Business Central – Hilfsdaten VI

Es kam wie es kommen musste – ich habe mir sämtliche knapp 900 Überschriften in Business Central angesehen und versucht nach Kategorien einzuteilen – einerseits nach dem Bereich (was noch relativ leicht ist) und dann nach der Funktion.

Hilfsdaten 6

Hilfsdaten VI

Es kam wie es kommen musste – ich habe mir sämtliche knapp 900 Überschriften in Business Central angesehen und versucht nach Kategorien einzuteilen – einerseits nach dem Bereich (was noch relativ leicht ist) und dann nach der Funktion. Was nicht mehr leicht ist. Herausgekommen sind dann noch einmal 35+ Tabellen oder Hilfsdaten, die ich noch nicht behandelt habe. Viel Spaß damit…

Business Central Struktur

Versicherungspolicen

Versicherungspolice

Unter dem Punkt Versicherungspolicen haben Sie die Möglichkeit, ihre Versicherungsverträge mit oder ohne Zugehörigkeit zu Anlagen zu erfassen. Speziell wenn Sie viele Verträge haben bzw. Verträge zu bestimmten Anlagen oder Anlagengruppen zuordnen wollen, dann macht dieser Bereich Sinn bzw. ist sogar notwendig. Funktionale Auswirkungen gibt es nur im Zusammenhang mit der Buchung von Versicherungswerten bei der Anschaffung von Anlagen – ich komme bei der Besprechung der Anlagenbuchhaltung darauf zurück.
Die einzelnen Felder sind selbsterklärend bzw. über die Mouseover Hilfefunktion schön erklärt, daher gehe ich jetzt nicht näher darauf ein. Den Versicherungskreditor wählen Sie aus dem Kreis der Kreditoren, die Versicherungsart sowie die die Anlagenzuordnungen sind eigene Tabellen / Hilfsdaten, die Sie vorher anlegen sollten, aber (Berechtigungen vorausgesetzt) ad hoc erweitern oder ändern können.

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Teams

Teams

Möchte man wissen was diese Tabelle bedeutet, was sie tut oder wo sie verwendet wird, dann ist man auf eigene Recherche angewiesen denn Microsoft liefert auch auf 3000 Seiten Hilfe keine einzige Erwähnung dieses Begriffs. Es gibt zwar massenhaft Erklärungen für die Verknüpfung von Business Central und Microsoft Teams, aber das ist damit nicht gemeint.

Hier geht es um Verkaufsteams, das heißt man kann Verkäufer Teams zuordnen und auch Aufgaben über den Verkäufer einem Team zuweisen. Diese können dann auch ausgewertet werden. Inwieweit es hier auch Verknüpfungen zum Berechtigungssystem gibt, kann ich aktuell nicht beurteilen.

Verkäufer Teams

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Gewerkschaften

Gewerkschaft

Hier können Sie eine Liste der Gewerkschaften erstellen und diese Einträge auf den Mitarbeiterkarten zuordnen. Inwieweit diese Information notwendig oder im Lichte der geltenden Datenschutzrichtlinien erlaubt ist, muss von Fall zu Fall beurteilt werden.

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Mandanten

Mandanten

Grundsätzlich wird Ihnen beim Aufruf dieses Punkts eine Liste der existenten Mandanten angezeigt. Sie können hier neue Mandanten erstellen aber auch bestehende in neue Mandanten kopieren. Bitte beachten Sie auch die Möglichkeit einer sogenannten Sandbox Umgebung – wenn Sie beispielsweise eine Testumgebung benötigen. Zur generellen Einrichtung einer Umgebung und den einzelnen Mandanten komme ich in einem eigenen Artikel. Hier nur eine kurze Erklärung zu den verschiedenen Optionen, wenn Sie in der Aktionsleiste auf “Neues Unternehmen erstellen” klicken (Achtung: Bei mir differieren hier die deutsche und die englische Version).

Der Einrichtungsassistent bietet drei Vorlagen und eine leere Option:

Evaluierung – Beispieldaten
Damit wird eine Firma erstellt, die der Demonstrationsfirma mit Beispieldaten und Einrichtungsdaten ähnlich ist.
Produktion – Nur Einrichtungsdaten
Hiermit wird eine Firma erstellt, die der Firma My Company mit Einrichtungsdaten, aber ohne Beispieldaten ähnelt.
Erweiterte Auswertung – Vollständige Beispieldaten
Damit wird eine Firma mit Einrichtungsdaten und vollständigen Beispieldaten für alle Funktionen, einschließlich Fertigung und Service Management, erstellt.
Neu erstellen – Keine Daten
Damit wird eine leere Firma ohne Einrichtungsdaten erstellt.

Wenn Sie einfach mit einer neuen Firma beginnen möchten, wählen Sie “Produktion – Nur Einrichtungsdaten” und importieren Sie dann Ihre eigenen Geschäftsdaten, wie Kunden, Artikel und Lieferanten. Wählen Sie die Vorlage Neu, wenn Sie alles von Grund auf neu einrichten möchten. In diesem Fall können Sie die Anleitung für die unterstützte Einrichtung der Firma verwenden, um mit den wesentlichen Einrichtungsdaten zu beginnen

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Verwandte

Verwandte

In dieser Liste können Sie Verwandtschaftsgrade erfassen und dann bei Mitarbeiter in einer Liste von verwandten Personen zuordnen. Sie erfassen also manuell eine Person “Franz Mayr” und ordnen diese dann z. B. über den Verwandtschaftsgrad “Sohn” einem Mitarbeiter zu. Auch hier gilt: es ist zweifelhaft, ob diese Information im Rahmen der geltenden Datenschutzrichtlinien überhaupt erfasst werden kann oder darf – nicht die Verwandtschaftsgrade per se aber die Zuordnung von Personen inklusive Verwandtschaftsgraden zu Mitarbeitern.

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Anlagenklassen

Anlagenklassen

Anlagenklassen ermöglichen die Gruppierung von Anlagen z. B. in materielle und immaterielle Anlagen und werden auf der Anlagenkarte verwendet. Codes und Beschreibung haben das bereits bekannte Format.

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Anlagensachgruppen

Anlagensachgruppen

Anlagensachgruppencodes sind eine weitere Möglichkeit, Anlagen zu gruppieren. Die Besonderheit hier besteht darin, dass über die Anlagensachgruppe, soweit hinterlegt, auch die Anlagenklasse und die Anlagenbuchungsgruppe mitversorgt werden. Um eine Anlage erstellen zu können, muss der Anlagensachgruppencode verpflichtend hinterlegt werden. Allerdings ist die Anlagenklasse bzw. eine Anlagenbuchungsgruppe in der Sachgruppe nicht verpflichtend.

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Anlagenstandorte

Anlagenstandorte

Wie der Name bereits sagt, dienen Anlagenstandortcodes zur Bestimmung des Standorts der Anlage. Auch dieses Feld wird in der Anlagenkarte verwendet, ist jedoch nicht verpflichtend. Die Länge der Felder beträgt so wie üblich 10 bzw. 100 Zeichen alphanumerisch.

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MwSt.-Klauseln

mwst-klauseln

Über das Hinzufügen von Mehrwertsteuer-Klauselcodes in der MwSt.-Buchungsmatrix wird erreicht, dass der erklärende Text (z.B. “Reverse Charge”) zur verwendeten MwSt. Regel (die Klausel) auf allen Dokumenten ausgedruckt werden kann. MwSt.-Klauseln bestehen aus einem Code (10 Zeichen alphanumerisch) und zwei Erklärungstexten von jeweils 250 Zeichen Länge.

Jede Mehrwertsteuer Klausel kann über den entsprechenden Punkt in der Aktionsleiste in beliebig viele Sprachen übersetzt werden und es können zusätzlich für jede Klausel für die Belegtypen Rechnung, Gutschrift, Mahnung und Zinsrechnung abweichende Texte hinterlegt werden.

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Internetfavoriten

Internetfavoriten

Diese Art der Information scheint ein bisschen antiquiert zu sein (Altavista wurde bereits im Jahr 2003 von Yahoo übernommen und 2010 komplett eingestellt) und ich greife daher auf die Erklärung direkt in der Microsoft Hilfe zurück. Aus meiner Sicht können Sie diesen Punkt in den Kontaktstammdaten jedoch getrost vergessen.

MS sagt (in 2021…) “Sie können Ihren Kontakten Internetfavoriten (z. B. Suchmaschinen und Websites) zuordnen, um anzuzeigen, wo Sie im Internet nach Informationen über die Kontakte suchen möchten. Wenn Sie Internetfavoriten zuordnen, legen Sie fest, welche Suchmaschine und welchen Suchbegriff die Anwendung bei der Suche nach der gewünschten Information verwendet. Dies ist nur für Kontakte des Typs Unternehmen möglich.”

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Gebiete

Die Codes dieser Tabelle können theoretisch in allen Arten von Einkaufs- oder Verkaufsdokumenten hinterlegt sein, jedoch nicht in Stammdaten (diese Weisheit musste ich mir allerdings aus einem ER Diagramm ziehen). In keinem der Fälle ist jedoch dieses Feld eingeblendet oder kann vom Benutzer einblendbar gemacht werden. Sollten Sie also zusätzlich zu den vorhandenen Gebietsfeldern wie Land, Bundesland oder Region noch ein weiteres benötigen so steht es Ihnen frei, dieses Codefeld einzublenden und über diese Tabelle mit Vorgabedaten zu füllen.

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Anreden

Anreden

Über diese Tabelle können Sie Anredecodes definieren die dann im Kontaktunternehmen oder in der Kontaktperson hinterlegt und für aus BC generierte Schreiben oder E-Mails verwendet werden können. Für jede Anrede können Sie über die Aktionsleiste pro Sprache eine formelle und eine informelle Formel hinterlegen (Sehr geehrte … / Liebe … ).

Auch dieser Aufbau ist der internationalen Ausrichtung von Business Central geschuldet da in einigen Ländern auch über die Anrede zwischen z. B. verheiratet und nicht verheiratet unterschieden wird. Es gibt allerdings auch noch komplexere Situationen, die über diese Konstellation hier nicht abgebildet werden können, selbst bei den in Österreich so geliebten (akademischen und anderen) Titeln versagt dieses System ohne Anpassungen.

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Artikel Zu-/Abschläge

Über diese Tabelle legen Sie Codes für Transaktionen fest die Artikel betreffen, aber selbst keine sind. Beispiele wären Liefer- oder Zollgebühren Rechnungsrabatte oder aber auch (im komplexesten Fall) Wertgutschriften für Warenlieferungen. In all diesen Fällen muss eine monetäre Transaktion auf einen oder mehrere Artikel bezogen werden, um den tatsächlichen Einstandspreis zu ermitteln bzw. den Warenwert zu berichtigen.

Neben Code, Beschreibung und Suchbegriff können Sie hier auch die Produktbuchungsgruppe sowie die MwSt.-Produktbuchungsgruppe festlegen. Wie diese Informationen letztendlich verwendet werden, beschreibe ich in einem eigenen Artikel zum Prozess Einkaufsrechnung bzw. Wertgutschrift.

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Verkaufsprozesse

Verkaufsprozesse

Über diese Tabelle können Sie verschiedene Verkaufsprozesse unterscheiden und die Stufen für damit verbundene Verkaufschancen festlegen. Dies wird dann notwendig sein, wenn Sie beispielsweise Investitionsgüter mit hohem Wert und langen Vorlaufzeiten verkaufen, gleichzeitig aber auch z. B. Ersatzteile oder Service für diese Güter anbieten, wo naturgemäß der Verkaufsprozess ein ganz anderer ist.

Für einen Verkaufsprozess definieren Sie einen Code und eine Beschreibung in der üblichen Art und Weise, eine Art der Wahrscheinlichkeitsberechnung für die dahinterliegenden Verkaufschancen, Sie definieren, ob dieser Verkaufsprozess gesperrt ist und ob es eine Bemerkung dazu gibt.
Bei der Wahrscheinlichkeitsberechnung legen Sie fest, über welche Methode das System die Wahrscheinlichkeit einer Verkaufschance beurteilen soll.

Erfolgschancen %

Wählen Sie diese Option aus, wenn der Prozentsatz verwendet werden soll, den Sie in das Feld Erfolgschancen % eingegeben haben. Sie können diese Option auswählen, wenn Sie der Genauigkeit der Einschätzung Ihrer Verkäufer vertrauen.

Abgeschlossen %

Wählen Sie diese Option aus, wenn der Prozentsatz der abgeschlossenen Verkaufschance verwendet werden soll, den Sie in das Feld Abgeschlossen % eingegeben haben.

Multiplizieren

Wählen Sie diese Option aus, wenn die Wahrscheinlichkeit durch Multiplizieren des Inhalts der Felder "Erfolgschancen %" und "Abgeschlossen %" berechnet werden soll.

Addieren

Wählen Sie diese Option aus, wenn die Wahrscheinlichkeit durch Addieren des Inhalts der Felder "Erfolgschancen %" und "Abgeschlossen %" berechnet werden soll.

Verkaufsprozess Stufen

Wichtiger als der Verkaufsprozess sind die doch die dahinterliegenden Stufen einer Verkaufschance. Oder anders formuliert: einer Verkaufschance wird ein Verkaufsprozess zugeordnet und über diesen Verkaufsprozess definieren Sie die Stufen der Verkaufschance. Sie kennen diese Stufen, wenn Sie an den berühmten Trichter oder neudeutsch “Funnel” denken, wo im oberen Bereich viele Verkaufschancen mit geringer Erfolgswahrscheinlichkeit hinein kommen, und wo ganz unten wenige 100 %ige Chancen (= Aufträge) übrig bleiben.

Stufe

Die Nummer oder die Hierarchie der Stufe im Verkaufsprozess

Beschreibung

Die Beschreibung der Stufe

Abgeschlossen %

Dies ist, wenn man so will, ein Fortschrittsprozentsatz der nicht unbedingt linear sein muss

Erfolgschancen %

Eine andere Betrachtung des Fortschritt, mit jeder Stufe wird die Erfolgschance bzw Erfolgswahrscheinlichkeit höher, aber auch das muss nicht linear gehen.

Aktivitätencode

Dieser wird über eine separate Tabelle definiert und beschreibt eine oder mehrere Aufgaben die beim Erreichen dieser Stufe automatisch zugeordnet werden. Mehr dazu wenn wir die Verkaufschance im Detail besprechen.

Angebot erforderlich

Wenn auf einer Stufe ein solches Häkchen gesetzt ist, dann kann eine Verkaufschance nur in diese Stufe kommen wenn auch ein Angebot gelegt wurde. Dies mag etwas kompliziert klingen, macht aber durchaus Sinn wenn man daran denkt das ein Angebot in erster und sehr wichtiger formaler Akt in einem Verkaufsprozess ist.

Überspringen zulassen

Wenn hier ein Häkchen gesetzt ist, dann kann diese Stufe ausgelassen werden und der Verkaufschance kann direkt die nächste Stufe zugeordnet werden. Dies kann vorkommen wenn beispielsweise ein Kunde bereits bei der ersten Besprechung sagt: "Bitte legen Sie mir ein Angebot."

Datumsformel

Über diese Formel wird der Beginn der geplanten Aktivitäten festgelegt. Auch dazu mehr bei den Details der Verkauschance.

Bemerkung

Dieses Feld zeigt an ob Bemerkungen zu dieser Stufe vorliegen, bei einem Klick in dieses Feld geht die Liste der Bemerkungen auf.

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Datenexporte

In diesem Punkt geht es um eine gesetzliche Anforderung in Deutschland (ich kenne etwas ähnliches in Österreich nicht – was aber nicht viel heißt, ich habe nur sehr oberflächlich gesucht) den Datenexport für eine digitale Prüfung (GoBD/GDPdU) einzurichten. Bitte sehen Sie sich die Anleitung hier an, leider stimmt die Wirklichkeit nicht ganz mit der Beschreibung überein und mir fehlt im Augenblick der Anwendungsfall und damit das Animo um hier wieder einmal die Fehler von MS zu korrigieren.

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Vertraulich

Bei der Hilfstabelle “vertraulich” handelt es sich um eine Codetabelle im gewohnten Format, das heißt der Code ist 10-stellig alphanumerisch und die Beschreibung darf bis zu 100 Zeichen lang sein. Verwendet werden diese “Vertraulichkeitsstufen” im HR Modul wo einem Mitarbeiter vertrauliche Bemerkungen zugeordnet werden können und wo sich die Stufe der Vertraulichkeit aus der hier definierten Tabelle ergibt.

In der Tabelle unten sehen Sie die einzelnen Stufen mit der Beschreibung. In der äußerst rechten Spalte befindet sich die Anzeige, dass es eine Bemerkung gibt. Klicken Sie darauf (wenn Sie die Berechtigung haben), Sie sehen dann die Bemerkungen in dieser Vertraulichkeitsstufe.

Vertraulich 2

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Symptome

Symptome oder Symptomcodes sind Teil eines mehrstufigen Beschreibungsverfahrens für Probleme bzw. Problembereiche im Servicemanagement. Ein Problem im Servicemanagement besteht aus einem Problembereich (definiert über einen eigenen Code), einem Symptom und einem zusätzlichen Code zur Unterscheidung. Zu einer detaillierten Beschreibung kommen wir, wenn wir das Servicemanagement als Prozess besprechen. Der Aufbau der Tabelle hier ist wie gewohnt mit 10 Stellen alphanumerisch für den Code und 100 Zeichen für den beschreibenden Text.

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Hersteller

Hersteller

Die Tabelle Hersteller hat lediglich eine Verbindung in die Stammdaten des Artikels bzw. des Katalogartikels und zeigt den Hersteller des Produkts. Es gibt keine Verknüpfung zu Kreditoren oder Kontaktunternehmen und auch sonst keine weiteren Funktionen. Dieser Mangel ist vermutlich auch dafür verantwortlich, dass dieses Feld im Standard nicht (mehr) eingeblendet ist.

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Zollpositionen

Zollpositionen

Das Wort Zollposition kommt leider im deutschen Sprachgebrauch relativ selten vor. Nachdem aber dieser Code ausschließlich auf Intrastat Journalzeilen verwendet wird (auch bekannt als Intrastat Buch.-Blatt Zeilen…) ist davon auszugehen, dass damit die sogenannte Zolltarifnummer oder Warennummer gemeint ist.

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Verteiler

Verteiler

Über diese, im üblichen Format gehaltene Tabelle, können Sie Verteiler erstellen so wie Sie sie auch aus diversen Mailprogrammen kennen. Allerdings erstellen Sie hier lediglich den Namen und eine Beschreibung, erst über eine Zuordnung dieses Namens zu einem Segment wird der Verteiler quasi mit Leben = Personen gefüllt. Die zu einem Verteiler zugeordneten Personen sehen Sie über die Zahl rechts, wenn Sie darauf klicken, öffnet sich eine Liste der Personen dieses Verteilers. Mehr dazu dann bei den Prozessen im Marketing.

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Analysearten

Analysearten2

Bei der hier als “Analysearten” bezeichneten Tabelle geht es um eine Vorstufe für die sogenannten Analyse Berichte die man für Einkauf, Verkauf und Artikel erstellen kann. Diese Analyse Berichte bestehen aus Zeilen und Spalten wobei die Spalten über die hier besprochenen Analysearten vordefiniert werden.
Sollte die Tabelle bei Ihnen leer sein so können Sie über den Punkt “Vorgabe-Analysearten zurücksetzen” in der Aktionsleiste wieder die Standardeinstellungen herbeiführen. Ohne jetzt näher darauf eingehen zu wollen sieht man relativ leicht was hinter dem Ganzen steckt, wenn man die Zeilen nach der Spalte “Wertart” sortiert. Jede Zeile repräsentiert einen bestimmten Wert aus den Artikel- und Wertposten, der sich über die insgesamt 3 Filter hier ergibt. Wobei bei reinen Mengenpositionen selbstverständlich die Wertposten keine Rolle spielen, da diese keine von den Artikelposten abweichenden Mengen beinhalten.

Analysearten Beispiel

Hier die Spalten am Beispiel Lagerbestand und Wareneinsatz kurz erklärt:

Code – dies ist der eindeutige Code der Analyseart den sie dann im Bericht einsetzen.
Name – dieser Name dient in erster Linie der Erklärung da am Bericht selbst nur die Spaltenbezeichnung sichtbar ist
Wertart – hier wählen Sie aus einer Liste aus, welchen Wert sie prinzipiell darstellen wollen – diese finden sich in den Spalten von Artikel- und Artikelpostenartfilter – hier geht es um die Spalte Postenart in den Artikelposten wobei sie hier die Standard-Filtermethoden verwenden können
Wertpostenartenfilter – hier gilt das gleiche wie oben nur eben bezogen auf die Wertposten

Bitte beachten Sie: ich denke, dass diese Art der Auswertung durch die diversen Power BI Funktionen in der Zwischenzeit obsolet geworden ist. Nichtsdestotrotz gibt es sie noch immer und daher muss ich sie auch beschreiben. Wie immer ist aber leider das zugrundeliegende Material etwas dünn und es kann leicht sein, dass ich hier etwas falsch interpretiere. Jedenfalls mehr dazu dann, wenn ich zu Berichten und Auswertungen ganz allgemein komme.

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Reklamationsgründe

Reklamationsgründe

Hier werden Codes festgelegt, die die Gründe für das Zurücksenden von Artikeln definieren. Dies können Artikel sein, die ein Kunde zu Ihnen zurücksendet, oder aber auch Artikel, die Sie an einen Lieferanten retournieren.

Zusätzlich zur Einrichtung des Reklamationsgrundcodes und seiner Beschreibung in den üblichen Längen 10 und 100 Zeichen, können Sie ihm auch einen besonderen Lagerortcode zuordnen, unter dem alle zurückgegebenen Artikel platziert werden. Dieser Code wird im Feld Standardlagerortcode erfasst, um anzugeben, dass die zurückgegebenen Artikel zu einem Debitor gehören und sich nicht auf Verfügbarkeit und Wert des Lagers auswirken. Wenn das Häkchen im Feld “Ohne Lagerbewertung” gesetzt ist, dann wird der zurückgegebene Artikel mit 0 Wert in das Lager aufgenommen. Wird der Artikel zu einem späteren Zeitpunkt an den Kunden zurückgegeben so setzt sich dessen Wert nur mehr aus zusätzlich entstandenen Kosten wie Reparatur, Bearbeitung oder Transport zusammen. Der ursprüngliche Lagerwert wird weder beim Eingang noch beim Ausgang berücksichtigt. Wird das Häkchen hier nicht gesetzt, so wird der Artikel zum ursprünglichen Einstandspreis ins Lager retourniert und die späteren Kosten beinhalten dann auch den Lagerwert. Auch dazu mehr, wenn ich zu den Prozessen Reklamation & Rückgabe komme.

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Qualifikationen

Qualifikationen Mitarbeiter

Über diese Tabelle können Sie Qualifikationen in üblicher Weise über Code und Beschreibung erfassen und diese dann Mitarbeitern zuordnen. Sie sehen die zugeordneten Mitarbeiter entweder direkt aus dieser Tabelle heraus, indem Sie in der dritten Spalte auf den Link mit Ja klicken oder indem Sie in der Mitarbeiterkarte über die Aktionsleiste gehen. Da können Sie dann auch neue Qualifikationen zuordnen.
Die Qualifikationen in diesem Sinne beziehen sich weniger auf direkt zu verrichtenden Arbeiten (dies existiert bei Ressourcen), sondern hier geht es eher um erworbene Fähigkeiten.

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Qualifikationen (Fertigkeiten)

Fertigkeit

Die Bezeichnungen hier sind etwas verwirrend, weil diese Codes hier einerseits Qualifikationen heißen und auch so in der Suche auftauchen, andererseits aber im “Abteilungsmenü” (also dort wo alle Funktionen verzeichnet sind) unter “Fertigkeiten” aufscheinen. Aber wie auch immer – hier finden sich wiederum nur zwei Spalten, der Code und eine Bezeichnung. Hier geht es tatsächlich um Fertigkeiten die Ressourcen zugeordnet werden können und damit eine Selektion bei der Zuordnung zu Serviceaufträgen erlauben. Mehr dazu ebendort.

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Ressourcengruppen

Ressourcengruppe

Ressourcengruppen bestehen aus einem Code der diesmal 20 Stellen lang sein darf und einer Bezeichnung über 50 Zeichen. Jede Ressource kann einer Ressourcengruppe zugeordnet werden wobei sich die Funktion nicht auf die reine Zuordnung beschränkt, sondern Ressourcengruppen können u. a. auch spezifische Einstands- und Verkaufspreise haben. Mehr dazu im Bereich Serviceaufträge.

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Artikelkategorien

Artikelkategorien

Artikelkategorien sind eine einfache Möglichkeit, um Lagerartikel zu gruppieren. Die Kategorie selbst besteht aus einem Code (20-stellig) und einer Beschreibung (100 Zeichen). Hinter der Codezeile (erreichbar über “Bearbeiten” in der Aktionsleiste) steckt eine Maske mit weiteren Informationen.

Einerseits können Sie hier eine übergeordnete Artikelkategorie festlegen und Sie können über die Zeilen unten Attribute für diese Kategorie definieren. Wenn die übergeordnete Kategorie Attribute enthält, dann werden diese in die Tochter vererbt. Vererbte Attribute können nicht geändert werden, allerdings können neue hinzugefügt werden. Im Artikel selbst kann dann sowohl das Attribut als auch die Ausprägung (wie z. B. Länge oder Breite) geändert werden.

Artikelkategorie Detail

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Artikelattribute

Artikelattribute

Neben den bereits vorhandenen Feldern im Artikel können über Attribute zusätzliche Definitionskriterien geschaffen werden, die sehr flexibel anwendbar sind. Anders als bei zusätzlich programmierten Feldern, können Artikelattribute durch den Benutzer bzw. einen Administrator selbst erstellt werden. In der Artikelliste kann dann auch nach diesen Attributen gefiltert und sortiert werden.

Über “Bearbeiten” in der Aktionsleiste eines Attributs können Sie bestimmen, welcher Art das Attribut sein soll (Datum, Ganzzahl, Dezimalzahl, Auswahlliste/Option oder Text), Sie können Werte/Ausprägungen für die Auswahlliste definieren, Sie können sowohl Attribute als auch die Werte der Auswahlliste in beliebig viele Sprachen übersetzen und Sie können das Attribut sperren.

Artikel Attribut Detail

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(Umgebungs)Gruppen

Umgebungsgruppen (20 Stellen Code, 50 Stellen Bezeichnung) sind nichts anderes als ein Ordnungskriterium für Umgebungen, also jene Container, in denen sich Ihre Mandanten befinden, wenn sie viele davon haben. Ich persönlich kenne nur eine einzige Firma, die das extensiv nutzt, da sind es allerdings weit über 100 Mandanten.
Legen Sie in dieser Tabelle Gruppen an und verwenden Sie sie dann in den Umgebungen wie unten gezeigt.

Umgebungsgruppen

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Servicepreisgruppen / Service-Preiskorrekturgruppen

In beiden Fällen handelt es sich um einfache Codetabellen, die nach dem üblichen Muster aufgebaut sind, also 10-stelliger Code und 100-stellige Bezeichnung. Sie benötigen beide Gruppen, um Servicepreis Gruppen und Korrekturen einzurichten, wir besprechen diese (sehr spezifischen) Tätigkeiten im Zuge des Einrichtens des Service Moduls.

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Gründe Inaktivität

Gründe Inaktivität

Diese so genannten Inaktivitätscodes können auf der Mitarbeiterkarte eingesetzt werden, um einen Grund für eine Inaktivität zu präsentieren. Die Struktur ist wie gehabt (10/100).

Bitte beachten Sie: Es ist eine alte Krankheit von Navision / Business Central auf den diversen Karten immer nur den Code und nicht die Beschreibung anzuzeigen. Im Beispiel oben sagt der Code MAT gar nichts aus, dahinter steckt allerdings die Beschreibung “Mutterschutz/Karenz”. Bitte bedenken Sie diese Eigenheit, wenn Sie über Anpassungen nachdenken (müssen).

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Grund Beschäftigungsende

Auch diese Codetabelle gehorcht den gleichen Grundsätzen wie immer und wird so wie die Gründe für Inaktivität auf der Mitarbeiterkarte eingesetzt, um den Grund für das Beschäftigungsende zu dokumentieren. Bitte beachten Sie auch hier die geltenden Datenschutzgrundsätze.

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Arbeitstypen

Diese Tabelle besteht aus drei Spalten: dem Code (10 St.), der Beschreibung (100 St.) und dem Einheitencode.  Letzterer bezieht sich auf den Einheitencode wie er auch im Artikel oder in Aufträgen hinterlegt ist. Sie können den Arbeitstyp für alle Arbeitszeittabellenzeilen für Projekte festlegen. Auf diese Art können Sie Informationen hinzufügen, die Sie benötigen, um dem Debitor unterschiedliche Arten von Arbeit zu berechnen.

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Arbeitsverträge

Arbeitsverträge

Die Tabelle Arbeitsverträge müsste meiner Meinung nach eigentlich Arbeitsvertragstypen heißen, weil Sie einen solchen Arbeitsvertrag über die Mitarbeiterkarte einem Mitarbeiter zuordnen. Dies ist also kein Anhang, sondern eine Beschreibung für die Art des Vertrags. Bei einem Klick in die Zahl in der dritten Spalte öffnet sich die Liste jener Mitarbeiter, die mit dieser Art des Vertrags verknüpft sind.

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Diverse Artikel für MA

Diverse Artikel MA

Diese Liste bzw. die Einträge werden manchmal auch als Personalausstattungscodes bezeichnet. Zudem heißt der Eintrag im Abteilungsmenü (sie wissen – dort wo alle Menü Einträge verzeichnet sind) auch Personalausstattung für Mitarbeiter. Dahinter steckt nichts anderes als eine Liste von möglichen Ausstattungsgegenständen, die Sie einem Mitarbeiter überlassen und auf der MA Karte vermerken können. Beginnend von der Zutrittskarte über den Laptop, das Mobiltelefon oder die Schutzbrille.

In der Mitarbeiterkarte können Sie die Zuordnung über die Aktionsleiste treffen, in der dann aufgehenden Liste können Sie die Beschreibung ändern, Seriennummern hinzufügen (als Text) und Benutzungsdaten erfassen.

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Personaleinheiten

Personaleinheiten

Personaleinheiten erfüllen den gleichen Zweck wie Maßeinheiten – nur eben bei Personen und da, soweit ich das feststellen konnte, nur bei der Abwesenheitsregistrierung. Für die Verrechnung von Ressourcen werden die normalen Maßeinheiten verwendet.
Anders als bei Maßeinheiten gibt es hier nur einen Umrechnungsfaktor (Menge pro Einheit) in sich selbst. Das bedeutet, wenn eine Zeile den Faktor 1 hat und eine zweite Zeile den Faktor 8 dann ist die Zeile mit 1 die Basis. Eine Stunde würde demzufolge den Faktor 1 haben, ein Tag dann 8.

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SWIFT / BIC Codes

Leider kennt Business Central den Begriff “BIC” (Bank Identifier Code) nicht aber der SWIFT Code erfüllt den gleichen Zweck. Verwendet wird diese simple Liste (Code und Bezeichnung der Bank) in erster Linie bei Debitoren und Kreditoren und dann natürlich in der Folge auf diversen Belegen. Wie fast immer kann dieser Code jedoch auch ad hoc angelegt werden, wenn Sie die notwendigen Berechtigungen dafür besitzen.

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Weiterführende Links zu diesem Thema:

Versichern von Anlagen (link)
Unternehmens-Hub (link)
Neue Unternehmen anlegen in Business Central (link)
Anlagen einrichten (link)
Verwenden von Artikelzuschlägen für zusätzliche Kosten (link)
MwSt.-Klauseln (link)
Einrichten von Verkaufsprozessen für Verkaufschancen und Prozess-Stufen (link)
Daten für eine digitale Prüfung (GoBD/GDPdU) einrichten (link)
Analyseberichte erstellen (link)
Verwenden von Arbeitszeittabellen für Projekte (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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