Business Central – Debitor Aktionsleiste

Wie auch bei allen anderen bisher besprochenen Stammdaten, ist auch die Aktionsleiste beim Debitor der Dreh- und Angelpunkt für alle Dinge, die man mit und aus einem Kunden heraus machen kann.

Debitor Aktionsleiste

Debitor Aktionsleiste

Wie auch bei allen anderen bisher besprochenen Stammdaten, ist auch die Aktionsleiste beim Debitor der Dreh- und Angelpunkt für alle Dinge, die man mit und aus einem Kunden heraus machen kann. Nicht alle Aktionen sind für jeden sinnvoll oder passen hierher, es zahlt sich also aus, im Zuge einer Implementation dieses sehr wichtige Instrument gemäß den Anforderungen der Benutzer anzupassen.

Wie üblich finden Sie im Standard auf der linken Seite die (laut Microsoft) “wichtigeren” Punkte thematisch gruppiert und mit nur einer Ebene darunter, rechts – nach dem senkrechten Strich – finden Sie alle Menüpunkte, teilweise in zwei oder drei Ebenen. Die jeweils erste Ebene kann über das Reißnagel (bundesdeutsch Reißzwecke) Symbol ganz rechts temporär festgemacht werden. In der schematischen Darstellung unten habe ich ebenfalls nach links und rechts unterteilt wobei rechts die zweite Ebene rot markiert ist. Menüpunkte, die auf der linken Seite bereits aufgeführt sind, habe ich rechts nicht mehr mit einem Link versehen

Viele der Punkte, die Sie hier sehen, existieren in spiegelverkehrter Weise natürlich auch für Lieferanten/Kreditoren. Wenn dem so ist und wenn es hier keine zusätzlichen Informationen gibt, dann verweise ich lediglich auf den entsprechenden Artikel oder Absatz im Kreditorenbereich.

Neuer Beleg Verkaufsangebot
Aktionen


Verkaufsrechnung
Neuer Beleg Rahmenauftrag

Verkaufsauftrag

Verkaufsangebot

Verkaufsgutschrift

Verkaufsrechnung

Mahnung

Verkaufsauftrag
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanforderung senden

Verkaufsgutschrift

Genehmigungsanforderung stornieren

Verkaufsreklamation

Workflow erstellen

Mahnung

Meine Workflows anzeigen

Zinsrechnung
Preise und Rabatte Preise
Genehmigungsanforderung Genehmigungsanforderung senden

Zeilenrabatte

Genehmigungsanforderung stornieren Workflow erstellen

Übersicht über Preise und Rabatte

Flow Meine Workflows anzeigen
Navigieren Kontoauszug
Workflow Genehmigungsworkflow erstellen

Bankkonten

Genehmigungsworkflows verwalten

Lieferung an Adressen
Funktionen Vorlagen

Dokumentlayouts

Vorlage anwenden

(Verkaufspreislisten)

Als Vorlage speichern

Rechnungen

Zusammenführen mit

Reklamationen
Zahlungseingänge buchen


Geplante Aufstellungen
Verkaufs Buch.-Blatt


Lastschrift-Mandate
Debitorenzahlungen registrieren


Kontakt
Zugehörig


Verkauf
Debitor Dimensionen

Angebote

Bankkonten

Aufträge

Lastschrift-Mandat

Projekte

Lieferung an Adressen
Debitor Dimensionen

Kontakt

Posten

Referenzen

Statistik

Bemerkungen

Referenzen

Genehmigungen

Bemerkungen

Anhänge

Genehmigungen

Dokumentlayouts

Anhänge
Historie Posten




Statistik




Verkauf




Buchungsstatistik




Statistik nach Währungen




Artikelverfolgungsposten



Preise und Rabatte Rechnungsrabatt




Verkaufspreislisten



Verkauf Vorauszahlungsprozentsätze




Wiederkehrende Verkaufszeilen



Belege Angebote




Rechnungen




Aufträge




Reklamationen Registrierte Mahnungen




Registrierte Belege Registrierte Zinsrechnungen




Rahmenaufträge




Projekte



Berichte Debitor - Fällige Posten




Debitor - Etiketten




Debitorenposten per




Kontoauszug




Geplante Aufstellungen

Verkaufsangebot

Über einen Klick auf diese Aktion öffnet sich ein neues Verkaufsangebot das den aktuellen Kunden sowie die diversen Daten (im Sinne von Datum) bereits eingetragen hat. Im Falle eines Telefonverkauf ist dies eine sehr schöne und vor allem schnelle Methode, aus dem gerade offenen Kunden sofort ein Angebot zu erstellen und dies entweder über Teams oder z. B. über E-Mail direkt zu versenden.

Und ja, ich habe mir auch die Frage gestellt, warum eigentlich eine tiefe Integration von Business Central und Teams gemacht wurde, obwohl gewöhnlicherweise nur Mitglieder einer Firma oder einer Organisation ihr eigenes Teams nutzen. Aber offensichtlich geht Microsoft davon aus, dass auch Verkaufspräsentationen und andere Kundeninteraktionen stärker über Teams abgewickelt werden und somit auch die Integration z. B. von Angeboten einen Mehrwert darstellt.
(nach oben)

Verkaufsrechnung

Für die Verkaufsrechnung gilt das oben Gesagte sinngemäß, allerdings ist es normalerweise keine gute Praxis, direkt eine Verkaufsrechnung zu erzeugen. Natürlich gibt es aber auch Fälle, wo eine Verkaufsrechnung die schnellste und effizienteste Art ist, ein Geschäft zu tätigen, denken Sie an die so genannten OTC (over the counter) Kunden, denen Sie den gekauften Artikel direkt aushändigen und wo keine Lieferung notwendig ist. Wie immer gilt auch hier, dass vor einer Implementation die Prozesse analysiert und dann im Zuge eines Lastenhefts / Anforderungsdokuments detailliert festgelegt werden müssen.
(nach oben)

Verkaufsauftrag

In der logischen Abfolge kommt der Verkaufsauftrag nach einem Angebot, ansonsten gilt auch hier das oben Gesagte gleichermaßen. In einer normalen Abwicklung (also wo die Ware verpackt und versendet wird) sollte es immer auch einen Verkaufsauftrag geben. Warum das so ist, werde ich in einer eigenen Beitragsreihe, ähnlich wie bei der Bestellung, erläutern.
(nach oben)

Verkaufsgutschrift

Die Verkaufsgutschrift passt ganz grundsätzlich auch hierher, allerdings gibt es mehrere Wege, um eine Gutschrift zu erstellen. Der Weg über eine leere Gutschrift (also leere Belegzeilen) wie man es über diese Aktion machen würde ist aber nicht immer der beste. In den meisten Fällen ist es vernünftiger, die Gutschrift direkt aus einer gebuchten Verkaufsrechnung zu erzeugen, nicht nur weil dann der Bezug hinsichtlich der ursprünglichen Rechnung automatisch gedruckt wird, sondern weil auch sichergestellt wird, dass die ursprünglichen Transaktionen reversiert werden. Mehr dazu in einem eigenen Beitrag zum Thema Gutschriften.
(nach oben)

Mahnung

Über diesen Punkt können Sie eine einzelne Mahnung für den aktuellen Kunden erzeugen. Auch hier hängt es von ihrer internen Abwicklung ab, ob Sie Mahnungen über einen Stapeljob generieren, individuell so wie hier oder aber auch gemischt. Auch zum Thema Mahnungen wird es einen eigenen Beitrag geben.
(nach oben)

Genehmigungsanforderung senden

Wenn ein Genehmigungsworkflow zur Änderung eines Debitors definiert wurde, dann können Sie über diesen Punkt die Genehmigungsanforderung an den Genehmiger senden.
(nach oben)

Genehmigungsanforderung stornieren

Analog zu oben können Sie hier eine Genehmigungsanforderung wieder stornieren. Wenn es keine offene Genehmigungsanforderung gibt bzw. wenn kein Workflow eingerichtet wurde, dann ist dieser Punkt ausgegraut.
(nach oben)

Workflow erstellen

Hier geht es nicht um die Workflows wie sie in Business Central integriert sind, sondern um externe, so genannte “Power Automate” Vorlagen, die Ihnen Microsoft gerne verkaufen würde. Bitte prüfen Sie, ob dieses Angebot für Sie interessant ist, ich habe mich hier nicht weiter darum gekümmert und es auch nicht getestet.
(nach oben)

Meine Workflows anzeigen

Ich gehe davon aus, dass hier die von Ihnen gekauften/eingesetzten Workflows (s.o.) angezeigt werden. Es sind jedenfalls nicht jene, die Sie innerhalb von Business Central konfigurieren können.
(nach oben)

Wie schon beim Kreditor, sind eine ganze Reihe von Aktionen (hier: 14) unter der Überschrift “Navigieren” zusammengefasst. Vermutlich weil das immer schon so war und weil MS nichts Besseres eingefallen ist, um viele verschiedenartige Funktionen und Aktionen unter einer Überschrift zusammenzufassen. Ich hätte das möglicherweise mit Extras oder Optionen bezeichnet aber das “Navigieren” oder “Navigate”, wie es manchmal noch heißt, zieht sich durch das ganze System und ist somit wenigstens konsistent.

Debitor Aktionsleiste Navigieren

Kontoauszug

Über diesen Punkt können Sie einen Kontoauszug für den aktuellen Debitor aber auch für einige oder alle Debitoren erstellen. Dies ist die gleiche Funktion die Sie im “Abteilungsmenü” unter Finanzen / Forderungen / Berichte finden. Hinsichtlich der Optionen gibt es nichts was einer besonderen Erwähnung wert wäre, bitte lesen Sie sich die jeweiligen Hilfetexte durch wenn Sie unsicher sind.

Bankkonten

Unter diesem Punkt können Sie die Bankkonten für diesen Kunden hinterlegen, zugegebenermaßen ist die Funktion hier vielleicht etwas weniger wichtig als bei den Kreditoren, außer Sie verwenden bevorzugt Lastschriften für Ihre Kundenzahlungen. Zudem wird speziell bei Schnittstellen (Zahlungsimport!) immer wieder ein eindeutiger Identifikationscode gefordert und hier ist die IBAN ideal. Beachten Sie bitte, dass Business Central keinen BIC kennt, verwenden Sie stattdessen den Swift Code, dieser erfüllt genau den gleichen Zweck.

Wenn Sie Zahlungen von Ihrer Bank importieren, dann werden Sie vermutlich eine App verwenden, die hier möglicherweise Felder anders definiert

Lieferung an Adressen

Über diese Aktion können Sie beliebig viele Lieferadressen für einen Kunden festlegen. Die Lieferadressen können entweder in der Debitorenkarte als Standard oder wechselnd auf beliebigen Belegen verwendet werden.

Beachten Sie bitte: eine Änderung der Lieferadresse in einem Verkaufsbeleg ändert die Adresse im Feld “Verkauf an” nicht. Dies bedeutet, dass bei Auslandslieferungen unter Umständen ihre Umsatzsteuerberechnung (-buchung) falsch ist, weil gewöhnlich die Umsatzsteuerpflicht am Bestimmungsort der Ware festgemacht ist. Mehr dazu, wenn ich den Verkaufsauftrag bespreche.

Dokumentlayouts

Über diese Aktion können Sie für jeden Debitor individuelle Dokumentlayouts festlegen. Ich habe das hier schon relativ ausführlich besprochen, deshalb jetzt nur mehr eine kurze Bemerkung dazu: Als diese Funktion 2020 veröffentlicht wurde, wurde dies ziemlich beklatscht, weil die Forderung nach einer Individualisierung offenbar schon recht lange existiert und eine Anpassung hier sehr aufwendig ist. Aber: Selbst wenn Sie nun unterschiedliche Layouts einsetzen können, müssen auch diese gemacht werden. Und das ist noch immer nicht ganz so einfach wie das gerne beworben wird. Simple Layoutänderungen oder das Hinzufügen oder Wegnehmen von Feldern sind kein großes Problem, bei Anpassungen, die die Logik betreffen, wird man mit einer Word Vorlage kaum das Auslangen finden. Allerdings: Auch hier ein großer Schritt in die richtige Richtung.

Hier ein Video zu diesem Thema (in Englisch) das den Prozess des Erstellens eines benutzerdefinierten Layouts ganz schön beschreibt. In Teil 2 kommt dann auch das kundenspezifische Layout vor.

(Verkaufspreislisten)

Bei diesem Menüpunkt /dieser Aktion handelt es sich um einen Vorgriff auf die Benutzeroberfläche der neuen Preislistenstruktur die laut Microsoft erst mit der zweiten Welle 2022 im Standard eingeblendet wird. Eine erste Betrachtung habe ich in diesem Artikel bereits abgeliefert, sobald hier mehr bekannt wird, werde ich auch darauf eingehen.

Anders als in der bisherigen Funktionalität sieht man hier alle Preislisten, genau so, als wenn man diese Funktion über die TellMe Suche oder über das Abteilungsmenü aufrufen würde. Hier wäre z. B. vorstellbar, dass die Preislisten ebenfalls auf die Debitorennummer gefiltert werden und somit nur mehr die für den aktuellen Kunden gültigen “Spezialpreislisten” angezeigt werden.

Preise

Über diese Aktion ist es möglich, für die Kombination aus dem gerade bearbeiteten Debitor und beliebigen Artikelnummern jeweils spezifische Verkaufspreise festzulegen. Ähnlich wie bei Einkaufspreisen können Sie Einheiten, Mindestmengen sowie Start- und Enddatum für Preise definieren.

Wenn Sie den umgekehrten Weg gegangen sind, und über den Artikel einen spezifischen Debitorenpreis definiert haben, dann scheint auch dieser hier auf. Über die Funktion “Preise kopieren” können Sie andere Preise (also nicht auf diesen Kunden bezogene) einfach in diese Liste kopieren. Dabei werden in der gerade bearbeiteten Liste neue Zeilen erzeugt, die dann Artikelnummer etc. der kopierten Zeile besitzen aber als Debitor den gerade bearbeiteten eingetragen haben.

Zeilenrabatte

Bei einem Klick auf diese Aktion öffnet sich eine Maske, in der Sie Artikelrabatte bezogen auf den gerade bearbeiteten Debitor erfassen können. Ähnlich wie zuvor können Sie die Artikelnummer sowie die Einheit festlegen, dann eine Mindestmenge (ab der der Zeilenrabatt gelten soll), einen Prozentsatz sowie ein Start- und ein Enddatum. Selbstverständlich werden auch hier über den Artikel erfasste Rabatte angezeigt.

Übersicht über Preise und Rabatte

Auch hier sagte Name bereits was sich hinter diesem Punkt verbirgt – eine Zusammenfassung der beiden Einstellmöglichkeiten wie oben beschrieben. Über die Aktionen Sonderpreise bzw. Sonderrabatte festlegen (die Namen sind wiederum Inkonsistenzen, die aus früheren Versionen übriggeblieben sind) können Sie auch von hier aus Verkaufspreise und Verkaufsrabatte in den früher beschriebenen Tabellen bearbeiten.

Rechnungen

Über diese Aktion sehen Sie eine Liste aller offenen Verkaufsrechnungen des aktuellen Kunden.

In diesem Zusammenhang sei mir ein kleiner Exkurs gestattet da der Begriff der Verkaufsrechnung für Business Central Neulinge erklärt werden muss: die Verkaufsrechnung ist ein Schnellverfahren, um sich den Auftrag und die sich daraus ergebende(n) Lieferung(en) zu ersparen. Wie weiter oben bereits erwähnt, würde man Verkaufsrechnungen z. B. dann erstellen, wenn man dem Kunden die Ware direkt übergibt und keine weiteren Aktionen oder Belege notwendig sind. Aus diesem Grund kann hier auch nicht geliefert und/oder gebucht werden, sondern wenn Sie in einer Verkaufsrechnung auf “buchen” klicken, dann wird (im Standard) die Ware (und zwar alle Zeilen mit allen Mengen) vom Lager abgebucht und die sogenannte “gebuchte Verkaufsrechnung” wird mit allen Buchungen in allen (FiBu) Büchern erstellt. In einigen Spezialfällen (Apps) werden als Teil eines Prozesses eine oder mehrere VK-Rechnungen erzeugt, die in erster Linie zur Prüfung der Richtigkeit dienen.
(nach oben)

Reklamationen

Ähnlich wie oben sehen Sie hier die offenen Reklamationen für diesen Kunden. Offen bedeutet wie immer, dass die Reklamation noch nicht vollständig fakturiert wurde, also dass noch keine Gutschrift über die gesamte Menge erstellt und gebucht wurde.

Auch hier vielleicht noch einmal zur Begriffsklärung: Reklamationen sind das Gegenstück zu Aufträgen. Wenn ein Kunde eine fehlerhafte Lieferung oder einen Schaden reklamiert dann erfassen wir eine Reklamation (und geben dem Kunden die Nummer als z. B. RMA-Nummer durch), beim Eintreffen der Ware wird die Lieferung gebucht, das heißt der Wareneingang wird dem Lager (meist einem Zwischenlager) zu gebucht und nach positiver Behandlung der Reklamation wird auf dieser Basis eine Gutschrift erstellt und “fakturiert” – also in der FiBu und in den Debitorenposten gebucht.
(nach oben)

Geplante Aufstellungen

Als ich diesen Begriff zum ersten Mal gelesen habe, dachte ich an alles Mögliche, nur nicht an das, was es eigentlich ist. Mir kamen da Fußballmannschaften oder Dominosteine in den Sinn, aber dass es hier einfach um das geplante oder besser: zeitgesteuerte Erstellen von Kundenkontoauszügen geht, ist mir erst beim Studium der englischen Version klar geworden (“Scheduled Statements”).

Führt man diese Funktion aus, dann erscheint eine Frage, ob man die Aufgabe sofort ausführen will. Verneint man, dann wird der so genannter Aufgabenwarteschlangenposten nur erstellt (siehe Bild) und kann dann im Anschluss noch mit Datum und Zeit bzw. Intervall versehen werden kann. Warum diese Funktion in der Aktionsleiste eines Kunden aufscheint obwohl das etwas ist, das normalerweise nur für alle Kunden gemacht wird (solche Jobs werden bevorzugt außerhalb der Arbeitszeit durchgeführt, um den Server nicht unnötig zu belasten und damit die Benutzer nicht mit langen Antwortzeiten zu stören) entzieht sich mir wieder einmal.

Debitor Aktionsleiste zeitgesteuerte Kontoauszüge

Lastschrift-Mandate

Bei vorhandenen Lastschriftmandaten (oder Einzugsermächtigungen wie es auch heißt) müssen Sie Business Central natürlich mitteilen, dass es ein entsprechendes Mandat gibt. Das wird hier gemacht. Damit dann auch wirklich eine Einzugsliste für offene Rechnungen erstellt werden kann, muss es natürlich auch eine Zahlungsform mit dem Häkchen bei “Lastschrift” geben (siehe Bild) und diese Zahlungsform muss beim Kunden und in der Folge bei Aufträgen / Rechnungen hinterlegt sein. Bitte vergessen Sie auch nicht, in der “Debitoren & Verkauf Einrichtung” eine Nummernserie für Lastschriftmandate zu hinterlegen – mir scheint dies ist auch notwendig, wenn Sie die Nummer mit der Hand eingeben wollen oder müssen.

Zwei Dinge die mich hier stören – einerseits das Fehlen einer Möglichkeit, die unterschriebene Einzugsermächtigung als Scan auch direkt beim Lastschriftmandat anzuhängen und andererseits das Fehlen einer Gesamtliste über alle Lastschriftmandate zu Wartungszwecken. Letztere existiert zwar als Tabelle 1230, wird aber im Standard nicht in der Benutzeroberfläche dargestellt.

Debitor Aktionsleiste Lastschriftmandat1

Kontakt

Über diese Aktion öffnen Sie eine Liste alle Kontakte, die mit diesem Debitor synchronisiert bzw. verbunden sind. Dabei handelt es sich immer um einen Firmenkontakt und 0 bis n Personenkontakte. Sie können aus dieser Liste heraus die Kontakte im Detail ansehen und bearbeiten. Existiert kein zugehöriger Kontakt, so werden Sie beim Klick auf diese Aktion gefragt, ob Sie einen Kontakt erstellen wollen. Selbstverständlich handelt es sich dabei immer um einen Firmenkontakt. Der Auslöser für die automatische Kontakterstellung und, vice versa, zur Erstellung eines Kunden aus einem neu erstellten Kontakt ist das Feld Geschäftsbeziehungscode für Debitoren in der Marketing Vertrieb Einrichtung. Ist dieses Feld leer, erfolgt keine automatische Erstellung von Kontakt oder Debitor.

Verkauf

Ähnlich wie beim Kreditor unter dem Punkt Einkauf, öffnet sich hier eine Liste, in der Sie die monetäre Summe der Verkäufe für diesen Debitor sehen (in Mandantenwährung). Sie können entweder die Bewegung oder den Saldo anzeigen und die Periodenlänge definieren.

Debitor Aktionsleiste Verkauf

Wie bei anderen ähnlichen Listen ist es etwas lästig, dass man keine Datumseinschränkung treffen kann und die Liste daher (fast??) unendlich lang sein kann.

Angebote

Auch hier ist es nicht wirklich schwer zu erraten, was sich hinter diesem Punkt verbirgt. Sie sehen hier eine Liste der offenen Angebote für diesen Kunden. Sobald ein Angebot in einen Auftrag oder eine Rechnung umgewandelt wurde, scheint es auf dieser Liste nicht mehr auf. Angebote deren “Gültig bis” Datum überschritten wurde, sind sowohl hier als auch in der generellen Liste (ohne Filter auf einen Kontakt oder Kunden) rot markiert.
Auch mit dem Thema Angebote werde ich mich in einem separaten Beitrag noch beschäftigen.
(nach oben)

Aufträge

Über diese Aktion sehen Sie eine Liste aller offenen Aufträge für den aktuellen Kunden. Ein Auftrag gilt dann als offen, wenn er noch nicht komplett fakturiert wurde.

Debitor Aktionsleiste Aufträge
(nach oben)

Projekte

Ähnlich wie bei den beiden Punkten oben sehen Sie über diese Aktion eine Liste aller laufenden Projekte für diesen Kunden. Voraussetzung ist natürlich, dass Sie auch Projekte verwenden.
(nach oben)

Dimensionen

Wie bei fast allen Stammdaten können Sie hier eine beliebige Anzahl von Dimensionen vorgeben, die dann je nach Einstellung im Feld Dimensionswertbuchung in den diversen Belegen verpflichtend sind oder nicht.

Debitor Aktionsleiste Dimensionen

Eine interessante Frage in diesem Zusammenhang ist natürlich, was passiert, wenn in einem Auftrag mehrere Dimensionen die beispielsweise vom Kunden, vom Artikel oder über ein Sachkonto kommen, auf einer Auftragszeile zusammentreffen? Die Antwort darauf ist relativ einfach: Es gibt eine Tabelle die sich “Vorgabedimension Prioritäten” nennt und wo Sie pro Herkunftscode definieren können, welches Stammdatum beim Zusammentreffen mehrerer gleichartiger Dimensionen Vorrang haben soll. Im Beispiel unten sehen Sie die Priorität für den Verkauf.

Debitor Aktionsleiste Vorgabedimension Priorität

Posten

Hier eine Liste aller Debitorenposten dieses Kunden. Noch nicht bezahlte fällige Rechnungen sind in rot und fett dargestellt, nach dem Fälligkeitsdatum bezahlte Rechnungen sind ebenfalls rot aber in Normalschrift. Sie können von hier aus unter anderem Posten ausgleichen (z. B. Zahlungen oder Gutschriften mit Rechnungen verbinden), einen Ausgleich wieder aufheben oder Transaktionen stornieren. Welche Aktionen und Buchungen damit ausgelöst werden, sehen wir uns in einem eigenen Beitrag im Themenkreis Debitorenzahlungen im Bereich Finanzen an.

Debitor Aktionsleiste Debitorenposten
(nach oben)

Statistik

Wie auch bei den Kreditoren, sehen Sie hier einen Überblick über die finanzielle Situation im Zusammenhang mit dem gewählten Kunden. Im Kopf der Maske im Inforegister “Allgemein” befinden sich einige Summenfelder, grüne Zahlen deuten einen Link an, wenn Sie darauf klicken, sehen Sie die Details zu der angeklickten Zahl.

Und wenn mir hier wieder einmal zarte Kritik erlaubt ist – diese Aktion bzw. diese Maske könnte 5 Menüpunkte ersetzen, die dann nur bei Bedarf eingeblendet werden. Ich bin generell der Meinung, dass die Menüs (oder Aktionsleisten) querbeet hoffnungslos überfrachtet und inkonsistent sind. Und in kaum einem Projekt wird das korrigiert, da die Arbeit die dahinter steckt, nur sehr schwer verkäuflich ist.

Referenzen

Hierbei handelt es sich um die exakt gleiche Funktion wie bei den Kreditoren. Gemeint sind damit alternative Artikelnummern, die Sie für Ihre Kunden verwenden können. Diese Zuordnung funktioniert auch umgekehrt, das heißt Sie haben auch im Artikel einen Punkt Referenzen, ein Eintrag dort scheint dann auch beim angegebenen Debitor auf. Sie können auch die Nummer gleich lassen (also keine neue Nummer eintragen) und nur die Bezeichnung ändern.

Debitor Aktionsleiste Referenzen

Bemerkungen

Wie auch an verschiedenen anderen Stellen im System, können Sie hier Bemerkungszeilen zu dem aktuellen Debitor erfassen. Jede Zeile kann bis zu 80 Zeichen lang sein und kann in einem eigenen Feld ein Datum enthalten.
(nach oben)

Genehmigungen

Genau wie beim Lieferanten wird hier eine Liste der Datensätze angezeigt, die noch genehmigt werden müssen. Beispielsweise wird angezeigt, wer die Genehmigung des Datensatzes angefordert hat, wann er gesendet wurde und bis wann er genehmigt sein muss.
(nach oben)

Anhänge

Über diese Funktion können Sie. wie überall anders auch, beliebig viele Dateien zum Debitor anfügen, diese werden binär in der Datenbank gespeichert. Außerdem können Sie über ein Kontrollkästchen bestimmen, ob einer oder mehrere dieser Anhänge auch an Verkaufsbelege angefügt werden sollen.
(nach oben)

Rahmenauftrag

Über diese Aktion können Sie direkt aus dem aktuellen Debitor heraus einen neuen Rahmenauftrag eröffnen. Die entsprechenden Informationen, die aus dem Debitorenstamm kommen, werden im Kopf des Rahmenauftrags bereits vorausgefüllt. Dem Rahmenauftrag selbst werde ich einen kurzen Artikel bzw. einen Absatz widmen.
(nach oben)

Zinsrechnung

Ähnlich wie bei allen anderen Aktionen unter dem Punkt “Neuer Beleg”, können Sie hier eine Zinsrechnung für den Debitor erstellen. Ich werde dieses Thema kurz im Zusammenhang mit der Mahnung streifen – die Bedeutung der Zinsrechnung ist heute in unseren Breiten eher gering.
(nach oben)

Genehmigungsworkflow erstellen

Dies ist wieder so ein Punkt, der meiner Meinung nach hier absolut nichts verloren hat. Genehmigungsworkflows sollten generell nur von Admins erstellt werden und das gewöhnlicherweise nur einmal pro möglicher Aktion. Warum dies hier aus dem Debitor für den gewöhnlichen Benutzer zugänglich sein sollte, ist mir ein Rätsel. Daher nur der Vollständigkeit halber (weil es, wie angekündigt, auch dazu einen eigenen Beitrag geben wird): Über diese Aktion können Sie mithilfe eines Wizards / Assistenten einen Genehmigungsworkflow in Bezug auf diesen Debitor erstellen.
(nach oben)

Genehmigungsworkflows verwalten

Hier gilt das oben Gesagte sinngemäß, theoretisch können Sie hier ihre Workflows verwalten. Allerdings gibt es natürlich einen eigenen Menüpunkt dazu, den sie über das Abteilungsmenü oder die TellMe Suche erreichen (siehe Bild).

Vorlagen

Hier sehen Sie eine Liste der existenten Debitorenvorlagen. Wenn Sie möchten, können Sie hier auch eine neue Vorlage erstellen. Ich rate jedoch dazu, immer über Konfigurationsvorlagen zu gehen, da hier die Systematik für alle Stammdaten gleich ist und Sie auch die Möglichkeit haben, einen sprechenden Code für Ihre Vorlage zu wählen. Zusätzlich haben Sie über Konfigurationsvorlagen auch weit mehr Felder zur Verfügung, die Sie vorbelegen können.

Debitor Aktionsleiste Vorlagen Liste
Debitor Aktionsleiste Vorlagen Details
Debitor Aktionsleiste Vorlagen Konfigurationsvorlage

Vorlage anwenden

Wenn Sie einen neuen Debitor erstellen und Sie haben mehr als eine Vorlage hinterlegt, so erscheint automatisch eine Maske, die die Auswahl einer Debitorenvorlage erlaubt bzw. verlangt. Genau das gleiche können Sie hier auch tun, beim Aufruf dieser Aktion wird Ihnen eine Liste der existenten Debitorenvorlagen angeboten und Sie können eine davon auswählen. Bitte beachten Sie jedoch, dass dabei bereits existente bzw. ausgefüllte Felder des Kunden überschrieben werden, wenn sie in der nun gewählten Vorlage anders definiert sind.
(nach oben)

Als Vorlage speichern

Mit dieser Funktion können Sie den aktuellen Kunden bzw. die Angaben zu diesem Debitor (natürlich ohne Nummer und Name aber MIT PLZ, Ort und Land) als Debitorenvorlage bzw. Konfigurationsvorlage speichern. Obwohl das jetzt vielleicht gut klingt, rate ich davon ab dies zu tun und diesen Punkt sogar zu deaktivieren. Vorlagen sind etwas das man nicht jeden Tag erstellt und daher ist es durchaus zulässig, dies über einen eigenen Menüpunkt zu machen.
(nach oben)

Zusammenführen mit

Wie bereits bei den Kreditoren erwähnt, ist das eine ungeheuer wichtige und hilfreiche Funktion, die es Ihnen erlaubt, über das Verschmelzen von zwei Debitoren Dubletten zu bereinigen OHNE dabei Informationen zu offenen Posten oder Umsätzen zu verlieren. Lesen Sie mehr dazu bei den Kreditoren wo es die exakt gleiche Funktion gibt.
(nach oben)

Zahlungseingänge buchen

Dies ist wieder so eine Aktion, die ich an dieser Stelle für unnotwendig halte. Nicht nur, dass das aufgehende, so genannte Zahlungseingangs-Buchungsblatt (Zlg.-Eing. Buch.-Blatt im BC Sprech), nicht mit dem aktuellen Debitor vorbefüllt wird, es ist auch kaum davon auszugehen, dass Zahlungseingänge außerhalb der Finanzabteilung und dann punktuell gebucht werden. Natürlich mag es Fälle geben wo einzelne Zahlungen erfasst werden müssen aber selbst dann empfiehlt es sich, das Journal (=Buchungsblatt) direkt zu öffnen und dort die Buchung zu erfassen. Unabhängig davon ist es in den meisten Fällen sowieso Standard, dass Zahlungen über Bank-Datenträger eingelesen werden.

Ich denke, dass Microsoft hier und an einigen anderen Stellen schlichtweg vergessen (?) hat, dass eine lizenzbedingte Trennung zwischen Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung nicht mehr existiert. Man hat auch die Möglichkeit nicht genutzt, die sich mit der Neueinführung von Business Central ergibt. Für die meisten Benutzer von alten Versionen (und damit meine ich durchaus auch 2009 und 2013) wird ein Upgrade im klassischen Sinne nicht möglich sein und man kann daher im Zuge einer Reimplementierung auch die gewohnten Benutzeroberflächen ändern und neu schulen. So wird nur unnötiger Ballast mitgeschleppt.

(nach oben)

Verkaufs Buch.-Blatt

Auch bei diesem Punkt kämpfe ich wieder mit steigendem Blutdruck, aus meiner Sicht hat in einem integrierten System eine Verkaufsbuchung über ein FiBu Journal keine Daseinsberechtigung. Ähnlich wie im Einkauf (oder vielleicht sogar noch schlimmer), kann es eigentlich keinen Prozess geben, der nach einer direkten FiBu Buchung im Verkauf verlangt. Im Zuge einer Datenmigration mag dies in Einzelfällen notwendig sein, im täglichen Gebrauch sicher nicht.
(nach oben)

Debitorenzahlungen registrieren

Für diese Aktion gilt das in den beiden oberen Paragrafen Gesagte sinngemäß. Hier ist es aber zumindest so, dass die offenen Rechnungen des aktuellen Kunden angezeigt werden und relativ einfach ausgeglichen werden können. Nichtsdestotrotz ist aber diese Routine außerhalb der gewöhnlichen FiBu Prozesse angesiedelt und daher an dieser Stelle vermutlich nicht richtig platziert. Mehr zu Zahlungseingängen und Zahlungsausgleichen, wenn ich mich mit den FiBu Prozessen beschäftige.
(nach oben)

Buchungsstatistik

Wie der Name schon sagt, sehen Sie hier eine Buchungsstatistik zu diesem Debitor. Im oberen Bereich finden Sie die jeweils letzten Belege, mit Datum, Belegnummer und Betrag, im unteren Bereich sehen Sie eine kleine Statistik für die aktuelle Periode / Jahr und für das Vorjahr. Dieser, vom Benutzer nicht veränderbare Bericht, liefert einen schnellen Überblick zum Debitor.

Statistik nach Währungen

Über diese Aktion rufen Sie eine kompakte Liste mit Auftragsbestand, (fälligem) Saldo, noch nicht fakturierten Leistungen und einem Gesamtbetrag auf – jedoch gegliedert nach Währungen. Was bei einem Debitor aber eher sehr selten zutreffen wird.

Artikelverfolgungsposten

Die Information, die sich hinter dieser Aktion verbirgt, gehört wieder zu den nützlichen. Sie sehen hier eine Liste jener Serien- und Chargennummern, die an diesen Kunden ausgeliefert wurden. Dies ist speziell im Falle von Wartung, Service oder Garantie eine Information, die unbedingt direkt beim Kunden verfügbar sein muss. Speziell dann, wenn der Kunde über Telefon einen Schadens- oder Garantiefall reklamiert. Aus dieser Liste heraus (über die Aktionsleiste) können Sie einerseits die zugehörigen Posten suchen und dann so wie üblich auch öffnen, andererseits können Sie auch die Serien- oder Chargennummern Informationskarten öffnen so Sie diese angelegt haben.

Debitor Aktionsleiste Artikelverfolgungsposten

Rechnungsrabatt

Hier können Sie für den Debitor pro Währung einen Rechnungsrabatt hinterlegen, der ab einem bestimmten Minimalbetrag gelten soll. Dies funktioniert gleich wie beim Kreditor und daher ist mir auch hier die Servicegebühr nicht ganz klar.
(nach oben)

Vorauszahlungsprozentsätze

Anstelle eines globalen Vorauszahlungsprozentsatzes, der in der Debitorenkarte im Inforegister Zahlungen definiert wird, können Sie hier individuelle Vorauszahlungsprozentsätze für Debitoren und Debitorenpreisgruppen / Artikel Kombinationen definieren. Diese können auch mit einem Start- bzw. einem Enddatum versehen sein.
(nach oben)

Wiederkehrende Verkaufszeilen

Wiederkehrende Verkaufszeiten sind nichts anderes als eine oder mehrere Auftragszeilen, die über einen sogenannten Standardverkaufscode vordefiniert und dem Debitor hier zugeordnet werden. Im Falle eines Auftrags oder einer Verkaufsrechnung, können diese Verkaufszeilen in der Aktionsleiste Kopf abgerufen werden. Die Struktur und Verwendung ist dieselbe wie bei wiederkehrenden Einkaufszeilen, lediglich Angaben zur Gültigkeitsdauer, Zahlungsform und -bedingung, Sperre sowie Lastschriftsmandat ID können bei Bedarf bereits hier hinzugefügt werden.

Debitor Aktionsleiste wiederkehrende Verkaufszeilen

Registrierte Mahnungen

Über diese Aktion öffnet sich eine Liste der Mahnungen für diesen Kunden. “Registriert” bedeutet in diesem Zusammenhang, dass die Mahnung nicht nur im Entwurfsstadium besteht, sondern tatsächlich auch zu einem Hochzählen des Mahnzählers geführt hat. Nachdem es hier kein “Buchen” geben kann, wurde das Wort “registrieren” gewählt. Die Bezeichnung der letzten Spalte wurde gewohnt hochklassig als “Abgebrochen” übersetzt, gemeint ist “Storniert”.

Registrierte Zinsrechnungen

Für diese Aktion gilt das oben Gesagte analog für Zinsrechnungen (inkl. dem “Abgebrochen”).
(nach oben)

Rahmenaufträge

Über einen Klick auf diese Aktion sehen Sie alle Rahmenaufträge, die für diesen Kunden existieren. Rahmenaufträge werde ich, wie bereits erwähnt, in einem eigenen Beitrag oder zumindest in einem eigenen Paragraphen behandeln.
(nach oben)

Debitor – Fällige Posten

Hier können Sie einen Bericht zu den Debitorenposten dieses Kunden abrufen. Die Bezeichnung ist etwas irreführend, weil Sie sich über die Selektion nicht nur fällige, sondern eben alle Posten anzeigen lassen können. Zudem sind eigentlich nicht fällige Posten gemeint, sondern die “Detaillierte Altersstruktur”. Im Standard werden Ihnen aber auch voll ausgeglichene Posten angezeigt. Und hätte man “Months Due” korrekt als “Monate fällig” übersetzt, dann ginge sich auch die Darstellung aus….

Debitor Aktionsleiste fällige Posten

Debitor – Etiketten

Wie bereits bei den Kreditoren erwähnt ist es schön, dass man Etiketten drucken kann, für einen einzelnen Kunden macht das aber wohl keinen Sinn. Also wiederum ein Punkt, der nicht hierher gehört, sondern z. B. in die Aktionsleiste der Debitorenliste (wo es ihn aber nicht gibt).

Debitorenposten per

Auch hier sehen Sie zuerst eine Berichtsauswahlmaske, bei der Sie neben der Auswahl von Debitoren- und Summenfiltern über 4 Schalter den Berichtsinhalt beeinflussen können.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Neue Debitoren registrieren (link)
Doppelte Datensätze zusammenführen (link)
Verkäufer einrichten (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.