Business Central – Dimensionen einrichten

Als eine kurze Zusammenfassung und gleichzeitig Abrundung zum Thema Dimensionen habe ich in diesem Beitrag die wichtigesten Fakten zum Einrichten von Dimensionen zusammengefasst.

Dimensionen einrichten

Dimensionen einrichten

Als eine kurze Zusammenfassung und gleichzeitig Abrundung zum Thema Dimensionen habe ich in diesem Beitrag die wichtigsten Fakten zum Einrichten von Dimensionen zusammengefasst.

Vorab wieder einmal einige Bemerkungen: Dimensionen sind ganz einfach zusätzliche Buchungsebenen (oder -kriterien) die beispielsweise definieren, aus welchem Projekt oder von welcher Produktgruppe ein Ertrag kommt oder welche Abteilung welche direkten Kosten verursacht. Dimensionen alleine begründen noch keine (echte) Kostenrechnung! Die Verteilung von Gemeinkosten oder das Verbuchen von kalkulatorischen Kosten in der (integrierten) KoRe sind trotzdem noch notwendig (wenn Sie diese Infos benötigen…).

Die Amerikaner machen um Dimensionen als Alleinstellungsmerkmal für Business Central ein ziemliches Theater – für Europa hat das nie gegolten, da bei uns fast alle integrierten Softwares (und FiBus sowieso) zumindest Kostenstelle und Kostenträger von Anfang an beherrscht haben. Das ist vielleicht nicht ganz so flexibel aber erfüllt in über 90% der Fälle seinen Zweck. Im anglikanischen Raum wurde (und wird) sehr oft über Sub-Accounts gearbeitet, es gibt also für jede Dimensionskombination ein eigenes (Sach)konto und dann daraus folgend heftigste Gruppierungen und Pivot Tabellen. Konzernkontenrahmen können gut einige Tausend Konten umfassen…

Wenn Sie aber Business Central verwenden dann sollten Sie auch Dimensionen verwenden, selbst wenn in Ihrer Betriebsgröße noch kein unmittelbarer Bedarf dafür besteht. Der zusätzliche Aufwand ist einmalig und gering, der Informationsgewinn aber sehr hoch. Es ist beispielsweise keine schlechte Idee, dem Verkauf vor Augen zu führen, dass auch exzessive Kundenbesuche den DB und somit mögliche Provisionen schmälern. Oder der IT, dass monatliche Kosten von 500,– pro Arbeitsplatz ein gewisses Rationalisierungspotential bergen.

Wenn Sie sich entschließen Dimensionen zu verwenden, dann machen Sie sich allerdings bitte mit den Prinzipien vertraut (weiterlesen!) und planen Sie den Einsatz gut, ggf. gemeinsam mit Ihrem Steuerberater oder jemandem der sich wirklich auskennt ;-). Mehr ist nicht immer besser und das “entweder oder Prinzip” das bei uns gerne angewendet wird (entweder KST oder KTR oder nichts) ist problematisch, wenn es um das Überprüfen der Summengleichheit geht. Es spricht nichts gegen eine KST die “Keine Kostenstelle” heißt (weil ja eh automatisch versorgt) und in der Kostenrechnung können Sie die dann ja auslassen und sich mit BÜBs und BABs spielen.

Die Einrichtung

Eigentlich müsste die Überschrift in der Mehrzahl sein, da es insgesamt 6 Dinge gibt, die man bei Dimensionen einstellen kann oder sollte. Je besser und genauer diese Einstellungen gemacht werden desto weniger Aufwand entsteht bei den eigentlichen Buchungen (idealerweise gar keiner…)

  • Dimensionen anlegen
  • Globale und Shortcut Dimensionen definieren
  • Dimensionswerte (und Gruppierungen) anlegen
  • Standard- und Vorgabedimensionen festlegen
  • Vorgabedimension Prioritäten festlegen
  • Dimensionskombinationen einrichten

Dimensionen anlegen

Über den Punkt “Dimensionen” in der TellMe Suche oder im Abteilungsmenü öffnet sich eine (noch) leere Liste in der Sie den Dimensionscode (20 Zeichen), den Namen (20), den Namen (Spaltenkopf) für z. B. Auftragszeilen (80), den Namen für Filterbedingungen (80), eine Beschreibung (100) und ein Sperrkennzeichen eingeben können. Letzteres wird wohl sehr selten eingesetzt werden und ist nur deshalb hier, weil Sie Dimensionen logischerweise nicht löschen können, sobald es Transaktionen dafür gibt.

Dimensionen Liste

Globale und Shortcut Dimensionen definieren

Wie bereits in diesem und in diesem Beitrag erklärt, unterscheidet Business Central (und die NAV Versionen zuvor) in globale und in Shortcut Dimensionen. Damit das System weiß was was ist, müssen Sie diese Arten einmalig in der “Finanzbuchhaltung Einrichtung” festlegen. Für die Buchungen hat diese Einteilung KEINE Auswirkung, es geht dabei um technische Details, um Sichtbarkeit und Eingabemöglichkeiten auf Transaktionszeilen und um die Filterung in Zusammenhang mit den Stammdaten.

Dimensionswerte (und Gruppierungen) anlegen

Selbstverständlich benötigen Dimensionen auch einen Wertevorrat aus dem bei der Zuordnung von Standards, Vorgaben oder Transaktionszeilen zurückgegriffen werden kann. Diese Funktion sollte am besten zentral gewartet werden, es ist selten, dass sich Abteilungen ändern. Bei zusätzlichen Produktgruppen oder Projekten (um die häufigsten zu nennen) ist ebenfalls Sorgfalt angebracht, um später die Auswertungen nicht wertlos zu machen.

Dimensionen Dimensionswerte

Um die Werte festzulegen, markieren Sie in der Liste der Dimensionen wie oben gezeigt eine Zeile und klicken dann in der Aktionsleiste auf “Dimension / Dimensionswerte”. In der nun folgenden, leeren Liste können Sie die Dimensionswerte erfassen. Wenn Sie sehr viele Werte haben, dann macht es vielleicht Sinn, diese nochmals zu gruppieren. Um dies machen zu können, müssen Werte, die Sie summieren wollen, alphabetisch geordnet sein. Das Beispiel für Kundengruppen wie unten gezeigt macht dies vielleicht klarer.

Wenn die Struktur wie oben aufgebaut ist, dann haben Sie über die Aktionsleiste und dem Punkt “Aktionen / Funktion / Einrückung der Dimensionswerte” die Möglichkeit, die Unterpunkte einzurücken.

Bitte prüfen Sie, ob diese Gruppierung nicht in Excel oder mit einem BI Tool leichter erreichbar ist, die Methode wie oben ist alles andere als intuitiv. Zudem ist es auch möglich, auf die als Von- und Bis-Summe markierten Zeilen zu buchen, was eigentlich bei allen anderen, ähnlichen Strukturen bereits durch den Zeilentyp ausgeschlossen ist. Hier muss man diese beiden Dimensionswerte über die Häkchen rechts manuell sperren (was aber leider auch nicht immer hilft…).

Über “Aktionen / Funktion / Verwendungsübersicht” können Sie sehen, bei welchen Tabellen der markierte Wert als Standard verwendet wird.

Standard- und Vorgabedimensionen festlegen

Nachdem Sie die Dimensionen und die zugehörigen Werte festgelegt haben können Sie daran gehen, die Verwendung zu definieren. Einerseits müssen Sie festlegen, wo eine Dimension verwendet werden kann oder muss und andererseits, um den oben erwähnten Automatismus zu ermöglichen und damit die notwendigen manuellen Eingaben so gering als möglich zu halten, sollten Sie die Dimensionswerte so weit als möglich vorbelegen.

Dazu gibt es zwei Stellen – einerseits die so genannten “Tabellenstandarddimensionen” aus dem Fenster Dimensionen und dann direkt in den einzelnen Stammdatenkarten den Punkt “Dimensionen”, oft gut versteckt in der Aktionsleiste.

Dimensionen_Tabellen

Wenn Sie in der Aktionsleiste der Dimensionenkarte auf “Dimension / Tabellenstandarddimensionen” klicken, sehen Sie ein Fenster wie oben gezeigt. Links können Sie eine Tabelle auswählen, in der Spalte Dimensionswertcode legen Sie eine verpflichtende oder vorgeschlagene Dimension fest. In der Spalte Dimensionswertbuchung bestimmen Sie, ob bei dieser Tabelle eine Dimension notwendig ist (Code notwendig), ob es dieselbe sein muss, die in der Spalte zuvor angegeben wurde (gleicher Code) oder ob keine Dimension vergeben werden darf (kein Code – hierzu fällt mir allerdings kein Anwendungsfall ein). Bei der Spalte Zulässige Wertefilter habe ich ein bisschen geschwindelt, weil diese Funktion erst in Version 18 freigeschaltet wird. Hier geht es aber nur um eine Einschränkung möglicher Dimensionen.

Die Einstellungen wie oben gibt es dann für EINZELNE Stammdaten nochmals (die so genannten Vorgabedimensionen) – also für all jene Tabellen oben für die es eine von Ihnen bearbeitbare Eingabemaske gibt also Kunden, Lieferanten, Artikel, Projekte, Ressourcen, Sachkonten, Zuordnungseinheiten, Mitarbeiter etc. Die Einstellungen in den Stammdaten haben Priorität vor den generellen Einstellungen. Beachten Sie jedoch, dass Sie bei Konfigurationsvorlagen über Subvorlagen gehen müssen, um die Dimensionen einzutragen.

Dimensionen Vorgabedimension

Vorgabedimension Prioritäten festlegen

Wenn Sie sich die Arbeit gemacht und brav Dimensionen bestimmt und vorbelegt haben, werden Sie bei den eigentlichen Transaktionen rasch in ein Problem laufen – was passiert, wenn 2 Entitäten (z.B. Artikel und Sachkonto) zwei unterschiedliche Dimensionswerte vom gleichen Typ verlangen? Genau dafür gibt es eine Liste die sich eben “Vorgabedimensionen Prioritäten” nennt und über die TellMe Suche oder über das Abteilungsmenü erreichbar ist. Hier können Sie pro Herkunftscode bestimmen, wie solche Konflikte gelöst werden sollen. Gibt es keine Einträge oder zwei verschiedene Tabellen mit derselben Priorität so werden die Definitionen der Tabelle mit der niedrigeren Nummer genommen – also Sachkonto vor Artikel vor Debitor.

Dimensionen Vorgabedimension Prioritäten

Dimensionskombinationen einrichten

Mit dieser Einstellung können Sie noch einen Schritt tiefer gehen und bestimmen welche Kombinationen von Dimensionen und Dimensionswerten erlaubt sein sollen. Ich verzichte bewusst darauf irgendwelche weit hergeholten Beispiele zu konstruieren und erkläre nur die zweistufige Funktionsweise.

Dimensionen Dimensionskombinationen 2
Dimensionen Dimensionskombinationen 1

Im ersten Schritt definieren Sie, ob eine Kombination von zwei Dimensionen überhaupt möglich sein soll. Dazu klicken Sie auf den Schnittpunkt von zwei unterschiedlichen Dimensionen und legen in dem Dialogfenster fest, dass die Kombination blockiert sein soll. Wollen Sie, dass nur bestimmte Kombinationen aus Dimensionswerten dieser beiden Dimensionen nicht erlaubt sein sollen, wählen Sie “Eingeschränkt”. Das Ergebnis ist dann eine Matrix wie Sie sie oben sehen.

Dimensionen Dimensionskombinationen 3
Dimensionen Dimensionskombinationen 4

Klicken Sie nun auf “Eingeschränkt” sehen Sie ein Dialogfenster wie oben. Wählen Sie “Nein” werden alle dahinter liegenden Einschränkungen, die Sie zuvor angelegt haben, gelöscht. Wählen Sie “Ja” sehen Sie eine Matrix wie in dem Bild gleich darunter. Hier können Sie wieder auf jeden Schnittpunkt klicken und definieren, ob die sich daraus ergebende Kombination von Dimensionswerten blockiert werden soll. Beachten Sie bitte, dass die zweite Kombination (also wo Zeilen und Spalten vertauscht sind) automatisch eingefügt wird, sie drückt ja das gleiche aus.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Arbeiten mit Dimensionen (link)


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