Business Central – Eingehende Belege

Eingehende Belege sind eine tolle Sache weil sie eine lückenlose Erfassung von Dokumenten ermöglichen – vom physischen Einlangen eines Briefs oder Pakets bis hin zur rein elektronischen Übermittlung von Eingangsrechnungen

Eingehende Belege

Eingehende Belege

Wenn man so will ist ein eingehender Beleg die Vorstufe zum eigentlichen Beleg und besteht zumeist nur aus dem Datensatz “Eingehender Beleg” und einem Bild oder einem PDF Formular. Der spätere “echte” Beleg wird dann auf dieser Basis erstellt und bleibt prinzipiell mit dem eingehenden Beleg verknüpft.

Eingehende Belege sind eine tolle Sache, weil sie eine lückenlose Erfassung von Dokumenten ermöglichen – vom physischen Einlangen eines Briefs oder Pakets bis hin zur rein elektronischen Übermittlung von Eingangsrechnungen oder Kundenbestellungen über z. B. EDI oder den Datenaustausch mit einem Webshop.

Die häufigste Verwendung für eingehende Belege findet sich vermutlich für Eingangsrechnungen, wo an an der Rezeption oder im Sekretariat ein Beleg gescannt und daraus der eingehende Beleg erstellt wird. Dieser steht damit automatisch der Buchhaltung und den Genehmigern zur Verfügung, unabhängig davon, ob es das physische Dokument auch bis dorthin schafft.

Allerdings erfordern eingehende Belege einiges an technischer Vorarbeit, weil z. B. in ein Verzeichnis gescannte Eingangsrechnungen ggf. automatisch gelesen werden und das Ergebnis und / oder die Ursprungsdokumente aus diesem Verzeichnis “abgeholt” werden müssen. Es muss dann pro Dokument manuell oder automatisch ein eingehender Beleg erzeugt werden und der Scan oder das Bild muss an den eingehenden Beleg angehängt werden. Die Herausforderung wird noch größer, wenn es um echten Datenimport geht – hier müssen u. U. Datensätze unterschiedlichster Herkunft in ein Format umgewandelt und daraus eingehende Belege erzeugt werden.

Systematisch dargestellt (und mehr oder weniger direkt von der MS Hilfeseite kopiert) kann der Prozess für eingehende Belege aus folgenden Aktivitäten bestehen:

  • Erfassen der externen Dokumente in Business Central, indem auf der Seite “Eingehende Belege” Zeilen auf eine der folgenden Arten erstellt werden:
    • Manuell, unter Verwendung folgender Funktionen:
      • Über einen Klick auf die Schaltfläche “Aus Datei erstellen” . füllen Sie die entsprechenden Felder auf der Seite Eingehende Belege aus. Die Datei wird automatisch angehängt.
      • Über die Schaltfläche “Neu” – füllen Sie die entsprechenden Felder aus und hängen Sie die entsprechende Datei manuell an.
      • Von einem Tablet oder Telefon aus über die Schaltfläche “Von Kamera erstellen”  – senden Sie das Bild dann z. B. an den OCR-Dienst.
    • Automatisch, indem Sie das Dokument vom OCR-Dienst als elektronisches Dokument empfangen, nachdem Sie die zugehörige PDF- oder Bilddatei per E-Mail an den OCR-Dienst gesendet haben. Die FastTab “Finanzinformationen” wird automatisch ausgefüllt (kann ich leider nicht prüfen da ich keinen OCR Dienst abonniert habe. Ich bezweifle allerdings
  • Verwenden Sie den OCR-Dienst, um PDF- oder Bilddateien in elektronische Dokumente umwandeln zu lassen, die dann in Business Central in eingehende Belege umgewandelt werden können.
  • Erstellen Sie neue Dokumente oder Journalzeilen (Buch.-Blatt Zeilen…) aus eingehenden Belegen, indem Sie die Informationen manuell übertragen (= abschreiben 😉 ) 
  • Hängen Sie eingehende Belege an Einkaufs- und Verkaufsbelege in beliebigem Status an, auch an die aus der Buchung resultierenden Kreditoren-, Debitoren- oder Sachposten
  • Sehen Sie sich eingehende Belegdatensätze und ihre Anhänge von jedem Einkaufs- und Verkaufsbeleg an, oder suchen Sie alle Hauptbucheinträge ohne eingehende Dokumentendatensätze auf der Seite “Kontenplan”.
Eingehender Beleg Allgemein

Zusammengefasst ergibt sich somit folgendes Bild: 

  • Sie können einen eingehenden Beleg manuell erfassen und das Originaldokument als z. B. PDF anhängen. Diese Möglichkeit gewährleistet, dass der Eingang lückenlos erfasst wird und dass zu jedem physischen Dokument sehr früh ein Gegenstück in Business Central existiert – eben der eingehende Beleg. Wie stark dieser Vorgang automatisiert wird, hängt von den Anforderungen und den technischen Möglichkeiten des Ausführenden ab.
  • Um den Automatisierungsgrad zu erhöhen, muss entweder ein Datenaustausch eingerichtet werden bei dem externe Datensätze beim Eingang automatisch in eingehende Belege umgewandelt werden, oder es werden elektronisch vorliegende Dokumente automatisiert gelesen und es wird dann daraus der eingehende Beleg erstellt. 

Nur im zweiten, automatisierten Fall wird das Inforegister Finanzinformationen ganz oder teilweise gefüllt, bei einer manuellen Erstellung eines eingehenden Belegs sind diese Informationen nicht zugänglich, sondern müssen im Zuge der z. B. Eingangsrechnung erfasst werden.

Eingehender Beleg Finanzinformation

Die Aktionsleiste

Prozess Beleg erstellen
Aktionen

Buchungsblattzeilen erstellen
Eingehender Beleg Posten suchen

Manuell erstellen
Zugehörig

Bild von Kamera anhängen
Einrichtung Einrichtung

Text zu Konto zuordnen

Datenaustauscharten

Datei anhängen

Aktivitätsprotokoll

Hauptanhang ersetzen

OCR-Einrichtung
Freigeben Freigeben

Genehmigungen

Status zurücksetzen



Ablehnen


Status Auf verarbeitet setzen



Auf nicht verarbeitet setzen


Eingehender Beleg Datensatz öffnen



Verweis auf Datensatz entfernen



Datenaustauscharten


OCR OCR Einrichtung


Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden



Genehmigungsanforderung stornieren


Beleg erstellen

Wenn dieser Punkt aktiviert ist, dann können Sie aus dem eingehenden Beleg und dem dahinter liegenden Datensatz automatisch z. B. eine Eingangsrechnung erstellen. Die Angaben auf dem elektronischen Dokument werden dabei so gut wie möglich übernommen.
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Buchungsblattzeilen erstellen

Hier passiert das gleiche wie oben beschrieben, nur geht es nicht um einen Beleg, sondern direkt um die so genannten Buchungsblattzeilen.

Hinweis: mir ist es leider nicht gelungen, diese beiden Punkte jemals zu aktivieren. Ich habe zwar den ausgefüllten eingehenden Beleg über eine Datei erstellt, aber offensichtlich fehlt der elektronische Beleg.

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Manuell erstellen

Diese Aktion wird wohl am häufigsten verwendet werden – Sie werden gefragt, welchen Beleg Sie erstellen wollen und im Anschluss daran wird ein solcher Beleg geöffnet, allerdings leer. Sie können dann manuell die Angaben des den eingehenden Beleg begleitenden Dokuments übertragen.

Eingehender Beleg manuell erstellen

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Bild von Kamera anhängen

Hier geht es nicht mehr darum was ich AUS diesem Beleg mache, sondern mehr darum, was ich MIT diesem Beleg mache, in dem Fall ein Bild anzuhängen. Gemeint ist damit natürlich ein Bild eines Belegs, der dann im nächsten Schritt über den eingehenden Beleg im System landet und schlussendlich zu einer Aufwandsbuchung oder einer Eingangsrechnung konvertiert wird.
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Text zu Konto zuordnen

Zitat Microsoft: “Erstellt eine Zuordnung zwischen einem Text in eingehenden Belegen und dem identischen Text in bestimmten Soll-, Haben- und Gegenkonten in der Finanzbuchhaltung oder in Bankkonten. Der resultierende Beleg oder die Buchungsblattzeilen sind so mit den angegebenen Informationen vorausgefüllt.”

Gemeint ist hier offenbar die Möglichkeit, über den Namen und die Nummer des Kreditors die zu bebuchenden Konten vorzudefinieren (über den Text). Ich weiß allerdings nicht, ob die Übereinstimmung nur auf ein bestimmtes Feld bezieht oder auf alle Felder, die am eingehenden Belegt zu finden sind.
Ich werde mir dieses Thema im Zuge der Zahlungsabstimmung (da kommt das nämlich her) noch etwas genauer ansehen.

Datei anhängen

Hier machen wir wieder etwas MIT diesem Beleg: mit diesem Punkt können Sie eine Datei (z. B. ein PDF-Dokument) an den eingehenden Beleg anhängen. Dies wäre allerdings eine strikt manuelle Abarbeitung
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Hauptanhang ersetzen

Wenn bereits eine Datei hinterlegt wurde und diese im Feld Hauptanhang aufscheint, dann können Sie mit dieser Funktion diese Datei durch eine andere ersetzen.

Freigeben

Geben Sie hier den Beleg frei, so wie Sie das auch mit einer Bestellung oder einer Einkaufsrechnung machen würden. Dies ist jedoch nur dann möglich, wenn für diesen Beleg keine Genehmigung erforderlich ist bzw. die Genehmigung bereits erteilt wurde und der Status dadurch nicht auf freigegeben gesetzt wurde.
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Status zurücksetzen

Hier gilt das gleiche wie oben, Sie können den Status des Belegs hier wieder zurücksetzen. Dies kann notwendig sein, weil Sie z. B. Änderungen am Beleg machen wollen und dies nur im Status Neu oder Offen geht oder aber weil andere Aktionen wie z. B. Workflows auf diesem Status aufsetzen.
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Ablehnen

Ich werde hier den Originaltext der bei diesem Punkt als Hilfe steht nicht zitieren – es ist einfach zu furchtbar. Tatsächlich ist es so, dass Sie über diese Funktion den Status auf Abgelehnt setzen können. Wozu das dient und welche Auswirkungen es hat kann ich Ihnen leider auch nicht sagen.
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Auf verarbeitet setzen

Über diese Aktion können Sie den Beleg auf Verarbeitet setzen.  Dies sollte normalerweise auch passieren, wenn Sie aus dem eingehenden Beleg einen “echten” Beleg erstellt und diesen gebucht haben. 

Der Beleg ist dann erledigt und scheint in der Liste der eingehenden Belege nicht mehr unmittelbar auf. Sie finden ihn jedoch wieder, wenn Sie auf den Punkt “Alle” in der Liste klicken. 
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Auf nicht verarbeitet setzen

Ohne es ausprobiert zu haben: Deduktion sagt mir, dass dies genau den umgekehrten Effekt des Punkts oben hat.
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Datensatz öffnen

Wenn mit diesem eingehenden Beleg bereits eine Eingangsrechnung etc. verknüpft ist, dann ist dieser Punkt aktiv und Sie können darüber den verknüpften Beleg öffnen.
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Verweis auf Datensatz entfernen

Hier können Sie die Verknüpfung wie oben beschrieben wieder auflösen.
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Datenaustauscharten

Wenn Sie hier klicken, dann springt das System in die Liste der Datenaustauscharten, wo Sie ändern, löschen oder hinzufügen können. Die Verwendung einer Datenaustauschart findet allerdings nicht hier statt, sondern in der Karte. Dies ist somit eigentlich eine Einrichtung.

OCR Einrichtung

Auch dies ist eine Einrichtung wie der Name schon sagt: Sie können hier die Login Daten für den über Microsoft angebotenen OCR Dienst eingeben, nachdem Sie dort ein Konto eingerichtet haben. Laut Dokumentation sind die URLs bereits richtig, Sie benötigen lediglich Ihren Benutzernamen das Kennwort und den Genehmigungsschlüssel. Aus den hier aufgeführten Parametern ergibt sich auch, dass Sie Stammdaten mit diesem Dienst synchronisieren können, vermutlich wird damit die Erkennungsgenauigkeit höher.

Genehmigungsanforderung senden

Diese Aktion funktioniert so wie überall – wenn ein entsprechender Workflow eingerichtet ist und eine Genehmigung erforderlich ist, so können Sie über diese Aktion die Anforderungen senden.
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Genehmigungsanforderung stornieren

Das Gegenstück zu oben, hier können Sie versendete Genehmigungsanforderungen wieder stornieren.
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Posten suchen

Wenn es zu einem eingehenden Beleg bereits gebuchte Belege gibt, dann können Sie sich hier die Posten dazu anzeigen lassen. Dies funktioniert in der üblichen Art und Weise, das heißt Sie sehen eine kurze Liste mit Zahlen rechts daneben, bei einem Klick auf eine Zahl gehen die dahinterliegenden Transaktionen auf.
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Einrichtung

Eine weitere Einrichtung für eingehende Belege, hier legen Sie die Vorlage und den Namen für das zu verwendende Buchungsblatt fest. Außerdem können Sie hier bestimmen, ob für das Erstellen dieses Buchungsblatts eine Genehmigung angefordert werden muss.

Aktivitätsprotokoll

Die Hilfe sagt dazu: Zeigen (gemeint ist “Betrachten” oder “sehen” oder “anzeigen”) Sie den Status sowie alle auftretenden Fehler an, wenn der Beleg als elektronisches Dokument oder OCR-Datei über den Belegaustauschdienst gesendet wurde.
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Genehmigungen

Wie überall anders auch sehen Sie hier eine Liste der Genehmigungsanforderungen und deren Status sowie die Genehmiger und Datumsangaben.
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Weiterführende Links zu diesem Thema:

Eingehende Belege (link)
Einrichten von eingehenden Belegen (link)
Eingehende Belege verarbeiten (link)


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