden Beitrag, der sich u. a. mit Gutschriften und Reklamationen im Einkaufsprozess beschäftigt.
(nach oben)

Vorlagen

Hier sehen Sie eine Liste der existenten Kreditorenvorlagen, wenn Sie möchten können Sie hier auch eine neue Kreditorenvorlage erstellen. Ich rate jedoch dazu, immer über Konfigurationsvorlagen zu gehen da hier die Systematik für alle Stammdaten gleich ist und Sie auch die Möglichkeit haben, einen sprechenden Code für Ihre Vorlage zu wählen. Siehe dazu auch die Bemerkung weiter oben.
(nach oben)

Als Vorlage speichern

Mit dieser Funktion können Sie den aktuellen Kreditor bzw. die Angaben zu diesem Kreditor (natürlich ohne Nummer und Name aber MIT PLZ, Ort und Land) als Kreditorenvorlage bzw. Konfigurationsvorlage speichern. Obwohl das jetzt vielleicht gut klingt, rate ich davon ab dies zu tun und diesen Punkt sogar zu deaktivieren. Vorlagen sind etwas das man nicht jeden Tag erstellt und daher ist es durchaus zulässig, dies über einen eigenen Menüpunkt zu machen.
(nach oben)

Zusammenführen mit

Diese Funktion versteckt sich hier ein wenig, gehört aber sicherlich zu den am öftesten nachgefragten Verbesserungen die mit Business Central endlich verwirklicht wurden. Kurz gesagt geht es darum, Dubletten zusammenzuführen. Es werden jedoch nicht nur Felder in der Kreditorenkarte zusammengeführt (wobei Sie für jedes Feld bestimmen können, welche der beiden Informationen Sie behalten wollen), sondern es werden auch alle anderen, mit dem Datensatz verbundenen, Tabellen dem neuen, verbleibenden Datensatz zugeordnet. Das heißt also, wenn Kreditor 2 mit Kreditor 1 zusammengeführt wird und Kreditor 1 hat offene Posten, dann sind diese ab dem Durchführen der Zusammenführung bei Kreditor 2. Und zwar inklusive aller anderen Verbindungen die dann ihrerseits wieder an dieser Tabelle hängen. Logischerweise können Sie natürlich auch nur eine Kreditorennummer behalten, dies ist immer die, von der Sie die Zusammenführung starten.

Kreditor zusammenführen mit

In der Maske wie oben gezeigt sehen Sie auf der linken Seite den Kreditor, den Sie behalten wollen und dessen Nummer daher auch bestehen bleibt und rechts den Kreditor, den Sie eliminieren möchten. Über die Häkchen in der Spalte “Außer Kraft setzen” definieren Sie, welche Informationen aus dem rechten Kreditor in den linken übernommen werden sollen. In vielen Fällen wird hier vermutlich gar kein Häkchen gesetzt werden, speziell dann nicht, wenn beide Kreditoren zwar falsch, aber sorgfältig erstellt wurden. Im unteren Teil des Bildschirms (der hier nicht sichtbar ist) sehen Sie alle Tabellen, die ebenfalls von der Zusammenführung betroffen sind. Allerdings können Sie hier nichts ändern.
Wenn Sie die Angaben geprüft haben und sich sicher sind das alles richtig ist, dann klicken Sie auf “Zusammenführen” ganz links oben und nach dem Bestätigen einer Warnmeldung wird die Zusammenführung durchgeführt. Je nach Menge der verbundenen Informationen (Belege, offene Posten etc.) kann dieser Prozess einige Zeit in Anspruch nehmen. Wie immer empfiehlt es sich, solch einschneidende Aktionen unmittelbar nach einer, zumindest teilweisen, Datensicherung durchzuführen.
(nach oben)

Einkaufs Buchungsblatt

Über diese Funktion öffnet sich das sogenannte Einkaufs-Buchungsblatt, über das Sie theoretisch Eingangsrechnungen direkt in der Buchhaltung bzw. im Eingangsrechnungsjournal erfassen können. Dies mag unter bestimmten Voraussetzungen sinnvoll sein, wenn man jedoch den Weg über die Erfassung der Eingangsrechnung mit Prüfung, Genehmigung und anschließender Buchung geht, dann wird dieses Buchungsblatt vermutlich keine Verwendung finden (Stichwort einheitliche Vorgehensweise – siehe dazu auch hier). Nachdem der Lieferant nicht nur von der Buchhaltung, sondern in erster Linie im Bereich Warenwirtschaft verwendet wird, halte ich die Möglichkeit ein Buchungsblatt von hier aus zu öffnen grundsätzlich für falsch, egal ob diese Art von Buchungsblatt sonst irgendwo Verwendung findet.
(nach oben)

Bestelladressen

Über diesen Punkt können Sie beliebig viele alternative Bestelladressen für einen Kreditor definieren. In der Bestellung selbst können Sie dann im Feld “Alternativer Kreditorenadresscode” im Inforegister Allgemein eine abweichende Bestelladresse auswählen. Diese überschreibt dann die Adressinformation im Block “Einkauf von” und wird auf der Bestellung gedruckt.

Kreditor Bestelladressen

Artikel

Gemäß der Maskenbezeichnung müsste es hier eigentlich Kreditoren/Artikel Katalog heißen. Aber wie Sie sehen, ist diese Liste nichts anderes als eine Abwandlung des Themas Referenzen. Hier gibt es keine Bezeichnung, die Sie ändern können, dafür können Sie artikelspezifisch eine Beschaffungszeit in der üblichen Notation erfassen. Wenn Sie hier Änderungen durchführen, dann schlagen sich diese auch in der Liste Referenzen durch und natürlich auch umgekehrt auf die Informationen im Artikel.

Rechnungsrabatt

Hier können Sie für den Kreditor pro Währung einen Rechnungsrabatt hinterlegen, der ab einem bestimmten Minimalbetrag gelten soll. Interessant ist allerdings der Ansatz der Servicegebühr, diese ist nicht fällig, wenn man unter dem Minimalbetrag, sondern wenn man darüber bestellt. Mir fehlt dazu leider der Anwendungsfall, aber irgendwer hat sich sicher etwas dabei gedacht.

Vorauszahlungprozentsätze

Anstelle eines globalen Vorauszahlungsprozentsatzes, der in der Kreditorenkarte im Inforegister Zahlungen definiert wird, können Sie hier individuelle Vorauszahlungsprozentsätze für Kreditor/Artikel Kombinationen definieren. Diese können auch mit einem Start- bzw. einem Enddatum versehen sein.

Kreditor Vorauszahlungsprozentsatz
(nach oben Pferdemensch offen)

Wiederkehrende Einkaufszeilen

Wiederkehrende Einkaufszeiten sind nichts anderes als eine oder mehrere Bestellzeilen, die über einen sogenannten Standardeinkaufscode vordefiniert und dem Kreditor hier zugeordnet werden. Im Falle einer Bestellung oder Einkaufsrechnung können diese Einkaufszeilen in der Aktionsleiste Kopf abgerufen werden. Wie das funktioniert habe ich hier beschrieben.

Kreditor_wiederkehrende Einkaufszeilen

Links sehen Sie den oben erwähnten Standardeinkaufscode, dann die Beschreibung dazu und folgend für Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften jeweils die Möglichkeit, diese wiederkehrenden Einkaufszeilen entweder manuell, automatisch oder nach Rückfrage einzufügen (mit “Angebot” ist hier wohl die Einkaufsanfrage gemeint – diese heißt auf Englisch nämlich “Purchase Quote”, also tatsächlich Einkaufsangebot).

Zuordnung Text zu Konto

Über diesen Punkt können Sie Zuordnungen zwischen bestimmten Texten in eingehenden Belegen und bestimmten Soll-, Haben- und Gegenkonten in der Finanzbuchhaltung oder in Bankkonten definieren. Der resultierende Beleg oder die Buch.-Blattzeilen sind so mit den angegebenen Informationen vorausgefüllt.
Sobald Sie eine Text-zu-Konto-Zuordnung erstellt haben, wird jeder eingehende Beleg, der den angegebenen Zuordnungstext enthält, entsprechend der Zuordnung verarbeitet. Sie können im Fenster hier eine unbegrenzte Anzahl an Zuordnungen erstellen.

Kreditor Zuordnung Text zu Konto

Kurz zur Erklärung der Felder auf der Maske:
Standardsoll-/habenkonto: Diese Konten können Sie entweder hier oder in der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung” definieren, sie werden dann wechselseitig angezeigt. Die Erklärung hinter diesen Positionen lautet wie folgt: Hier wird jeweils das Sachkonto angegeben, das automatisch in Einkaufszeilen vom Typ ‘Soll’ (oder Haben) eingefügt wird, die aus elektronischen Belegen erstellt werden, wenn die eingehende Belegzeile keinen identifizierbaren Artikel enthält. Jede eingehende Belegzeile ohne GTIN oder Artikelnummer des Kreditors wird in eine Einkaufszeile vom Typ ‘Sachkonto’ umgewandelt, und das Feld ‘Nr.’ in der Einkaufszeile enthält das Konto, das Sie hier als Standard definiert haben.
Abbildungstext: Gibt den Text in der Zahlung zur Zuordnung der Zahlung zu einem Debitor-, Kreditor- oder Sachkonto an, wenn Sie die Funktion “Automatisch ausgleichen” im Fenster “Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt” auswählen.
Kreditorennummer: Gibt die Nummer des Kreditors an, für den eingehende Belege erstellt werden, die den Zuordnungstext enthalten, oder auf den diese Zahlungen gebucht werden.
Sollkonto: Gibt das Sollkonto an, dem Zahlungen mit dieser Text-zu-Konto-Zuordnung angepasst werden, wenn Sie die Funktion “Automatisch ausgleichen” im Fenster “Zahlungsabstimmungsbuch.-Blatt” auswählen.
Habenkonto: Analog zu oben
Herkunftsart Saldo: Gibt die Art des Gegenkontos an, das Beträge auf Zahlungen oder eingehende Belege enthält, auf die diese Text-zu-Konto-Zuordnung gebucht wurde. Die Option “Bankkonto” wird nur für eingehende Belege verwendet und kann nicht in Zahlungsabstimmungsbuch.-Blättern verwendet werden.
Herkunftsnr. Saldo: Gibt das Gegenkonto an, um Beträge auf Zahlungen oder eingehende Belege zu buchen, die diese Text-zu-Konto-Zuordnung aufweisen. Die Option “Bankkonto” in der Herkunftsart “Saldo” kann nicht in Zahlungsabstimmungsbuch.-Blättern verwendet werden.

Ich muss ehrlicherweise zugeben, dass ich ab dem Habenkonto oben ausgestiegen bin und mit den beiden Herkunftsarten also dem Saldo und der Nummer (noch) nicht sehr viel anfangen kann. Grundsätzlich gilt jedoch, dass die hier gemachten Einstellungen jene für die Standardkonten, die ganz oben oder in der Einrichtung definiert wurden, überlagern. Sollte in ihrer Organisation der Bedarf nach einem hohen Automatisierungsgrad bei eingehenden Belegen existieren, so sehen Sie sich diese Funktion gemeinsam mit ihrem Partner im Detail an und, wichtiger, testen Sie ausführlichst.
(nach oben)

Rahmenbestellungen

Hier sehen Sie eine Liste der existenten Rahmenbestellungen für diesen Kreditor. Wie bereits erwähnt – mehr zur Rahmenbestellungen dann im nächsten oder übernächsten Beitrag.
(nach oben)

Buchungsstatistik

Wie der Name schon sagt, sehen Sie hier eine Buchungsstatistik zu diesem Kreditor. Im oberen Bereich finden Sie die jeweils letzten Belege, mit Datum, Belegnummer und Betrag, im unteren Bereich sehen Sie eine kleine Statistik für die aktuelle Periode / Jahr und für das Vorjahr. Dieser, vom Benutzer nicht veränderbare, Bericht liefert einem Einkäufer einen schnellen Überblick zum Kreditor.

Statistik nach Währungen

In dieser Statistik wird, ähnlich wie bei der weiter oben unter dem Punkt Kreditor besprochenen Statistik, eine Auflistung diverser Summen nach Währungen gezeigt. Über die Nützlichkeit dieser Statistik lässt sich streiten, es wird vermutlich selten bei einem Kreditor in mehreren Währungen eingekauft. Nimmt man allerdings hier den Systemfilter “Kreditor” heraus, so sieht die Sache schon ganz anders aus.

Kreditor Währungsstatistik

Und bevor Sie sich jetzt wundern: die leere Zeile, die Sie oben gelb markiert sehen sind natürlich die Beträge in Mandantenwährung, in unserem Fall Euro. Aber genauso wie bei der Sprache und auch bei den Lägern ist der Standard eben als “leer” definiert.
(nach oben)

Artikelverfolgungsposten

Über diesen Punkt sehen Sie jene Serien- oder Chargennummern, die Sie von diesem Kreditor bezogen haben. Diese Angaben bleiben auch erhalten, (und müssen sie auch) wenn der Artikel weiterverkauft wurde. Was hier offensichtlich nicht funktioniert – Sie können nicht direkt den Artikel oder den Artikelposten öffnen. Dazu müssen Sie in der Aktionsleiste auf “Posten / Posten suchen” klicken und dann den entsprechenden Posten über einen Klick auf die Zahl rechts (oder über “Zugehörige Posten anzeigen” in der Aktionsleiste) öffnen.

Kreditor – Saldo nach Perioden

Dahinter versteckt sich ein Standardbericht, der aus diesem Menüpunkt auf den betreffenden Kreditor vorgefiltert ist. Die anderen Felder sind wie üblich Filter auf die Kreditorenfelder bzw. auf Summen (Flow Fields), im Kopf können Sie ein Startdatum eine Periodenlänge und die angezeigte Währung definieren.

Kreditor Etiketten

Dieser Bericht ist m. M. nach nicht sehr hilfreich, da auf den aktuellen Kreditor eingegrenzt wird und daher auch nur ein Etikett ausgedruckt wird. Nimmt man den Filter auf die Kreditorennummer heraus, dann bekommt man eine Liste von Etiketten für alle Kreditoren im gewählten Format. Allerdings ist dieser Bericht auch global verfügbar und somit vielleicht hier wirklich nicht angebracht.

Kreditorenposten per

Auch hier sehen Sie zuerst eine Berichtsauswahlmaske, bei der Sie neben der Auswahl von Kreditoren- und Summenfiltern über 5 Schalter den Berichtsinhalt beeinflussen können.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Registriert einen neuen Kreditor (link)
Doppelte Datensätze zusammenführen (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.