Business Central – Bestellen und Liefern

Wie man an der imposanten Anzahl an Links ganz unten bemerkt, ist der Prozess “Bestellen und Liefern” nicht ganz so trivial wie er auf den ersten Blick erscheinen mag.

Prozess: Bestellen und liefern

Bestellen und Liefern

Wie man an der imposanten Anzahl an Links ganz unten bemerkt, ist der Prozess “Bestellen und Liefern” nicht ganz so trivial wie er auf den ersten Blick erscheinen mag. Und dies trotz der Tatsache, dass es gerade in kleinen und mittleren Betrieben (aus meist guten Gründen) kaum formale Bestellprozesse gibt.

Inhaltsverzeichnis:

Einkauf Flussdiagramm

Ein paar grundsätzliche Gedanken

Wenn man sich die verfügbare Microsoft Dokumentation durchliest, dann ist auffällig, dass in nur ganz wenigen Fällen auf die Bestellung Bezug genommen wird und der eigentliche Startpunkt des Beschaffungsprozesses bei der Einkaufsrechnung (von Nicht-BC oder -NAV Benutzern normalerweise Eingangsrechnung genannt) gesehen wird. Dabei wird erst mit dem Eingang der Ware über die (meist beiliegende) EK Rechnung Warenzugang und Lieferantenverbindlichkeit verbucht, allerdings von der Fachabteilung. Gefördert wird diese Vorgehensweise durch den Punkt “Liefern und Fakturieren” im Dialog “Buchen” (s. u.) und durch die voreingestellte, verpflichtende Eingabe einer Lieferantenrechnungsnummer.

Ich halte das aus mehreren Gründen für falsch. 

  • Der Prozess der Behandlung von Eingangsrechnungen wird damit auf zwei unterschiedliche Prozesse aufgeteilt: einerseits jener für “normale” Rechnungen, also alles was gewöhnlicherweise keine Bestellung erfordert und andererseits für Rechnungen, über die Ware oder Dienstleistungen bestellt wurden. Zwei Prozesse bedeutet auch zwei Genehmigungsverfahren, mindestens zwei Personenkreise, zwei Prüfverfahren in der Finanzbuchhaltung und möglicherweise auch zwei Ablagen.
  • Es gibt Situationen, für die in Business Central aber zwingend eine Bestellung erforderlich ist. Dies sind Direkt- und Teillieferungen. Nicht nur dass damit schon systemseitig zwei Prozesse erzwungen werden, eine mögliche Teillieferung ist vermutlich nur in ganz seltenen Fällen bereits bei der Eingabe einer Bestellung/Rechnung bekannt.
  • Geplante Lieferungen mit erwarteten oder zugesagten Lieferzeiten sind ein wichtiger Bestandteil des Planungsprozesses. Sie geben außerdem den betroffenen Mitarbeitern die Möglichkeit, bessere Aussagen zur Verfügbarkeit zu treffen, wenn Artikel aktuell nicht auf Lager sind.
  • Das Auffinden und die Korrektur von Falscheingaben ist weitaus aufwendiger, wenn Belege bereits gebucht sind. Bei der Erfassung von Einkaufsrechnungen durch die FiBu sind Fehler seltener als bei Direktbuchungen durch z. B. die Fachabteilung.

Der “korrekte” Prozess

Aus meiner Sicht sollte der Prozess in seiner Grundform immer so aufgesetzt sein, wie in der Grafik unten dargestellt – also auf der einen Seite der Zweig mit Bedarf, Anfrage, Genehmigung, Bestellung und Lieferung – alles durch die Fachabteilung(en) ausgeführt und kontrolliert.

Umgekehrt landen Eingangsrechnungen, egal woher und wofür, immer zuerst in der Buchhaltung, werden dort erfasst bzw. kontrolliert und dann der FA zur Prüfung vorgelegt. Parallel werden (so existent) die Wareneingangszeilen geholt und damit auch rein mechanisch Bestellung und Rechnung verglichen (und die Artikel- und Wertposten korrekt bewertet). Etwaige Unstimmigkeiten fallen somit an zwei Stellen auf. Auch später einlangende, zusätzliche Rechnungen können damit den Warenlieferungen zugeordnet und die korrekte Bewertung sichergestellt werden.

Einkauf Flussdiagramm korrekt

Ich werde in den weiteren Betrachtungen immer auch eine Bestellung berücksichtigen und gehe von einem Prozess aus wie oben dargestellt. Daher empfehle ich auch, die Punkte “Liefern und fakturieren” und “Fakturieren” im Dialog “Buchen” bei Bestellung oder Einkaufsrechnung zu deaktivieren.

Bestellung buchen

Allerdings: Speziell bei kleineren, reinen Handelsbetrieben, möglicherweise markengebunden und/oder mit einem oder wenigen Lieferanten ist eine Abwicklung nur über Einkaufsrechnungen durchaus eine Möglichkeit. Dies hängt auch von der Arbeitsaufteilung ab, ein verteilter Prozess macht wenig Sinn, wenn er nur von einer Person durchgeführt wird. Wenn also der Besitzer für Einkauf und Finanzen verantwortlich ist. Oder wenn immer nur (mehr oder weniger automatisch) nachbestellt wird und Lieferzeiten, Verfügbarkeiten sowie Preise sich nur in großen Abständen und vorhersehbar ändern.

Bitte beachten: Die erweiterten Logistikfunktionen (Wareneingang und Einlagerung) betrachte ich in diesem Beitrag nicht sondern dafür ist ein eigener Artikel reserviert.

Der Bedarf

Ein Bedarf kann durch viele Situationen entstehen. Z. B. durch spontane Willensäußerungen (wir sollten wieder einmal…), Kunden-, Produktions- oder Montageaufträge, eine Erreichung des Mindestbestandes, Umlagerungen, ein Ablauf von Haltbarkeitsdaten etc.

Wichtig dabei ist jedoch, dass der Bedarf per se noch nicht zu einer Bestellung oder einem Bestellvorschlag führt, die Bestellung muss immer entweder manuell, semi-manuell über einen Auftrag oder über ein so genanntes Bestellarbeitsblatt (BC Deutsch für Bestellvorschlag) erstellt werden. Letzteres gilt auch für so genannte Direktlieferungen, also Artikel auf Kundenaufträgen, die direkt vom Lieferanten zum Kunden geliefert werden sollen und für Spezialaufträge, wo immer nur aufgrund eines spezifischen Kundenauftrags bestellt (und geliefert) wird.

Bitte beachten: Die Entstehung des Bedarfs wird in diesem Artikel nicht besprochen, sondern ich gehe davon aus, dass dieser existiert und über das Bestellarbeitsblatt (den Bestellvorschlag) errechnet und angezeigt wird. Eine nähere Betrachtung zu Bedarf und Planung folgt zu einem späteren Zeitpunkt.

Die Einkaufsanfrage

Die Einkaufsanfrage hat die gleiche Maske wie eine Bestellung mit ein paar Optionen weniger, jedoch noch immer mit viel zu vielen angezeigten Feldern. Dies drückt sich auch in der Datenbank aus, die Datensätze (Kopf und Zeilen) sind in den gleichen Tabellen wie die der Bestellungen, lediglich die Belegart ist eine andere.

Die Einkaufsanfrage dient dazu, Preise, Verfügbarkeiten, Lieferzeiten etc. beim Lieferanten anzufragen. Auch hier muss in Abhängigkeit der Branche und der Betriebsgröße abgewägt werden, ob ein solch formaler Schritt notwendig ist oder ob beispielsweise eine Anfrage über Telefon oder E-Mail zur Übersendung von Preislisten oder einem konkreten Angebot nicht genug ist. Auch die Möglichkeit eines Genehmigungsverfahrens für eine solche Anfrage halte ich für etwas übertrieben.

Einkaufsanfrage

Programmtechnisch gibt es zwei große Unterschiede zwischen Bestellung und Anfrage – die Anfrage kann über einen speziellen Punkt in der Aktionsleiste Kopf in eine Bestellung umgewandelt aber nicht “gebucht” werden. Eine Auswirkung auf die Planungssituation oder andere Maßzahlen hat eine Anfrage nicht.
Das Standard-Druckformular für eine Einkaufsanfrage enthält selbstverständlich keine Preise oder sonstige numerischen Angaben, obwohl diese Informationen auf der Eingabemaske vorhanden sind bzw. sein können. Allerdings fehlen hier natürlich noch Vor- und Nachtexte, die über Bemerkungszeilen hinzugefügt werden sollten.

Das Bestellarbeitsblatt

Vorab wieder einmal die Warnung betreffend die exzellente Qualitätskontrolle bei Microsoft: Sollten Sie unter dem Titel “Bestellarbeitsblatt” in der Microsoft Business Central Hilfe nichts finden so ist das nicht weiter verwunderlich, weil dort heißt dieser Punkt “Anforderungsarbeitsblatt”. Allerdings auch nicht immer.

Arbeitsblattvorlagen

Und eine kurze Bemerkung zu den Arbeitsblattvorlagen (unter einer Vorlage können beliebig viele Bestellarbeitsblätter zusammengefasst sein): Grundsätzlich gibt es in diesem Bereich zwei Typen von Arbeitsblattvorlagen: einmal jene für Bestellarbeitsblätter und dann jene für Planungsarbeitsblätter, zweitere werden in der Produktions- und nicht in der Einkaufsplanung eingesetzt. Diese beiden Typen sind durch ein Kennzeichen unterscheidbar, das aber zumindest in der “Essential” Version für den Benutzer nicht sicht- oder einblendbar ist. Ein Blick in die Tabelle 244 bestätigt das, dort sehen Sie nämlich das Feld “Art”. Sollten mehrere Vorlagen zu den Bestellarbeitsblättern existieren, so wird Ihnen beim Aufruf dieser Funktion eine Liste zur Auswahl vorgelegt. Was noch fehlt ist der Sinn hinter diesen möglichen vielen Arbeitsblattvorlagen – ich denke dass dies in erster Linie mit der Größe des Unternehmers bzw. der Einkaufsabteilung und der Diversifikation des Artikelstamms zu tun hat.

Bestellarbeitsblattvorlagen
Hier auf Englisch aus einem anderen Mandanten, ich konnte diese Liste auf Deutsch nicht mehr reproduzieren…
Bestellarbeitsblätter allgemein

Bestellarbeitsblätter sind das, was in anderen Systemen meist unter Bestellvorschlägen verstanden wird. Allerdings wird in Business Central nicht nur aus Verkaufsaufträgen oder Unterschreitungen des Mindestbestandes ein Bestellvorschlag generiert, sondern Sie können hier auch manuelle Eingaben tätigen, bestehende Bestellungen ändern oder löschen und Bestellzeilen für Direktlieferungen oder die so genannten Spezialaufträge vorbereiten. Wenn man all diese Möglichkeiten nutzt, so ist der Name Arbeitsblatt durchaus gerechtfertigt, weil es sich eben um mehr als nur einen simplen Bestellvorschlag handelt.

Bestellarbeitsblatt
Bestellarbeitsblatt – Die Aktionsleiste
Verwalten Löschen
Aktionen

Prozess Planung berechnen
Funktion Planung berechnen Aufträge holen

Reservieren

Direktlieferung Verkaufsauftrag

Ereignismeldung durchführen

Spezialauftrag Aufträge holen
Bericht Lager – Verfügbarkeit

Reservieren Verkaufsauftrag

Status

Ereignismeldung durchführen

Lager – Verfügbarkeitsplan
Bedarfsverursacher Bedarfsverursacher

Lager – Bestellungen
Zugehörig

Direktlieferung Aufträge holen
Zeile Karte

Verkaufsauftrag

Artikelverfügbarkeit nach Ereignis
Spezialauftrag Aufträge holen

Dimensionen Periode

Verkaufsauftrag

Artikelverfolgungszeilen Variante
Zeile Bedarfverursacher
Berichte Lager – Verfügbarkeit Lagerort

Dimensionen

Status Stücklistenebene

Artikelverfolgungszeilen

Lager – Auftragsbestand

Karte

Lager – Verfügbarkeitsplan
Artikelverfügbarkeit nach Ereignis

Lager – Bestellungen

Periode




Variante




Lagerort




Stücklistenebene



In Excel öffnen




Löschen

Hier gilt die gleiche Logik in überall anders auch – über einen Klick können Sie alle markierten Zeilen löschen. Das Markieren von Zellen erfolgt wie üblich, entweder Sie klicken in die erste Zeile des Blocks, den Sie markieren wollen, halten die Umschalttaste gedrückt und klicken auf die letzte Zeile. Oder Sie halten die Steuerungstaste gedrückt und markieren mit der Maus jene Zeilen, die Sie löschen wollen. Alternativ können Sie auch auf die drei Punkte in der zweiten Spalte klicken und dann dort entsprechend auswählen.
(nach oben)

Planung berechnen

Dies ist vermutlich die wichtigste Aktion, die Sie in einem Bestellarbeitsblatt durchführen können. 
Hier füllen Sie die Zeilen des Arbeitsblatts automatisch, das System errechnet dabei nicht nur die erforderlichen Mengen pro Lieferant und Zeitpunkt, sondern macht auch Vorschläge zur Löschung oder zur Änderung von bestehenden Bestellungen. Mehr dazu dann bei der Besprechung der Spalten und den Details zur Planung in einem eigenen Artikel.

Bitte beachten: Wenn im Artikelstamm oder in der jeweiligen Lagerhaltungseinheit (SKU) kein Wiederbeschaffungsverfahren hinterlegt ist (Standardeinstellung in BC!) dann wird auch kein Bestellvorschlag (keine Planungszeile) erzeugt.

Sie können diese Aktion so oft durchführen wie Sie wollen, es werden damit noch keine Bestellzeilen erstellt und Sie können das Ergebnis hier jederzeit anpassen oder löschen. Erst wenn Sie den Punkt “Ereignismeldung durchführen” anklicken und bestätigen, werden tatsächlich Änderungen an den Bestellungen gemacht.

Über die nachfolgende Maske können Sie über Start- und Enddatum den Zeitraum für Bestellungen bestimmen, Sie können bestehende Bedarfsplanungen mit einbeziehen und vom Datum her eingrenzen und Sie können definieren, ob durch den Sicherheitsbestand ausgelöste Bestellzeilen auch andere Parameter wie Meldebestand oder Bestellmengen berücksichtigt sollen. Außerdem können Sie auch noch nach allen verfügbaren Feldern filtern bzw. einschränken. 

Bitte beachten Sie: Bedarf und Planung sind in Business Central keine kleinen Themen und werden daher separat beschrieben.

Reservieren

Über diesen Punkt können Sie, wie auch in der Bestellung, Artikelmengen für z. B. Verkaufsaufträge reservieren. Sie können allerdings auch automatisch erzeugte Reservierungen löschen oder ändern. Die Maske ist, wie erwähnt, die gleiche wie auch auf Bestellzeilen verfügbar.
Ein Hinzufügen einer Reservierung (aus einer Zeile aus dem Bestellarbeitsblatt für einen VK Auftrag) scheitert allerdings mit folgender Meldung:

Bestellarbeitsblatt reservieren geht nicht


Als Randnotiz: Sie sehen, dass hier (Version 17.4) zwischendurch wieder das Wort Bestellvorschlag verwendet wird…

Ereignismeldung durchführen

Über diese Aktion werden nach Bestätigung die einzelnen Zeilen im Bestellarbeitsblatt als Stapel abgearbeitet und (unter anderem) Bestellungen erstellt.
Es stellt sich aber die berechtigte Frage, warum hier von “Ereignismeldung durchführen” gesprochen wird und nicht von “Bestellvorschlag erstellen”. Der Grund dahinter liegt in den unterschiedlichen Ereignismeldungen wie weiter unten besprochen – das Erstellen von neuen Bestellzeilen ist nur ein Teil davon.

Lager – Verfügbarkeit

Hier können Sie eine Artikelliste mit Verfügbarkeiten drucken, gefiltert nach den unterschiedlichsten Artikelkriterien sowie den zugehörigen Flow Fields. Zusätzlich können Sie entscheiden, ob der Ausdruck lediglich pro Artikel oder pro SKU (Lagerhaltungseinheit) erfolgen soll.
(nach oben)

Status

Hier können Sie eine Lagerwertliste drucken, wiederum gefiltert nach Artikelattributen und Summenfeldern. Im Standard ist sehen Sie hier die Belegnummer, das Datum, die Postenart, die Menge, den Preis und den sich daraus ergebenden Lagerwert. Immer bezogen auf die Herkunft des Eingangs und quer über alle Läger, wenn nicht eingeschränkt.
(nach oben)

Lager – Verfügbarkeitsplan

Mit dieser Aktion können Sie, selbstverständlich wieder mit der Möglichkeit zu filtern und mit Auswahl der Periodenlänge, eine Übersicht der geplanten Lagerbewegungen drucken. Diese Liste ist im Prinzip die gleiche wie die bekannte “Lagerverfügbarkeit nach Perioden”, allerdings transponiert so dass die Perioden horizontal und die einzelnen Bewegungstypen vertikal aufgetragen sind.

Lager – Bestellungen

Diese Aktion erlaubt den Druck von aktuellen Bestellzeilen, natürlich mit der Möglichkeit auf Artikelattribute, Summenfelder und Bestellzeilenattribute zu filtern. 
(nach oben)

Hinweis: In den beiden Punkten unten geht es sowohl um die Direktlieferung als auch um den so genannten Spezialauftrag. Bei einer Direktlieferung wird die vom Kunden in Auftrag gegebene Ware direkt vom Lieferanten zum Kunden geliefert, bei einem Spezialauftrag wird erst durch den Kundenauftrag eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Die Lieferung erfolgt in diesem Fall zu uns und wir beliefern dann den Kunden.

Aufträge holen

Weder Spezialaufträge noch Direktlieferungen werden bei dem oben erwähnten Punkt “Planung berechnen” berücksichtigt. Über die Aktion “Aufträge holen” hier (abhängig ob Direktlieferung oder Spezialauftrag) werden die entsprechenden Zeilen geholt und für eine Bestellung vorbereitet.

Verkaufsauftrag

Wenn aus einem Spezialauftrag oder einer Direktlieferung Planungszeilen erzeugt wurden, so kann über diesen Punkt der der markierten Zeile zugehörige Auftrag angesehen werden. Änderungen am Auftragskopf oder an den zugehörigen Zeilen sind nicht möglich, auch eine Mengenänderung in der Planzeile führt bei der Verarbeitung (“Ereignismeldung durchführen”) zu einer Fehlermeldung.

Der hinterlegte Hilfetext ist hier leider komplett falsch…
(nach oben)

Bedarfverursacher

Sehr ähnlich zu den Aktionen für die Zeilen in der Bestellung, können hier die Bedarfsverursacher für die markierte Position angesehen werden. Es können allerdings nicht mehrere Zeilen markiert werden, selbst wenn dies der Fall ist wird nur jene Zeile berücksichtigt, bei der Sie ganz links den kleinen Pfeil sehen bzw. die farblich markiert ist.
(nach oben)

Dimensionen

Wie in Auftrags- oder Bestellzeilen, können Sie hier Dimensionswerte für die Zeile hinzufügen, löschen oder ändern. Mittlerweile ist es jedoch möglich, alle so genannten “Shortcut” Dimensionen auch auf der Zeile einzublenden, womit dieser Punkt nur mehr bedingt nützlich ist.
(nach oben)

Artikelverfolgungszeilen

Auch hier gilt das bei der Bestellzeile Gesagte: Über diesen Punkt können sie Serien- und Chargennummern für diesen Artikel betrachten bzw. bearbeiten wenn der betreffende Artikel im Stamm einen Eintrag im Feld “Artikelverfolgungscode” hat. Wie sinnvoll dies bei der Bestellplanung ist, sei dahingestellt.
(nach oben)

Karte

In diesem Fall ist es hilfreich, wenn man den Sprachgebrauch in Business Central kennt – unter einer Karte werden gewöhnlicherweise die Stammdaten-Informationen verstanden, in diesem Fall werden jene des Artikels der markierten Zeile geöffnet. Sie können den Artikel hier wie gewohnt bearbeiten. Ich verweise dabei auch noch auf den vorhergehenden Artikel.
(nach oben)

Ereignis

Über diesen Punkt können Sie feststellen, wie sich die tatsächliche und voraussichtliche verfügbare Menge eines Artikels in Abhängigkeit von Angebots- und Nachfrageereignissen entwickeln wird. Neben der reinen Betrachtung haben Sie hier auch noch die Möglichkeit, Planungsparameter zu verändern, diese Möglichkeiten werden wir allerdings im Zuge der Artikelplanung noch näher betrachten.
(nach oben)

Periode

Auch hier sehen Sie wieder eine Artikelverfügbarkeit, diesmal allerdings nach einer (änderbaren) Periode geordnet. Sehen Sie dazu auch die Bemerkung hier.
(nach oben)

Variante

Unter diesem Punkt sehen Sie das etwas Ähnliches wie oben, also eine Verfügbarkeit nach einer wählbaren Periode, diesmal allerdings noch zusätzlich nach Varianten unterteilt. Besitzt der aktuelle Artikel keine Varianten dann sehen Sie hier leider gar nichts.
(nach oben)

Lagerort

Wenn es um einen Überblick zu Verfügbarkeiten geht, dann ist wohl jene nach Lagerort die am häufigsten verwendete. Sie sehen hier nicht nur den Bedarf, sondern auch den geplanten sowie den voraussichtlichen Zugang, den aktuellen Lagerbestand und die sich aus allen Zahlen ergebende Verfügbarkeit. Und dann gibt es in der letzten Spalte auch noch so etwas wie ein Szenario, das heißt hier werden die Mengen gezeigt, die sich ergeben würden, wenn beispielsweise Bestellvorschläge in Bestellungen umgewandelt werden.

Stücklistenebene

Eine andere Darstellung der Verfügbarkeit – diesmal unter Berücksichtigung der Stücklistenebenen und deren Mengen. Diese Ansicht funktioniert nur bei Artikeln, die eine Stückliste besitzen.
(nach oben)

Lager – Auftragsbestand

Über diese Funktion können Sie eine (natürlich filterbare) Liste des Auftragsbestandes nach Artikel ausdrucken.

Bestellarbeitsblatt – Die Spalten

Die Spalten im Bestellarbeitsblatt sind eigentlich selbsterklärend und werden gewöhnlicherweise ja automatisch befüllt, wenn Sie die Aktion “Planung berechnen” durchführen. Der Vollständigkeit halber erkläre ich die im Standard sichtbaren Spalten hier aber trotzdem, speziell weil es in einem Fall wieder etwas unverständlich wird, wenn man sich nicht das englische Original ansieht.

Art

Hier bestimmen Sie die Art der Planungszeile, wobei Sie aus folgenden Möglichkeiten wählen können:
- Artikel
- Sachkonto

Je nach gewähltem Typ können Sie im nächsten Feld aus dem zugehörigen Vorrat wählen.
Artikel meint nur lagerführende Verkaufsgegenstände, bei der Art Sachkonto können Sie im folgenden Feld aus allen verfügbaren wählen die direkt bebuchbar sind.

Warum hier über eine Art Sachkonto geplant werden kann aber nicht über nicht lagerführende Artikel ist mir leider nicht ersichtlich. In keinem der beiden Fälle sind Planungsschritte involviert und wenn hier auf z. B. eine Cashflow Planung Bezug genommen wird, dann ist diese in beiden Fällen gleich. Ich werde versuchen dem auf die Spur zu kommen, wenn es eine Erklärung gibt die ich nicht weiß so verzeihen Sie mir bitte, ich kann nicht alles wissen.

Nummer

Hier können Sie die Nummer bzw. den Code des entsprechenden Gegenstands, der bestellt werden soll, auswählen. Natürlich muss die Nummer / Code vorhanden sein und, wie oben erwähnt, im Falle von Sachkonten das Kennzeichen "Direkt = Ja" tragen.

Ereignismeldung

Die Ereignismeldung (Action Message) bestimmt, was mit der Planungszeile im Falle der Durchführung passieren soll. Sie haben hier 5 Möglichkeiten:

Neu (New): Es wird eine neue Bestellzeile erzeugt
Menge ändern (Change Qty.): Es wird die Menge der Bestellzeile geändert
Neu planen (Reschedule): Es wird das Fälligkeitsdatum der Bestellzeile geändert
Neu berechnen und Menge ändern (Reschedule & Change Qty.): Es wird Menge und Fälligkeitsdatum der Bestellzeile geändert
Abbrechen (Cancel): Die Bestellzeile wird storniert

Beschreibung

Die Beschreibung kommt aus dem gewählten Artikel oder dem Sachkonto und kann bis zu 100 Zeichen lang sein. Selbstverständlich können Sie Beschreibungen auch manuell einfügen.

Lagerortcode

Wählen Sie hier den Lagerort aus, für den die Ware bestellt werden soll. Wurden in den Einstellungen verpflichtende Lagerorte definiert, so können Sie die Planung nicht durchführen, ohne hier etwas eingegeben zu haben.

Ursprüngliche Menge

Bei Mengenänderungen wird hier die ursprüngliche Menge der Bestellzeile angezeigt.

Menge

Erfassen Sie hier die Anzahl der zu bestellenden Einheiten wie im Feld Einheitencode definiert.

Einheitencode

Wählen Sie hier aus einer vordefinierten Liste die Bestelleinheit, im Normalfall also Stück, Kilogramm, Liter etc.

Einkaufspreis

Erfassen oder ändern Sie hier den Einkaufspreis einer Einheit des gewählten Artikels.

Ursprüngliches Fälligkeitsdatum

Gibt das im Fertigungsauftrag oder in der Bestellung angegebene Fälligkeitsdatum an, wenn eine Ereignismeldung eine Neuberechnung für einen Auftrag vorschlägt.

Fälligkeitsdatum

Gibt das erwartete Lieferdatum der Artikel an.

Kreditorennummer

Die Nummer des Kreditors der die Ware liefern soll

Kreditoren-Artikelnummer

Die Nummer des Artikels wie sie der Kreditor verwendet und unter der er ggf. die Bestellung erwartet

Beschaffungs-methode

Bei Bestellarbeitsblättern kann die Beschaffungsmethode nur Einkauf oder Umlagerung lauten

Die Bestellung

Als Ergebnis einer (semi-)manuellen Erfassung oder der Durchführung der Ereignismeldung wie weiter oben beschrieben haben wir nun eine Bestellung im System hinterlegt. Wie diese aussieht, welche Felder und Möglichkeiten es gibt, habe ich ja bereits hier, hier und hier ausführlich beschrieben. Die Frage, die bleibt ist aber: Was mache ich nun mit dieser Bestellung?

Die für mich nicht ganz verständliche Antwort lautet: Nichts. Business Central sieht keinen Prozess vor (also zumindest nicht im Standard), der einen nachweislichen Versand oder irgendeine andere Übermittlung der Bestellung erzwingen würde. Umgekehrt gibt es auch keine Möglichkeit, einen Druck oder Versand zu verhindern. Oder zumindest an eine Genehmigung zu binden, wie das beispielsweise schon (nicht ganz erklärlich) bei der Einkaufsanfrage vorgesehen ist. Man muss also in diesem Fall auf eine Erweiterung zurückgreifen (so in der Appsource vorhanden) oder einen entsprechenden Prozess über eine individuelle Anpassung erstellen.

Wenn wir aber davon ausgehen, dass die Bestellung gedruckt oder per E-Mail versendet wurde und auch tatsächlich beim Lieferanten angekommen ist, dann wären während der Wartezeit auf die Lieferung nur Korrekturen an der Bestellung vorzunehmen, also beispielsweise Änderungen an Mengen oder Lieferdaten. Bitte beachten: Dies kann nur gemacht werden, wenn der Status der Bestellung wieder auf “Offen” gesetzt wird und wenn beispielsweise Reservierungen oder Direkt- bzw. Spezialaufträge eine Änderung nicht verhindern.

Grundsätzlich gilt: Je stärker ihr Unternehmen von Einkauf und Planung abhängig ist, desto sorgfältiger muss der Prozess der Planung, Bestellung und Bestellüberwachung durchgeführt werden. Business Central bietet dafür einige Möglichkeiten, teilweise auch über Workarounds (Kontrolle der gedruckten und/oder freigegebenen Bestellungen), weist allerdings auch einige große Lücken auf, die durch Individualprogrammierung oder Erweiterungen geschlossen werden müssen.

Die Lieferanmahnung

Bitte beachten Sie: die unten beschriebene Vorgangsweise ist wohl nur für Österreich gültig, ich habe die DE und CH Versionen nicht überprüft.

delivery reminders aut

Ich muss ehrlich gestehen, dass ich an diesen Punkt mit ganz ganz großem Widerwillen herangegangen bin. Nicht nur dass der Prozess relativ aufwendig ist, er ist aus meiner Sicht auch nicht unbedingt logisch oder fügt sich natürlich in den Ablauf ein. Zudem werden Liefermahnungen wohl relativ selten verwendet (ich habe bis dato noch keinen Fall kennengelernt), man wird den Lieferanten eher anrufen und/oder die ursprüngliche Bestellung nochmals versenden. Aber sei es wie es sei, hier eine kurze Erklärung:

  • Im ersten Schritt muss es mindestens eine so genannte “Lieferanmahnungsmethode” geben. In dieser legen Sie den Titel (der Methode) fest, die Anzahl der Stufen, den Zeitraum zwischen den Stufen und Vor- und Nachtexte für die einzelnen Stufen. Der Aufbau ist ähnlich wie bei den Mahnmethoden auf der Debitorenseite, natürlich fällt aber hier der finanzielle Aspekt weg.
  • Nun muss die (oder eine) Lieferanmahnungsmethode einem Lieferanten zugeordnet werden. Dazu gibt es in den Stammdaten des Lieferanten ein eigenes Feld im Register “Lieferung” (Sie können von dort aus auch neue Lieferanmahnungsmethoden erstellen).
  • Natürlich muss es für die Lieferanmahnung auch eine Nummernserie geben – diese wird wie üblich unter den Nummernserien angelegt und dann über die Kreditoren & Einkauf Einrichtung zugewiesen.
  • Damit beim Drucker etwas herauskommt sollte es natürlich auch noch ein Formular geben – diese(s) finden Sie unter “Auswahl des Berichtslayouts” mit den Nummern 5005272 und 5005273.
  • In der Kreditoren & Einkauf Einrichtung muss festgelegt werden, welches Datum als Basis für die Lieferanmahnung herangezogen werden soll – dies ist das Feld Standard Lief.-Mahn. Datumsfeld im Register “Allgemein”.
  • Wenn Sie all diese Schritte gemacht haben, und dann gehen Sie über die TellMe Suche “Lieferanmahnung” oder einfach “lie anm” ein und klicken Sie dann auf den gleichnamigen Punkt unter “Listen” (nicht Berichte und Analysen). Sie erhalten dann eine Liste aller noch nicht registrierten Lieferanmahnungen. Öffnen Sie eine davon über einen Klick auf die unterstrichene Zahl und klicken Sie, wenn alles in Ordnung ist, auf den Punkt “Registrieren” in der Aktionsleiste. Damit wird ein PDF Formular mit der Lieferanmahnung erstellt und diese Mahnung verschwindet aus der Liste und kann über den Punkt “Registrierte Lieferanmahnungen” abgerufen werden. Gleichzeitig werden die sogenannten Lieferanmahnungsposten erzeugt bzw. “gebucht”.
Lieferanmahnung Liste
  • Wenn Sie eine neue Lieferanmahnung erstellen wollen, dann klicken Sie in der vorhin erwähnten Liste in der Aktionsleiste auf “Neu” und in dem dann erscheinenden Formular auf “Lieferanmahnungen erstellen”. Je nach Filtereinstellungen werden dann keine bis alle möglichen Lieferanmahnungen erzeugt und sind dann in der vorhin erwähnten Liste sichtbar und können von dort registriert werden.

Die Lieferung

In dem Standardfall, den wir hier besprechen, ist nun die Lieferung an der Reihe. Wie ganz oben bereits erwähnt werde ich mich nicht mit Wareneingang und Einlagerung auseinandersetzen, diese beiden Punkte werde ich in einem eigenen Beitrag zum Thema Logistik besprechen.

Hier nur als Bemerkung: wir unterscheiden ganz grundsätzlich zwischen der physischen Lieferung der Ware durch den Lieferanten oder einen Spediteur mit anschließender Einlagerung und dem Buchen des Wareneingangs. Erst durch das Buchen werden die gelieferten Artikel im System verfügbar und es werden, je nach Einstellung, ggf. auch Buchungen in der Finanzbuchhaltung durchgeführt. Im hier besprochenen einfachsten Fall, werden das Buchen und die Lieferung in einem Schritt durchgeführt.

Bevor Sie erstmals eine Lieferung buchen, prüfen Sie in der “Kreditoren & Einkauf Einrichtung” im Register “Allgemein” den Punkt “Standardmenge aktuelle Lieferung”. Idealerweise sollte dieser auf “Rest” stehen, dies bedeutet, dass in den Bestellzeilen jeweils die verbleibende Menge als Liefermenge vorausgefüllt wird. Ist noch nichts geliefert so ist das immer die gesamte bestellte Menge.

Bestellung liefern 1

Über das Setzen dieses Parameters erreichen Sie, dass im Normalfall in den Zeilen nichts korrigiert werden muss, sondern dass Sie über einen einfachen Klick die gesamte Lieferung zubuchen können. Natürlich macht diese Einstellung nur dann Sinn, wenn Ihre Lieferanten gewöhnlicherweise die bestellte Menge sofort bzw. auf einmal liefern.

Bestellung buchen Dialog

Wenn also die Lieferung eingetroffen und bestätigt ist, prüfen und korrigieren Sie ggf. die Liefermengen in den Bestellzeilen und klicken dann in der Aktionsleiste auf “Buchen” und in dem dann erscheinenden Fenster auf “Liefern”. Wie bereits weiter oben erwähnt, halte ich die standardmäßige Einstellung von “Liefern und fakturieren” hier für falsch und empfehle die Punkte “Fakturieren” bzw. “Liefern und fakturieren” aus diesem Dialogfeld herauszunehmen.

Beim Liefern werden natürlich in der Lagerbuchhaltung Mengen und Werte zugebucht (die so genannten Artikel- und Wertposten) und, je nach Einstellung in der “Lager Einrichtung” unter dem Punkt “Soll-Kosten Buchen”, auch Interimskonten die über die Buchungsmatrix (Haben) und die Lagerbuchungsgruppen (Soll) zuvor definiert werden müssen.

Exkurs Lager Einrichtung
Und weil es so schön passt hier vielleicht noch einmal eine kurze Wiederholung zum Thema automatische Lagerbuchung und Sollkosten: Wenn in der Lagereinrichtung der Parameter “Automatische Lagerbuchung” auf “Ja” steht, dann besteht quasi eine Verbindung zwischen der Lagerbuchhaltung und der Finanzbuchhaltung. Dies bedeutet, dass “sämtliche” (siehe dazu unten) wertmäßigen Bewegungen, die im Lager stattfinden, automatisch auch in die Finanzbuchhaltung durchgebucht werden. Dazu müssen, wie vorhin erwähnt, die Einstellungen in der Buchungsmatrix sowie die Lagerbuchungsgruppen Einrichtung korrekt sein.

Allerdings: Wenn der Schalter “Automatische Lagerbuchung” auf “Nein” steht, können die Lagerbuchungen trotzdem über eine eigene Routine “Lagerregulierung buchen” in die Finanzbuchhaltung überführt werden.

Der Schalter “Soll-Kosten buchen” bezieht sich auf jene wertmäßigen Lagertransaktionen, die noch nicht gesichert sind. Damit sind Bewegungen gemeint, die entstehen, wenn Lagerzugänge gebucht werden, ohne dass dazu eine Rechnung existiert bzw. ohne dass diese gebucht worden ist. Damit entstehen geschätzte Kosten, die über die erwähnten Einrichtungen in der Buchungsmatrix und in den Lagerbuchungsgruppen auf dort hinterlegte Interimskonten gebucht werden. Beim Buchen der Rechnung werden diese Interimskonten aufgelöst und Lagerbestand bzw. Einkaufskonto, Verbindlichkeiten und Vorsteuer werden gebucht.

Damit erklären sich auch die Anführungszeichen beim Wort “sämtliche” weiter oben – wenn der Schalter “Soll-Kosten buchen” auf “Nein” steht, dann werden diese Lagertransaktionen nicht in die Finanzbuchhaltung übernommen, obwohl der erste Schalter “Automatische Lagerbuchungen” auf Ja steht.

Die verwendeten Positionen bei einem Standardeinkauf (ohne Änderungen oder Zu- / Abschlagsbuchungen) stellen sich dar wie folgt:

Lieferung
Buchungsmatrix = Lagerzugang Interim SOLL
Lagerbuchungsgr. = Lagerkonto Interim HABEN

Rechnung
Lagerbuchungsgr. = Lagerkonto SOLL
Buchungsmatrix = Lagerkorrektur HABEN
Buchungsmatrix = Wareneinkauf SOLL


Verbindlichkeit brutto HABEN
Vorsteuer SOLL

Nachdem Sie auf den Punkt “Liefern” geklickt haben, passiert vordergründig einmal gar nichts (außer einer kurzen Einblendung eines Meldungsfensters). Sie bekommen auch keine Erfolgsmeldung und auf den ersten Blick ändert sich auch die Bestellung nicht. Wenn Sie sich jedoch die Bestellzeilen etwas genauer ansehen dann hat sich im Hinblick auf die Mengen etwas geändert:

Bestellung liefern Bestellzeile

Das Feld “Menge aktuelle Lieferung” ist jetzt leer oder zeigt (im Falle einer Teillieferung) die noch nicht gelieferte Menge, die Spalte “Bereits gelieferte Menge” zeigt genau das und die Spalte “Menge aktuelle Rechnung” stellt dar, wie viele Mengeneinheiten der aktuellen Lieferung noch nicht verrechnet wurden. Gleichzeitig wurden natürlich im Hintergrund Wert- und Artikelposten gebucht und, abhängig von der Einstellung wie oben im Exkurs besprochen, auch Buchungen in der FiBu durchgeführt.
Damit ist aus der Sicht der Fachabteilung der Prozess “Bestellen und Liefern” gewöhnlicherweise abgeschlossen, die einzig möglichen Aktionen, die in der Fachabteilung nun noch stattfinden können (in Bezug auf diese Bestellung) sind die Genehmigung der Eingangsrechnung und das Storno von Lieferzeilen.

Gebuchte Einkaufslieferung

Wenn sie sich die beiden Grafiken ganz oben genauer angesehen haben, dann wird Ihnen aufgefallen sein, dass es auch noch so etwas gibt wie eine “gebuchte Einkaufslieferung”. Dies ist ein archivierter Beleg, der betrachtet und ausgedruckt aber nur sehr bedingt verändert werden kann. Wenn man so will (und so ist es auch bezeichnet), dann sind, ganz generell, gebuchte Belege quasi das Archiv in Business Central. Unglücklicherweise eignen sich diese jedoch nicht als revisionssicheres Archiv wie das vom Gesetzgeber verlangt wird. Dazu muss eine Erweiterung erstellt/installiert werden, die die gebuchten Belege druckt und dann quasi als Bild auf einem nicht wiederbeschreibbaren Medium speichert.

Gebuchte Einkaufslieferungen können zwar nicht verändert aber gelöscht oder (zeilenweise) storniert werden. Dies ändert selbstverständlich nichts an den ursprünglichen Transaktionen, die damit verknüpft sind. Ich empfehle jedoch eine Löschung nicht, sich verlieren damit die Möglichkeit, in der Aktionsleiste Kopf nach den Posten zu suchen. Wenn Sie diese Aktion ausführen, dann werden Ihnen in einer übersichtlichen Liste sämtliche Postenarten, die zu diesem Beleg vorhanden sind, angezeigt. Über einen Klick auf die Zahl ganz rechts können Sie sich die Details dazu (also die einzelnen Transaktionen) ansehen. Diese Funktion war in NAV als “Navigate” bekannt.

Gebuchte EK Lieferung Posten suchen

Über die Aktion “Posten suchen” hinaus können Sie die gebuchte Einkaufslieferung drucken, sich die Statistik, eventuell hinterlegte Bemerkungen, die Dimensionen und die Liste der Genehmigungen für diesen Beleg ansehen. Zum Storno von Belegzeilen komme ich im nächsten Beitrag.

Gebuchte Ek Lieferung Aktionsleiste
Weiterführende Links zu diesem Thema:

Einkauf (link)
Erfassen eines Einkaufs (link)
Angebotsanforderungen (link)
Einkauf von Artikeln für einen Verkauf (link)
Lieferanmahnung (link)

Einkäufe buchen (link)
Empfangen von Artikeln (link)
Direktlieferungen machen (link)
Spezialaufträge erstellen (link)
Zusammenfassen von Lieferungen in einer einzelnen Rechnung (link)
Verarbeiten einer Einkaufsrücklieferung oder von Stornierungen (link)
Ändern oder Löschen einer unbezahlten Einkaufsrechnung (link)
Terminberechnung für Einkäufe (link)
Planung der Bestellung eines neuen Bedarfs von Auftrag (link)
Einrichten und Nutzen eines Einkaufsanfrage-Genehmigungsworkflows (link)
Kommissionierung und Lieferung in Basis-Lagerkonfigurationen (link)
Arbeiten mit Verkauf Rahmenaufträgen oder Einkauf Rahmenbestellungen (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.