Business Central – Eingangsrechnung & Reklamation

In einem der vorhergehenden Artikel habe ich mich mit einem Teil des Bestell- und Lieferprozesses beschäftigt, hier folgt nun der zweite Teil. Dieser behandelt in erster Linie die Eingangsrechnung und die Reklamation.

Eingangsrechnung Reklamation

Eingangsrechnung und Reklamation

In einem der vorhergehenden Artikel habe ich mich mit einem Teil des Bestell- und Lieferprozesses beschäftigt, hier folgt nun der zweite Teil. Dieser behandelt in erster Linie die Eingangsrechnung und die Reklamation, ich beschreibe aber auch noch die Einkaufsgutschrift weil sie thematisch hierher gehört.

Inhaltsverzeichnis:

Zur Erinnerung

In einem der letzten Beiträge habe ich von einem, meiner Meinung nach richtigen, Prozess im Bezug auf Bestellung, Lieferung und Verrechnung gesprochen. In der Dokumentation von Business Central und auch durch die logischen Gegebenheiten in den einzelnen Masken, wird ja eine Buchung der Eingangsrechnung durch die Fachabteilung auf Basis der Bestellung impliziert. Sehr oft wird (in der Doku) die Bestellung überhaupt ignoriert und es wird sofort eine “Einkaufsrechnung” erfasst und gleich gebucht, wobei physische Lieferung, Lagerbuchung und Buchung in der FiBu in einem Schritt erfolgen.

Einkauf Flussdiagramm
Einkauf Flussdiagramm korrekt

Wenn man sich die beiden Darstellungen oben ansieht, dann sieht man auf der linken Seite den Prozess, wie er eben sehr gerne beschrieben wird, aber man sieht auch, dass es hier keinerlei Trennung zwischen der Fachabteilung und der Finanzbuchhaltung gibt und dass der Weg über die Einkaufsrechnung zur gebuchten Einkaufsrechnung und -lieferung ein sehr kurzer ist und wenig Raum für Kontrolle oder Planung lässt.

Rechts sehen wir die gleichen Kästchen (die Logistikfunktionen habe ich nur aus Platzgründen ausgelassen), nur ist hier der Prozess getrennt, weil es immer eine Eingangs-/Einkaufsrechnung gibt, die über die Finanzbuchhaltung in das System gelangt. Erst mit der Bearbeitung der Zeilen in der Eingangsrechnung werden eventuell gebuchte Lieferzeilen geholt und darüber, sowie über die Genehmigung der Summen durch die Fachabteilung, wird jede Rechnung im Beschaffungsprozess doppelt geprüft.

Natürlich gibt es hier nicht wirklich ein Richtig oder ein Falsch. Manche Unternehmen gehen sogar so weit, dass sie Eingangsrechnungen, ganz egal welcher Provenienz, nur über Einkaufs(buchungs)journale bzw. Einkaufs-Buchungsblätter, wie es auf Deutsch heißt, buchen. Welche Methode Sie letztendlich wählen, hängt von Ihren aktuellen Prozessen ab, von der Anzahl der Rechnungen, der Qualifikation und Anzahl der Mitarbeiter, der Verschiedenartigkeit der Produkte und vielem mehr.

In meiner Brust wohnt eine Buchhalterseele und daher ist meine favorisierte Methode jene, die ich im Anschluss beschreibe. Einfach weil hier EIN Prozess für Eingangsrechnungen existiert, ohne dass ich dabei die korrekte Kostenzuordnung für lagerführende Artikel verliere. Wieso das so ist werde ich dann auch an einem Buchungsbeispiel erklären.
(Ganz nach oben)

Die Einkaufsrechnung

Der Vorteil des “falschen” Prozesses wie oben beschrieben liegt in der Tatsache, dass Sie die Eingangs- oder Einkaufsrechnung nicht erfassen, ja nicht einmal zu Gesicht bekommen, weil der Beleg erst im Schritt “Fakturieren” automatisch erstellt und dann sofort als gebuchte Einkaufsrechnung abgelegt wird. Dies wird in mehr als 90% der Fälle funktionieren, und zwar überall dort, wo der Lieferant tatsächlich auch gemäß der Bestellung liefert und verrechnet. Allerdings heben dann die verbleibenden 10% bei denen korrigiert werden muss, den vermeintlichen Vorteil wieder auf.

In dem hier beschriebenen, “richtigen” Prozess müssen Sie zumindest den Kopf der Eingangsrechnung erfassen, dies kann allerdings bereits im vorgelagerten Bereich vorbereitet werden, also wenn z. B. im Sekretariat oder in einer Posteingangsstelle die sogenannten “eingehenden Belege” erstellt werden – manuell, über OCR oder eine individuelle Anpassung. Dabei werden gewöhnlicherweise die per Brief oder E-Mail einlangenden Originalrechnungen des Lieferanten als Scan beigefügt. Wichtig dabei ist nur, dass jede Rechnung gleich behandelt wird, ganz egal ob es eine Forderung der Leasingfirma ist, eine Warenrechnung oder die laufende Miete für das Büro.

Leider gibt es im Standard (soweit ich weiß) keine Möglichkeit, den Kreditor bereits am eingehenden Beleg manuell zu erfassen. Dies wäre eine (kleine) individuelle Anpassung.

In einem zweiten Schritt wird dann der eingehende Beleg in eine Eingangsrechnung umgewandelt und über das beigelegte gescannte Originaldokument kann der Lieferant ermittelt werden. Die Buchhaltung kann nun beurteilen, was zu tun ist. Im Wesentlichen werden das folgende Dinge sein:

  • Die manuelle Erfassung von Belegzeilen über Sachkonten (für Büroaufwendungen, Miete etc.),
  • Das Erfassen von Belegzeilen über das Hereinholen (“Abrufen”) von Wareneingangszeilen über (die auf der Rechnung hoffentlich vorhandene) Bestellnummer.
  • Wie oben, aber über das Abrufen von Ressourcen “Lieferungen”
  • Die Erfassung von Belegzeilen zu Zusatzkosten oder nachträglich gewährten Rabatten oder Preisminderungen und deren Aufteilung auf Artikel
  • Die Erfassung von Belegzeilen zum Erwerb von Anlagegütern
  • Die Erfassung von Bemerkungszeilen

Womit wir auch gleich die ersten beiden Kontrollen eingebaut hätten: über das Abrufen der Wareneingangszeilen wird sichergestellt, dass es keine Einkaufsrechnung geben kann, ohne dass zuvor ein Wareneingang passiert ist und es findet gleichzeitig auch eine erste Prüfung statt, ob Bestell- und Rechnungswert sowie die Mengen ident sind.

Im nächsten Schritt wird dann die erfasste Einkaufsrechnung im System zur Genehmigung an die Fachabteilung versendet (dritte Kontrolle!) und, nachdem diese erteilt wurde, schlussendlich gebucht.
(ganz nach oben)

Aktionsleiste Kopf

Ich beschreibe für die beiden Aktionsleisten sowie für die Spalten der Belegzeile nur mehr jene Begriffe, die noch nicht erwähnt wurden oder die hier eine andere oder erweiterte Bedeutung haben.

Rechnung Statistik
Aktionen

Dimensionen
Funktion Wiederkehrende Einkaufs Zeilen abrufen

Bemerkungen

Beleg kopieren

Anhänge

Rechnungsrabatt berechnen
Buchen Buchen

Negative Zeilen übertragen

Buchen und drucken
Genehmigungsanforderung Genehmigungen

Buchungsvorschau

Genehmigungsanforderung senden

Buchen und neu

Genehmigungsanforderung stornieren
Genehmigung anfordern Genehmigungs Anforderungen senden
Flow Workflow erstellen

Genehmigungen

Meine Workflows anzeigen

Genehmigungs Anforderung stornieren
Buchen Buchungsvorschau

Workflow erstellen

Testbericht

Meine Workflows anzeigen

Buchen und drucken
Eingehender Beleg Anzeigen

Buchen und neu

Auswählen

Stapelbuchen

Aus Datei erstellen
Zugehörig

Entfernen
Rechnung Statistik
Freigeben Freigeben

Kreditor

Status zurücksetzen

Bemerkungen
Navigieren Kreditor

Dimensionen




Anhänge

Buchen

Die Aktion “Buchen” hier hat im Vergleich zur Bestellung keine Auswahlmöglichkeiten (es gibt kein “Liefern” oder “Liefern und fakturieren”) aber sie macht trotzdem beides, je nach Situation. Erfassen Sie hier eine Artikel- oder Ressourcenzeile, die noch nicht geliefert wurde, so wird mit der Aktion Buchen dieser Artikel bzw. diese Ressource geliefert und fakturiert (nicht empfohlen). Haben Sie hingegen Wareneingangszeilen abgerufen (die naturgemäß bereits geliefert sind) so wird nur fakturiert. Neben den Artikel- und Wertposten (je nach Einstellung) werden mit dieser Aktion Lieferverbindlichkeiten und Einkaufskonten sowie die Umsatzsteuer in der FiBu verbucht.

Weil es mir gerade beim Schreiben aufgefallen ist: in diesem Zusammenhang ist das Wort “fakturieren” natürlich nicht ganz richtig, eigentlich müsste es besser heißen “buchen und Belege erzeugen”. Weil genau das passiert nämlich, anders als auf der Verkaufsseite erzeuge ich ja keine Rechnung, sondern ich verbuche nur einen bereits existenten Beleg. Die (dann) gebuchte Einkaufsrechnung ist nur eine Zusatzinformation, die ich auch jederzeit wieder aus dem System löschen kann. Umgekehrt gewöhnt man sich an diese “Merkwürdigkeiten” relativ rasch und, weil ja mehr oder weniger spiegelverkehrt, passt es vom Vorgang her auch zum Verkauf.
(nach oben)

Buchen und drucken

Hier passiert genau das – es wird gebucht und gedruckt. Das heißt die gebuchte Einkaufsrechnung wird nicht nur archiviert, sondern auch gedruckt.
(nach oben)

Buchungsvorschau

Die Buchungsvorschau ist eine wirklich tolle Sache, darüber können Sie sich die Buchungen ansehen, so als ob sie bereits durchgeführt worden wären, nur ohne dass sie tatsächlich gebucht wurden und somit auch ohne Belegnummern. Dies ist speziell für Anfänger interessant aber auch in Situationen, wo man sich hinsichtlich der Basiseinstellungen noch nicht ganz sicher ist und zuerst überprüfen will (oder muss) was eigentlich passieren wird. Das Aussehen und der Inhalt ist genau der gleiche wie beim Punkt “Posten suchen” – vormals “Navigate”.

Buchen und neu

Auch diese Aktion ist fast überall im System verfügbar und ist hilfreich, wenn Sie mehrere Einkaufsrechnungen hintereinander buchen möchten (was eigentlich der Normalfall ist). Damit wird der aktuelle Beleg gebucht, wie weiter oben besprochen und es wird ein neue, leere Einkaufsrechnung erzeugt. Bedenken Sie jedoch, dass es auch den Punkt “Stapelbuchen” gibt.
(nach oben)

Anzeigen

Über diese Funktion werden eingehende Belegdatensätze und Dateianhänge angezeigt, die für diese Einkaufsrechnung vorhanden sind. Leider passiert es nicht in einem Fenster über der aktuellen Einkaufsrechnung, sondern es wird ein neues formatfüllendes Fenster geöffnet. Ähnliches gilt auch für den Anhang, den ich ja auf jeden Fall öffnen muss, um Angaben zu Lieferant, Zahlungsziel, Währung etc. zu finden. Aktuell ist es mir noch nicht gelungen, das PDF direkt zu öffnen, sondern es wird heruntergeladen und ich muss er separat öffnen.

Erfahrungsgemäß sind solche “Kleinigkeiten” aber sehr wichtig, weil sie bei hunderten Eingangsrechnungen im Monat extrem behindern. Im Zuge eines Implementationsprojekts sollten Sie auf diese Dinge großen Wert legen, obwohl sie vielleicht funktional unbedeutend sind. Sie tragen jedoch stark zur Akzeptanz des Systems bei den Benutzern bei.
(nach oben)

Auswählen

Wenn Sie die Einkaufsrechnung bereits erstellt haben (bzw. zumindest einen Teil davon so dass ein Datensatz existiert), so können Sie über diesen Punkt den eingehenden Beleg zuordnen. Im Idealfall existiert natürlich eine Routine, die aus eingelesenen Datensätzen einerseits den Kopf der Eingangsrechnung erstellt und andererseits auch gleich das zugrundeliegende Dokument, also den Scan der Originalrechnung, hinzufügt
(nach oben)

Aus Datei erstellen

Hier fehlt mir leider der Anwendungsfall, da ich über keine Beispieldatei verfüge, aus der ich etwas erzeugen könnte. In der Originaldokumentation heißt es: “Erstellt einen eingehenden Belegdatensatz durch Auswahl einer anzuhängenden Datei und verknüpft den diesen anschließend mit dem Posten oder dem Beleg.”
(nach oben)

Entfernen

Wurde ein eingehender Beleg falsch zugeordnet, so können Sie ihn hier wieder entfernen.
(nach oben)

Testbericht

Über die Funktion “Testbericht” können Sie sich einen ebensolchen ausdrucken. Sie haben verschiedene Möglichkeiten den Ausdruck zu beeinflussen (siehe Grafik anbei), im Wesentlichen geht es aber darum, den Beleg so zu zeigen, wie er später aussehen wird – inklusive etwaiger Fehler. Diese werden zwar gewöhnlicherweise schon in der Eingabemaske angezeigt (oben in der blauen Zeile) aber in diesem Bericht sind sie vielleicht “sichtbarer” In der Realität ist es jedoch so, dass Sie diesen Bericht bzw. diese Funktion nur in Ausnahmefällen in Anspruch nehmen werden, da ja das Buchen bzw. Bearbeiten von Eingangsrechnungen ihr tägliches Brot sein wird (wenn Sie diesen Bereich zuzuordnen sind).

Aktionsleiste Zeilen

Bei der Aktionsleiste für die Zeilen gibt es eigentlich nur zwei Aktionen, die von Interesse sind. Die eine betrifft die “Fakturierung” von bereits gelieferten Artikeln, die andere, die sogenannte Artikel Zu- und Abschlagszuweisung, ist ein ziemlich universelles Instrument, das aber in erster Linie für die korrekte Aufteilung von Kosten oder Nachlässen auf einer Eingangsrechnung zuständig ist.

Verwalten Neue Zeile
Zeile

Zeile löschen
Funktionen Stückliste entfalten

Artikel auswählen

Textbausteine einfügen




Wareneingangszeilen abrufen



Artikelverfügbarkeit nach Ereignis




Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



Verknüpfte Informationen Dimensionen




Bemerkungen




Artikel Zu-/Abschlagszuweisung




Artikelverfolgungszeilen




Rechnungsabgrenzungsplan




Anhänge



Seite In Excel bearbeiten

Wareneingangszeilen abrufen

Anstatt eine Zeile in der Eingangsrechnung zu erfassen, können Sie über diese Aktion eine oder mehrere Zeilen aus bereits gebuchten Eingangslieferungen holen. Voraussetzung dabei ist natürlich, dass die Lieferung noch nicht fakturiert wurde – das heißt, dass es für diesen Wareneingangs noch keine zugeordnete Eingangsrechnung gibt.

EK-Rechnung Wareneingangszeilen abrufen

Markieren Sie in der Maske wie oben gezeigt eine oder mehrere Zeilen und bestätigen Sie dann mit OK. Die entsprechenden Zeilen werden dann in die Einkaufsrechnungszeilen kopiert, mit Menge und Preis wie in der Bestellung angegeben. Über jeder Zeile erscheint dann auch noch eine Bemerkungszeile mit der Nummer der gebuchten Einkaufslieferung.
Selbstverständlich können Sie hier auch Preise ändern, wenn sich der Bestellpreis nicht mit dem Rechnungspreis deckt. Welche Konsequenzen dies in der Buchhaltung bzw. für Artikel- und Wertposten hat, zeige ich an einem Buchungsbeispiel etwas später.

EK-Rechnung Belegzeilen

Bitte beachten: Wenn es absehbar ist, dass Lieferung und Verrechnung einer Bestellung durch zwei unterschiedliche Kreditoren stattfinden werden, dann muss dies bereits in der Bestellung vor der Buchung einer Eingangslieferung hinterlegt sein. In der Einkaufsrechnung ist es nicht mehr möglich, Wareneingangszeilen von jemandem anderen zu holen als dem auf der Bestellung als Zahlungsempfänger angegebenen Kreditor. Und selbst wenn dieser abweichende Zahlungsempfänger korrekt in der Bestellung eingetragen wurde, muss trotzdem in dem oben gezeigten Fenster der Filter bei “Einkauf von Kreditor-Nr.” gelöscht werden, um die Lieferzeilen angezeigt zu bekommen.

Sollte es dennoch vorkommen, dass der abweichende Zahlungsempfänger in der Bestellung nicht hinterlegt wurde, so muss gegebenenfalls die Lieferung storniert und dann die Bestellung geändert werden oder man muss die Rechnungssumme über eine Zuschlagszeile erfassen. Was das ist und wie es funktioniert, sehen Sie im nächsten Punkt.
(nach oben)

Artikel Zu-/Abschlagszuweisung

Die Artikel zu und Abschlag Zuweisung ist eine Zeilenart, die geschaffen wurde, um zusätzliche Belastungen wie Fracht- oder Manipulationskosten aber auch Preisminderungen wie Rabatte in Einkaufsrechnungen zu erfassen und dann auf die Artikelpositionen zu verteilen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Sie erhalten zwei unterschiedliche Artikelpositionen zum Preis von 50 und 100 € (jeweils 1 Stück). Der Lieferant gibt Ihnen jedoch einen Rechnungsrabatt von z. B. 20 €. Die über die Wareneingangszeilen geholten EK-Rechnungszeilen werden korrekterweise die 50 und 100 € zeigen, von den 20 € Rechnungsrabatt war ja bei der Bestellung noch nichts bekannt.
Sie können nun eine Zeile mit der Art “Artikelabschlagszuweisung” erstellen und diese auf die beiden vorhin erwähnten Artikel beziehen. Dabei werden Sie auch gefragt, wie Sie den Abschlag verteilen möchten. Wenn Sie hier “Betrag” auswählen, dann werden die 20 € im Verhältnis 1 zu 2 auf die beiden Artikel aufgeteilt und der Einstandspreis für die Artikel beträgt schlussendlich 43,33 und 86,67, zusammen also 130 und somit 150 Warenwert minus 20 Rechnungsrabatt.
Sofern bekannt können Sie eine Artikel Zu-/Abschlagszuweisung natürlich bereits bei der Bestellung hinterlegen.
(nach oben)

Artikel Zu-/Abschlagszuweisung in Bildern

Die Bestellzeilen

Abschlagszuweisung1

Bestellung liefern

Abschlagszuweisung 2

Wareneingangszeilen holen (für EK-Rechnung)

Abschlagszuweisung 3

Zuschlagszeile erfassen

Abschlagszuweisung 4

Abschlag zuweisen und verteilen I

Abschlagszweisung 5

Abschlag zuweisen und verteilen II

Abschlagszuweisung 6

Ergebnis der Verteilung

Abschlagszuweisung 7

Artikelposten

Abschlagszuweisung 8

Hier vielleicht noch ein paar ergänzende Worte zur Zu-/Abschlagszuweisung, weil ich ja in den Absätzen und Bildern oben nur den Standardprozess beschrieben habe, also wenn auf einer Rechnung Artikelpositionen UND Abschläge (oder Zusatzkosten) vorhanden sind.

Viel interessanter ist aber der Fall, wenn Sie beispielsweise von einem Spediteur eine Rechnung bekommen, die nur Kosten für bereits durchgeführte Lieferungen enthält. Dies können echte Frachtkosten oder beispielsweise Zölle und Gebühren sein, die der Spediteur für Sie ausgelegt hat. Umgekehrt gilt genau das gleiche – Sie könnten vom Lieferanten eine Wertgutschrift erhalten – also eine Gutschrift ohne Warenrücklieferung Ihrerseits aber mit einer Preisminderung für Artikel, die Sie noch auf Lager haben und deren Einstandspreis sich dadurch verändert.

In einem solchen Fall (nachträgliche Speditionsrechnung) erfassen Sie die Eingangsrechnung wie gewohnt, allerdings nur mit den Kostenzeilen, da Sie ja die Warenrechnungen bereits verbucht haben. Öffnen Sie dann wie gewohnt über die Zeilenaktion “Verknüpfte Informationen / Artikel Zu-/Abschlagszuweisung” das Fenster für die Zuweisung, wählen aber dann dort in der Aktionsleiste nicht “Artikel Zu-/Abschlagszuweisung vorschlagen” sondern “Einkaufslieferzeiten holen”. Über diese Funktion können Sie beliebige gelieferte Zeilen von beliebigen Lieferanten holen da ja das System nicht bestimmen kann, worauf sich die Kosten des Spediteurs beziehen.

Zuschlagszuweisung Zoll

Wenn Sie sich die gelb markierte Spalte in der Grafik oben ansehen, dann ändert sich bei dieser Art der Zu- oder Abschlagszuweisung auch die Methode der Verteilung der Kosten auf einzelne Positionen. Sie müssen dies mit der Hand machen, indem Sie die Anzahl der Einheiten auf der Rechnungszeile (oder Wertgutschriftszeile) so aufteilen, dass Sie in etwa Kostenwahrheit erreichen. Wenn Sie die Beträge der Lieferzeilen wissen, dann können Sie in dem Feld “Menge für Zuweisung” auch eine Formel eingeben, so dass sich die Prozentsätze, die hier durch Dezimalzahlen ausgedrückt sind, errechnen ohne dass Sie das extern tun müssen.

Empfehlung: Geben Sie bei der Menge der Kosten auf der Rechnungszeile immer 1 ein, die Summe der gelben Spalte muss dann auch immer 1 ergeben.

(nach oben) (ganz nach oben)

Spalten Belegzeile

Die Spalten der Belegzeilen bieten wenig wirklich Neues, ich gehe daher nur auf die speziellen Felder in der Einkaufsrechnung ein. Bitte beachten Sie – die Grafik zeigt nur jene Spalten, die im Standard eingeblendet sind. Darüber hinaus gibt es wie in jeder Eingabemaske noch eine ganze Reihe von Feldern, die Sie selbst oder ein Administrator einblenden können. Und zusätzlich existieren auch noch Felder, die nur über eine kleine Programmanpassung als auswählbar angezeigt werden können.

EK-Rechnung Belegzeilen Spalten

Art

Wie bereits ganz oben angeführt, können Sie hier eine ganze Reihe von Belegzeilenarten auswählen. Hier noch einmal der Vollständigkeit halber die Möglichkeiten: Bemerkung, Sachkonto, Artikel, Ressource, Anlage, Zu -/Abschlag (Artikel). Jeder Typ ändert die Funktionalität der Belegzeile ein bisschen und löst unter Umständen im Hintergrund noch weitere Prozesse aus. Ich habe weiter oben bereits alle diese Arten besprochen, lediglich für die Art “Anlage” verweise ich auf einen späteren Beitrag.
(nach oben)

Nr.

Wie immer ändern sich die Möglichkeiten dieses Feldes in Abhängigkeit der Art in der Spalte links. Haben Sie dort “Artikel” stehen, dann können Sie hier nur aus Artikeln auswählen, steht dort “Ressource” dann werden Ihnen nur mehr Ressourcen angeboten.
(nach oben)

Menge für Zuweisung

Gibt die Anzahl der Einheiten des Artikelzuschlags/-abschlags an, die einer Zeile zugeordnet werden. Wurde noch nicht die komplette Menge zugeordnet, dann ist hier die noch fehlende Zuordnung in Rot ersichtlich.
(nach oben)

Zugewiesene Menge

Zu diesem Punkt habe ich leider keine Antwort gefunden, ich habe hier auch noch niemals etwas anderes als Null gesehen. Ich bin der Lösung aber auf der Spur und sobald ich hier eine für mich befriedigende Antwort finde, dann wird diese auch hier erscheinen. Die offizielle Dokumentation sagt dazu: “Gibt an, wie viel vom Artikelzuschlag/-abschlag zugewiesen wurde.”
(nach oben)

Die Einkaufsreklamation

Die Einkaufsreklamation (im Original: Purchase Return Order) und die Einkaufsgutschrift (Purchase Credit Memo) sind die Gegenstücke zu Bestellung und Rechnung auf der Einkaufsseite. Setzt man dabei den Gedanken “Richtiger Prozess” von weiter oben fort und will Finanzbuchhaltung und Logistik bzw. Lagerwirtschaft voneinander trennen, dann muss auch hier genauso vorgegangen werden wie bei Bestellung und Verrechnung der Ware.

Die Fachabteilung erstellt eine Einkaufsreklamation und sendet mit dieser die Ware zurück an den Hersteller oder Lieferanten. In vielen Fällen wird dabei eine sogenannte RMA-Nummer vom Lieferanten Verwendung finden (im Feld “Kreditorenbearbeitungsnr.” im Kopf der EK-Reklamation). Wenn der Lieferant die Rücksendung erhalten hat und die Ansprüche für gerechtfertigt hält, dann sendet er eine Gutschrift die analog zu Eingangsrechnungen über die Finanzbuchhaltung verbucht wird. Es werden dann dort genauso Lieferzeilen (in diesem Fall Reklamationszeilen) abgerufen und die Gutschrift wird anschließend an die Fachabteilung zur Prüfung übermittelt.

Allerdings gibt es einen kleinen, aber nicht unbedeutenden Unterschied zwischen Bestellung und Reklamation: bei der Bestellung kann ich alles was als Artikel oder als Katalogartikel im System existiert, bestellen. Ich bin also ganz grundsätzlich weder der Art noch der Menge nach eingeschränkt. Bei Rücksendungen geht das natürlich nicht, da ich nur etwas zurücksenden kann, das ich auf Lager habe oder das zurück auf das Lager kommen wird. Und ich kann natürlich nur bestimmte Artikel an bestimmte Lieferanten zurücksenden, und zwar an jene, von denen ich selbige bezogen habe. Wie dieses Problem in Business Central gelöst wurde, zeige ich gleich im Anschluss.

Aktionsleiste Kopf
Prozess Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen
Aktionen

Posten ausgleichen
Drucken

Rechnungsrabatt berechnen
Funktion Beleg kopieren
Freigeben Freigeben

Negative Zeilen übertragen

Status zurücksetzen

Beleg archivieren
Buchen Buchen

IC-Reklamation senden

Buchen und drucken
Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden

Buchungsvorschau

Genehmigungsanforderung stornieren

Stapelbuchen
Lager Warenausgang erstellen
Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden

Lagerbelege erstellen

Genehmigungsanforderung stornieren
Buchen Buchen
Drucken/Senden Als PDF anhängen

Buchungsvorschau

Drucken

Testbericht
Reklamation Statistik

Buchen und drucken

Dimensionen

Anhänge

Anhänge
Zugehörig

Genehmigungen
Reklamation Statistik

Bemerkungen

Kreditor
Navigieren Kreditor

Dimensionen

Rücklieferungen

Genehmigungen

Gutschriften

Bemerkungen



Belege Rücklieferungen




Gutschriften



Lager Warenausgangszeilen




Lagerbelegzellen

Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen

Wie etwas weiter oben erwähnt, ist das hier der springende Punkt. Sie können nur Artikel zurücksenden, die auch tatsächlich einmal eingekauft wurden bzw. die aktuell auf Lager sind. Theoretisch ist es möglich, auch Einkäufe, die bereits weiterverkauft wurden zu stornieren, dazu muss es aber vorher entsprechende Vereinbarungen mit dem Kunden geben, der gegebenenfalls die Ware dann direkt versendet oder versprochen hat, die Ware an Sie zurückzusenden.

EK-Reklamation zu stornierende Zeilen

Wo ich allerdings gedanklich aussteige, sind die beiden Möglichkeiten “Rücklieferungen” und “Gutschriften” wie oben gezeigt. Mir ist es vollkommen unklar, wie ich eine bereits einmal getätigte Rücklieferung noch einmal zurückliefern kann, vor allem wenn ich die entsprechende Ware (per Definition – weil bereits rückgeliefert) nicht habe. Von den Lagerwerten will ich erst gar nicht sprechen…

Aber nachdem ich brav bin und am Samstagvormittag während des Lockdowns ohnehin nicht ins Kaffeehaus gehen kann, habe ich getestet: konkret habe ich 1 x 100 Stück zu 20 und 1 x 200 Stück zu 18 eingekauft. Anschließend habe ich die erste Lieferung zurückgeliefert und gutschreiben lassen. Bei der zweiten Gutschrift über 100 Stück aus der 2. Lieferung habe ich dann die Belegzeilen aus der bereits erfolgten Rücklieferung abgerufen. Diese Zeile hatte zwei logische Fehler, einmal war es das falsche Lager und zweitens natürlich der falsche (Einstands)Preis. Beim falschen Lager hat das System gemeckert, da dieses Lager leer war und daher keine Lieferung erfolgen konnte (gemäß den gesetzten Parametern – kein negativer Lagerstand erlaubt). Ich habe dann das Lager gewechselt, die Lieferung ging anstandslos durch und auch beim Preis gab es keine Beschwerde. Der resultierende Lagerwert war dann 100 x 16 was aufgrund der Transaktionen rechnerisch korrekt ist. Die Überraschung kam dann mit der Durchführung der sogenannten Lagerregulierung (ich werde mich an diesem Begriff nie gewöhnen gemeint ist eine Lager Wertanpassung oder -korrektur), da wurde nämlich dann der Lagerwert auf den tatsächlichen FIFO Wert (nämlich 100 x 18) korrigiert. Die daraus resultierenden Sachbuchungen waren ebenfalls korrekt – der Lagerwert wurde um 200 erhöht und die Kosten um 200 verringert.

Wir lernen daraus zwei oder eigentlich drei Dinge:

  • Auch wenn Ihnen Business Central etwas anbietet, lohnt es sich darüber nachzudenken, ob es Sinn macht dieses Angebot anzunehmen. Im vorliegenden Fall wäre es vernünftiger und leichter gewesen, nicht die bereits durchgeführte Rücklieferung als Basis für eine neuerliche Rücklieferung zu nehmen, sondern eben den ursprünglichen Einkauf.
  • Vertrauen Sie keinem Lagerwert, wenn Sie die Lagerregulierung nicht durchgeführt haben. In einem älteren Beitrag hatten wir bereits das Problem mit Montage und Einkauf von ein und demselben Artikel, wo initial der Lagerwert absolut falsch war. Erst nach der angesprochenen Korrektur hat es dann wieder gestimmt. Hier ist es genauso.
  • Vertrauen Sie darauf, dass Business Central richtig rechnet. Selbst wenn Lagerwerte oder die zugehörigen FiBu Buchungen am ersten Blick nicht richtig scheinen, lassen sie sich trotzdem rechnerisch beweisen. Dieser Beweis wird allerdings umso schwieriger, je weniger oft Sie die Stapelverarbeitung ” Lagereg. fakt. Einst. Preise” laufen lassen und (so eingestellt) auch in der FiBu buchen.
    (nach oben)

Posten ausgleichen

Bei diesem Punkt geht es nicht, wie ursprünglich vermutet, um den sofortigen Ausgleich einer Kreditorenrechnung, weil dies das System korrekterweise nicht zulässt. Ich habe ja zu diesem Zeitpunkt noch nichts, womit ich eine Rechnung oder einen anderen Posten ausgleichen könnte. Ich kann hier vielmehr auszugleichende Rechnungen markieren, indem ich die Ausgleichs-ID setze und wenn dann zu einem späteren Zeitpunkt aus dieser Reklamation eine Gutschrift entsteht, dann wird diese Gutschrift mit der hier markierten Rechnung ausgeglichen.

EK-Reklamation Postenausgleich

Noch einmal zur Erinnerung: unter “ausgleichen” versteht Business Central das Zusammenführen oder das “Anwenden” von z. B. einer Gutschrift oder einer Zahlung auf eine Rechnung. Das Ergebnis ist dann ein Netto-Kreditoren- oder auch Debitorenposten. Man muss sich dann die sogenannten “detaillierten Posten” ansehen, um auch die Ausgleiche sehen zu können. Würde man das nicht machen, so sähe man statt einem zwei Posten bei den Kreditoren/Debitoren, einmal die Rechnung mit Plus und dann die Gutschrift mit Minus.
(nach oben)

Rechnungsrabatt berechnen

Ähnlich wie bei der Bestellung (hier handelt es sich ja um das Gegenstück) können Sie über diese Aktion einen möglichen Rechnungsrabatt berechnen. Diese wird natürlich bei der Rücksendung ebenfalls negativ und mindert daher die Gutschriftssumme.
(nach oben)

Als PDF anhängen

Dies ist eine sehr elegante Möglichkeit um den Beleg als PDF zu drucken und ihn gleich an den Datensatz anzuhängen. Dies überall dort vorteilhaft, wo Sie die formale Reklamation vielleicht im Augenblick nicht benötigen, sie aber trotzdem aufheben wollen.
(nach oben)

Rücklieferungen

Hier geht es rein um Informationen, über diesen Punkt können Sie gebuchte Einkaufs-Rücklieferungen sehen.
(nach oben)

Gutschriften

Analog zu oben geht es hier um gebuchte Einkaufsgutschriften.
(nach oben)

Beleg kopieren

Hierbei handelt es sich um die bereits bekannte Funktion des Beleg Kopierens, dies dient in erster Linie dazu, schnell gleichartiger Belege zu erstellen, eben auf der Basis von bereits erstellten oder gebuchten. In diesem Fall ist dies jedoch vielleicht nicht die sinnvollste Methode da Sie ja über den bereits besprochenen Abruf von existenten Belegzeilen die Rücklieferung und die damit zusammenhängenden Einstandspreise viel präziser bestimmen können.
(nach oben)

Negative Zeilen übertragen

Um diese Aktion zu verstehen muss man eine Besonderheit von Business Central kennen: ein Beleg wie z. B. eine Einkaufsreklamation darf in seiner Gesamtheit nicht negativ sein. Aber wieso können hier überhaupt negative Zeilen aufscheinen? Ganz einfach, Sie sind ja nicht daran gebunden, hier nur Rücklieferungen zu vermerken, sondern Sie können natürlich auch gleich eine “Bestellzeile” für den Lieferanten mit aufnehmen. Da es sich aber hier um einen Retourbeleg handelt, müssen diese Bestellzeilen mit einem negativen Vorzeichen versehen sein. Ist damit jedoch die Gesamtsumme des Belegs negativ, kann dieser nicht mehr gebucht werden.
Und genau dafür dient diese Funktion – damit können Sie negative Zeilen in einen eigenen Beleg übertragen – in diesem Fall z. B. in eine Bestellung.
Hier an einem kleinen Beispiel gezeigt – zuerst der Beleg, mit dem ich zurückschicke, aber gleichzeitig bestellen will:

EK-Reklamation negative Zeilen1

Hier dann die Fehlermeldung beim Buchen – der Beleg als Ganzes ist negativ.

EK-Reklamation negative Zeilen 2

Hier die Funktion für den Übertrag der negativen Zeilen ausgeführt wobei Auftrag hier wieder (typisch…) Bestellung meint

EK-Reklamation negative Zeilen 3

Die automatisch generierte Bestellung

EK-Reklamation negative Zeilen 4

Und die geänderte Einkaufsreklamation

EK-Reklamation negative Zeilen 5

Beleg archivieren

Über diese Aktion können Sie eine Einkaufsreklamation archivieren. Dies ist dann notwendig, wenn Sie nach Erledigung der Reklamation, also nachdem die EK-Gutschrift erzeugt und gebucht wurde (im “richtigen” Weg), diese Reklamation aus der Liste die Reklamationen wegbekommen wollen, ohne sie zu löschen.
Haben Sie aus der Einkaufsreklamation heraus nicht nur geliefert sondern auch fakturiert (also die Einkaufsgutschrift erzeugt und gleich gebucht) dann sollten Sie den Beleg vorher archivieren weil nach der Aktion “Liefern und fakturieren” ist die Einkaufsreklamation verschwunden.
Grundsätzlich stellt sich jedoch die Frage, warum eine gebuchte Reklamation überhaupt aufgehoben werden sollte, die gebuchten Einkaufsrücklieferungen und die gebuchten Einkaufsgutschriften existieren ja jedenfalls.
(nach oben)

Warenausgang erstellen

Lagerbelege erstellen

Warenausgangszeilen

Lagerbelegzeilen

Diese Funktion(en) sind nur interessant, wenn man die erweiterten Logistikfunktionen verwendet, ich bespreche diese in einem separaten Beitrag.
(nach oben) (ganz nach oben)

Aktionsleiste Zeilen

Auch die Aktionsleiste über den Belegzeilen der Einkaufsreklamation bringt wenig Neues. Daher hier nur eine schematische Darstellung, die Ihnen alle verfügbaren Aktionen / Menüpunkte übersichtlich zeigt.

Verwalten Neue Zeile
Funktionen Stückliste entfalten

Zeile Löschen

Textbausteine einfügen




Reservieren




Bedarfsverursacher



Zeile



Artikelverfügbarkeit nach Ereignis




Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



Dimensionen



Bemerkungen



Artikel Zu-/Abschlagszuweisung



Artikelverfolgungszeilen



Belegzeilenverfolgung



Abgrenzungsplan



Anhänge
Spalten Belegzeile

Hinsichtlich der Spalten in den Belegzeilen ist Business Central ziemlich konsistent, das heißt wenn man sich einmal durchgekämpft hat, dann sind alle anderen Belegzeilen relativ leicht verständlich. So ist es auch hier, lediglich der Reklamationsgrund ist hinzugekommen. Dieser wiederum wird aus einer Tabelle versorgt, wo nicht nur der Code und die Beschreibung hinterlegt sind, sondern wo man auch einen Standard-Lagerort erfassen kann, von dem die Ware geliefert wird und wo man festlegen kann, ob eine Lieferung von/auf diesem/n Lagerort ohne Wert erfolgen sollen. Diese Einstellungen müssen natürlich mit den Prozessen zur Reklamationsbehandlung auf Kundenseite passen.
Vielleicht noch ein Wort zum Wert: wenn der Parameter ohne Lagerbewertung gesetzt ist, dann sollten Sie auf jeden Fall einen eigenen Lagerort dafür verwenden und auch die Bewertung nach Lagerorten getrennt durchführen. Dies ist wiederum ein Parameter in der Lager Einrichtung (für Durchschnittspreisverfahren).

EK-Reklamation Spalten 1

Die Einkaufsgutschrift

Wie bereits weiter oben erwähnt, ist die Einkaufsgutschrift das Pendant zur Einkaufsrechnung. Das heißt, dass nicht Sie derjenige sind, der diese Gutschrift ausstellt, sondern Ihr Lieferant. Demzufolge sollte auch hier das in der Grafik oben dargestellte Prinzip der getrennten Prozesse gelten. Eine Gutschrift ist meiner Meinung nach so zu behandeln, wie eine Eingangsrechnung und sollte daher in der Finanzbuchhaltung erfasst und gebucht und von der Fachabteilung nur inhaltlich geprüft werden.

Aktionsleiste Kopf

Auch hier nichts was Sie nicht schon kennen (sollten). Ich greife nur zwei Punkte heraus, um sie nochmals kurz hervorzuheben.

Prozess Posten ausgleichen
Aktionen


Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen
Funktion Standard Kreditoren Einkaufscodes holen

Beleg kopieren

Rechnungsrabatt berechnen
Genehmigung anfordern Genehmigungsanforderung senden

Posten ausgleichen

Genehmigungsanforderung stornieren

Zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen Eingehenden Beleg anzeigen

Workflow erstellen

Beleg kopieren Eingehenden Beleg auswählen

Meine Workflows anzeigen

Negative Zeilen übertragen Eingehenden Beleg aus Datei erstellen
Gutschrift Statistik

Eingehender Beleg Eingehenden Beleg entfernen

Dimensionen
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanforderung senden

Genehmigungen

Genehmigungsanforderung stornieren

Bemerkungen

Flow Workflow erstellen

Anhänge
Buchen Buchen Meine Workflows anzeigen
Freigeben Freigeben

Buchungsvorschau

Status zurücksetzen

Testbericht
Buchen Buchen

Buchen und drucken

Buchen und drucken

Buchen und neu

Buchungsvorschau
Zugehörig


Buchen und neu
Gutschrift Statistik
Navigieren Kreditor

Kreditor




Dimensionen




Genehmigungen




Bemerkungen




Anhänge

Beleg kopieren

Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, ist die Möglichkeit einen Beleg zu kopieren vermutlich die schnellste Methode, um einen neuen Beleg zu erfassen. Überall dort wo Sie mit den gleichen Artikelpositionen häufiger einkaufen, spart das Kopieren eines Belegs enorm viel Zeit.
An dieser Stelle würde ich diese Möglichkeit allerdings nicht verwenden. Sie haben zwei andere Methoden, um die Gutschriftszeilen schnell zu füllen – einmal in der Aktionsleiste Zeilen über die Aktion “Rücklieferzeilen abrufen” was allerdings bedingt, dass sie vorher eine Rücklieferung in der Form einer Verkaufsreklamation durchgeführt haben.
Die zweite Methode findet sich in der Aktionsleiste Kopf unter dem Punkt “Prozess”. Wie auch bereits in der Verkaufsreklamation, können Sie dort “zu stornierende gebuchte Belegzeilen abrufen” und garantieren damit, dass Sie auch wirklich den richtigen Preis und den richtigen Lieferanten erwischen (manuelle Änderungen sind natürlich jederzeit möglich).

Auch beim “Beleg kopieren” können Sie nur aus Einkaufsbelegen auswählen, allerdings ohne Rücksicht auf Verfügbarkeit, Lieferant oder Preis. Dies kann dann dazu führen, dass sie beispielsweise eine Gutschrift “fakturieren”, die dem Lieferant gegenüber einen falschen Preis zeigt und somit bei Ihnen gewinn- oder verlustwirksam wird. In diesem Fall verringert sich nämlich der Lagerwert gemäß der gewählten Lagerbewertungsmethode. Haben Sie also bei dem betreffenden Artikel FIFO eingestellt, so erfolgt die Rücklieferung wertmäßig aus der ersten noch vorhandenen Anlieferung – und diese kann sogar von einem anderen Lieferanten stammen.
Wenn Sie allerdings über den Punkt “zu stornierende gebuchte Belegzeilen” gehen, dann wird nicht nur die Lieferung des richtigen Kreditors ausgewählt, sondern es wird auch zu dem Preis (Einstandspreis) zurückgeliefert, zu dem eingekauft wurde, unabhängig von der gewählten Lagerbewertung.
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Standard Kreditoren Einkaufscodes holen

Vorab: mir ist nicht ganz klar warum es hier nicht “wiederkehrende Einkaufszeilen abrufen” heißt, genau das erreicht man nämlich, wenn man den sogenannten Standard Kreditoren Einkaufscode holt. Aber wie so oft müssen wir mit diesen Merkwürdigkeiten leben.
Allerdings ist auch das (meiner Meinung nach) keine geeignete Art, um Gutschriftszeilen zu füllen. Diese Methode ist ja nichts anderes als ein mehr oder weniger eleganter Ersatz für eine manuelle Eingabe, genauso wie das auch beim Beleg kopieren der Falle ist. Auch hier werde ich kaum die richtigen Preise treffen, es sei denn diese haben sich schon seit Ewigkeiten nicht mehr verändert. Allerdings ist zumindest gewährleistet, dass der Lieferant der richtige ist.
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Aktionsleiste Zeilen

Hier haben wir, genau so wie bei den Spalten der Belegzeile, keine Aktionen oder Punkte, die einer Erwähnung bedürfen.

Verwalten Neue Zeile
Funktionen Stückliste entfalten

Zeile löschen

Rücklieferzeilen abrufen

Textbausteine einfügen
Zeile

Dimensionen
Artikelverfügbarkeit nach Ereignis

Rechnungsabgrenzungsplan

Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



Bemerkungen



Artikel Zu-/Abschlagszuweisung



Artikelverfolgungszeilen



Anhänge

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Weiterführende Links zu diesem Thema:

Erstellen einer Einkaufsrechnung (link)
Ändern oder Löschen einer unbezahlten Einkaufsrechnung (link)
Verarbeiten einer Einkaufsrücklieferung oder von Stornierungen (link)
Zusammenfassen von Lieferungen in einer einzelnen Rechnung (link)


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