Business Central – Die Bestellung – Aktionsleiste Kopf

Die Aktionsleiste oder das Seitenmenü ist für alles verantwortlich, das sich nicht auf einzelne Bestellzeilen bezieht sondern auf die Bestellung als Ganzes. Das Format der Da

Die Bestellung Menüs

Die Bestellung – Aktionsleiste Kopf

Die Aktionsleiste oder das Seitenmenü ist für alles verantwortlich, was sich nicht auf einzelne Bestellzeilen bezieht sondern auf die Bestellung als Ganzes. Das Format der Darstellung ist hoffentlich verständlich – dunkelblau ist die erste Menüebene, rot die zweite. Die unterstrichenen Punkte sind ausführbar (immer die letzte Ebene) und sind gleichzeitig ein klickbarer Link zur Erklärung. Grau hinterlegte, grundsätzlich ausführbare Aktionen sind Wiederholungen anderer Punkte und daher nicht noch einmal verlinkt.

Ich bitte alle, die sich das am Mobiltelefon ansehen um Verzeihung – leider habe ich keine Möglichkeit gefunden diese Tabelle für mobile Geräte lesbar zu machen. Wenn ich einen Weg finde, werde ich sie unter einer gewissen Bildschirmbreite ganz weglassen. Aber das ist ein eigenes kleines Projekt.

Die Aktionsleiste

Prozess Beleg kopieren
Aktionen


Lagerbelege erstellen
Funktion Rechnungsrab. berechnen
Freigeben Freigeben

Wiederk. Einkaufszeilen abrufen

Status zurücksetzen

Beleg-kopieren
Buchen Buchen

Negative Zeilen übertragen

Buchen und drucken

Direktlieferung Auftrag holen

Buchungsvorschau

Spezialauftrag Auftrag holen

Buchen und neu

Lieferanmahnungsposten Eingehenden Beleg anzeigen
Bestellung Dimensionen

Beleg archivieren Eingehenden Beleg auswählen

Statistik

IC Einkaufsbestellung senden Eingehenden Beleg aus Datei erstellen

Genehmigungen

Eingehender Beleg Eingehenden Beleg entfernen

Bemerkungen
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanf. senden

Anhänge

Genehmigungsanf. stornieren Workflow erstellen
Genehmigung anfordern Genehmigungsanf. senden

Flow Meine Workflows anzeigen

Genehmigungsanf. stornieren
Lager Wareneingang erstellen

Workflow erstellen

Lagerbelege erstellen

Meine Workflows anzeigen
Buchen Buchen Vorauszahlungstestbericht
Drucken/Senden Senden

Buchungsvorschau Vorauszahlungsrechnung buchen

Als PDF anhängen

Buchen und drucken Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken

Drucken

Buchen und neu Vorschau der Vorauszahlungsrechnungsbuchung
Navigieren Kreditor

Testbericht Vorauszahlungsgutschrift buchen

Lieferungen

Stapelbuchen Vorauszahlungsgutschrift buchen und drucken

Rechnungen

Vorauszahlung Vorschau der Vorauszahlungsgutschriftbuchung



Drucken Drucken




Senden



Zugehörig




Bestellung Dimensionen




Statistik




Kreditor




Genehmigungen




Bemerkungen




Anhänge



Belege Lieferungen




Rechnungen




Vorauszahlungsrechnungen




Vorauszahlungsgutschriften



Lager Lagerbelegzeilen




Wareneingangszeilen




Direktlieferung Auftrag holen




Spezialauftrag Auftrag holen

Bitte fragen Sie mich nicht woher die Aufteilung in Punkte und Unterpunkte kommt – ich konnte bis heute kein wirkliches System dahinter entdecken. Es sieht aber so aus, als ob die linke Seite dem ehemaligen Start Menü entspricht – also der Bereich in dem die wichtigsten und am häufigsten verwendeten Funktionen zusammengefasst sind (man denke an die “Ribbons” in MS Office Produkten).
Allerdings können Sie auch im Menü suchen – wenn Sie die TellMe Suche aufrufen (Klick auf das Vergrößerungsglas oder ALT-Q) dann gibt es immer auch eine Sektion “Auf aktueller Seite”. Dies sieht dann bei der Eingabe von z. B. “gen anfo” so aus:

Genehmigungsanforderung

Aktion

Beschreibung

Beleg kopieren

Die Funktion Beleg kopieren ist eine relativ simple Möglichkeit, Ihnen beim Erstellen diverser Belege (es gibt diese Option fast überall) die Arbeit immens zu erleichtern.

Das Prinzip dahinter ist einfach: Sie wählen am Beleg einen Kreditor/Lieferanten aus, klicken dann auf “Beleg kopieren” und wählen aus der angebotenen Liste einen Dokumenttyp und ein konkretes Dokument, aus dem Sie die Zeilen kopieren wollen.

Es wird zwar hin und wieder vorkommen, dass sie Fehlermeldungen sehen, diese sind aber sachlich bedingt, weil Einheiten falsch sind Lagerorte nicht existieren oder Ähnliches. Im Grundsatz wird jedoch jede Zeile des Ursprungsdokuments in das aktuelle Dokument kopiert. Dieses Kopieren erfolgt additiv, das heißt dass sie auch Zeilen aus mehreren Dokumenten zusammenkopieren können. Selbstverständlich können Sie kopierte Zeilen anschließend auch manuell ändern.

Einkaufsbeleg kopieren

Folgende Felder stehen Ihnen in der Auswahlmaske wie oben gezeigt, zur Verfügung: 

Belegart: Wählen Sie eine der angebotenen Belegarten aus – Sie finden hier alle Dokumenttypen die mit der Bestellung zusammenhängen.
Belegnummer: In Abhängigkeit der oben gewählten Belegart werden hier alle zugehörigen Belegnummern angezeigt.
Die folgenden vier Felder (Belegnummernhäufigkeit, Versionsnummer, Einkauf von Kreditorennummer, Einkauf von Name) dienen nur der Information und können von Ihnen nicht geändert werden.
Inklusive Kopf: Über diesen Schalter bestimmen Sie, ob auch die Kopfinformationen aus dem Ursprungsdokument übernommen werden sollen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass bei Übernahme des Kopfes auch der Lieferant überschrieben wird.

Wenn mir hier eine Bemerkung erlaubt ist: Es ist etwas sonderbar, dass man nicht in ein leeres Dokument kopieren kann aber mit dem Setzen dieses Schalters die Kopfinformation und somit auch der Kreditor ohne weitere Rückfrage einfach überschrieben wird.

Zeilen neu berechnen: Bei einer Kopie werden Mengen, Preise sowie Rabatte unverändert übernommen und auf der Zeile nicht neu validiert. Über diesen Schalter zwingen Sie das System dazu, Preise auf der Basis des Lieferanten, des Datums und der Menge neu zu berechnen – so als ob die Zeile manuell eingegeben worden wäre.
(nach oben)

Lagerbelege erstellen

Wenn ein im Einkaufsdokument verwendeter Lagerort eine Einlagerung erfordert oder wenn dies in der Logistik Einrichtung definiert wurde, so können Sie über diese Option die entsprechenden Belege erstellen.

Lagerbelege erstellen

Sie haben hier folgende Möglichkeiten:

Lagereinlagerung erstellen: Über diesen Schalter definieren Sie, ob Sie Lagereinlagerungsbelege für alle Herkunftsbelege erzeugen möchten, die vom Filter abgedeckt werden und für die ein Einlagerungsbeleg geeignet ist.
Lagerkommissionierung erstellen: Dieser Parameter definiert, ob Sie Lagerkommissionierdokumente für alle Herkunftsbelege erzeugen möchten – Rest wie oben.

Zum Mitdenken: Eine Kommissionierung (Pick) ist ja das genaue Gegenteil einer Einlagerung (Put-Away) – warum also hier im Bereich Einkauf? Einfache Antwort – es gibt ja auch Einkaufsreklamationen und da wird dann zurückgesendet und somit auch vom Lager entnommen.

Lagerbewegung erstellen: Gibt an, ob Sie Lagerbewegungsdokumente für alle Herkunftsbelege erzeugen möchten.
Beleg drucken: Gibt an, ob das Dokument gedruckt werden soll.
Fehler anzeigen: Gibt an, ob im Bericht Fehlerinformationen angezeigt werden.
(nach oben)

Freigeben

Mit dieser Funktion wird der Beleg für die nächste Stufe der Verarbeitung freigegeben. Wenn ein Beleg freigegeben wurde, so wird er in alle Verfügbarkeitsberechnungen ab dem erwarteten Eingangsdatum der Artikel miteinbezogen. Um an diesem Beleg Änderungen vornehmen zu können muss er erneut geöffnet werden.
(nach oben)

Status zurücksetzen

Über diesen Menüpunkt können Sie einen Beleg erneut öffnen, um ihn beispielsweise nach einer Genehmigung zu ändern (siehe oben). Genehmigte Belege haben den Status “Freigegeben”, um zu ändern muss der Status jedoch “Offen” sein.
(nach oben)

Buchen

Beim Klick auf diese Aktion öffnet sich ein Fenster mit drei Möglichkeiten (unter der Voraussetzung, dass der Beleg freigegeben wurde bzw. dass eine etwaige Genehmigung erteilt wurde):

Bestellung buchen

Liefern: die Bestellung wird geliefert, die Artikelzeilen werden mit den angegebenen Mengen den Lägern zugebucht und es werden ggf. Sachbuchungen erstellt. Die Entscheidung ob zu diesem Zeitpunkt bereits Sachbuchungen stattfinden, liegt in den Einstellungen “Sollkosten buchen” und “automatische Lagerbuchung” in der Lager Einrichtung.

Fakturieren: Aus der bereits gebuchten Lieferung wird eine Eingangsrechnung (Einkaufsrechnung im BC Deutsch) erstellt und auch gleich gebucht – d.h. es werden Kreditoren-, Wert-, Sach- und Mehrwertsteuerposten erstellt. Auch hier spielt die oben erwähnte Einstellung eine Rolle.

Liefern und fakturieren: Es werden beide Aktionen hintereinander durchgeführt

Bitte beachten Sie: Dies ist natürlich nicht die einzige Methode, um Eingangsrechnungen zu erfassen und zu buchen, mehr dazu, wenn ich den Prozess der Eingangsrechnung näher erläutere.

(nach oben)

Buchen und drucken

Über diesen Menüpunkt erreichen sie das gleiche wie im Punkt oben, der einzige Unterschied besteht darin, dass hier das Dokument (also die Bestellung) ohne weitere Rückfragen auf dem Standarddrucker ausgedruckt wird.
(nach oben)

Buchungsvorschau

Über die Buchungsvorschau haben sie die Möglichkeit, sich die erwarteten Buchungen anzusehen ohne dass jedoch tatsächlich gebucht wird. Das Resultat ist dann die so genannte Buchungsvorschau, in der Sie alle mit dieser Buchung zusammenhängenden Posten abrufen können, so als ob sie tatsächlich gebucht worden wären.
Bei diesen Testbuchungen werden selbstverständlich auch keine Belegnummern vergeben, sondern sie sehen dann zumeist drei Sternchen.

Buchungsvorschau Bestellung

Und hier wieder ein kleiner Test: ist ihnen aufgefallen, dass bei den Kreditorenposten eine 2 steht? Dies kommt daher, weil diese Bestellung die Zahlungsform “Bar” hat und daher mit der Buchung der Verbindlichkeit diese sofort über eine Zahlung ausgeglichen wird. Es wird also davon ausgegangen, dass wir die Ware beim Erhalt sofort bezahlen.

(nach oben)

Buchen und neu

Im vierten und letzten Punkt dieser Reihe buchen sie wie weiter oben beschrieben, es wird aber zusätzlich ein neuer leerer Beleg erstellt.
Aus meiner Sicht mag dies vielleicht bei Eingangsrechnungen Sinn machen, bei Bestellungen verstehe ich es nicht wirklich da es ja das so genannte Bestellarbeitsblatt gibt (also den Bestellvorschlag wie es gemeinhin heißt) das dafür ausgelegt ist, mehrere Bestellungen zu bearbeiten.
(nach oben)

Dimensionen

Über die Aktion Dimensionen können Sie beispielsweise Abteilungen oder Projekte auf Bestellkopf-Ebene hinzufügen oder ändern. Am zweiten Blick kann das sehr hilfreich sein, da zwar vielleicht Kostenträgerinformationen auf den Bestellzeilen direkt vom Artikel kommen aber Projekte oder Abteilungen (Kostenstellen) ja weder am Lieferanten noch am Artikel hängen und somit zentral für alle Zeilen geändert werden können / müssen. Wenn Sie dies tun, dann erfolgt eine Bestätigungsabfrage.

Dimensionen Bestellung

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Statistik

Hier sehen Sie detaillierte Informationen zum Beleg, unter anderem auch den Saldo des Kreditors, die geleistete Vorauszahlung, die aktuellen Fremdwährungsbeträge und die exakten Beträge nach einer Rundung. Außerdem können Sie den Gesamtnettobetrag sowie denn Rabattbetrag der Bestellung verändern, der resultierende Rechnungsrabatt in Prozent wird automatisch angepasst.

Genehmigungen

Über diesen Punkt können sie den aktuellen Status der Genehmigungen zu diesem Beleg sehen (die so genannten Genehmigungsposten). Dies ist hilfreich, wenn man feststellen will, wer genehmigen soll und ob die Genehmigung z. B. bereits überfällig ist.

Bemerkungen

Hier können beliebig viele Bemerkungen zu diesem Beleg erfasst werden wobei links ein Datum stehen kann und rechts Textzeilen mit jeweils 80 Zeichen zur Verfügung stehen. Interessanterweise werden diese Bemerkungen in den Infoboxen rechts nicht angezeigt.

Anhänge

Über diese Aktion können Sie eine beliebige Anzahl von Dokumenten zu dieser Bestellung hochladen. Über das Häkchen ganz am Ende bestimmen Sie, ob dieser Anhang auch zu den Transaktionen übergeleitet werden soll. Gerade bei Bestellungen ist die Möglichkeit von Anhängen sehr hilfreich, da dadurch diese Informationen (E-Mails, Liefervereinbarungen, Preisdiskussionen) auch dem Genehmiger und später der Buchhaltung direkt zur Verfügung stehen.

Genehmigungsanforderung senden

Wenn sie bei der Bearbeitung eines Belegs die Meldung bekommen, dass eine Genehmigung notwendig ist, dann können sie hier diese Genehmigungsanforderung senden. In Abhängigkeit von der Gestaltung des dahinter liegenden Workflows sehen sie dann im Feld Status die Anzeige “Ausstehende Genehmigung”.

Wenn ein Beleg genehmigt wurde, dann sollte das Feld Status auf “Freigegeben” wechseln. Sie können aber auch in der Aktionsleiste über “Bestellung” und “Genehmigungen” (wie oben dargestellt) den Status der Genehmigungsanforderung prüfen.
(nach oben)

Genehmigungsanforderung stornieren

Wenn es offene Genehmigungsanforderungen Ihrerseits gibt, dann ist diese Aktion aktiv (nicht ausgegraut) und Sie können darüber eine oder mehrere Genehmigungsanforderungen stornieren. Ein Grund dafür kann sein, dass sie zusätzliche Bestellwünsche bekommen haben und diese noch in die Bestellung aufnehmen wollen, um sie dann mit den veränderten Werten freigeben zu lassen.
(nach oben)

Workflow erstellen

Hier geht es nicht um die Workflows, wie sie in Business Central integriert sind, sondern um externe, so genannte Power Automate Vorlagen, die Ihnen Microsoft gerne verkaufen würde. Bitte prüfen Sie, ob dieses Angebot für sie interessant ist, ich habe mich hier nicht weiter darum gekümmert und es auch nicht getestet.
(nach oben)

Meine Workflows anzeigen

Ich gehe davon aus, dass hier die von Ihnen gekauften/eingesetzten Workflows angezeigt werden. Es sind jedenfalls nicht jene, die Sie innerhalb von Business Central konfigurieren können.
(nach oben)

Senden

Über diesen Menüpunkt senden sie die Bestellung an den Lieferanten, und zwar gemäß dem Standard Sendeprofil. Allerdings wird zuerst dieses Profil geöffnet, sie müssen es bestätigen bzw. ändern, um die Bestellung tatsächlich zu senden.

Bestelllung senden

Jede der hier dargestellten vier Möglichkeiten hat allerdings neben “Nein” noch weitere Auswahlmöglichkeiten die lauten wie folgt:

Drucker – Aufforderung für Einstellungen / Standardeinstellungen verwenden 
E-Mail – wie oben
Datenträger – PDF / elektronischer Beleg / PDF und elektronischer Beleg 
Elektronischer Beleg – über Belegaustauschdienst

Auch hier sei mir eine Bemerkung erlaubt: ich verstehe nicht ganz, warum ich einerseits für eine Bestellung eine Genehmigung benötige, andererseits diese Bestellung aber ohne Beschränkungen über E-Mail (Firmen E-Mail!) oder gedruckt versenden kann. Ich werde versuchen dem noch auf den Grund zu gehen.

(nach oben)

Als PDF anhängen

Über diese Option wird die Bestellung als PDF gedruckt und sofort als Anhang der Bestellung hinzugefügt. Sie finden den Ausdruck dann unter “Bestellung” und “Anhänge” bzw. rechts in der Infobox.

Drucken

Über diesen Punkt können sie die Bestellung drucken, wobei Sie hier die gleichen Möglichkeiten haben wie in jeder Standard Druckmaske. Sie können daher nicht nur drucken, sondern auch senden oder sich eine Vorschau direkt am Bildschirm anzeigen lassen.
Warum es hier für einen relativ einfachen Vorgang einen Menüpunkt, drei Untermenüs und dann noch gefühlte 47 Möglichkeiten gibt, entzieht sich mir.

Kreditor

Dieser Menüpunkt öffnet den aktuellen Kreditor im Bearbeitungsmodus. Sie müssen die Kreditorenkarte verlassen, um wieder auf die Bestellung zurückzukommen.
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Lieferungen

Hier wird eine Liste der bereits gebuchten Eingangslieferungen für diese Bestellung gezeigt (wenn es welche gibt).
(nach oben)

Rechnungen

Ähnlich wie bei Lieferungen oben sehen sie hier eine Liste der bereits gebuchten Einkaufs- bzw. Eingangsrechnungen für diesen Beleg.
(nach oben)

Rechnungsrabatt berechnen

Über diese Aktion können sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt den möglichen Rechnungsrabatt berechnen. Dies mag etwas kompliziert erscheinen, aber der Rechnungsrabatt ergibt sich gewöhnlicherweise ja erst nach dem Bekanntwerden der Endsumme. Auch die Lieferung und die Rechnung (basierend auf der Bestellung) würden nur zum Zeilenpreis zugehen, wenn diese Funktion nicht ausgeführt wird.
(nach oben)

Wiederkehrende Einkaufszeilen abrufen

Hier können sie vorab definierte Einkaufszeilen einfügen. Es öffnet sich eine Maske, wo sie eine Liste angeboten bekommen, aus der Sie dann nicht die Zeilen selbst kopieren, sondern wo Sie einen so genannten Standardeinkaufscode auswählen müssen.

wiederkehrende Einkaufszeilen

Dies beschreibt auch gleich die nicht ganz einfache Vorgehensweise beim Anlegen von wiederkehrenden Einkaufszeilen – Sie müssen nämlich zuerst einen Standardeinkaufscode anlegen, der die Artikelzeilen enthält und können anschließend diesen Standardeinkaufscode einem oder auch mehreren Lieferanten zuordnen. Bei unterschiedlichen Währungen auf der Einkaufscodekarte und der Bestellung funktioniert das Abrufen aber leider schon nicht mehr.

Negative Zeilen übertragen

Dieser Punkt hat nach meinem Dafürhalten hier überhaupt nichts verloren, sondern sollte eigentlich nur bei Einkaufsgutschriften oder -reklamationen vorhanden sein. Man kann dort nämlich eine Kopie einer Gutschrifts- oder Reklamationszeile erstellen (mit einem Minuszeichen) und diese dann über diese Funktion oder auch über eine Stapelverarbeitung zu einer neuen Bestellzeile umwandeln. Aus einer Bestellung heraus kann ein solcher Vorgang niemals ausgelöst werden. Ich werde mir dieses Thema allerdings im Zuge des Reklamationsprozesse nochmals vornehmen, mir scheint es (auch an der richtigen Stelle) doch etwas kompliziert (aber erst wenn sich mein Ärger über die deutsche Hilfe von Microsoft gelegt hat).
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Auftrag holen

Hier geht es um die Verknüpfung von Bestellungen mit Aufträgen, in denen eine oder mehrere Zeilen als Direktlieferung markiert sind. Leider ist es nicht möglich, direkt aus dem Verkaufsauftrag eine solche Bestellung zu erstellen, vermutlich auch deshalb, weil zu dem Zeitpunkt meist nicht bekannt ist, welcher Lieferant welche Artikel liefern kann oder muss. Oder aber auch weil in den meisten Firmen Ein- und Verkauf strikt getrennt sind.

Hinweis: Selbstverständlich können Sie aus einem Auftrag direkt Bestellungen erstellen aber diese Funktion hat nichts mit Direktaufträgen zu tun sondern es ist mehr eine Kopie von Belegzeilen von einem Formular auf ein anderes.

Daher ist dies Aktion “Auftrag holen” für Bestellungen absolut relevant, allerdings nur unter bestimmten Voraussetzungen:

  • Sie müssen bereits einen Direktauftrag erstellt haben
  • Sie müssen bei der Lieferadresse der Bestellung nicht ihr eigenes Lager oder eine andere Lieferadresse angegeben haben, sondern explizit die Debitorennummer jenes Kunden, für den Sie einen Direktauftrag erstellt haben.
Bestellug an Debitor

Leider werden ihnen jedoch bei den Aufträgen nicht nur aktuelle, sondern auch bereits archivierte angeboten und es wird nicht auf Aufträge mit Lieferzeilen, die das Kennzeichen Direktlieferung tragen eingeschränkt. Haben sie also viele Aufträge und vor allem viele alte Aufträge an ein und denselben Kunden dann wird diese Aktion zum Geduldspiel. Sie bekommen erst nach der der Auswahl eines Auftrags die Meldung, dass es keine Zeilen zu holen gibt.

Aufträge holen

Das gleiche gilt auch für Spezialaufträge, hier fällt natürlich die Bedingung der Lieferadresse des Kunden weg, weil ja Spezialaufträge an eines unserer Läger geliefert werden sollen.
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Lieferanmahnungsposten

Wurden Lieferanmahnungen erzeugt dann können Sie diese hier abrufen bzw. ansehen. Zur Beschreibung des Prozesses von Lieferanmahnung komme ich im Zuge der Prozessbeschreibung von Bestellung und Lieferung im nächsten Beitrag. 
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Beleg archivieren

Wie bereits an anderer Stelle erwähnt, haben Sie über diese Funktion die Möglichkeit, die aktuelle Bestellung zu archivieren. Sie können dies so oft tun, wie sie möchten, die Versionen erhalten eine entsprechende Versionsnummer und werden so unterschieden. Sie können einen archivierten Beleg später zwar nicht direkt als Bestellung wiederverwenden, aber Sie können eine neue Bestellung eröffnen und dann über “Beleg kopieren” eine beliebige archivierte Version kopieren.
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Intercompany Einkaufsbestellung senden

Wenn sie die entsprechenden Intercompany Einstellungen gemacht haben, dann können Sie über diesen Punkt eine Bestellung an ein verbundenes Unternehmen absetzen. Nachdem ich diese Einrichtungen jedoch nicht gemacht habe und diese Funktionen vermutlich auch für einen Großteil der Business Central Kunden irrelevant sind, gehe ich zu diesem Zeitpunkt darauf nicht weiter ein.
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Eingehenden Beleg entfernen

Wenn mit dieser Bestellung ein eingehender Beleg verbunden wurden, dann können Sie diesen hier entfernen. Wie an anderer Stelle erklärt, können Sie das auch aus dem eingehenden Beleg heraus tun.

Bemerkung: Für Bestellungen machen m. M. nach eingehende Belege nur sehr beschränkt Sinn. Vorstellbar wäre vielleicht eine interne Anforderung die als ein solcher eingehender Beleg erstellt wird und aus dem dann semi-automatisch eine Bestellung generiert werden kann.

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Eingehenden Beleg aus Datei erstellen

Über diese Funktion haben Sie die Möglichkeit, über die Auswahl einer Datei (eines Bildes, einer PDF-Datei o. ä.) einen eingehenden Beleg zu erstellen, die Datei anzuhängen und den eingehenden Beleg mit der Bestellung zu verbinden.

Vorstellbar wäre wiederum, dass ein interner Mitarbeiter die Einkaufsabteilung auffordert, etwas zu bestellen und im Nachhinein die aufgezeichnete Anforderung seines Abteilungsleiters schickt. Das wirkt allerdings ein bisschen arg konstruiert…
(nach oben)

Eingehenden Beleg auswählen

Und weiter in unserer Reihe eingehende Belege: Hier können Sie einen eingehenden Beleg auswählen, um ihn mit dieser Bestellung zu verbinden.
(nach oben)

Eingehenden Beleg anzeigen

Und der letzte Teil: Wenn mit dieser Bestellung ein eingehender Beleg verbunden ist, dann können Sie sich diesen hier anzeigen lassen.
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Wareneingang erstellen

Über diesen unscheinbaren Punkt können Sie einen Wareneingang erzeugen. Worin der Unterschied zwischen Liefern, Wareneingang und Einlagerung besteht, werde ich im Zuge der erweiterten Logistikfunktionen erklären. Diese Grafik hier soll Ihnen nur einen Vorgeschmack vermitteln, wie der Prozess der Anlieferung in seiner Gesamtheit aussieht und welche Möglichkeiten es dabei gibt.

Vielleicht aber ein kurzer Vorgeschmack dazu: Die Idee hinter Wareneingang (receipt) und Einlagerung (put-away) ist die Trennung von Verantwortlichkeiten. In größeren Firmen ist nicht davon auszugehen, dass die Einkaufsabteilung auch die Anlieferung bestätigt (und umgekehrt der Verkauf die Auslieferung). Erzeugt also der Einkauf ein Dokument das exklusiv dem Lager zur Verfügung steht, dann sind die Prozesse Bestellen und Liefern voneinander getrennt und das Lager bekommt die Bestellung nie zu Gesicht, kann aber trotzdem den Eingang “buchen”. Gleichzeitig dient dann der Wareneingang als Vorbereitung für das was BC “Gesteuerte Einlagerung & Kommissionierung” nennt – ein WMS light wenn man so will.

Die Idee zu dieser Grafik stammt von Olof Simren der NAV / Business Central wirklich fantastisch erklären kann.

Testbericht

Hier können Sie eine Testbestellung mit verschiedenen Optionen drucken, wobei das System Sie auch auf mögliche Fehler hinweist. Systematisch würde dieser Punkt natürlich woanders hingehören aber im Standard ist er nun einmal hier und wird daher auch hier erklärt. Zum tatsächlichen Buchen sehen Sie bitte ganz oben in der schematischen Menüdarstellung nach.
(nach oben)

Stapelbuchen

Über diese Aktion haben Sie die Möglichkeit, mehr als einen Beleg gleichzeitig zu buchen. Dies kann sehr hilfreich sein, wenn sie mit einer größeren Anzahl von Bestellungen umgehen und der Abschluss beispielsweise bei einer bestimmten Person liegt, die dies außerhalb der Hauptarbeitszeiten durchführt.

Nochmals zur Erinnerung: “Buchen” hat in Business Central viele Bedeutungen. In diesem Fall bedeutet Buchen entweder die Bestellung liefern oder fakturieren (also eine Eingangsrechnung erstellen) oder beides. Dies drückt sich auch in der folgenden Grafik aus. Und als zweite Wiederholung: Ich rate davon ab, aus einer Bestellung direkt eine Eingangsrechnung zu erstellen.

Vorauszahlungstestbericht

Wenn Sie über die gesamte Bestellung einen Vorauszahlungsprozentsatz definiert haben oder auf den Artikelzeilen Auszahlungsbeträge oder -prozentsätze erfasst haben, dann können Sie über diese Aktion prüfen, wie die Vorauszahlungsrechnung aussehen würde und ob es Fehler gibt.

Einkauf Vorauszahlung

Nachdem ich es nicht lassen kann mit erhobenem Zeigefinger durch die Gegend zu laufen, hier ein kurzer Exkurs zum Thema Vorauszahlungsrechnungen: Wir sprechen hier ja vom Einkauf, das heißt dass Rechnungen vom Lieferanten zu uns kommen. Kommt da also nichts, so müssen wir auch keine Rechnung erfassen. Wenn etwas kommt, so gilt es noch immer zu entscheiden, ob die einlangende Rechnung von der Buchhaltung erfasst wird (unbeschadet etwaiger Genehmigungen) oder ob dies in der Fachabteilung passieren soll. Macht man es so wie in den anschließenden Punkten beschrieben, dann liegt die Verantwortung definitiv bei der Fachabteilung. Dies schafft jedoch in der Buchhaltungsabteilung nicht nur Freude, da die Rechnung nicht einfach nur erfasst wird, sondern sie wird auch sofort gebucht. Und das ist etwas, das Buchhalter überhaupt nicht lieben – wenn etwas in “ihr” Hauptbuch kommt, ohne dass sie zumindest das Journal freigegeben haben. Erschwerend kommt hinzu, dass die echte Rechnung später vermutlich den gewohnten Weg über den Rechnungseingang, die Buchhaltung und den Einkauf geht und erst dann von der Buchhaltung final gebucht wird.

Langer Rede kurzer Sinn: Überlegen Sie sich Ihre Abläufe SEHR gut bevor Sie sich mit der Thematik eingehende (Vorauszahlungs-) Rechnungen in Business Central beschäftigen.

(nach oben)

Vorauszahlungsrechnung buchen

Unter der Voraussetzung, dass
– im Bestellkopf oder den Bestellzeilen ein Vorauszahlungsprozentsatz oder -betrag definiert wurde und
– noch keine Vorauszahlungsrechnung erstellt wurde und
– die Bestellung genehmigt und freigegeben wurde (soweit notwendig),
können Sie hier direkt eine Vorauszahlungsrechnung buchen.

Damit das erfolgreich durchgeführt werden kann, müssen Sie in der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung” für Vorauszahlungsrechnungen (und gegebenenfalls auch für Gutschriften) einen Nummernkreis erstellt und hinterlegt haben. Außerdem benötigen Sie ein Vorauszahlungskonto, das Sie in der Buchungsmatrix hinterlegen müssen. Und damit die Sache nicht zu einfach wird, muss diesem Vorauszahlungskonto zumindest eine Produktbuchungsgruppe zugeordnet sein. 

Nachdem der Teufel aber nicht schläft, rate ich dringend, vor der Buchung einen Testbericht wie oben beschrieben auszudrucken bzw. sich am Bildschirm anzeigen zu lassen oder eine Buchungsvorschau durchzuführen.

Haben Sie alle Voraussetzungen erfüllt und auch die Tests durchgeführt (zumindest bei den ersten paar Malen), dann klicken Sie auf “Buchen” und nach einer Abfrage wird die Rechnung durchgebucht. Vergessen Sie bitte nicht die Rechnungsnummer des Lieferanten zu erfassen.

Vorauszahlungsrechnung buchen und drucken

Hier passiert genau das gleiche wie oben, lediglich der Druck der Vorauszahlungsrechnung erfolgt gleichzeitig und ohne Rückfrage.
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Vorschau der Vorauszahlungsrechnungs-buchung

Wie oben bereits erwähnt dient dieser Punkt lediglich dazu, die erwarteten Buchungen anzuzeigen. Anders als beim Testbericht, sehen Sie hier wirklich Sachposten, Kreditorenposten, MwSt.-Posten etc. Das Fenster ist ähnlich wie beim nahezu überall vorhandenen “Posten suchen” (vormals Navigate).

Vorauszahlungsgutschrift buchen

Wenn Sie eine Vorauszahlungsrechnung gebucht haben, dann ist es relativ kompliziert diese manuell wieder zu stornieren. Hierbei hilft Ihnen dieser Punkt, sie können damit ohne weitere Eingaben eine gebuchte Vorauszahlungsrechnung einfach egalisieren. Dies funktioniert allerdings nicht mehr, wenn die besagte Rechnung bereits bezahlt wurde.
(nach oben)

Vorauszahlungsgutschrift buchen und drucken

Hier passiert genau das gleiche wie oben, lediglich der Druck der Vorauszahlungsgutschrift erfolgt gleichzeitig und ohne Rückfrage.
(nach oben)

Vorschau der Vorauszahlungsgutschrift-buchung

Siehe dazu die Beschreibung zum gleichen Punkt bei der Vorauszahlungsrechnung.
(nach oben)

Vorauszahlungsrechnungen

Bei einem Klick auf diesen, zugegebenermaßen gut versteckten, Punkt sehen Sie eine Liste der gebuchten Einkaufsrechnungen, beschränkt auf diesen Lieferanten und auf Vorauszahlungsrechnungen.
(nach oben)

Vorauszahlungsgutschriften

Das gleiche wie im Punkt oben, nur bezogen auf Gutschriften.
(nach oben)

Lagerbelegzeilen

Hier sehen Sie, sofern vorhanden, die von Ihnen durchgeführten Lagerbelegzeilen in Bezug auf diesen Beleg.
(nach oben)

Wareneingangszeilen

Hier sehen Sie, sofern vorhanden, die von Ihnen durchgeführten Wareneingangszeilen in Bezug auf diesen Beleg.
(nach oben)

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Erfassen eines Einkaufs (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.