Business Central – Benutzer

Ein Benutzer ist jemand, der die Berechtigung hat im System, also in Business Central, zu arbeiten. Das heißt er kann sich anmelden, kann, je nach Berechtigung, Daten erstellen oder löschen und kann Aufgaben wie z. B. Rechnungen erstellen, durchführen. Ein Benutzer kann (in BC) ein Mitarbeiter, ein Verkäufer oder eine Ressource sein, muss aber nicht.

Benutzer

Benutzer et al.

Eigentlich müsste das Thema Benutzer ganz am Anfang stehen, aber nachdem ich hier nicht systematisch vorgehe kommt dieser Themenkreis (deswegen et alii) erst jetzt.

Vorab vielleicht eine Begriffsdefinition: ein Benutzer ist jemand, der die Berechtigung hat im System, also in Business Central, zu arbeiten. Das heißt er kann sich anmelden, kann, je nach Berechtigung, Daten erstellen oder löschen und kann Aufgaben wie z. B. Rechnungen erstellen, durchführen. Ein Benutzer kann (in BC) als Mitarbeiter, Verkäufer oder Ressource angelegt sein, muss aber nicht.

Auf Lizenzebene kennt Business Central nur zwei Arten von Benutzern, entweder Vollbenutzer (wobei alle entweder Essential oder Premium Benutzer sind) oder so genannte Team Members. Letztere sind wesentlich günstiger, können aber auch nur beschränkt im System arbeiten. Team Members machen dann Sinn, wenn es um reine Aktualisierungstätigkeiten oder z. B. um Verkäufer geht, die nur sehr wenig in Business Central selbst zu tun haben (z. B. VK Chancen und Angebote erstellen). Siehe dazu auch unseren Beitrag zu den BC Lizenzen.

In einer Cloud Version von Business Central (und darüber sprechen wir hauptsächlich) werden berechtigte Mitarbeiter bereits im Microsoft Universum angelegt und dann nur mehr für Business Central als Vollbenutzer oder Team Member berechtigt. In der Applikation selbst gibt es dann die so genannten Profile oder Rollen, die die sichtbare Oberfläche bestimmen und die Berechtigungssätze die, entweder über eine Gruppe vererbt oder direkt dem Benutzer zugeordnet, bestimmen, was der Benutzer tun darf.

Für den Zugriff Ihres MS Partners, von dem Sie die Lizenz gekauft haben lesen Sie hier bitte nach – aktuell noch auf Englisch.

Benutzer

Über die Eingabe von “Benutzer” in der TellMe Suche erreichen Sie eine Liste der aktuell verfügbaren Benutzer, über einen Klick auf den Benutzernamen kommen Sie auf die hier gezeigte Benutzerkarte. Wie Sie Benutzer hinzufügen bzw. Lizenzen zuweisen finden Sie hier ausführlich erklärt.

Benutzer 1
Benutzername

Der Anmeldenamen des Benutzers an. Falls der Benutzer Anmeldeinformationen angeben muss, wenn der Client gestartet wird, ist dies der Name, der verwendet werden muss.

Volsständiger Name

Gibt den vollständigen Namen des Benutzers an.

Status

Gemeint ist hier natürlich nicht ‘Bundesland’ wie es in der Version 17.2 genannt wird sondern ‘state’ steht für Status – aktiviert oder deaktiviert. Deaktivierte Benutzer können sich nicht in BC anmelden.

Kontakt E-Mail

Diese muss nicht mit der der Authentifizierungs E-Mail ident sein und kann im Nachhinein geändert werden

Webdienst-Zugriffsschlüssel

Gibt einen generierten Schlüssel an, der von Dynamics 365-Webdienstanwendungen zum Authentifizieren von Dynamics 365-Diensten verwendet werden kann. Wählen Sie die Schaltfläche “AssistEdit”, um einen Schlüssel zu generieren. Ab der Version 19 wird dieser Schlüssel durch die oAuth Authentifizierung ersetzt.

Webdienst-Ablaufdatum

Gibt ein Ablaufdatum für den Webdienst-Zugriffsschlüssel an.

Authentifizierungs-E-Mail

Gibt das Microsoft-Konto an, mit dem sich dieser Benutzer an Office 365 oder SharePoint Online anmeldet.

Authentifizierungsstatus

Gibt den Status des Benutzers für die Office 365-Authentifizierung an. Wenn Sie mit dem Erstellen eines Benutzers beginnen, lautet der Status „Deaktiviert“. Nachdem Sie für den Benutzer eine E-Mail-Adresse zur Authentifizierung angegeben haben, ändert sich der Status in „Inaktiv“. Nachdem sich der Benutzer angemeldet hat, ändert sich der Status in „Aktiv“.

Zu Exchange-Bezeichner zugeordnet

Gibt an, ob der Benutzer einem Microsoft Exchange-Bezeichner zugeordnet ist, mit dem der Benutzer ohne Anmeldung aus Exchange-Anwendungen (z. B. Outlook) auf Business Central zugreifen kann.

Benutzer 2

Über die beiden Register Benutzergruppen und Benutzerberechtigungssätze bestimmen Sie als Admin, welche Berechtigungen dem Benutzer zugeordnet sind. Die Auswahl erfolgt durch einen Klick in ein leeres Feld in der Spalte Code bzw. Berechtigungssatz, bei den Benutzergruppen können Sie ganz rechts auch noch den Mandanten auswählen, für den diese Benutzergruppe gelten soll. Mehr zu den Berechtigungssätzen finden Sie hier und in einem späteren Beitrag, zu den Benutzergruppen gleich im Anschluss.

Benutzergruppen

Ich denke, dass die Bezeichnung Benutzergruppen alleine irreführend ist, weil es sich eigentlich um Berechtigungsgruppen handelt. D. h. Sie erstellen eine Benutzergruppe und ordnen dann dieser Gruppe eine beliebige Anzahl von Berechtigungssätzen UND eine Anzahl von Benutzern zu. Beide müssen natürlich zuerst erstellt worden sein. Über die Zuordnung der Gruppe zu einem Benutzer (oder vice versa) erbt der User alle Berechtigungssätze dieser Gruppe.

Benutzergruppen
Benutzergruppen – Berechtigungssätze
Benutzergruppen Berechtigungssätze
Benutzergruppen – Benutzer
Benutzergruppen Benutzer

Den gleichen Effekt erreichen Sie natürlich auch, wenn Sie die Gruppe dem Benutzer zuordnen wie oben gezeigt.

berechtigungssätze Benutzergruppen

In der Maske Berechtigungssatz nach Benutzergruppe wie oben gezeigt sehen Sie die Gruppen rechts als Spalten und die einzelnen Berechtigungssätze als Zeilen. Über “Aktionen” in der der Aktionsleiste können Sie den sichtbaren Bereich der Spalten verschieben.

Benutzeranpassung

Die Benutzeranpassung (User Personalization) klingt nach viel mehr als sie eigentlich ist. Hier geht es nämlich lediglich um die Zuordnung eines Profils (einer Rolle) zu einem User, ergänzt um Mandanten, Sprach-ID, Gebietscode und Zeitzone. Wenn man der Meinung ist, dass das Profil wichtig ist, dann ist auch diese Einstellung wichtig.

Benutzeranpassung

Benutzer Einrichtung

Die so genannte Benutzer Einrichtung ist eine Liste, in der für einzelne User meistens Berechtigungen definiert werden. Ich sage “meistens”, weil über diese Liste sehr gerne Parameter für Anpassungen untergebracht werden um damit beispielsweise Benutzern Ressourcen zuzuordnen oder ihnen Rechte auf bestimmte Funktionen zu gewähren bzw. wegzunehmen etc.

Benutzer Einrichtung

Im Standard finden Sie hier folgende Spalten bzw. Felder:

Benutzer ID

Gibt die ID des Benutzers an die dann in diversen Protokollen angezeigtt wird

Buchungen zugelassen ab

Gibt das früheste Datum an, ab dem der Benutzer Buchungen für das Unternehmen vornehmen darf. Dies betrifft auch indirekte Buchungen wie z. B. über Lieferungen und Rechnungen.

Buchungen zugelassen bis

Gibt das letzte Datum an, ab dem der Benutzer Buchungen für das Unternehmen vornehmen darf.Dies betrifft auch indirekte Buchungen wie z. B. über Lieferungen und Rechnungen.

Protokollzeit

Gibt an, ob die Arbeitszeit des Benutzers protokolliert wird, d. h. die Zeit zwischen Anmeldung und Abmeldung des Benutzers. Unerwartete Unterbrechungen, wie etwa Zeitlimit für Leerlaufsitzung, Zeitlimit für Terminalserver-Leerlaufsitzung oder ein Client-Absturz, werden nicht aufgezeichnet.

Verk.-/Einkäufer Code

Gibt den Code für den Verkäufer oder Einkäufer für den Benutzer an.

Verk.-Zuständigk.-Einh. Filter

Gibt den Code für die Zuständigkeitseinheit an, der Sie den Anwender im Bereich Verkauf zuordnen möchten.

Eink.-Zuständigk.-Einh. Filter

Gibt den Code für die Zuständigkeitseinheit an, der Sie den Anwender im Bereich Einkauf zuordnen möchten.

Serv.-Zuständigk.-Einh. Filter

Gibt den Code für die Zuständigkeitseinheit an, der Sie den Anwender im Bereich Service zuordnen möchten.

Arbeitszeitnachweisadministrator

Gibt an, ob ein Benutzer ein Arbeitszeitnachweis-Administrator ist. Ein Arbeitszeitnachweis-Administrator kann auf jeden Arbeitszeitnachweis zugreifen und diesen dann bearbeiten, ändern oder löschen.

E-Mail

Die E-Mail Adresse des Benutzers

Telefonnr.:

Die Telefnnummer des Benutzers

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Benutzer nach Lizenzen anlegen (link)
Zuweisen von Berechtigungen zu Benutzern und Gruppen (link)
So verwalten Sie Berechtigungen über Benutzergruppen (link)


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