Business Central – Hilfsdaten IV

Buchungsgruppen bilden betriebswirtschaftliche Einheiten wie Kunden, Lieferanten, Artikel, Ressourcen und Verkaufs- und Einkaufsbelege auf Hauptbuchkonten ab. Oder anders formuliert: Transaktionen mit diesen Einheiten werden über die Buchungsgruppen in Sachkontenbuchungen übersetzt.

Buchungsgruppen

Hilfsdaten IV – Buchungsgruppen

Buchungsgruppen bilden betriebswirtschaftliche Einheiten wie Kunden, Lieferanten, Artikel, Ressourcen und Verkaufs- und Einkaufsbelege auf Hauptbuchkonten ab. Oder anders formuliert: Transaktionen mit diesen Einheiten werden über die Buchungsgruppen in Sachkontenbuchungen übersetzt.

Am Bespiel einer simplen Verkaufstransaktion erklärt: Im einfachsten Fall sind davon ein Artikel und ein Kunde betroffen. Und weil auch der Staat von etwas leben muss kommt dann noch die Umsatzsteuer hinzu. Wir verkaufen also einem Inlandskunden ein Stück Handelsware das in Österreich gewöhnlicherweise mit 20% Umsatzsteuer zu belegen ist. Daraus ergibt sich die Verpflichtung einer Erlös- und einer Umsatzsteuerbuchung im Haben und einer Buchung auf ein Forderungs- oder Geldkonto im Soll.

Natürlich könnte man jedem Artikel und jeden Kunden in allen möglichen Kombinationen die richtigen Konten zuordnen, allerdings wäre der Aufwand dafür nicht zu bewältigen. Wie sich jedoch aus der Formulierung oben bereits ergibt haben wir es ja auch in der Realwelt mit Gruppen zu tun. Wir haben Handelsware, Dienstleistungen, etc. für Artikel und wir verkaufen im Inland, in die EU und ins Ausland. Treffen daher Handelswaren beim Verkauf auf einen Inlandskunden so ergibt sich daraus zwangsläufig ein bestimmtes Ertragskonto z. B. Handelswarenerlöse Inland 20 %. Dieses Konto (als eines von vielen möglichen 😉 ) wird in der so genannten Buchungsmatrix an die Schnittstelle dieser beiden Gruppen gesetzt. Somit muss man als Anwender nur mehr wissen welcher Gruppe ein Produkt oder ein Kunde zugehörig ist und alle Buchungen wandern automatisch auf die richtigen Konten. Die Buchungsmatrix (eigentlich zwei) erkläre ich in einem eigenen Beitrag.

In der folgenden Liste sind alle möglichen Buchungsgruppen mit ihren Auswirkungen aufgeführt – was aber nicht heißt dass man auch alle verwenden muss…

Hinweis: was die einzelnen Konten bzw. Positionen innerhalb der Buchungsgruppen bedeuten, besprechen wir, wenn wir den Prozess präsentieren, also beispielsweise eine Verkaufsrechnung oder eine Projektabrechnung.

Buchungsgruppe

Beschreibung

Geschäftsbuchungsgruppen

Diese Gruppe wird Debitoren und Kreditoren zugeordnet und definiert (zumindest in der EU) die geographische Zugehörigkeit abhängig von den EU Umsatzsteuerregeln. Achtung: Über die oben erwähnte Buchungsmatrix werden nicht die Mehrwertsteuerkonten definiert sondern (in erster Linie) die Erlös- und Einkaufskonten die ebenfalls nach Mehrwertsteuerklassen aufgeteilt werden. Da die MwSt. Geschäftsbuchungsgruppen gleich gegliedert sind, finden Sie hier auch die sogenannten Vorgabe MwSt. Geschäftsbuchungsgruppen die automatisch beim Kreditor und Debitor eingefügt werden wenn das Häkchen ganz rechts gesetzt ist (empfohlen).

Geschäftsbuchungsgruppen

MwSt. Geschäftsbuchungsgruppen

Diese Gruppen sind das Pendant zu den (allgemeinen) Geschäftsbuchungsgruppen und sind in erster Linie für die Mehrwert- und Vorsteuerkonten verantwortlich. Eine MwSt. Geschäftsbuchungsgruppe führt in der MwSt. Buchungsmatrix gemeinsam mit der MwSt. Produktbuchungsgruppe zu den entsprechenden Konten für diese Kombination.

MwSt Geschäftsbuchungsgruppen

Produktbuchungsgruppen

Die Produktbuchungsgruppen werden Artikeln und Ressourcen zugeordnet und definieren Produkttypen wie z. B. Eigenfertigung, Handelsware oder Dienstleistungen. Über die Buchungsmatrix werden gemeinsam mit den Geschäftsbuchungsgruppen damit die richtigen Sachkonten gefunden. Auch hier besteht die Möglichkeit, die MwSt. Produktbuchungsgruppe gleich vorzubelegen (wird bei der Artikel-/Ressourcenanlage wirksam)

Produktbuchungsgruppe

MwSt. Produktbuchungsgruppen

Diese Einteilung ist weitestgehend vorgegeben und bildet die die USt. Klassen für Artikel (bzw. Ressourcen) ab. Bitte verwenden Sie sprechende Codes da meist nur der Code und nicht die Beschreibung zu sehen ist. Zur Vorbelegung siehe oben.

MwSt Produktbuchungsgruppen

Lagerbuchungsgruppen / Lagerbuchung Einrichtung

Auch bei den Lagerbuchungsgruppen und gilt das zuvor Gesagte in ähnlicher Art. Der große Unterschied hier besteht nur darin, dass es pro Lagerbuchungsgruppe eine eigene Untergruppe, gibt die sich Einrichtung nennt und wo die einzelnen Konten in pro Lagerort definiert sind. Auch das ist eigentlich eine Matrix die allerdings durch Filter scheinbar auf mehrere Tabellen aufgeteilt wird.

Lagerbuchungsgruppen 1
Lagerbuchungsgruppen 2

Anders als bei den vorhergegangenen Buchungsgruppen werden in den folgenden die Konten direkt über die Gruppe bestimmt und nicht über eine Schnittstelle in einer Matrix.

Hinweis: Zumindest in den Debitoren- und Kreditorenbuchungsgruppen gibt es die Möglichkeit, die Anzeige von Spalten bzw. von Konten einzuschränken. Hier ist, was Microsoft in der Hilfe bzw. in den Release Notes zu Version 14 dazu sagt:

Auf den Seiten für die Buchungseinrichtung, z. B. Debitorenbuchungsgruppen und Buchungsmatrix Einrichtung, wird festgelegt, über welche Sachkonten Beträge in das Hauptbuch gebucht werden. Wenn Sie Funktionen wie die Rabattbuchung aktivieren, werden zusätzliche Spalten für bestimmte von der Funktion verwendete Sachkonten automatisch auf den Seiten für die Buchungseinrichtung angezeigt. Sie können jetzt das Kontrollkästchen Alle Konten anzeigen auf den Seiten für die Buchungseinrichtung aktivieren, um alle verfügbaren Sachkonten auf der Einrichtungsseite anzuzeigen, auch wenn die betreffende Funktion nicht aktiviert ist. Dies erleichtert die anfängliche Buchungseinrichtung.

Wenn Sie nach einem Sachkonto suchen, das in einer Buchungseinrichtung verwendet werden soll, werden nur Sachkonten angezeigt, die nach den Kontokategorien gefiltert sind, in denen solche Konten normalerweise vorhanden sind. Sie können jetzt das Kontrollkästchen Alle Konten in Lookup anzeigen auf den Seiten für die Buchungseinrichtung aktivieren, um bei der Suche alle verfügbaren Sachkonten anzuzeigen und nicht nur die nach den betroffenen Kontokategorien gefilterten Sachkonten.

Debitorenbuchungsgruppen

Debitorenbuchungsgruppen definieren in erster Linie die sogenannten Debitorensammelkonten also Forderungen aus Lieferung und Leistung. Dazu kommen dann noch andere Konten deren Buchungen direkt über den Debitor bestimmt werden können. Folgende Kontentypen werden hier angesprochen: Servicegebühren, Skonti, Verzugszinsen, zusätzliche Gebühren, Rechnungsrundung, Währungsausgleichsrundungskonto, Rundungskonto.
Allen diesen Konten ist gemein, dass sie als Gegenkonto das Debitorensammelkonto haben.

Debitorenbuchungsgruppen

Kreditorenbuchungsgruppen

Hier gilt das bei den Debitorenbuchungsgruppen Gesagte analog.

Kreditorenbuchungsgruppen

Anlagenbuchungsgruppen

Auch hier gilt das gleiche Schema wie oben und wie überall kann auch hier eine andere Ansicht einer Zeile gewählt werden. Dies macht insbesondere hier Sinn, da es sehr viele Konten sind die auch fast alle befüllt werden müssen.

Anlagenbuchungsgruppen
Anlagenbuchungsgruppen 2

Projektbuchungsgruppen

Auch hier gilt das gleiche Prinzip: einem Projekt wird eine Projektbuchungsgruppe zugeordnet und dadurch werden die Sachkonten bestimmt, auf die für dieses Projekt gebucht werden soll.

Projektbuchungsgruppe

Bankkontobuchungsgruppen

Man kann hier pro Gruppe nur ein Konto eintragen und pro Bankkonto selbst (im Zuge der Einrichtung) auch nur eine Gruppe. Über die Buchungsgruppe kann man theoretisch mehrere Unterkonten zu einem Bankkonto einrichten und trotzdem in der FiBu immer nur auf ein Konto buchen.

Bankkontobuchungsgruppe

Mitarbeiterbuchungsgruppen

Laut den Einstellungen soll hier pro Gruppe ein Verbindlichkeitskonto hinterlegt werden, die Gruppe wiederum wird dann einem oder mehreren Mitarbeitern zugewiesen. Hier geht es wohl um das Verbuchen von Forderungen der Mitarbeiter durch z. B. geleistete Zahlungen für das Unternehmen (Auslagen). Umgekehrt können natürlich auf diese Art und Weise auch Vorauszahlungen an den Mitarbeiter verbucht werden.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Buchungsgruppen einrichten (link)


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