Business Central – Artikelvorlagen

Wenn man in der Business Central Hilfe oder auch ganz allgemein im Netz etwas zu Artikelvorlagen sucht, dann ist das Ergebnis eher dünn. Dies lässt zwei Schlussfolgerungen zu: entweder weiß niemand Bescheid oder das Thema ist nicht wichtig.

Artikelvorlagen

Artikelvorlagen

Wenn man in der Business Central Hilfe oder auch ganz allgemein im Netz etwas zu Artikelvorlagen sucht, dann ist das Ergebnis eher dünn. Dies lässt zwei Schlussfolgerungen zu: entweder weiß niemand Bescheid oder das Thema ist nicht wichtig. Ich denke, dass es eine Mischung aus beiden ist und dass es hier wohl auch eine Änderung in der Systematik gegeben hat. Wenn Sie nämlich im Hamburgermenü (das alte “Abteilungen” – also dort wo alle Funktionen von BC aufgeführt sind) nach dem Wort “Artikelvorlage” suchen, werden Sie nichts finden. Wenn Sie jedoch im “Tell Me” Suchfenster “Artikelvorlage” (ar vo) eingeben, dann erscheint eine Maske, in der man klassisch eine Vorlage definieren kann.

Wenn dem Thema also wenig Beachtung geschenkt wird – wozu werden Artikelvorlagen überhaupt benötigt? Die Erklärung liegt schlichtweg in der schnelleren Erstellung und der geringeren Fehlerhäufigkeit. Über eine Artikelvorlage (und genau so bei anderen Stammdatenvorlagen) können diverse Felder bereits durch die Vorlage ausgefüllt werden und ersparen dem Benutzer so Arbeit und Nachdenken. Beispielsweise könnte man Vorlagen für Handels-, Fertigungsartikel oder Rohmaterialien etc. erstellen und dort entsprechend Buchungsgruppen, Dimensionen oder Einheiten vordefinieren. Wenn der Benutzer dann beim Erstellen eines Artikels die richtige Vorlage auswählt, muss er nur mehr die fehlenden Felder wie Nummer und Bezeichnung ergänzen.

Artikelvorlage

Soweit so gut. Sie haben nun diese Maske ausgefüllt, rufen wieder den Punkt Artikelvorlagen auf und sehen dann diese Vorlage auch aufgelistet. Wenn Sie allerdings einen Artikel erstellen, werden Sie bemerken, das genau diese Vorlage NICHT verfügbar ist. Sie ist nämlich nirgendwo verfügbar, Sie können diese Artikelvorlage auch nicht im Artikel selbst unter “Funktionen” anwenden. Ich vermute daher, dass Artikelvorlagen in dieser Form nicht mehr gepflegt werden und nur mehr aus Kompatibilitätsgründen zu Altsystemen verfügbar sind. Die neue Weisheit sind offensichtlich Konfigurationsvorlagen.

Lustigerweise funktionieren Vorlagen bei Debitoren und Kreditoren sehr wohl, dort wird allerdings die Vorlage gleichzeitig auch als Konfigurationsvorlage erstellt und ist somit bei der Neuerstellung eines Stammdatensatzes verfügbar. Einziges Negativum dabei ist, dass bei der automatischen Erstellung der Konfigurationsvorlage ein eigener generierter Code verwendet wird und der Code der Vorlage als Beschreibung verwendet wird. Es ist daher auch bei Debitoren und Kreditoren vernünftiger, sofort Konfigurationsvorlagen zu verwenden.

Konfigurationsvorlagen

Konfigurationsvorlage

Konfigurationsvorlagen sind allgemeine Vorlagen, die immer aus einem Kopf und aus Zeilen bestehen und wo, anders als bei Artikelvorlagen, eine beliebige Anzahl an Feldern vordefiniert werden kann. Grundsätzlich sind Konfigurationsvorlagen für alle Tabellen im System möglich, die Verwendung als Hilfe bei der Eingabe ist jedoch nur bei Artikeln, Debitoren und Kreditoren möglich (ohne Gewähr).

Bitte beachten Sie: Konfigurationsvorlagen sind nicht mit Konfigurationspaketen zu verwechseln – diese gibt es auch schon länger (früher bekannt unter “Rapid Start”) und wurden und werden in erster Linie eingesetzt, um die Erstbefüllung mit Daten – sei es als Import aus Altsystemen oder manuell über die EIngabe in Excel – zu erleichtern. Man erstellt dafür eine Konfigurationspaket für einen oder mehrere Datentypen (also zum Beispiel Artikel, Kunden, Lieferanten, Hilfsdaten…), gibt dieses Paket als leere Excel Tabellen aus, füllt die Excel Tabellen mit eigenen Daten und importiert sie dann wieder in Business Central. Konfigurationsvorlagen können als Teil dieser Konfigurationspakete verwendet werden, dazu mehr in einem eigenen Beitrag.

Allgemein

Code

Definieren Sie hier einen Code für die Vorlage, dieser muss eindeutig sein wird aber gewöhnlicherweise bei der Auswahl nicht angezeigt. Es empfiehlt sich hier eine Buchstaben-Nummernkombination zu wählen weil unter Umständen das System eigenständig Codes erzeugt und dann den numerischen Teil hochzählt.

Beschreibung

Die Beschreibung sollte möglichst sprechend sein, also z.b. Handelsartikel ohne Umsatzsteuer oder ähnlich

Table (Tabellen) id

Über einen Klick auf die drei Punkte können Sie hier die Tabellennummer für die Vorlage auswählen, der Name wird dann im nächsten Feld angezeigt. Lassen Sie sich bitte nicht durch die große Anzahl der möglichen Tabellen verwirren, Sie benötigen gewöhnlicherweise maximal drei, das ist Nr. 27 für Artikel sowie 18 und 23 für Debitoren und Kreditoren.

tabellenname

Hier wird der Name der ausgewählten Tabelle (also jener für die Sie die Vorlage erstellen) angezeigt.

Aktiviert

Über diesen Schalter können Sie die Vorlage aktivieren.

Zeilen

Art

Hier definieren Sie die Art der Zeile, gewöhnlicherweise ist das der Typ “Feld”. Es kann jedoch sein, dass Sie nicht nur die Daten der eigentlichen Tabelle vorgeben wollen, sondern auch Daten einer anderen (verbundenen) Tabelle. Das klassische Beispiel wären hier Dimensionen. Die Dimensionswerte werden zwar in den Artikelstamm kopiert (also zumindest die beiden globalen) prinzipiell stehen aber Dimensionswerte in einer separaten Tabelle. Über die Auswahl einer (verknüpften) Vorlage können Sie hier eine zweite Vorlage quasi “mitnehmen” und auch diese Werte sowie die Verknüpfung zur Haupttabelle einfügen.

Sollten Sie jemals so tief ins System eindringen dann probieren Sie das bitte einfach aus, es klingt komplizierter als es eigentlich ist.

Verknüpfte Vorlage
Feldame/-bezeichnung

Wählen Sie hier aus einer Reihe verfügbarer Felder jenes aus, das Sie mit einem Standardwert versorgen wollen.

Vorlagencode

Hier können Sie den Vorlagencode der verknüpften Vorlage auswählen.

Standardwert

Hier können Sie schlussendlich den Wert erfassen, der dann im Artikel stehen soll. Interessanterweise ist es nicht bei allen Feldern möglich den Wert auszuwählen, selbst wenn eine Liste dahinter steht. Ich weiß nicht warum das so ist.

Bemerkungen

Wie sehr häufig in Business Central erschließt sich einem die Vorgehensweise erst nach einiger Zeit. Dies ist aber vermutlich den nicht funktionierenden Artikelvorlagen geschuldet. Es wäre an der Zeit diese zu entfernen.

Es hat sich außerdem als gut erwiesen, eine Konfigurationsvorlage für Artikel nicht mit der Hand zu erstellen, sondern dies über den Punkt “Aktionen/Funktionen/Als Vorlage speichern” in der Aktionsleiste im Artikel zu machen. Sie können die auf diese Art erstellte Artikelvorlage dann immer noch über die vorhin besprochene Routine ändern.

In der Konfigurationsvorlage selbst können Sie diese auch unter einem anderen Namen kopieren und Sie können aus der Vorlage heraus eine neue Instanz, das heißt einen neuen Artikel oder Kunden, erstellen. Zweiteres dürfte allerdings weniger wichtig sein da die wenigsten Benutzer die Berechtigung haben dürften, Konfigurationsvorlagen zu öffnen.

Und noch ein letztes Wort zu den Konfigurationspaketen: auch hier können Sie Konfigurationsvorlagen mit einschließen um bestimmte, immer wiederkehrende Felder über die Vorlage durch das System ausfüllen zu lassen und nicht in der Importdatei mitzuführen.

Alles hier Gesagte der gilt in ähnlicher Art auch für Debitoren und Kreditoren!

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Artikelkarte als Vorlage speichern (link)
Kundendaten mit Vorlagen übertragen (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.