Berichtsauswahl vs. Auswahl des Berichtslayouts

Berichtsauswahl

Berichtsauswahl vs. Auswahl des Berichtslayouts

Wie bereits des öfteren erwähnt ist Dynamics NAV / Business Central nicht immer ganz logisch. Das liegt einerseits an dem Zwang zur Abwärtskompatibilität, andererseits an einer sich ändernden Lizenzpolitik wo plötzlich Dinge zusammenwachsen die ursprünglich getrennt waren. Dazu kommt noch die teilweise grausame Übersetzung ins Deutsche und ‚dazu gebastelte‘ Erweiterungen die notwendig waren aber sich nicht sofort erschließen.

Dies ist allerdings keine alleinige Domäne von Business Central sondern ist allen Programmen gemein die über eine so lange Historie verfügen.

Zur Fragestellung

Ich wollte eigentlich nichts anderes machen als ein eigenes Rechnungsformular zu definieren (ein Thema dem ich in einem anderen Beitrag mehr Raum widmen werde) und dieses dann auch zu verwenden. Dazu kam dann noch eine Frage eines Kunden der gerne für bestimmte Fälle spezielle Rechnungsformulare einsetzen will und in einem Fall sogar muss.

Hinweis: Die hier beschriebene Logik fuktioniert bei einigen Formulartypen bei Debitor und Kreditor. Sie sehen das, wenn Sie bei Debitor oder Kreditor in den Dokumentlayouts in die erste Spalte klicken

Die Lösung

Bei Rechnungen gehen wir eigentlich von 2 Formularen / Berichten aus. Einmal gibt es das Rechnungsformular selbst (ein klassischer Bericht) und dann gibt es noch die E-Mail dazu die entweder alleine existieren kann (wo also alle Rechnungsinformationen im E-Mail Body bereits vorhanden sind)  oder die zusammen mit der Rechnung als Anhang quasi als Begleitschreiben verschickt wird. Wir versenden also u.U. 2 Instanzen desselben Berichts.

Um die obige Aufgabenstellung zu lösen brauchen wir insgesamt 4 verschiedene Seiten (mehr dazu in den Links unten):

  1. Benutzerdefinierte Berichtslayouts (Custom Layouts)
  2. Auswahl des Berichtslayouts (Report Layout Selection)
  3. Berichtsauswahl – Verkauf (Report Selection – Sales)
  4. Dokumentlayouts Debitor (Document Layouts)
@1 Benutzerdefinierte Berichtslayouts

Um überhaupt ein benutzerdefiniertes Layout verwenden zu können, müssen Sie eines erstellen. Dies machen Sie auf bzw. über diese Seite, mehr dazu wie gesagt in einem der nächsten Beiträge.

Glücklicherweise kommen bereits einige Layouts bei der Auslieferung mit und man muss zum Testen nicht unbedingt gleich selbst etwas erstellen.

Achtung: Wie oben bereits erwähnt sollten Sie bei Rechnungen und allen anderen Formularen die Sie mittels E-Mail versenden auch einen ‚Bericht‘ für das E-Mail Formular machen. Dieser sollte dann, wie unten ersichtlich, in der Beschreibungsspalte erkennbar gemacht werden

@2 Auswahl des Berichtslayouts

Hier sind alle verfügbaren Berichte und die jeweils zugehörigen Standardlayouts angeführt. Diese werden für alle Berichte dieses Typs verwendet wenn nicht z.B. im Kunden ein spezielles Formular definiert wurde. Wenn Sie hier nichts ändern dann sieht jeder Bericht aus wie zum Auslieferungszeitpunkt („integriert“). Wenn Sie ein eigenes Layout verwenden wollen (was bei Rechnungen eigentlich immer der Fall ist) so müssen Sie dieses zuerst erstellen (siehe unten), dann in der Spalte „ausgewähltes Layout“ auf „benutzerdefiniertes Layout“ umstellen und schließlich in der Spalte „Beschreibung des benutzerdefinierten Layouts“ das richtige auswählen. Und auch wichtig: Hier geht es NUR um die ‚echten‘ Berichte, nicht um die E-Mails dazu.

In unserem Beispiel unten würde also für alle Rechnungen das Formular „Zeitlos“ verwendet werden solange im Debitor nichts anderes definiert wurde.

Hinweis: Word und RDLC beziehen sich auf die Art und Weise (also mit welchem Instrument) diese Berichte erstellt wurden. Word meint MS Word ab 2013 und RDLC heißt Report Definition Language Client und ist ein Tool um (komplexe) Berichte zu erstellen.

@3 Berichtsauswahl – Verkauf

Diese Seite dient nur dazu, das E-Mail Format pro Bericht für den oben erwähnten Standard festzulegen. Für unsere Zwecke verwenden wir hier auch „Zeitlos“.

Die Seite „Berichtsauswahl“ OHNE das Wort Verkauf macht etwas ganz anderes!!

Die Häkchen bedeuten folgendes:

Hakerl 1 gesetzt: Text bzw. Vorlage wie angegeben wird verwendet
Hakerl 1 nicht gesetzt: Keine Vorlage – man muss den E-Mail Text bein Versenden mit der Hand einfügen (nicht empfohlen!)
Hakerl 2 gesetzt: Rechnung als PDF wird angefügt
Hakerl 2 nicht gesetzt: Nur E-Mail (dann z.B. mit Verweis zum Herunterladen oder komplette Info im Body)

@4 Dokumentlayouts Debitor

Hier können wir nun endlich kundenspezifische Einstellungen machen. Gehen Sie dazu im Debitor auf „Navgieren“ und dann auf „Dokumentlayouts“.

In der nun folgenden Liste können Sie folgende Dinge definieren:

  • Verwendung: Auswahl aus einer Liste – der Debitor könnte außer der Rechnung ja noch andere benutzerdefinierte Formulare haben
  • Berichts-ID: Sollte natürlich zur Verwendung passen. Allerdings könnte es angepasste Berichte mit abweichender Nummer geben die sich auch auf die Rechnung beziehen
  • Berichtsbezeichnung (automatisch)
  • Beschreibung des benutzerdefinierten Layouts: Hier können Sie nun ein vom Standard abweichendes Layout für die (in unserem Fall) RECHNUNG auswählen
  • Empfänger E-Mail: Eine ganz interessante Sache weil der Debitor im Stamm ja nur eine E-Mail Adresse hat. Hier können Sie aber eine beliebige E-Mail Adresse eintragen oder über die Auswahl eines dem Debitor zugehörigen Kontakts dessen Adresse automatisch holen. Dieser Bericht wird dann an diese Adresse gesendet, ein Angebot dann aber z.B. an marketing@…
  • Für E-Mail Text verwenden: Wenn Sie diesen Haken NICHT setzen dann wird der im Standard definierte E-Mail ‚Bericht‘ (Formular) verwendet. Wenn Sie ihn setzen dann sollten Sie im nächsten Feld auch den oben erwähnten, selbst erstellten E-Mail Bericht auswählen.
  • Layout-Beschreibung E-Mail-Text: Hier wählen Sie den benutzerdefnierten E-Mail Bericht aus. Wenn Sie das Feld leer lassen und der Haken vorher gesetzt ist, erscheint aktuell eine Fehlermeldung – lassen Sie also auch den Haken weg wenn Sie ein Standard Layout für die E-Mail definiert haben. Haben Sie kein Standard Layout definiert müssen Sie den E-Mail Text mit der Hand erfassen.

Und hier nochmals eine Zusammenfassung:

  • Um ein generelles Layout für einen Formulartyp auszuwählen gehen Sie auf „Auswahl des Berichtslayouts“. Dort können Sie in der entsprechenden Zeile ein zuvor definiertes Format hinterlegen wenn Sie „Benutzerdefiniertes Layout auswählen“.
  • Um einen generellen E-Mail Begleittext für ein Formular zu definieren gehen Sie auf „Berichtsauswahl XX“ wobei XX für Verkauf oder Einkauf steht (dies ist nur für diese beiden möglich)
  • Um spezielle Formate pro Debitor / Kreditor festzulegen gehen Sie auf „Navigieren“ und „Dokumentlayouts“ und legen Sie dort Formular UND E-Mail Formular fest.

Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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