Business Central – Eingangsrechnung & Reklamation

Eingangsrechnung und Reklamation

In einem der vorhergehenden Artikel habe ich mich mit einem Teil des Bestell- und Lieferprozesses beschäftigt, hier folgt nun der zweite Teil. Dieser behandelt in erster Linie die Eingangsrechnung und die Reklamation, ich beschreibe aber auch noch die Einkaufsgutschrift weil sie thematisch hierher gehört.

Inhaltsverzeichnis:

• Zur Erinnerung
• Die Einkaufsrechnung
  • Aktionsleiste Kopf
  • Aktionsleiste Zeilen
  • Spalten Belegzeile
• Die Einkaufsreklamation
  • Aktionsleiste Kopf
  • Aktionsleiste Zeilen
  • Spalten Belegzeile
• Die Einkaufsgutschrift
  • Aktionsleiste Kopf
  • Aktionsleiste Zeilen

Zur Erinnerung

In einem der letzten Beiträge habe ich von einem, meiner Meinung nach richtigen, Prozess im Bezug auf Bestellung, Lieferung und Verrechnung gesprochen. In der Dokumentation von Business Central und auch durch die logischen Gegebenheiten in den einzelnen Masken, wird ja eine Buchung der Eingangsrechnung durch die Fachabteilung auf Basis der Bestellung impliziert. Sehr oft wird (in der Doku) die Bestellung überhaupt ignoriert und es wird sofort eine “Einkaufsrechnung” erfasst und gleich gebucht, wobei physische Lieferung, Lagerbuchung und Buchung in der FiBu in einem Schritt erfolgen.

Wenn man sich die beiden Darstellungen oben ansieht, dann sieht man auf der linken Seite den Prozess, wie er eben sehr gerne beschrieben wird, aber man sieht auch, dass es hier keinerlei Trennung zwischen der Fachabteilung und der Finanzbuchhaltung gibt und dass der Weg über die Einkaufsrechnung zur gebuchten Einkaufsrechnung und -lieferung ein sehr kurzer ist und wenig Raum für Kontrolle oder Planung lässt.

Rechts sehen wir die gleichen Kästchen (die Logistikfunktionen habe ich nur aus Platzgründen ausgelassen), nur ist hier der Prozess getrennt, weil es immer eine Eingangs-/Einkaufsrechnung gibt, die über die Finanzbuchhaltung in das System gelangt. Erst mit der Bearbeitung der Zeilen in der Eingangsrechnung werden eventuell gebuchte Lieferzeilen geholt und darüber, sowie über die Genehmigung der Summen durch die Fachabteilung, wird jede Rechnung im Beschaffungsprozess doppelt geprüft.

Natürlich gibt es hier nicht wirklich ein Richtig oder ein Falsch. Manche Unternehmen gehen sogar so weit, dass sie Eingangsrechnungen, ganz egal welcher Provenienz, nur über Einkaufs(buchungs)journale bzw. Einkaufs-Buchungsblätter, wie es auf Deutsch heißt, buchen. Welche Methode Sie letztendlich wählen, hängt von Ihren aktuellen Prozessen ab, von der Anzahl der Rechnungen, der Qualifikation und Anzahl der Mitarbeiter, der Verschiedenartigkeit der Produkte und vielem mehr.

In meiner Brust wohnt eine Buchhalterseele und daher ist meine favorisierte Methode jene, die ich im Anschluss beschreibe. Einfach weil hier EIN Prozess für Eingangsrechnungen existiert, ohne dass ich dabei die korrekte Kostenzuordnung für lagerführende Artikel verliere. Wieso das so ist werde ich dann auch an einem Buchungsbeispiel erklären.
(Ganz nach oben)

Die Einkaufsrechnung

Der Vorteil des “falschen” Prozesses wie oben beschrieben liegt in der Tatsache, dass Sie die Eingangs- oder Einkaufsrechnung nicht erfassen, ja nicht einmal zu Gesicht bekommen, weil der Beleg erst im Schritt “Fakturieren” automatisch erstellt und dann sofort als gebuchte Einkaufsrechnung abgelegt wird. Dies wird in mehr als 90% der Fälle funktionieren, und zwar überall dort, wo der Lieferant tatsächlich auch gemäß der Bestellung liefert und verrechnet. Allerdings heben dann die verbleibenden 10% bei denen korrigiert werden muss, den vermeintlichen Vorteil wieder auf.

In dem hier beschriebenen, “richtigen” Prozess müssen Sie zumindest den Kopf der Eingangsrechnung erfassen, dies kann allerdings bereits im vorgelagerten Bereich vorbereitet werden, also wenn z. B. im Sekretariat oder in einer Posteingangsstelle die sogenannten “eingehenden Belege” erstellt werden – manuell, über OCR oder eine individuelle Anpassung. Dabei werden gewöhnlicherweise die per Brief oder E-Mail einlangenden Originalrechnungen des Lieferanten als Scan beigefügt. Wichtig dabei ist nur, dass jede Rechnung gleich behandelt wird, ganz egal ob es eine Forderung der Leasingfirma ist, eine Warenrechnung oder die laufende Miete für das Büro.

In einem zweiten Schritt wird dann der eingehende Beleg in eine Eingangsrechnung umgewandelt und über das beigelegte gescannte Originaldokument kann der Lieferant ermittelt werden. Die Buchhaltung kann nun beurteilen, was zu tun ist. Im Wesentlichen werden das folgende Dinge sein:

• Die manuelle Erfassung von Belegzeilen über Sachkonten (für Büroaufwendungen, Miete etc.),
• Das Erfassen von Belegzeilen über das Hereinholen (“Abrufen”) von Wareneingangszeilen über (die auf der Rechnung hoffentlich vorhandene) Bestellnummer.
• Wie oben, aber über das Abrufen von Ressourcen “Lieferungen”
• Die Erfassung von Belegzeilen zu Zusatzkosten oder nachträglich gewährten Rabatten oder Preisminderungen und deren Aufteilung auf Artikel
• Die Erfassung von Belegzeilen zum Erwerb von Anlagegütern
• Die Erfassung von Bemerkungszeilen

Womit wir auch gleich die ersten beiden Kontrollen eingebaut hätten: über das Abrufen der Wareneingangszeilen wird sichergestellt, dass es keine Einkaufsrechnung geben kann, ohne dass zuvor ein Wareneingang passiert ist und es findet gleichzeitig auch eine erste Prüfung statt, ob Bestell- und Rechnungswert sowie die Mengen ident sind.

Im nächsten Schritt wird dann die erfasste Einkaufsrechnung im System zur Genehmigung an die Fachabteilung versendet (dritte Kontrolle!) und, nachdem diese erteilt wurde, schlussendlich gebucht.
(ganz nach oben)

Aktionsleiste Kopf

Ich beschreibe für die beiden Aktionsleisten sowie für die Spalten der Belegzeile nur mehr jene Begriffe, die noch nicht erwähnt wurden oder die hier eine andere oder erweiterte Bedeutung haben.

Aktionsleiste Zeilen

Bei der Aktionsleiste für die Zeilen gibt es eigentlich nur zwei Aktionen, die von Interesse sind. Die eine betrifft die “Fakturierung” von bereits gelieferten Artikeln, die andere, die sogenannte Artikel Zu- und Abschlagszuweisung, ist ein ziemlich universelles Instrument, das aber in erster Linie für die korrekte Aufteilung von Kosten oder Nachlässen auf einer Eingangsrechnung zuständig ist.

Artikel Zu-/Abschlagszuweisung in Bildern

Die Bestellzeilen

Bestellung liefern

Wareneingangszeilen holen (für EK-Rechnung)

Zuschlagszeile erfassen

Abschlag zuweisen und verteilen I

Abschlag zuweisen und verteilen II

Ergebnis der Verteilung

Artikelposten

Hier vielleicht noch ein paar ergänzende Worte zur Zu-/Abschlagszuweisung, weil ich ja in den Absätzen und Bildern oben nur den Standardprozess beschrieben habe, also wenn auf einer Rechnung Artikelpositionen UND Abschläge (oder Zusatzkosten) vorhanden sind.

Viel interessanter ist aber der Fall, wenn Sie beispielsweise von einem Spediteur eine Rechnung bekommen, die nur Kosten für bereits durchgeführte Lieferungen enthält. Dies können echte Frachtkosten oder beispielsweise Zölle und Gebühren sein, die der Spediteur für Sie ausgelegt hat. Umgekehrt gilt genau das gleiche – Sie könnten vom Lieferanten eine Wertgutschrift erhalten – also eine Gutschrift ohne Warenrücklieferung Ihrerseits aber mit einer Preisminderung für Artikel, die Sie noch auf Lager haben und deren Einstandspreis sich dadurch verändert.

In einem solchen Fall (nachträgliche Speditionsrechnung) erfassen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt, allerdings nur mit den Kostenzeilen, da Sie ja die Warenrechnungen bereits verbucht haben. Öffnen Sie dann wie gewohnt über die Zeilenaktion “Verknüpfte Informationen / Artikel Zu-/Abschlagszuweisung” das Fenster für die Zuweisung, wählen aber dann dort in der Aktionsleiste nicht “Artikel Zu-/Abschlagszuweisung vorschlagen” sondern “Einkaufslieferzeiten holen”. Über diese Funktion können Sie beliebige gelieferte Zeilen von beliebigen Lieferanten holen da ja das System nicht bestimmen kann, worauf sich die Kosten des Spediteurs beziehen.

Wenn Sie sich die gelb markierte Spalte in der Grafik oben ansehen, dann ändert sich bei dieser Art der Zu- oder Abschlagszuweisung auch die Methode der Verteilung der Kosten auf einzelne Positionen. Sie müssen dies mit der Hand machen, indem Sie die Anzahl der Einheiten auf der Rechnungszeile (oder Wertgutschriftszeile) so aufteilen, dass Sie in etwa Kostenwahrheit erreichen. Wenn Sie die Beträge der Lieferzeilen wissen, dann können Sie in dem Feld “Menge für Zuweisung” auch eine Formel eingeben, so dass sich die Prozentsätze, die hier durch Dezimalzahlen ausgedrückt sind, errechnen ohne dass Sie das extern tun müssen.

(nach oben) (ganz nach oben)

Spalten Belegzeile

Die Spalten der Belegzeilen bieten wenig wirklich Neues, ich gehe daher nur auf die speziellen Felder in der Einkaufsrechnung ein. Bitte beachten Sie – die Grafik zeigt nur jene Spalten, die im Standard eingeblendet sind. Darüber hinaus gibt es wie in jeder Eingabemaske noch eine ganze Reihe von Feldern, die Sie selbst oder ein Administrator einblenden können. Und zusätzlich existieren auch noch Felder, die nur über eine kleine Programmanpassung als auswählbar angezeigt werden können.

Die Einkaufsreklamation

Die Einkaufsreklamation (im Original: Purchase Return Order) und die Einkaufsgutschrift (Purchase Credit Memo) sind die Gegenstücke zu Bestellung und Rechnung auf der Einkaufsseite. Setzt man dabei den Gedanken “Richtiger Prozess” von weiter oben fort und will Finanzbuchhaltung und Logistik bzw. Lagerwirtschaft voneinander trennen, dann muss auch hier genauso vorgegangen werden wie bei Bestellung und Verrechnung der Ware.

Die Fachabteilung erstellt eine Einkaufsreklamation und sendet mit dieser die Ware zurück an den Hersteller oder Lieferanten. In vielen Fällen wird dabei eine sogenannte RMA-Nummer vom Lieferanten Verwendung finden (im Feld “Kreditorenbearbeitungsnr.” im Kopf der EK-Reklamation). Wenn der Lieferant die Rücksendung erhalten hat und die Ansprüche für gerechtfertigt hält, dann sendet er eine Gutschrift die analog zu Eingangsrechnungen über die Finanzbuchhaltung verbucht wird. Es werden dann dort genauso Lieferzeilen (in diesem Fall Reklamationszeilen) abgerufen und die Gutschrift wird anschließend an die Fachabteilung zur Prüfung übermittelt.

Allerdings gibt es einen kleinen, aber nicht unbedeutenden Unterschied zwischen Bestellung und Reklamation: bei der Bestellung kann ich alles was als Artikel oder als Katalogartikel im System existiert, bestellen. Ich bin also ganz grundsätzlich weder der Art noch der Menge nach eingeschränkt. Bei Rücksendungen geht das natürlich nicht, da ich nur etwas zurücksenden kann, das ich auf Lager habe oder das zurück auf das Lager kommen wird. Und ich kann natürlich nur bestimmte Artikel an bestimmte Lieferanten zurücksenden, und zwar an jene, von denen ich selbige bezogen habe. Wie dieses Problem in Business Central gelöst wurde, zeige ich gleich im Anschluss.

Aktionsleiste Kopf

Aktionsleiste Zeilen

Auch die Aktionsleiste über den Belegzeilen der Einkaufsreklamation bringt wenig Neues. Daher hier nur eine schematische Darstellung, die Ihnen alle verfügbaren Aktionen / Menüpunkte übersichtlich zeigt.

Spalten Belegzeile

Hinsichtlich der Spalten in den Belegzeilen ist Business Central ziemlich konsistent, das heißt wenn man sich einmal durchgekämpft hat, dann sind alle anderen Belegzeilen relativ leicht verständlich. So ist es auch hier, lediglich der Reklamationsgrund ist hinzugekommen. Dieser wiederum wird aus einer Tabelle versorgt, wo nicht nur der Code und die Beschreibung hinterlegt sind, sondern wo man auch einen Standard-Lagerort erfassen kann, von dem die Ware geliefert wird und wo man festlegen kann, ob eine Lieferung von/auf diesem/n Lagerort ohne Wert erfolgen sollen. Diese Einstellungen müssen natürlich mit den Prozessen zur Reklamationsbehandlung auf Kundenseite passen.
Vielleicht noch ein Wort zum Wert: wenn der Parameter ohne Lagerbewertung gesetzt ist, dann sollten Sie auf jeden Fall einen eigenen Lagerort dafür verwenden und auch die Bewertung nach Lagerorten getrennt durchführen. Dies ist wiederum ein Parameter in der Lager Einrichtung (für Durchschnittspreisverfahren).

Die Einkaufsgutschrift

Wie bereits weiter oben erwähnt, ist die Einkaufsgutschrift das Pendant zur Einkaufsrechnung. Das heißt, dass nicht Sie derjenige sind, der diese Gutschrift ausstellt, sondern Ihr Lieferant. Demzufolge sollte auch hier das in der Grafik oben dargestellte Prinzip der getrennten Prozesse gelten. Eine Gutschrift ist meiner Meinung nach so zu behandeln, wie eine Eingangsrechnung und sollte daher in der Finanzbuchhaltung erfasst und gebucht und von der Fachabteilung nur inhaltlich geprüft werden.

Aktionsleiste Kopf

Auch hier nichts was Sie nicht schon kennen (sollten). Ich greife nur zwei Punkte heraus, um sie nochmals kurz hervorzuheben.

Aktionsleiste Zeilen

Hier haben wir, genau so wie bei den Spalten der Belegzeile, keine Aktionen oder Punkte, die einer Erwähnung bedürfen.

(ganz nach oben)

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Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.