Das Änderungsprotokoll

Änderungsprotokoll

Das Änderungsprotokoll

Eine fast immer geäußerte Anforderung an betriebswirtschaftliche Anwendungen ist die Vermeidung unerwünschter Datenänderungen. Diese können von einer falschen Kundentelefonnummer bis hin zu einer fehlerhaften FiBu Buchung reichen. Im folgenden beschreibe ich das so genannte Änderungsprotokoll und dessen Einrichtung – eine Möglichkeit festzustellen, was von wem wann geändert wurde.

Über das Änderungsprotokoll können alle direkten Änderungen protokolliert werden, die ein Benutzer an Daten in der Datenbank vornimmt. Dazu müssen Sie einmal festlegen, welche Tabellen und Felder protokolliert werden sollen, die Ergebnisse sehen Sie dann in den sogenannten Änderungsprotokollposten.

Bitte beachten Sie: die Änderungsprotokollposten können enorme Größen erreichen und die Funktionalität ihrer Datenbank ernsthaft beeinträchtigen – einerseits durch die Größe der Datenbank und anderseits durch die Schreibprozesse der Protokolleinträge. Wählen Sie daher nur jene Tabellen und oder Felder aus, für die Änderungen wirklich bedeutend und wichtig sind. Beispielsweise Änderungen an Sachkonten, Dimensionen, bestimmten Debitorenfeldern (Kreditlimit!), Nummernserien oder generellen Einstellungen / Einrichtungen. Richten Sie kein Änderungsprotokoll für Transaktionstabellen wie Verkaufskopf und -zeile, Artikel-, Wert- oder Sachposten ein.

Auf der Seite Änderungsprotokollposten sind die Einträge chronologisch geordnet und zeigen alle Änderungen an, die an den Werten in den Feldern der von Ihnen angegebenen Tabellen vorgenommen wurden.

Arbeiten mit dem Änderungsprotokoll

Sie aktivieren und deaktivieren das Änderungsprotokoll auf der Seite Änderungsprotokoll Einrichtung. Wenn ein Benutzer das Änderungsprotokoll aktiviert oder deaktiviert, wird das auf jeden Fall festgehalten und ist im Protokoll ersichtlich.

Über die Aktion „Einrichten/Tabellen“ im Menü können Sie auf der Seite Änderungsprotokoll Einrichtung angeben, für welche Tabellen welche Änderungen verfolgt werden sollen. Zusätzlich protokolliert Business Central auch eine Reihe von Systemtabellen im Standard.

Änderungsprotokoll einr.
Änderungsprotokoll Felder

Hinweis: Es gibt noch eine weitere Möglichkeit zur Datenüberwachung – diese können Sie über das so genannte Datenklassifizierungsarbeitsblatt einrichten und bearbeiten. Nachdem es aber in diesem Bereich in erster Linie um Datenschutz geht, werde ich mich dann damit beschäftigen. Allerdings sagt die Hilfe, dass ein Feld das über die Datenklassifikation als sensibel eingestuft wird, im Änderungsprotokoll aus Redundanzgründen nicht mehr zur Verfügung steht. Was ein zu Überprüfendes ist…

Nachdem Sie das Änderungsprotokoll eingerichtet, aktiviert und Datenänderungen vorgenommen haben, können Sie diese Änderungen auf der Seite Änderungsprotokollposten anzeigen und filtern. Die Einträge enthalten z. B. Informationen zum Feld, dem Benutzer, der Uhrzeit und den Inhalten vor und nach der Änderung. Um eine Änderung weiter zu untersuchen, können Sie über einen Klick in einer Zeile (in der Spalte ‚Tabellencaption‘) direkt den betroffenen Datensatz öffnen.

Wenn Sie Einträge löschen möchten, können Sie dies über die Aktion „Posten löschen“ direkt auf der Seite Änderungsprotokollposten tun. Sie können auch direkt hier die Einstellungen für das Änderungsprotokoll ändern.

Um die Anzahl der Einträge zu reduzieren, können Sie hier auch eine Aufbewahrungsrichtlinie erstellen, die Einträge nach einer bestimmten Zeitspanne löscht. Mehr dazu sehen Sie auf dem folgenden Bildern bzw. in einem eigenen Beitrag in ferner Zukunft.

Aufbewahrungsrichtlinien 1
Aufbewahrungsrichtlinien 2

Exkurs: Aktivitätsprotokolle

Auf einigen Seiten in Business Central können Sie ein Aktivitätsprotokoll anzeigen, das den Status und eventuelle Fehler von Dateien anzeigt, die Sie aus/in Business Central ex- oder importieren.

Die Informationen werden auf der Seite Aktivitätsprotokoll entsprechend dem Kontext angezeigt – entweder erreichbar direkt im Menü der betroffenen Datensätze oder eben auf der Seite selbst. Sie können die Seite z. B. von den Seiten Einrichtung des Dokumentenaustauschdienstes, Eingangsbeleg, gebuchte Verkaufsrechnung und gebuchte Verkaufsgutschrift aus öffnen. Sie können die Liste der Protokolleinträge leeren oder einfach die Liste der Einträge löschen, die älter als sieben Tage sind.

Weiterführende Links zu diesem Thema:

Protokollieren von Änderungen in Business Central (link)


Disclaimer: Wir wissen viel aber nicht alles und Fehler können passieren. Wenn Sie daher einen solchen finden – schreiben Sie uns bitte.

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